Buenas,
En este post queríamos haceros partícipes (para quien no estuviera ya al tanto) de este enlace donde podemos encontrar bastantes “White papers” que hablan de temas relacionados con soluciones de gestión de proyectos. El sitio tiene un nombre que nos ha parecido curioso “From the trenches” que traducido es “Desde las trincheras”, y se puede acceder en el siguiente enlace:
https://support.office.com/article/%22From-the-Trenches%22-white-papers-faec6b1a-c217-4c79-b8c4-0514f402106b
En este post, queríamos ofreceros una traducción de este magnífico resumen acerca de los 7 pecados capitales que podemos encontrarnos al planificar proyectos. El autor es nuestro compañero Kevin Watson. El enlace al artículo original puede encontrarse aquí:
https://support.office.com/article/cff60c15-ddce-4b19-b452-710c6b6756ed
Pecado #1: La planificación es demasiado compleja
Cuando tenemos una planificación que tiene más líneas yendo de arriba a abajo, que de izquierda a derecha, tenemos un problema. Si a los que toman decisiones les llevan días o semanas para entender la planificación, entonces debemos asumir que el modelo es demasiado complejo, y no debiéramos esperar que nadie se pueda beneficiar realmente de esta planificación.
Un criterio para entender si nuestra planificación es demasiado compleja sería preguntarnos cómo de fácil es encontrar la ruta crítica en nuestro proyecto.
Pecado #2: La planificación tiene demasiadas tareas
Esta es una de las principales razones por las cuales las planificaciones no funcionan como se habían definido originalmente. Hay veces que los jefes de proyecto tienen la impresión de que una planificación necesita ser una lista de todo lo que se necesita esté hecho. Esta manera de enfocar el asunto destroza el propósito de una planificación representando el modelo de nuestro proyecto.
La pregunta que nos debemos hacer es cómo realizar un seguimiento y mantenimiento de nuestra planificación. Como regla de oro, Kevin nos ofrece usar la siguiente: “la duración mínima es un uno por ciento de la duración del proyecto; la máxima es un diez por ciento.”
Pecado #3: La lógica de red está incompleta o no es dinámica
Una lógica de red incompleta es una razón primordial por la cual las planificaciones no acaban de ser 100% fiables, o ser capaces de evolucionar dinámicamente. Demasiadas pocas dependencias pueden influir en esto. Hacer uso de demasiadas restricciones también afectará a la naturaleza dinámica de una red bien diseñada. Si vemos demasiadas restricciones en la columna de indicadores, esto puede ser un indicio de que no sepamos realmente qué estamos haciendo. No es raro encontrarnos con jefes de proyecto que “esconden” esta columna para “esconder” que existen demasiadas restricciones en la planificación de la cual son responsables.
Ante esta situación podemos hacer lo siguiente: encuentra la ruta crítica en tu planificación (si no puedes hacerlo, tenemos un problema relevante), y toma una de las primeras tareas más largas, que esté incompleta, y dobla su duración. Vemos que la fecha de finalización del proyecto cambia? Si no es así, entonces podemos darnos cuenta que no tenemos una planificación de trabajo. No seremos capaces de beneficiarnos de conceptos básicos de tener una planificación dinámica que pueda usarse para la previsión de tareas y plazos, y como gerente de proyecto pueda controlar mejor los resultados.
Pecado #4: La planificación no tiene línea base
Si no usamos líneas base en nuestra planificación será muy difícil, por no decir imposible, medir variaciones. Las líneas base nos ayudan a establecer la planificación antes de empezar a trabajar, y nos permiten aprender de los cambios cuando confirmamos lo que ocurre realmente (cuándo). Si no podemos medir, entonces no podemos controlar.
Pecado #5: La planificación no se actualiza
Es un error común el no actualizar los planes de proyecto. Hay muchos jefes de proyecto que dejan de usar la planificación original una vez que el proyecto está en marcha, y se encuentran teniendo que apagar fuegos mientras se termina de llevar a cabo. Esto se complica significativamente si tenemos mucho detalle, y se necesita demasiado trabajo para mantenerlo actualizado.
Si no actualizamos nuestra planificación, entonces perderemos la capacidad poder predecir fechas futuras.
Pecado #6: La planificación no tiene recursos asignados, o están desbordados
No es raro encontrarse con planificaciones sin ningún recurso asignado a tarea/s. Esto puede hacer parecer que tengamos una “foto” de la planificación del proyecto bonita, pero puede dar también la falsa impresión de que se pueden cumplir los objetivos planteados. Si añadimos recursos, y hacemos “levelling”, nos podemos encontrar con sorpresas…
Cuando se asignan recursos, no es raro comprobar que están sobre-asignados. Es conveniente evaluar si hemos hecho asignaciones realistas en términos de tiempo y trabajo asignado a las capacidades de los recursos.
Es conveniente también estar atentos a la característica que ajusta (level) los recursos. Es mejor usarla para tareas de modo manual.
Pecado #7. Desconocimiento acerca de los tipos de tarea
Si no entendemos como funciona el motor de programación de proyectos, y cómo los tipos de tarea funcionan en la ecuación:
Duración * Unidades = Trabajo
estaremos continuamente tirándonos del pelo, y sintiéndonos frustrados…
Esperamos os resulte de interés, un saludo
Jorge Puig
