Comment créer une salle de réunion

Une salle de réunion est une boîte aux lettres d’un type spécifique (boite de ressources) qui peut être créée soit via la Console de gestion d’Exchange 2007 soit en ligne de commande (Exchange Management Shell) avec la cmdlet New-Mailbox et le paramètre room. Le compte utilisateur associé à une boite aux lettres de ressources est désactivé.

Exemple 1 : Créer une sale de réunion

Configuration des salles

Avant d’attaquer les différents types de salle que l’on peut mettre en place, il convient de faire un focus sur certains paramètres positionnable pour chaque salle via la cmdelt Set-MalboxCalendarSettings. Il est en effet possible de définir un bon nombre de paramètres (durée maximum d’une réunion, délai de rappel par défaut…) dont la liste et la description sur disponible sur le technet (http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/aa996340.aspx ).

Celui qui nous intéresse est le paramètre AutomateProcessing. Il permet d’activer ou non la fonction de réservation des salles. Trois états sont possibles :

None	AutoUpdate	AutoAccept
La gestion du calendrier de cette salle est désactivée, elle ne traitera aucune demande de réunion.     (Les demandes s’empilent dans le dossier « boite de réception »).	C’est la valeur par défaut. La salle traite les demandes et les positionne en provisoire dans son calendrier en attendant la validation d’un délégué.   (L’organisateur de la réunion reçoit uniquement la décision du délégué)	Cette valeur permet d’activer la gestion de la réservation de cette salle avec la prise en compte des stratégies (qui peut réserver la salle).   (En fonction de la stratégie, l’organisateur reçoit soit directement la décision de la salle soit une acceptation provisoire en attendant la décision du délégué)

 

La valeur AutoAccept active donc d’utilisation des stratégies qui permettent de gérer qui peut réserver la salle et sous quelle condition. Ainsi pour chaque salle un utilisateur peut faire partie de ces différentes stratégies :

• BookInPolicy: Liste d'utilisateurs autorisés à soumettre des demandes de réunion conformes à la stratégie (ces demandes seront automatiquement approuvées).
• RequestInPolicy: Liste d'utilisateurs autorisés à soumettre des demandes de réunion conformes à la stratégie (ces demandes sont sujettes à l’approbation d’un délégué).
• RequestOutOfPolicy: Liste d'utilisateurs autorisés à soumettre des demandes de réunion hors stratégie (ces demandes sont sujettes à l’approbation d’un délégué).

Par exemple vous avez configuré le paramètre MaximumDurationInMinutes lors de la création de la salle (durée maximale autorisée pour les demandes de réunion) à 2 heures, toutes les demandes de plus de 2 heures seront considérées comme hors stratégie;
En utilisant alors le champ RequestOutOfPolicy, vous pourrez ajouter des utilisateurs qui seront autorisés à faire des demandes hors stratégie.

Il existe également des stratégies globales permettant de spécifier des autorisations pour tous les utilisateurs (AllBookInPolicy, AllRequestInPolicy, AllRequestOutOfPolicy).

Schéma 1 : Stratégie de réservation – Qui peut réserver une salle configurée en AutoAccept

Maintenant que l’on sait comment créer une salle de réunion en ayant les idées un peu plus claires sur les stratégies, intéressons-nous aux différents types de salle que l’on peut implémenter :

·         Avec réservation automatique ;

·         Avec transfert des demandes de réunion à des délégués ;

·         Avec la nécessité pour un délégué de se connecter à la salle pour gérer les demandes de réunion.

Salle avec réservation automatique

Pour qu’une boite aux lettres de type salle fraichement créée fasse de la réservation automatique, il suffit de modifier un seul paramètre : passer AutomateProcessing à AutoAccept. La configuration par défaut des stratégies permettra d’autoriser tous les utilisateurs à envoyer des demandes de réunion conformes à la stratégie de la salle et celle-ci seront traitées automatiquement par la salle.

