Офисное пространство : Пятница в офисе

Word 2007: ограничение прав доступа к документам

odonata82 — Fri, 06 Nov 2009 13:26:00 GMT

Сегодня в пятничной рубрике ну будет длинных описаний и сценариев. Всё есть на коротком видео.

Делаем рассылку с автоматической обработкой ответов

odonata82 — Fri, 23 Oct 2009 12:32:00 GMT

Когда-то мне потребовалось собрать ответы с большого числа людей, и я научилась использовать для этого Access. Итак, делаем рассылку с автоматической обработкой ответов. Я хочу разослать по e-mail опрос, результаты которого нужно собрать в единую базу. Желательно не вручную. Первое, что я делаю – открываю Access и создаю новую базу. Не забудьте её сразу сохранить....(read more)

Работаем с таблицами в Word 2007

odonata82 — Fri, 09 Oct 2009 11:59:00 GMT

Сегодня я покажу как быстро нарисовать и оформить таблицу в Word 2007. Начнём, конечно, с того, что саму таблицу создадим... ...(read more)

Быстрый и удобный способ назначить совещание для двух часовых зон.

odonata82 — Fri, 18 Sep 2009 16:47:00 GMT

Ничего нового. Просто необычное применение обычных возможностей. Представьте, что вам нужно создать встречу с коллегой, который живёт где-то за океаном. Например, чтобы поговорить по телефону. Вы создаёте встречу – и главная проблемы – как бы так переключаться между часовыми зонами, чтобы и быстро – и удобно было? Первое, что вам понадобится сделать: создать встречу и нажать кнопочку Часовые пояса во вкладке Встреча....(read more)

Как перевести слова? Используйте Word.

odonata82 — Sat, 05 Sep 2009 14:42:00 GMT

А вы знаете, что Word можно использовать для перевода незнакомых вам слов? Выберите слово, нажмите правую кнопку мыши....(read more)

Оптимизируем презентацию

odonata82 — Mon, 31 Aug 2009 10:02:00 GMT

Сегодня я расскажу об одном простом способе оптимизировать создание презентаций. Это – использование мастер – слайдов. Внешний вид ваших презентаций можно будет поменять буквально за секунды, привести все эффекты к единообразию, поменять шрифт на всех слайдах буквально одним кликом. Да и места на диске презентации станут занимать гораздо меньше....(read more)

Создаем выпадающий список в Excel

odonata82 — Fri, 21 Aug 2009 02:20:00 GMT

Вам наверняка не раз приходилось заполнять таблицы с выпадающими списками. Но самостоятельно создать такой список в первый раз будет проблемой. Просто потому, что вы в жизни не догадаетесь, где эту функцию искать. Итак, я создала табличку-заготовку, на той же странице вывожу диапазон данных (потом это можно скрыть)....(read more)

Горячие клавиши для Excel

odonata82 — Fri, 14 Aug 2009 14:04:00 GMT

Ещё несколько интересных сочетаний для тех из вас, кому понравились горячие клавиши CTRL+PageUp и CTRL+PageDown (передвижение к предыдущему и следующему листу в Excel). Итак, набираем текстовую таблицу-список:...(read more)

Вставляем видео в презентацию и настраиваем его

odonata82 — Fri, 07 Aug 2009 12:43:34 GMT

Я не буду подробно рассказывать о вставке видео в презентацию – это вполне интуитивная функция. Выглядит вот так:

Раз: жмём на значок видео

два: выбираем видео

три: выбираем как видео проигрывается

Но оказывается, что мы настолько часто жмём на кнопки автоматически, что самый частый вопрос после этого – как эти самые настройки видео изменить. =)

Товарищи, для этого в интерфейсе есть Контекстные вкладки. Выделите видео – и вот что вы увидите:

теперь можно настраивать громкость звука в видео, способы проигрывания и много другого.

Как быстро сравнить 2 версии документа?

odonata82 — Fri, 31 Jul 2009 02:55:00 GMT

Согласитесь, бывает такое, что вы отослали документ, прислали вам его назад переименованным, а вот понять, что именно изменилось не можете. Тяжело увидеть, например, что поменялось в 80-страничной инструкции.

В Word есть стандартная функция, которая поможет в такой ситуации. Итак, идём на вкладку Редактирование:

Нажимаем кнопку Сравнить и выбираем 2 версии документа:

Через несколько секунд вы увидите экран, на котором видно где и что изменили в документе – и вообще, сколько изменений внесли.

Используйте!

Горячие клавиши для OneNote

odonata82 — Fri, 24 Jul 2009 02:08:00 GMT

В OneNote таблицу можно создавать очень быстро, воспользовавшись всего двумя клавишами - Tab и Enter.

Ставите первое значение, нажимаете Tab (должна появиться первая ячейка). Жмёте Tab столько раз. сколько столбцов вам нужно. В конце строки нажимаете Enter.

Для остальных строк совершенно неважно, что вы нажмёте в конце строки - Tab или Enter

Всё, табличка готова. Что-то вроде этого:

Excel умеет читать?

odonata82 — Fri, 17 Jul 2009 02:31:00 GMT

Оказывается, Excel 2007 умеет читать по крайней мере по-английски. Заставить его заговорить по-русски я не сумела. =)

Итак, работает только в Excel.
Жмём по кнопке настройки панели быстрого доступа (на скриншоте - обведённый красным треугольник-стрелочка)
Выбираем Другие команды, переключаем выбор команд на Все команды (тоже обведено). И добавляем кнопку Проговорить ячейки.

Теперь можно переходить к документу. Выделите ячейку, и нажмите кнопку наверху (появится рядом с той самой стрелочкой). Всё, слушаем приятный женский голос.

Убираем отображение части правок

odonata82 — Fri, 10 Jul 2009 02:14:00 GMT

Если вы много работатете с документами для согласования в режиме "track changes", то вы уже знаете, как сложно разглядеть документ за этим хаосом. Сложно не только увидеть оконательный текст, но даже не пропустить пробелы.

Сложно, если вы не нашли кнопку, которая позволяет делать выбоочное отображение. А вот если вы эту кнопку нашли, то можно, например, убрать все правки, кроме непосредственно исправлений.
Вот здесь находятся нужные вам настройки:

Удалить повторяющиеся строки в списке или таблице

odonata82 — Fri, 03 Jul 2009 13:59:00 GMT

мы начинаем серию еженедельных коротких заметок "Пятница в офисе". Я буду рассказывать о забытых возможностях хорошо известных вам программ. Чтобы просмотреть все записи в этой категории или подписаться на неё, перейдите по тегу Пятница в офисе.

Первый раз эта функция потребовалась мне года 2 назад.

В таблице было около 30 тысяч строк, и нужно было оставить только уникальные. VBA я, увы, не владею.

После неудачных поисков в интернете, попытки освоить ради этого Access, функция нашлась.

В 2007 офисе её можно найти без дополнительных поисков - во вкладке Данные.

Пользуйтесь!