Jälleen kerran etsin pitkään sitä yhtä tärkeää sähköpostiviestiä ohjeistuksineen, jonka lähetin silloin...hmm...joskus viime vuonna. Varmasti olen sen tallentanut jonnekin tai olenko? Tuntuuko tutulta?
Yritysten käyttäjille tarjoamat postilaatikkojen koot eivät ole kasvaneet samassa suhteessa, kuin postin määrä sekä niiden koko. Muun muassa tästä johtuen sähköpostiviestejä tallennetaan paikallisille levyille postikansioihin, ulkoisille levyille, palvelimille levynnurkkiin jne. Samanaikaisesti sähköposti on kuitenkin yhä kiinteämpi ja kriittisempi osa yritysten prosesseja ja arvoketjuja ja tärkeitä ja luottamuksellisia viestejä säilötään hyvinkin turvattomissa ja jopa kyseenalaisissa paikoissa. Tietoturva ja viestien palauttaminen ja haku aiheuttavat tietohallinnolle erilaisia haasteita ja tuovat lisäkustannuksia. Miten esimerkiksi kannettavilla työasemilla olevat paikalliset postikansiot ja siellä olevat luottamukselliset tiedot suojataan ja miten tarvittavat tiedot löydetään ja palautetaan tarvittaessa? Osaan viestintää kohdistuu myös erilaisia viranomais- ja yritysvaatimuksia ja velvotteiden noudattamiseksi tietoja joudutaan säilömään ja arkistoimaan. Osa yrityksistä onkin investoinut erillisiin arkistointijärjestelmiin, mutta voisiko arkistointi ja säilöntä olla kiinteä looginen osa sähköpostijärjestelmää?
Uusi Exchange 2010 mahdollistaa suurien postilaatikkojen tarjoamisen käyttäjille, mutta samalla se sisältää arkistoinnin, jolloin kaikki säilytettävät viestit, tiedot, saadaan turvallisesti ja keskitetysti tallennettua palvelimilla oleviin arkistointilaatikkoihin. Samalla pystytään huomioimaan paremmin niin tietoturva kuin velvotteidenkin noudattaminen. Käyttäjien kannalta viestien säilytys ja haku helpottuvat olennaisesti, kun arkistointi on looginen osa sähköpostijärjestelmää, puhumattakaan tietohallinnon työtaakasta ja kustannuksista.
Uusi Exchange 2010 on julkaistu. Lue lisää:
Ari Suominen
Microsoftin tuottavuusratkaisuista julkistetaan 2010-versiot tämän syksyn ja ensi kevään aikana. Exchange 2010 -sähköpostipalvelin on jo julkistettu ja tänään julkistettiin useiden tuotteiden beeta-versiot. Olen kerännyt Backstagelle luettelon nyt julkaistavista beetoista ja kortostanut muutamia uusia ominaisuuksia.
Itse olen käyttänyt Officen Technical Previewtä viime kesästä lähtien ja päivittäin meillä siirtyy enemmän saitteja Sharepoint 2010:lle. Alla pitkästä parannusten luettelosta muutamia henkilökohtaisia huomioitani:
-
Outlook tuo hienosti esille miten sähköpostin muut henkilöt liittyvät minuun ja mitä yhteisiä asioita meillä on. Tämä helpottaa merkittävästi asioiden hoitamista kasvavassa Suomen organisaatiossa ja kansainvälisesti.
-
Sharepointin wikimäinen käyttöliittymä ja valintanauha ovat erittäin intuitiivisia ja helppokäyttöisiä.
-
Sharepoint 2010 -sivustolla olevien Office-asiakirjojen luominen, muokkaaminen, kommentointi ja tallentaminen Windows-puhelimella on erittäin tehokasta.
-
Kuvien ja erityisesti videoiden lisääminen Powerpoint-esityksiin ja niiden muokkaminen on erittäin helppoa ja lopputulokset hienoja.
-
Pienten muutosten tekeminen Sharepointissa jaettuihin asiakirjoihin on nopeaa ja näppärää Office Web Apps -sovelluksilla tarvitsematta ladata koko asiakirjaa oman koneen Officeen. Mutta monipuolisempia toimintoja varten minulla on mahdollisuus käyttää kaikkia Officen toimintoja ollakseni mahdollisiman tehokas.
