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Windows SharePoint Services - Office SharePoint Server: Unterschiede bzw. Gemeinsamkeiten

Immer wieder werde ich gefragt (selbst von Microsofties ;) nach dem Unterschied beider SharePoint-Technologien:

• Die Windows SharePoint Services (WSS) sind ein kostenloses "Add-On" für den Windows Server 2003+ und bieten (kurzgefasst) 2 Möglichkeiten:
  • Strukturiertes Dokumentenmangement
    Hierunter ist (vereinfachend dargestellt) die Möglichkeit zu verstehen, Dokumente abweichend vom guten alten Filesystem (im Extremfall) in einem einzigen großen Store zu speichern (ohne Rücksicht auf Laufwerke und Ordner) und die Dokumente durch entsprechende Metainformation oder konkret (Mehrfach-) Beschlagwortung wieder zu finden. Auf diese Art und Weise gelingt auch eine Speicherung eines Microsoft Office (oder auch Nicht-Microsoft Office) Dokuments, das im Zusammenhang mit mehreren Kategorien interessant ist (z.B. eine Microsoft Office PowerPoint Präsentation für das Projekt Huber, Pichler und Gruber). Darüber hinaus bietet strukturiertes Dokumentenmanagement in den Windows SharePoint Services auch Funktionen wie
    • Checkin / Checkout
    • Versionsmanagement
    • Dokumentrelevante Berechtigungen
    • Benachrichtigungen, wenn bestimmte Ereignisse an diesem Dokument sich ändern
    • Workflow
    • Offlineverfügbarkeit
    • etc.
  • Intranet - Teamsites
    Hierunter sind insb. Web 2.0 kompatible Möglichkeiten zu verstehen, die Mitarbeitern in die Lage versetzen, Intranet Webcontent Management auf Selfservice-Basis zu betreiben. Im Rahmen von Berechtigungen ist es somit für Mitarbeiter sehr einfach Content (Text, Bilder, Hyperlinks, Tabellen etc.) zu erstellen, zu bearbeiten bzw. auch zu löschen. Für diese Zwecke gibt es insb. Site-Vorlagen, die in den WSS eine ähnliche Experience gestatten, wie das Anlegen von Dokumenten in Microsoft Word. Diese Sites können sehr leicht hierarchisch organisiert werden, so dass unternehmerische Aufbau-Organisation abgebildet werden können. Ergänzt werden diese Sites durch Listen für die verschiedensten Zwecke, aber auch für das Knowledge Management wichtigen Wikis und Blogs. Zusätzlich stehen mit den "Fabulous Forty" 40 Anwendungen zu den verschiedensten Zwecken zum kostenlosen Download zur Verfügung (z.B. Eventmangement, Inventur, Bug-Database, Helpdesk etc.).
  • Kurzgefasst: Inhaber des Windows Server können sich somit entscheiden - soll auf einem Windows Server "traditionell" in Laufwerken und Ordnern und Unterordnern (und Unter-Unterordnern) gespeichert werden oder soll auf eine eher zeitgemäße Art gespeichert werden, in dem Dokumente (und ihre Zusatzinformationen) wie Datensätze in einer Datenbank gespeichert werden, mit allen daraus resultierenden Vorteilen (wie 1:n Beziehungen zwischen Datensätzen verschiedenster Herkunft) plus einer produktiven (und ich würde auch sagen "gefälligen") und insb. auch anpassbaren Oberfläche.
• Der Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) ist hingegen eine umfassende Produktivitätslösung mit den folgenden Funktionen, die in vielen Bereichen über die WSS hinausgehen:
  • Collaboration & Social Computing
