Zu welchen Kundenanforderungen passt SharePoint am besten?

SharePoint Konferenz Frankfurt/Main: Session Track 10 – 20.Februar 2008, 11:00-12:15

Zu welchen Kundenanforderungen passt SharePoint am besten? Und welche Rolle spielt Enterprise Search? Zöller und Partner analysiert das Angebot

Peter Fischer – Microsoft Deutschland, Product Manager SharePoint & Enterprise Search

MEGATRENDS: Was sind die zukünftigen Herausforderungen für Wissensarbeit?

• Anteil der körperlichen Arbeit wird immer geringer => Wissensarbeiter
• Immer mehr Mitarbeiter arbeiten nicht fest angestellt, sondern selbstständig => Anzahl der externen Mitarbeiter steigt
• Wissen hat eine sehr geringe Halbwertszeit – somit sollte Wissen möglichst schnell umgesetzt und genutzt werden
• Anzahl der wissenschaftlichen Mitmenschen wird sich bis Mitte des 21.Jahrhundert verzehnfachen

Heute sind die Mitarbeiter die "Middleware" zwischen verschiedenen Systemen im Unternehmen – Single Point of Entry für alle relevanten Daten ist ein erheblicher Mehrwert

Wo passt der Microsoft Office SharePoint Server 2007?

• Ad-Hoc Prozesse und Unstrukturierte Informationen vs. Strukturierten Prozessen und strukturierte Prozesse
• Genaue hier liegt der Mehrwert: SharePoint hilft dabei die "Unstrukturierte-Welt" mit der "Strukturierten-Welt" zusammen zu bringen!

"Internet Mass Collaboration" ist der große Trend (TIME-Magazine: "The person of the year: YOU") => Hier schlummert auch in Unternehmen enormes Potential

"The Long Tail" des ECM

• Traditionelles ECM – z.B. Eingangsrechnungen vs.
• Unternehmensweite ECM Lösungs-Plattform gewinnt zunehmend an Bedeutung => Microsoft Office SharePoint Server 2007 für diese Informations-Infrastruktur

Enterprise Search

• 15% der Unternehmen nutzen die Unternehmensweite Suche
• Wissen in Innovation umwandeln
• Suche ist "Mission Critical" – erst wenn es Produkt gefunden werden kann, kann es ein Kunde auch kaufen

Zusammenfassung – Microsoft Office SharePoint Server

• Enormes Kunden-Interesse an Office SharePoint Server 2007
• Weltweit ca. 85 Millionen SharePoint Lizenzen verkauft -
• 17.000 Kunden weltweit die SharePoint produktiv im Einsatz haben (Stand: Ende Jänner 2008)
• USD 800 Mio. Umsatz mit SharePoint Lizenzen
• Durchaus positives Feedback der Analysten

Analyse des Angebotes am ECM Markt eines unabhängigen Beraterhauses

Jürgen Rentergent, Seniro Berater – Zöller & Partner GmbH. (unabhängiges Beraterhaus, spezialisiert auf ECM)

"Microsoft Office SharePoint Server 2007 hat sich durchaus berechtigt einen fixen Platz im Bereich von ECM Lösungen bei Kunden gesichert und bestehende ECM Anbieter zum Nachdenken angeregt. Man kann sehr gespannt sein, was kommende SharePoint Versionen bringen werden."

MOSS 2007 erzeugt einen regelrechten HYPE am ECM Markt – Wir die SharePoint Lösungsplattform diesen Anforderungen gerecht?

Berater-Ansatz beim Kunden: Welche Themenbereich im Zusammenhang mit ECM sind für den Kunden relevant? – Kunden sind vermehrt auf der Suche nach eine Lösungsplattform, nicht nach Insellösungen.

• Was ist mit MOSS abgedeckt: Collaboration, EDM – elektronische Dokumenten Management, E-Forms, WCM, Portale
• Eingeschränkt mit MOSS abgedeckt: Postkorb/Workflow, Records Management
• Nicht mit MOSS abgedeckt: Archiv, COLD – Computer Outpu On LaserDisk, OMS – Output Management System

SharePoint ist im bezug auf ECM keine "Eierlegende Wollmilchsau"

• Große Dokumentenvolumen Scannen und Indexieren => DMS, bzw. MOSS mit 3rd Party Tool
• Erfassung ein- und ausgehende E-Mail: gute Ansätze in MOSS, in DMS aber zur Zeit noch besser umgesetzt
• COLD: DMS System, MOSS ganz klar nicht die richtige Lösung
• OCR, ICR Integration: DMS, MOSS mit 3rd Party Lösung
• Revisionssichere Archivierung: DMS, MOSS nur mit 3rd Party Lösung
• Aktenverwaltung: DMS, MOSS zur Zeit noch im Standard möglich
• Workflow: MOSS – ja, mit Windows Workflow Lösung, DMS-viele Standardprozesse für DMS Prozess
• Portal: MOSS Stärke
• Web Content Management: MOSS Stärke
• Enterprise Search: MOSS Stärke
• Elektronische Formulare: MOSS Stärke

Conclusio: PRO's und CONTRA's zum MOSS Einsatz im ECM Umfeld der Kunde abwiegen muss.

Gründe für MOSS Hype:

• Rechteverwaltung auf Objektebene
• Dokumententypen/Inhaltstypen
• Automatische Gesteuerte Dokumentenkonvertierung
• …

Highlights der Office Integration:

• Suchen, Bearbeiten und Speichern von Informationen aus MS-Office-Anwendungen
• Excel Services
• Outlook Integration
• WICHTIG: Voraussetzung Office 2007

ENTERPRISE SEARCH zunehmend wichtig für Kunden:

• Suchtechnologies für dezentrale Informationen
• Flexible Inhaltsquellen – integrierte Suche
• Federated Search für weitere Content Repositories

SharePoint ist kein guter Ersatz für Netzlaufwerke

• Dokumentenbibliotheken bieten weniger Flexibilität und Komfort in der Handhabung
• Chaos-Ablage verbessert sich nicht durch MOSS
  • Empfehlung: nur selektiv Informationen und Dokumente in SharePoint migrieren, jedoch Netzlaufwerke beibehalten

STANDARDREZEPT für ein erfolgreiche SharePoint Projekt:

• MOSS ist keine IT Thema – Einbezug der Fachabteilungen ist wichtig
• Ausreichende Planung und Vorbereitung
• Entwicklung einer einheitlichen Content Strategie
• Erfahrene Dienstleister vor Ort sind ein wesentlicher Schlüssel zum Erfolg – derzeit knapp gesät

Zusammenfassung:

Microsoft hat im Bezug auf Microsoft Office SharePoint Server 2007 vieles richtig gemacht, das für viele Kunden essentiell ist. Microsoft hat offensichtlich erkannt wo der Bedarf der Kunden liegt und wird diesen Anforderungen gerecht, aber man muss sich bewusst sein, dass nicht alle Anforderungen an ein ECM System mit Standard Funktionalität des SharePoint Servers realisierbar sind. Bei der Lösungskonzeption sollte auch der Produktzyklus von SharePoint beachtet werden.

Bernd Zimmermann – Microsoft Österreich

berndzi@microsoft.com

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