Exemple 2 : Configurer une salle avec réservation automatique

Salle avec transfert des demandes de réunion à des délégués

Pour que la salle transfère les demandes de réunion entrantes à un délégué pour approbation, il faut activer les stratégies, les configurer puis définir un délégué :

·         Activer les stratégies : AutomateProcessing à AutoAccept ;

·         Toutes les demandes doivent nécessiter l’approbation d’un délégué : AllRequestInPolicy à True et AllBookInPolicy à False ;

•   Définir un délégué : dans le champ ResourceDelegates. Le délégué va ainsi obtenir les permissions suivantes sur la boîte aux lettres de ressource:

o    Editeur sur le dossier "Calendrier" de la salle ;

o    Editeur sur le dossier system "FreeBusy Data" de la salle ;

o    Autorisation "Envoyer en tant que" que la salle de réunion.

Exemple 3 : Configurer une salle avec transfert des demandes de réunion à un délégué

Salle dont la gestion se fait directement par le délégué

C’est le fonctionnement par défaut d’une salle nouvellement créée avec le paramètre AutomateProcessing définie à AutoUpdate. Ainsi les demandes de réunion sont traitées et positionnées en provisoire dans le calendrier de la salle en attendant l’approbation d’un délégué. Le délégué doit donc avoir les droits de se connecter à la salle et de traiter les demandes.

Exemple 4 : Le délégué gère les demandes directement depuis la salle

Voici un récapitulatif des paramètres de base à modifier selon le type de salle que vous souhaitez créer :

Resource Calendar Settings (Set-MailboxCalendarSettings)	Automate Processing	All Book In Policy	All Request In Policy	Resource Delegate
Salle de réunions Réservation automatique	AutoAccept	True (valeur par défaut)	False (valeur par défaut)	None (valeur par défaut)
Salle de réunions Transfert des demandes de réunion entrantes à des délégués	AutoAccept	False	True	Liste des délégués
Salle de réunions Le délégué doit se connecter à la salle pour gérer les demandes de réunion	AutoUpdate (valeur par défaut)	True (valeur par défaut)	False (valeur par défaut)	None (valeur par défaut)

 

Note : Quelque soit le type de la salle, pour qu’un délégué puisse modifier les paramètres de réservation d’une salle, il a besoin d’y accéder en Outlook Web Access (https://mail.contonso.com/room@contoso.com) et il doit avoir les droits « Full Mailbox Access ».

Schéma 2 : Paramètres des ressources via Outlook Web Access

Voilà en espérant vous avoir un peu éclaircie les idées sur les salles de réunions. Vous pourrez trouver des informations complémentaires et voir les autres aspects des boites aux lettres de ressources que nous n’avons pu aborder ici :

§  Types de destinataire Exchange 2007: http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/bb201680.aspx

§  Gestion des boîtes aux lettres de ressources: http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/bb124374.aspx

§  Procédure de définition de stratégies de réservation de ressources: http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/bb124987.aspx

§  Resource scheduling in Exchange Server 2007: http://msexchangeteam.com/archive/2007/05/14/438944.aspx

§  Set-MailboxCalendarSettings: http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/aa996340.aspx

Murat Gunyar

Comment cela fonctionnait avant Exchange 2007

Dans les versions antérieures d'Exchange, la langue de la boîte aux lettres d’un utilisateur n'était pas déterminée par le serveur Exchange mais par la langue de l’agent MAPI (tel que le client Outlook) :

Ø  A la première connexion d’un agent MAPI à la boîte aux lettres d’un utilisateur, la langue des dossiers par défaut (Boîte de réception, Éléments envoyés, etc.) et des messages systèmes (les messages de quota, les notifications d’échec de remise) sont définie dans l’information store (propriété MAPI PR_LOCALE_ID) sur la langue utilisée par l’agent MAPI.

Ø  Chaque nouvelle connexion d’un agent MAPI modifie la propriété PR_LOCALE_ID de la  boîte aux lettres pour correspondre à la langue de l’agent. Seuls les messages systèmes sont modifiés, les dossiers par défaut restant dans la langue initiée par la connexion du premier agent MAPI.

