В новой версии SharePoint появилась замечательная возможность интегрировать хранилище документов с механизмом RMS.

В двух словах о том, что такое RMS.
RMS (Right Management Service) позволяет управлять списком действий, которые разрешены тому или иному пользователю с документом. Например, можно запретить пересылку и печать письма с конфиденциальной информацией или можно разрешить доступ только на чтение к документу Word, при этом указав дату после которой данный документ вообще перестанет быть доступным.
В настоящее время RMS реализован во всех продуктах линейки MS Office (включая XML формы InfoPath и формат XPS)
Подробнее о RMS можно посмотреть тут

Библиотеки MOSS с поддержкой RMS

Итак в MOSS появилась поддержка RMS (в терминах SharePoint это звучит как Information Rights Management), что это означает? Это означает, что документы помещенные в библиотеку с включенной защитой будут при скачивании автоматически защищаться RMS-ом.
Рассмотрим типичный пример, для того чтобы лучше понять зачем все это нужно и почему это удобно.
Допустим, в компании есть требование ограничивать распространение всей проектной документации кругом сотрудников. Если в качестве хранилища проектной документации выбрать библиотеку MOSS с настроенной поддержкой RMS, то всем авторам документации не надо будет помнить о защите каждого конкретного документа. Необходимо будет только положить документ в библиотеку. При этом нет необходимости специально управлять разрешениями RMS.

В следующей таблице предоставлено соответствие между правами на библиотеку/элемент и разрешениями RMS

Права SharePoint

Ограничения IRM

  • Manage Permissions
  • Manage Web

Full Control

  • Edit List Items
  • Manage List
  • Add and Customize Pages

Edit, Copy, Save

  • View List Item

Read

Все другие

Нет соответствия

Те специфические разрешения RMS, которые не проецируются напрямую на права SharePoint задаются отдельно как свойства библиотеки.

Также хотел отметить одну важную особенность.
Т.к. наложение RMS ограничений на документ происходит в момент скачивания документа с сервера, то все хранимые в библиотеках с RMS документы доступны для поискового crawler-а. При этом не стоит опасаться несанкционированного доступа с части документа через результат поиска т.к. если у пользователя нет доступа к документу, то этот документ не будет отражен и в результатах поиска.

В заключении хотел показать защищенный RMS документ выглядит в Word.