-
Vision käyttö on uuden käyttöliittymän myötä helpottunut entisestään. Visio 2010 on loistava työväline dynaamisten kaavioiden tekemiseen, joiden ulkoasu muuttuu tietolähteiden perusteella. Myös Visio 2010:n beta on nyt ladattavissa.
Suosittelen lämpimästi beetojen lataamista osoitteesta http://www.microsoft.com/2010. Muistakaa eri ominaisuuksiin tutustuessa miettiä miten nämä kaikki voivat hyödyntää sinun organisaatiota olemaan mahdollisimman tehokas.
Tom Toivonen
Tietojärjestelmillä ja tietotyöllä yleensäkin on pysyvästi muutettu työntekoa ja sen tehokkuutta. Yhä edelleen keksimme uusia ratkaisuja, joiden avulla voimme kommunikoida , tuottaa sisältöä, prosessoida ja hakea tietoa yhä tehokkaammin, helpommin ja nopeammin. Silti usein käyttäjien ja IT-päättäjien kanssa keskustellessa nousee esiin tuska jatkuvasti lisääntyvistä tieto- ja liikennemääristä, vaikeasti hallittavista ratkaisuista ja kokonaisuuksista sekä haastavista ja kalliista hankkeista.
Joskus parhaat ratkaisut ja merkittävimmät asiat syntyvät melkeinpä puoliksi vahingossa ja pienillä oivalluksilla, jotka yleistyvät ja muuttavat toimintaa pysyvästi. Pohdittaessa tietotyön tuottavuutta ja sen haasteita olisikin hyvä pureutua aina käsillä olevan ongelman ytimeen ja miettiä voidaanko ongelman aiheuttavaan lähtötilanteeseen vaikuttaa jotenkin.
Keskustelin hiljattain erään organisaation IT-johdon kanssa heidän haasteistaan liittyen maantieteellisesti laajaan kansainväliseen organisaatioon ja mm. intranet-julkaisuun, dokumentinhallintaan ja sähköpostiliikenteeseen. Pohdinta oli keskittynyt lähinnä tietoliikennekaistan lisäämiseen eri toimipisteiden välillä sekä erityyppisiin hajautettuihin palvelinympäristöihin, jotta käyttäjiä pystyttäisiin palvelemaan paremmin jatkuvasti kasvavan liikennemäärän kanssa. Sanomattakin on selvää, että molemmat vaihtoehdot vaativat merkitäviä investointeja ja jälleen uusia hankkeita.
Samassa tilaisuudessa keskustelimme myös käytössä olevan Office version päivittämisestä ja uusista ominaisuuksista ja mahdollisuuksista. Kokonaan uusina asioina nousivat esiin esim. nykyisten tiedostomuotojen "keveys" sekä mahdollisuus vähentää merkittävästi siirrettävän datan määrää ottamalla käyttöön vaikkapa SharePoint Workspacet. 2007 versiosta lähtien käytössä olleet, XML-pohjaiset, Office-tiedostot ovat siis kevyempiä kuin aiemmat versiot ja 2010-versiossa tuleva SharePoint Workspace (ent. Groove) mahdollistaa kokonaisen työtilan kopioimisen käyttäjän koneelle ja päivittyneestä tiedosta siirretään aina vain yksittäiset muuttuneet tiedot. Näillä toiminnoilla voidaan jo merkittävästi vähentää siirrettävän datan määrää ja parantaa kertaheitolla loppukäyttäjien kokemusta.
Ottamalla käyttöön uusia toimintatapoja ja hyödyntämällä paremmin jo käytössämme olevia toiminnallisuuksia ja teknologiaa, otamme jatkuvasti pieniä askelia kohti yhä paremmin toimivaa sähköistä työympäristöä ja tuottavampaa organisaatiota. Tällaisia rakentavia ajatuksia haluaisinkin nähdä sovellettavan kaikilla tietotyön eri osa-alueilla.