Et maintenant avec Exchange 2007

Quoi de neuf?

Dans Microsoft Exchange Server 2007, il est possible de spécifier, avec un ordre de préférence, plusieurs langues pour une boîte aux lettres (avec la cmdlet Set-Mailbox et le paramètre Languages). Ainsi différent composants d’Exchange pourront présenter  à l’utilisateur les informations dans la langue choisie en fonction de sa prise en charge par le composant. Ces composant incluent les messages systèmes (les messages de quota, les notifications d’échec de remise), l'interface utilisateur Microsoft Outlook Web Access et les messages d'assistance vocale de messagerie unifiée.

Exemple 1: Comment modifier la langue d’une boîte aux lettres

Ø  A la première connexion d’un agent MAPI (comme le client Outlook) à la boîte aux lettres d’un utilisateur, la langue des dossiers par défaut (Boîte de réception, Éléments envoyés, etc.) et des messages systèmes (les messages de quota, les notifications d’échec de remise) sont définie dans l’information store (propriété MAPI PR_LOCALE_ID) sur la langue utilisée par l’agent MAPI.

Ø  Les connexions suivantes ne modifieront jamais ni la langue des messages systèmes ni la langue des dossiers par défaut et ce malgré la mise à jour du PR_LOCALE_ID.

Ø  Un administrateur pourra définir la langue de la boîte aux lettres (avec la cmdlet Set-Mailbox et le paramètre Languages). Cela n’aura aucun impact sur la propriété PR_LOCALE_ID mais mettra à jour l’attribut Active Directory msExchUserCulture de l’objet utilisateur.

o    Si ce paramètre (vide par défaut) est défini, alors les composants suivants seront affectés:

ü  Messages systèmes,

ü  Interface utilisateur Outlook Web Access,

ü  Et l'assistance vocale de messagerie unifiée.

o    Et l’utilisateur sera toujours inviter à choisir une langue et un fuseau horaire lors de sa première connexion via Outlook Web Access (OWA). Mais la langue qui lui sera proposée par défaut sera celle définie par l’administrateur :

1.     Si l’utilisateur accepte cette valeur de langue par défaut : alors la langue des dossiers par défaut et des messages systèmes sera celle définie par l’administrateur.

2.     Si l’utilisateur choisie une autre langue : cela va seulement modifier la langue des messages systèmes MAIS les dossiers par défaut resteront dans la langue définie par l’administrateur.

Schéma 1: OWA – Configuration de la langue à la première connexion

Conclusion:

La définition de la langue par un administrateur prévaut pour la langue des dossiers par défaut mais pas forcément pour la langue des messages systèmes.

Quoi d’autres?

L’administrateur peut également définir des paramètres de langues pour Outlook Web Access (cmdlet set-OwaVirtualDirectory ):

·         DefaultClientLanguage: Par défaut ce paramètre n’est pas définie (valeur à 0). Cela signifie que la langue du client par défaut n'est pas définie et que les utilisateurs seront invités à choisir une langue et un fuseau horaire lors de leur première connexion à OWA.

Par contre si la valeur est définie (par exemple 1036 pour le français), les utilisateurs ne seront pas invités à faire un choix et le fuseau horaire sera celui du serveur d’accès au client (CAS). Ainsi les dossiers par défaut et les messages systèmes seront dans la langue définie par l’administrateur (le paramètre Languages de l’utilisateur restant vierge). Cependant l’utilisateur est toujours libre de modifier ses paramètres de langues via ses options sous OWA.

·         LogonAndErrorLanguage: c’est la langue qui sera utilisée pour les messages d’erreur et pour la page de connexion d’authentification basée sur des formulaires. Aucune valeur n’étant définie par défaut (la valeur par défaut est 0), OWA prendra la valeur de la langue définie dans Internet Explorer sur l’ordinateur client. Si celle-ci n'est pas prise en charge par OWA alors c’est la langue du serveur CAS qui sera utilisée.

