My notes. Заметки на полях. : Word

Объединяем несколько документов Word в один

Vitaliy Titov — Tue, 09 Jan 2007 06:19:00 GMT

Есть такая хитрость, очень полезная, например, при верстке и редактировании книг в Ворде. Допустим у вас есть несколько глав - достаточно больших по размеру, возможно с иллюстрациями и т.п. В этом случае может оказаться удобнее работать с каждой главой по отдельности, а затем объединить все документы в один.

Для того, чтобы каждый раз не копировать все документы в один вручную, можно воспользоваться продвинутой функцией Ворда - специальными полями. Итак, пусть в наш текущий документ мы хотим вставить документ (главу из книги), путь к которому на диске c:\documents\mydoc1.doc.

Выбираем меню Insert, в нем опцию Field, в списке FieldNames выбираем IncludeText, а в поле Filename указываем c:\documents\mydoc1.doc и нажимаем OK.

Если все сделано правильно, в месте, на которое указывал ваш курсор, появится вставленный документ. При этом вставленный документ будет вести себя как и все остальные специальные поля - его можно будет обновить щелчком правой кнопки мышки и выбрав опцию Update Field (или клавишу F9).

Для того, чтобы увидеть скрытую информацию, связанную со специальными полями, нажмите Alt-F9. Для нашего примера должно получиться:
{ INCLUDETEXT "c:\\documents\\mydoc1.doc" \* MERGEFORMAT }
В этом режиме легко создать нужное число копий этого специального поля и вписать в них правильный путь для каждого документа. При этом не забудьте про удвоенные слэши. Можно также использовать относительные пути к документу. Если наши документы находится в одной папке, достаточно написать mydoc1.doc вместо c:\\documents\\mydoc1.doc. Для того, чтобы вернуться в обычное представление, снова нажмите Alt-F9. Для того, чтобы обновить все вложенные документы (главы книги), выделите весь документ (Ctrl-A) и нажмите F9.

Если вы используете Microsoft Word 2007, опция Field будет находится в меню Insert\Quick Parts.

Полезные приемы поиска и замены (паттерны, как их называют компьютерщики)

Vitaliy Titov — Sat, 11 Nov 2006 09:26:00 GMT

Научившись эффективно пользоваться функцией поиска и замены в Ворде можно в разы повысить производительность своей работы, одновременно избавившись от часто присущей офисной работе рутины. Далее по тексту "А" => "Б" означает поиск и замену буквы А на букву Б.

Избавляемся от лишних пробелов и знаков табуляции
"^t" => " " - переводим все знаки табуляции в пробелы
" " => " " - заменяем два идущих подряд пробела на один, повторяем этот шаг до тех пор, пока поиск не завершится нулевым числом замен (то же самое можно достигнуть за один шаг, используя подстановочные знаки и выражение "( ){2,}" => " ").
"^p " => "^p" - убираем пробелы, оставшиеся в началах строк.

Удаляем из текста цифры
Устанавливаем галочку напротив "Подстановочные знаки".
"[0-9]" => ""
Аналогичным образом можно, например, изменить форматирование нужного множества символов, выделив поле Замена и указав нужный формат.

Манипулируем частями найденного выражения
Например, мы хотим заменить выражения типа "50 руб." на аналогичное "$50".
Устанавливаем галочку напротив "Подстановочные знаки".
"([0-9]{1,}) руб." => "$\1"
Здесь квадратные скобки означают множество допустимых символов [], фигурные скобки {m,n} обозначают число повторений от m до n - в нашем случае одно и более, круглые скобки используются просто для группировки результата - это позволяет перенести найденное число в поле замены используя его номер - \1.

Меняем форматирование части строки поиска
Например, нам нужно раскрасить слово типтоп так, чтобы тип стало синим, а топ красным по всему тексту. При этом мы не хотим менять цвет слов вроде типовой и стопка.
"типтоп" => "XYZтипXYZтопXYZ" здесь XYZ - любая невстречающаяся в документе комбинация букв или других символов
"XYZтипXYZ" => "XYZтипXYZ" + (синий шрифт)
"XYZтопXYZ" => "XYZтопXYZ" + (красный шрифт)
"XYZ" => "" удаляем наш разделитель XYZ из текста

Подробнее об использовании регулярных выражений в Ворде можно прочитать
по-русски: http://artefact.lib.ru/design/text_khozyainov.shtml
по-английски: http://word.mvps.org/FAQs/General/UsingWildcards.htm
Справочная информация на русском языке доступна здесь: http://office.microsoft.com/ru-ru/word/HP051894331049.aspx?pid=CH010268641049

Добавьте к этому:
1) Работу со стилями
2) Работу с таблицами и графическим файлами
3) Управление изменениями
4) Работу с полями
5) Интеграцию с почтовыми программами
И вы будете чувствовать себя легко и комфортно при выполнении заданий, ранее пугавших своей сложностью и непонятностью. Желаю успехов!

Полезный макрос - Paste Raw

Vitaliy Titov — Tue, 07 Nov 2006 08:29:00 GMT

Всякий раз, когда я начинаю работать с MS Office на новой машине, первым делом (после отключения персонализирующихся меню) я записываю простенький макрос, позволяющий вставлять в документ текст из других документов и веб-страниц без сохранения форматирования.

Для MS Word 2007 работает макрос:
Sub PasteRaw()
Selection.PasteAndFormat wdFormatPlainText
End Sub

Тот же макрос для MS Outlook 2007 выглядит так:
Sub PasteRaw()
Outlook.ActiveWindow.WordEditor.Application.Selection.PasteAndFormat wdFormatPlainText
End Sub

В последнем случае нужно не забыть добавить в меню Tools\References ссылку на Microsoft Word 12.0 Object Library или заменить константу wdFormatPlainText ее числовым значением 22.

Для удобства можно добавить кнопку для запуска макроса на Панель быстрого доступа (Quick Access Toolbar) и назначить ей понятное название и картинку.