Juho Friberg
Pauli Sarkia Tieturilta ja Hannu Kauremaa IT Education Centeriltä laittoivat viestiä että ovat puuhaamassa SharePoint käyttäjäkerhoa Suomeen. Kerhon toiminnasta kiinnostuneiden kannattaa liittyä kerhon LinkEdIn ryhmään tai olla yhteydessä Hannuun ja Pauliin: Hannu.Kauremaa () iteducate.fi tai Pauli.Sarkia () tieturi.fi jotta puuhamiehet ja -naiset voivat laittaa lisätietoa kun ensimmäiset kokoontumiset ovat ajankohtaisia. Huom. Kerho toimii Microsoftista riippumattomana yhteisönä.
Antti Kirmanen
Törmäsin hiljattain kumppanimme Enderon tilaamaan Digitaalisen liiketoiminnan ja tiedolla johtamisen tila 2010 -tutkimukseen. Mielenkiintoista asiaa ja toki microsoftilaisena on mukava lukea tutkimustietoa SharePointin laajasta levinneisyydestä. Kannattaa vilkaista!
Niilo Fredrikson
Excelistä ollaan montaa mieltä organisaatioissa – niin puolesta kuin vastaan. Osalle Excel on ainut työväline, jolla saa haluamansa tiedot kootusti yhteen paikkaan. Sen jälkeen Excelillä voi muokata tiedot juuri haluamaansa muotoon. Toisille Excel taasen on enemmänkin kirosana eikä sen käyttöä haluta suosia tiedon saatavuuden eikä etenkään tiedonjakelun välineenä, sillä pelkona on monta totuutta samoista luvuista. Molemmat ovat ihan ymmärrettäviä näkökulmia riippuen siitä mitä halutaan saavuttaa. Halutaanko tietoa saada joustavasti itselle oman ja tiimin käyttöön vaiko julkaista tiettyjen työprosessien mukaisesti tarkastettua ja varmistettua virallista tietoa. Mistä löytyisikään työkalu, joka täyttää molemmat vaateet ja paljon muita? Kannattaa tutustua PowerPivot for Excel 2010 välineeseen, jossa yhdistyy tuttuus, helppous ja turvallinen jaeltavuus.
Tässäpä vain muutamia merkittäviä asioita, jotka kannattaa huomioida: ei rivirajoituksia, muistinvarainen analysointi, roolipohjainen jakelu, työkulut, versiointi: SharePoint 2010 integraatio ja monen tietolähteen tuki
Lue lisää ja katso video: www.powerpivot.com
Taina Munukka
Pelaataanko teillä sähköpostipingistä? Kun vastaanottajaa ei tavoiteta puhelimella, niin jätetään vastaajaan viesti ja pyydetään ottamaan yhteyttä. Kun viestin saaja sitten soittaa takaisin, ja jos alkuperäinen henkilö ei olekaan tavoitettavissa , niin ainahan voi jättää vastavuoroisesti vastasoittopyynnön? Erinomaista "syöttöä" vastaan saatiin siis oiva "palautuslyönti". Mahtoikohan asia olla kiireellinen tai tärkeä?
Onneksi emme ole pelkän puhelimen varassa. Ainahan voi varmuudeksi lähettää sähköpostiviestin ja lisätä siihen kaikki tarvittavat tiedot ja liitteet. Samalla viestiin voisi varmuudeksi lisäillä mukaan muutama muukin vastaanottaja. Korostetaan viestiä isolla fontilla ja liputetaan viesti tärkeäksi. Painetaan lähetä-painiketta ja jäädään odottamaan vastausta. Kuinkahan kauan odotellaan?
Mikä on sinun tavoitettavuutesi?
Microsoftin yhdistetty viestintä tarjoaa organisaatioille yhtenäisen ja yhdenmukaisen viestinnän ratkaisun sisältäen muun muassa tavoitettavuustilan, sähköpostin, pikaviestinnän, puhe- video- ja verkkoneuvottelut sekä puhelintoiminnallisuudet. Kun käyttäjä kirjaantuu järjestelmään hän saa käyttöönsä kaikki ne viestintämuodot, jotka organisaatio hänelle haluaa tarjota.
Käyttäjien läsnäoloa verkossa esitetään selkein "liikennevaloin" mm verkkotilan ja kalenteritietojen perusteella. Esimerkiksi vihreä valo kertoo, että käyttäjä on tavoitettavissa juuri nyt, punainen valo, että on varattuna, keltainen, että on poissa työasemansa ääreltä jne. Lisäksi liikennevalon yhteydessä voidaan välittää muutakin tavoitettavuustietoa, kuten sähköpostikalenterin poissaoloviestejä. Käyttäjä pystyy kuitenkin itse hallinnoimaan sitä, minkälaista tilatietoa näytetään ja kenellekin. Tieto voidaan välittää kaikkialle - työasemille, selaimille ja mobiililaitteille sekä hallitusti organisaation ulkopuolelle.