(http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/aa997435.aspx)

Que peut faire l’utilisateur?

Quelque soit les paramètres définis par l’administrateur (hormis la désactivation de l’accès OWA) un utilisateur pourra changer sa langue avec les options « Paramètres régionaux » sous Outlook Web Access.

Focus sur la langue des dossiers par défaut

La première des actions suivantes définira la langue des dossiers par défaut d’une boîte aux lettres:

·         Définition du paramètre Languages par un administrateur (avec la cmdlet Set-Mailbox) ;

·         Connexion à la boîte aux lettres avec un agent MAPI (comme le client Outlook) ;

·         Connexion à la boîte aux lettres avec OWA ;

·         Réception d’un message par la boîte aux lettres avant une quelconque connexion ou une action de l’administrateur. Dans ce cas c’est la langue du serveur de boîte aux lettres qui sera utilisée. 

Et l’utilisateur pourra changer la langue de ces dossiers par défaut avec l’une des deux méthodes suivantes:

Ø  En utilisant son client Outlook : depuis la version 2002, Outlook permet d’exécuter un commutateur de ligne de commande pour renommer les dossiers par défaut dans la langue du client. Pour cela, il suffit de cliquer sur Démarrer, Exécuter, puis taper Outlook.exe /resetfoldernames. Outlook va démarrer normalement et les noms des dossiers par défaut seront dans la langue du client.

Ø  En utilisant l’accès Outlook Web Acces d’Exchange 2007 et les options « Paramètres régionaux » :

Que ce soit en utilisant l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell ou la Console, un administrateur n’a aucun moyen de changer la langue des dossiers par défaut une fois que la boîte aux lettres a été initialisée.

Synthèse

Voici un rapide résumé des différentes possibilités de définition de la langue des boîtes aux lettres :

	Utilisateur	Administrateur
Modification de la langue des messages systèmes	Oui, avec Outlook Web Access	Oui, en utilisant les cmdlets (Set-Mailbox, Set-OwaDefaultVirtualDirectory)
Modification de la langue des dossiers par défaut	Oui, avec Outlook Web Access ou le client Outlook	Oui, en utilisant les cmdlets (Set-Mailbox, Set-OwaDefaultVirtualDirectory) Mais uniquement avant l’initialisation de la boîte aux lettres*
Modification du contenu des messages systèmes	N/A	Oui, pour chaque langue supportée (New-SystemMessage)

*L’initialisation se produit à la première connexion d’un client (MAPI ou Outlook Web Access) ou lors de la réception d’un message

Pour des informations complémentaires:

• Prise en charge linguistique dans Exchange 2007: http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/bb123979.aspx
• Prise en charge linguistique pour les applications clientes: http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/bb124982.aspx
• Procédure de configuration des paramètres de langue pour Outlook Web Access: http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/aa997435.aspx
• Procédure de modification des langues pour une boîte aux lettres d'utilisateur: http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/bb310757.aspx
• Exchange Server 2007 internationalized console GUI layout of name and address information: http://msexchangeteam.com/archive/2007/02/01/432722.aspx
• The address book function in Exchange 2007 is broken when an Exchange OWA client and a Windows Server 2003-based domain controller do not have the same locale setting http://support.microsoft.com/kb/919166/en-us

Murat Gunyar

Bonjour,  

Il n’est pas forcément évident de comprendre comment créer la salle de réunion de vos rêves avec les différents options implémentées dans Exchange 2007. Je vous propose une petite synthèse des différentes possibilités agrémentées de quelques exemples de cmdlets : http://blogs.technet.com/frmcsuc/pages/exchange-2007-room-mailbox.aspx

Murat Gunyar

Voici une synthèse qui fait suite aux différents tests que j’ai pu effectuer et articles que j’ai pu lire sur la configuration de la langue des boîtes aux lettres avec Exchange 2007. En espérant que cela pourra vous aider:

http://blogs.technet.com/frmcsuc/pages/exchange2007languagesettings.aspx

Et bonne année à tous!

Murat Gunyar