    Hier sind insb. die erweiterten Funktionen im Bereich des Knowledge Management zu erwähnen. Mit der SharePoint "MySite" (der persönlichen Anteil am SharePoint Server) haben Mitarbeiter die Möglichkeit, eigenes, strukturiertes Dokumentenmanagement etc. zu betreiben (siehe WSS), aber auch ein eigenes Stärken-(Schwächen) Profil anzulegen, auf dass Mitarbeiter-Expertise in Organisationen insb. auch im Zusammenhang mit der SharePoint-Suche erreichbar wird.
  • Portal
    MOSS (als Nachfolger des SharePoint *Portal* Servers) ist auf Grund seiner ursprünglichen Konzeption eine Integrationsplattform für Backendserverlösungen (Portal). Mithilfe von Webparts können bausteinmäßig Seiten zusammengestellt werden, deren Informationen aus den diversen Backend-Server Anwendungen stammen (CRM, ERP, LOB etc.) - egal, in welchen Datenbanken diese Informationen gespeichert sind (Microsoft SQL, Oracle, IBM db2 etc.). Vorteil für User: Statt sich für jede Tätigkeit auf verschiedene Clients einstellen zu müssen (ich erwähne hier stellvertretend für vieles den SAP-Client), können sie in *einer* vertrauten Arbeitsumgebung alle Informationen finden und bearbeiten, die für die eigene Arbeit relevant sind.
  • Enterprise Search
    Eine der möglicherweise stärksten Seiten von SharePoint. MOSS durchsucht
    • MOSS/WSS-Content (no na ;) )
    • Filesystem
    • Microsoft Exchange Öffentliche Ordner
    • So es denn sein muss ;) : Lotus Notes/Domino Umgebungen
    • Backend Server Anwendungen (CRM, ERP, LOB etc.) dank der sog. "Business Data Catalog" (BDC) Technologie.
      Ein wichtiger Punkt in Zusammenhang mit Enterprise Search ist das Thema "Security Trimming": Content gelangt nur dann in das Suchergebnis, wenn der oder die Suchende auch berechtigt ist, diesen Content zu sehen. Dies verkürzt Suchergebnis-Seiten (und verhindert Frustration).
  • Enterprise Content Management
    Über die Möglichkeiten des im Zusammenhang mit den WSS beschriebenen "Strukturierten Dokumentenmanagements" hinaus gehende Funktionalitäten sind insb.
    • Webcontentmanagement für Extranet und Internet (letzteres insb. mit Translation-Workflows)
    • Compliance (Revisionssicheres Aufbewahren)
  • Prozessmanagement
    Besonders interessantes Gebiet, wenn es darum geht, Informationen von Mitarbeiter zu Mitarbeiter zu leiten (z.B. Posteingangsworkflow). Zusatzanwendung, die in diesem Zusammenhang relevant ist: Microsoft Office InfoPath mit dessen Hilfe Oberflächen erstellt werden können, die die Informationserhebung bzw. -bearbeitung erlauben. Die gute Nachricht: InfoPath wird nur als Anwendung zur Erstellung solcher Oberflächen benötigt - MOSS kann dann solche Formulare "rendern" - es wird somit kein weiterer Client bei den Mitarbeitern benötigt.
  • Business Intelligence (BI)
    Möglichkeit, Scorecards zu erstellen, um mit speziellen Indikatoren (Trend, Ampel etc.) betriebswirtschaftliche oder technische Zustände zu visualisieren, um rascher bessere Entscheidungen treffen zu können. Interessant in diesem Zusammenhang auch die sog. "Excel Services", die Excel-Tabellen und Diagramme in Webseiten ermöglichen (wieder ohne einen eigenen Client zu benötigen bzw. ActiveX-Controls zu installieren). Ideale BI Ergänzung zu MOSS: Microsoft Office PerformancePoint Server.

Wer wissen will, welche Funktionen genau in den WSS oder doch erst im MOSS enthalten sind, der schicke mir ein Mail - ich schicke dann einen entsprechenden Excel-File zurück.

Hth, Leo (leo.faltus@microsoft.com)

Published Tuesday, October 14, 2008 9:02 AM by PTSAustria