Palataanpa alkuperäiseen puhelinpingikseen ja sähköpostiongelmaan. Mikäli tavoitettavuustieto olisi ollut käytetävissä, olisi ensin voitu tarkistaa puhelun ja sähköpostiviestin vastaanottajan läsnäolotiedot ja vasta sitten päättää yritetäänkö viestiä, kenen kanssa ja miten. Tilanteen tärkeyden ja vastaanottajien tavoitettavuuden perusteella yhteydenottajalla on siis mahdollisuus valikoida kulloinkin tilanteeseen parhaiten sopiva viestinnän muoto. Joskus se voi olla puhelinsoitto, joskus sähköposti, mutta yhä useammin viestintää käydään reaaliajassa yritystason pikaviestintäratkaisuilla, video-, puhe- ja verkkoneuvotteluratkaisuilla. Tavoitettavuustieto parantaa viestintää, yhteistyötä ja koko organisaation tuottavuutta.
Lue lisää: Pikaviestintä ja tavoitettavuus
Katso esimerkkivideo: Enabling a High Performing Mobile Team
Ari Suominen
Tarvitsen työssäni jatkuvasti eri tyyppistä tietoa. Minulle ei pitäisi olla tärkeintä tietolähde, vaan oikean, relevantin asian löytäminen helposti silloin kun sitä tarvitsen. Usein pitää itse tietää mistä tietoa lähdetään hakemaan, onko se sähköpostissa, asianhallinnassa, verkkolevyllä, sisäverkossa, ulkoverkossa, kovalevyllä, tai ehkäpä jonkun kollegan pään sisällä. Voin tietolähteen tietäessäni usein käyttää sen järjestelmän hakuominaisuuksia ja tiedon saamisen jälkeen analysoida tiedon, onko se relevanttia, onko se ajankohtaista ja lähes poikkeuksetta etsin lisää tietoa asiasta. Toisin sanoen tiedon lähteellä on kuitenkin erittäin tärkeä rooli.
Haluan toimia tiedon jalostajana, mutta nyt toimin jalostajana, integraatiopisteenä, analysointijärjestelmänä, indeksinä ja hakukoneena. Analyytikkojen mukaan tiedon määrä kasvaa huimaa vauhtia. Työtehtävät, tietolähteet ja tieto itsessään muuttuvat jatkuvasti. Tarvitaan järjestelmiä ja tilannelähtöisiä palveluita jotka toimivat työntekijöiden sijasta älykkäinä analysointijärjestelminä, indekseinä ja hakukoneina, mahdollistaen työntekijälle työkalun tehdä oikeita päätöksiä ja toimia tehokkaasti tiedon jalostajana.
Juha Vermaja
Koska viimeksi pallottelit kollegasi kanssa palaveriaikaa sähköpostitse? Entä koska viimeksi pyysit kollegaasi tekemään jotain sähköpostin kautta? Ja koska viimeksi lähetit organisaatiosi sisällä sähköpostissa liitetiedoston katselmoitavaksi vain sen takia että onpas se helppoa? Tai koska viimeksi lähetit sähköpostia ryhmälle ihmisiä miettien, että tulikohan kaikki tarpeelliset liitettyä vastaanottajiksi ja ketähän oikein olikaan viestini vastaanottajina? Entä koska viimeksi soitit jollekin jättämättä vastaajaan viestiä olettaen, että kyllä hän soittaa takaisin?
Vanhat tavat ohjaavat meitä päivittäin tekemään asioita samalla tavalla kuin olemme jo pitkään tehneet. Kuinka helppoa olisikaan käyttää uusia työkaluja tai niiden ominaisuuksia, mutta se tarkoittaa muutosta opittuihin toimintatapoihin. Muutoksen oppiminen voi olla vaikeaa, mutta se on takuuvarmasti tuottavaa, kunhan otat ensimmäisen askeleen. Esimerkiksi ensi kerralla kun olet kysymässä asiakkaalta, kumppanilta tai kollegaltasi, että sopiiko hänelle tapaaminen johonkin määrättyyn aikaan lähetä hänelle sähköpostin sijaan kalenterikutsu jossa kerrot asiasi ja ehdotat hänelle määrättyä aikaa. Hetken kuluttua saat paluupostissa tiedon, että sopiko aika ja ellei niin mahdollisesti jopa ehdotuksen uudeksi sopivammaksi ajankohdaksi. Tai kun haluat, että kollegasi tekee jonkin asian koitapas lähettää hänelle sähköpostin sijaan tehtävä jossa kuvaat mitä pitää tehdä. Vastaanottaja voi hyväksyä tehtävän, allokoida tehtävälle ajan kalenteristaan ja saat tiedon koska tehtävä on tehty. Nämä piirteet eivät ole uusia. Ne ovat olleet useissa sähköpostiohjelmissa jo vuosia ja vähentävät sähköpostin kuormitusta välittömästi.
Muutos alkaa siis minusta.
Tiimit tulevat ja menevät. Organisaatiot muuttuvat. Asiakasvastuut vaihtuvat. Ketteryys on valttia. Uudet toimintatavat tukevat ketteryyttä. Sen sijaan, että käsittelette esimerkiksi asiakkaan tarjouspyyntöä, tarjousta, projektisuunnitelmaa tai palautetta sähköpostitse toinen toiselle lähettäen mitä jos talletatte sen asiakastyötilaan. Asiaan liittyvä keskustelu voi tapahtua työtilassa keskusteluryhmässä. Aiheeseen liittyvät tehtävät on listattu työtilassa. Missä vaiheessa vaan voitte lisätä jäseniä mukaan kommentoimaan ja katselmoimaan materiaalia. Työnkulkujen avulla voitte seurata missä vaiheessa käsittely etenee ja unohtaa sähköpostilla asiasta muistuttelun. Työtilassa näkyvät läsnäolotiedot mahdollistavat asiantuntijoiden hyödyntämisen uudella ketterällä tavalla. Parhaimmillaan työtilaan voidaan jopa kutsua ulkoisia sidosryhmiä osallistumaan työstämiseen ja lopuksi työtila voidaan jopa julkaista asiakkaalle. Tai itse asiassa, miksi koko tämä käsittely ei voisi tapahtua asiakkaan työtilassa alun perin.
Pyrin itse aktiivisesti hakemaan uusia tapoja käyttää työkaluja. Pyrin kannustamaan innovatiivisuuteen, ketteryyteen ja tehokkuuteen työkalujen käytössä. Loppuen lopuksi asiat ovat helppoja. Jätän esimerkiksi itse soittaessani vastaajaan aina viestin mikäli et pysty vastaamaan puheluun. Minä aloitin kommunikaation, koska halusin olla sinuun yhteyksissä. On minun vastuullani jatkaa sitä eikä olettaa, että minulle soitetaan. Eli älä ylläty mikäli soiton jälkeen vaihdan mediaa ja saatkin tekstiviestin, sähköpostia tai jopa pingaan sinua pikaviestimellä.
Muutos alkaakin siis meistä.
Ilija Lazarov
Yksi yleisimmistä kysymyksistä mitä asiakkailta ja kumppaneilta saan, liittyy siihen mitä Gartner, Forrester tai joku muu puolueetton taho sanoo Microsoft ratkaisuista. Maailmalla näitä raportteja julkaistaan jatkuvasti, mutta valitettavasti kaikilla ei ole joko pääsyä raportteihin tai lukuisten raporttien joukosta on vaikea löytää "se".
Microsoft on hankkinut osaan raporteista levitysoikeuden ja koonnut ne osoitteeseen http://www.microsoft.com/presspass/itanalyst/ Raporttien joukossa on monilta alueilta mm. Gartnerin kuuluisia "taikaneliöitä" sekä tutkimuksia eri alueiden kyhityssuunnista. Yksi uusimmista raporteista on Gartnerin "Magic Quadrant for Horizontal Portals", jonka juuri otin iltalukemiseksi.
Toinen yleinen kysymys tuotepäällikölle on "Mtä tuo on suomeksi?. Ehdotuksia em. raportin otsikosta ymmärrettävällä suomenkielellä otetaan vastaan.
Antti Kirmanen
Purkaessani sähköpostilaatikkoni loputonta sähköpostitulvaa, jäin miettimään, koska postiliikenteen määrän kasvu taittuu. Erilaiset tutkimukset ja selvitykset kuitenkin osoittavat, että sähköpostiliikenteen määrä on jatkuvassa kasvussa ja että sähköpostiviestien vuosittainen kasvu olisi jopa yli 15%. Samalla sähköpostista on käytännössä tullut kriittinen osa yritysten arvoketjuja, ja toimiva ja skaalautuva sähköpostijärjestelmä liiketoiminan tukena on kilpailukyvyn ja jokapäiväisten toimintojen onnistumisen kannalta ehdoton edellytys. Kriittisyyttä voitaneen karkeasti mitata sillä, kuinka kauan organisaation toiminnot pyörivät ilman toimivaa sähköpostia? Kaksi minuuttia? Kaksi tuntia? Kaksi päivä? Enemmän?
Vielä 2000 luvun alkupuolella sähköpostiviestit olivat päälähtöisesti merkkipohjaisia ja kooltaan pieniä viestejä, kun vastaavasti tänä päivänä postit sisältävät elementtejä ja liitteitä, jotka paisuttavat viestien kokoja jopa useisiin kymmeniin megatavuhin. Kun tänä päivänä julkiset sähköpostiratkaisut, kuten Hotmail tai Google, tarjoavat asiakkailleen jo 25 Gtavun postilaatikkoja, niin useat yritykset ja organisaatiot tarjoavat vielä jopa vain 250-500 Mtavun postilaatikkoja.
Palvelujen rajoitusten taustana ovat usein yritysten ja organisaatioiden sähköpostiratkaisut, jotka eivät ole "kasvaneet" ja eivät skaalaudu enää tarvittavan kehityksen mukana. Posti liikkuu, mutta palvelut ovat rajalliset, mikä generoi yritysten käyttäjille, tietohallinnolle ja liiketoiminnalle suuren joukon erilaisia lisähaasteita.
Sähköpostimäärän kasvun ei ehkä tarvitse olla "peikko", vaan ehkä uusi tietotyön maailma edellyttää uudenlaisia ratkaisuja. Olisiko siis jo aika uudelle paremmalle postille? Micosoftilta on tulossa loppuvuonna uusi Exchange Server 2010 ja mikäli yllä olevat haasteet tuntuvat tutuilta, niin uuteen tulevaan version voi tutustua muun muassa täältä:
Join New Effecience
Microsoft Exchange Server 2010
Ari Suominen
Tietotyöläisen päivittäiseen arkeen kuuluu paitsi sähköposti ja Office-työvälineet, myös yhä useammin omaan työhön liittyvä ns. business intelligence -tieto. Joidenkin arjessa se tarkoittaa projektityötuntien ja kustannusten seuraamista, toisille toteutuneen liikevaihdon tai katteen seurantaa ja joillekin vaikkapa tuotteiden kiertonopeutta hyllyssä tai käyttämättömien lomapäivien tai ylityötuntien määrää. Itselläni läppärini kulmassa näkyy aina muistutuksena, että olenko muistanut tehdä kaikki ne kurssit ja koulutukset sekä työnkuvaani kuuluvat vuotuiset prosessit loppuun ajallani. Mukava aloittaa aamulla työpäivä kun kaikki läppärini yläkulman mittarit näyttävät vihreää: kurssit on tehty ja lomakkeet täytetty. "BI":stä tulee arkipäivää - se on kuin muistilista, että tietyt työt on hoidettu sovitusti ajallaan.
Tästä samaisesta aiheesta on muuten yksi kumpanimme avannut kotisivuillaan BI blogin http://www.visualmanagement.net/?p=868
Taina Munukka
Sähköpostin älytön määrä tuli taas mieleen kun lueskelin muutamia Esko Kilven artikkeleita. Siitä ei varmaan kukaan ole eri mieltä (vai onko?) että sähköpostin määrä ja käyttötapa on yksi tietotyöläisten suurista tuottavuusesteitä. Olennainen kysymys onkin, mitä sitten pitäisi tehdä asian korjaamiseksi? Yhdessä artikkelissaan Esko Kilpi esittää Wikejä ratkaisuksi iteratiivisiin mailiketjuihin, ja monesti puhutaan yrityksen pikaviestiratkaisun auttavan asiassa. Pikaviestien hyödyllisyyden voin omakohtaiseti vahvistaa, mutta Wikien käytöstä työympäristössä minulla on hyvin rajallinen kokemus. Onko kenelläkään jakaa kokemuksia onnistuneesta tai vähemmän onnistuneesta Wikien käytöstä?
Niilo Fredrikson
Viime viikon perjantaina kävin eräällä meidän asiakkaalla esittelemässä ja demoilemassa Office 2007:n uutta valintanauhakäyttöliittymää. Paikalla oli pääkonttorin ei-IT-ihmisiä ja oli hauska huomata kuinka positiivisesti ihmiset suhtautuivat uuden käyttöliittymän tapaan tuottaa ja muokata tietoa. Loppukäyttäjien kanssa keskustelu avasi taas kerran omatkin silmät sille mitkä asiat Officen yrityskäytössä ovat käyttäjille tärkeitä ja mitkä eivät.
Monesti kuulee siitä kuinka tietohallinto saa valituksia ”vanhan ja toimivan muuttamisesta”, kun uusi versio päivitetään. Tämän kokemuksen perusteella uskon, että jos loppukäyttäjät pidetään mukana keskustelussa, saattavat käyttäjät jopa olla tyytyväisiä muutoksiin. Kaiken lisäksi heiltä saa hyviä vinkkejä siitä mihin käyttöönotossa pitää kiinnittää huomiota ja mitkä ovat mahdolliset ongelmakohdat.
Esittelimme samassa tilaisuudessa myös yrityksen tarjoamaa HUP (Home Use Program) –ohjelmaa, jonka kautta henkilökunta voi hankkia täysiverisen Office 2007 Enterprise –paketin kotikoneelle pelkkien käsittelykulujen hinnalla. Etu on työntekijälle satoja euroja ja se kuuluu yleensä yritysten Microsoft-sopimuksiin. Monessa yrityksessä sitä hyödynnetään silti yllättävän vähän! Kannattaa tsekata osoitteesta http://www.microsoft.com/finland/officekotiin/default.htm ohjeet miten sen saa käyttöön.
Katariina Alaputto
Miten tietotyön tuottavuutta voidaan parantaa ja voidaanko sitä edes mitata? Voiko työntekijä tai kotikäyttäjä hyödyntää eri tehtävissä tai tiedon haussa säästyneitä minuutteja? Välillä on hyvä pysähtyä ja katsoa taaksepäin - tekisitkö sinä tänään töitä samoilla tietotyökaluilla kuin kolme vuotta sitten? Muistatko edes mitä käytit kymmenen vuotta sitten? Suosittelen, että mietit kuinka paljon oma ja organisaatiosi tehokkuus on parantunut viime vuosien aikana. Näin voit varmistaa tehokkuuden parantumisen jatkossakin.
Erityisen vaikeaa on yrittää katsoa eteenpäin - miltä tietotyö näyttää vuonna 2019? Haluan antaa sinulle ajatuksen aihetta sekä ideoita siitä, mihin suuntaan kehitys kehittyy. Microsoftin visio tietotyön tulevaisuudesta löytyy Microsoft Office Labs -sivustolta. Erityisesti suosittelen siellä olevaa videota, jossa esitellään näkemys vuoden 2019 koulusta, etätyöstä ja toimistosta.
Kuinka lähellä tulevaisuudessa tämä visio on. Jos katsot videota tarkkaan, huomaat että monet yksittäiset toiminnallisuudet ovat jo nyt saatavilla. Muistan kun Redmondissa avattiin "Center for Information Work" viitisen vuotta sitten. Niihin aikoihin lanseerasimme Office 2003:n ja liitimme Sharepointin ensimmäistä kertaa Office Systemiin. On hauska huomata, että sen aikaisesta visiointivideosta monet asiat ovat jo arkipäivää Office Systemissä ja yhdistetyn viestinnän tuotteissamme.
Miten sinä kehität tietotyötä tänään ollaksesi valmis vuotta 2019 varten?
Tom Toivonen
