Σχετικά με το AutoComplete feature του Outlook

pamal — Tue, 31 Oct 2006 13:17:00 GMT

Το Outlook διατηρεί μία λίστα με τις διευθύνσεις email που έχουμε στείλει, έτσι ώστε όταν την επόμενη φορά πληκτρολογήσουμε το πρώτο γράμμα του ονόματος του παραλήπτη, να μας προτείνει πιθανά ονόματα μέσα από αυτή τη λίστα. Όσο περισσότερα γράμματα πληκτρολογούμε, τόσο λιγότερα αποτελέσματα θα βλέπουμε. Διευθύνσεις που δεν χρησιμοποιούμε συχνά θα εμφανιστούν χαμηλά στη λίστα.

Για να επιλέξουμε το όνομα χρησιμοποιούμε βελάκια. Μόλις φτάσουμε στο όνομα που θέλουμε, πατάμε είτε το Enter είτε το Tab.

Για να ενεργοποιήσουμε ή να απενεργοποιήσουμε αυτή τη δυνατότητα θα πρέπει να πάμε στο Tools – Options – Preferences – E-Mail Options – Advanced E-Mail Options. Εκεί θα βρούμε την επιλογή “Suggest names while completing To, Cc and Bcc fields”.

Σαν χώρο αποθήκευσης αυτής της λίστας, το Outlook χρησιμοποιεί το αρχείο όνομα_προφίλ.nk2. Αν σβήσουμε αυτό το αρχείο τότε ουσιαστικά σβήνουμε ολόκληρη τη λίστα (το outlook δεν θα πρέπει να είναι ενεργό όταν σβήσουμε το αρχείο).

Περισσότερες πληροφορίες για αυτή τη διαδικασία μπορούμε να βρούμε στο παρακάτω άρθρο:

Τρόπος επαναφοράς του προσωρινού αποθηκευτικού χώρου ψευδώνυμων και αυτόματης ολοκλήρωσης

http://support.microsoft.com/kb/287623/el

Με την ίδια λογική, θα μπορούσαμε να μεταφέρουμε τη λίστα σε άλλο υπολογιστή. Θα πρέπει να προσέξουμε όμως το όνομα του αρχείου να είναι όνομα_προφίλ.nk2. Αν το προφίλ στον άλλο υπολογιστή είναι διαφορετικό τότε θα πρέπει να κάνουμε rename το αρχείο για να μπορέσει να το δει το Outlook.

Αν θέλουμε να σβήσουμε μονάχα ορισμένες διευθύνσεις θα πρέπει απλά να επιλέξουμε το όνομα όταν μας το εμφανίσει (με τα βελάκια στο πληκτρολόγιο) και να πατήσουμε το πλήκτρο Delete.

Παναγιώτης Μαλακούδης
Microsoft Premier Field Engineer - Messaging

Επαναφορά διαγραμμένων μηνυμάτων στο Microsoft Outlook

pamal — Thu, 07 Sep 2006 08:01:00 GMT

Σε αυτό το άρθρο θα περιγράψουμε τι συμβαίνει όταν σβήνουμε κάποιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) στις εκδόσεις 2000, 2002(XP), 2003 και 2007 του Microsoft Outlook, αλλά και πως είναι δυνατόν να το επαναφέρουμε στο γραμματοκιβώτιό μας. Θεωρούμε πως έχουμε τα μηνύματα πάνω στο mailbox store του Exchange Server και όχι σε Personal Folders (.pst).

Απλό Delete Vs Shift Delete

Υπάρχουν δύο τρόποι να διαγράψουμε ένα μήνυμα στο Outlook:

Απλό Delete

Κάθε φορά που διαγράφουμε ένα μήνυμα πατώντας το πλήκτρο Delete στο πληκτρολόγιο ή από την επιλογή Delete όταν κάνουμε δεξί κλικ στο μήνυμα, ουσιαστικά κάνουμε ένα απλό delete. Στο απλό delete το μήνυμα δεν διαγράφεται αλλά απλά μεταφέρεται στον φάκελο Deleted Items του Outlook. Για να ολοκληρωθεί η διαγραφή του μηνύματος θα πρέπει να αδειάσουμε το Deleted Items. Για να γίνει αυτό θα πρέπει να κάνουμε δεξί κλικ πάνω στο Deleted Items και να επιλέξουμε «Empty “Deleted Items” folder». Τότε μόνο θεωρούμε ότι το μήνυμα έχει διαγραφεί.

Shift Delete

Shift delete έχουμε όταν σβήνουμε ένα μήνυμα με το συνδυασμό πλήκτρων Shift-Delete. Η διαφορά του από το απλό delete είναι ότι το μήνυμα δεν μεταφέρεται στο φάκελο Delete Items αλλά διαγράφεται κατευθείαν από το φάκελο που βρισκόταν τη στιγμή που πατήσαμε το Shift-Delete.

Βάση των παραπάνω, ορίζουμε ένα διαγραμμένο μήνυμα ως το μήνυμα αυτό που είτε έχει διαγραφεί με Shift Delete ή το έχουμε αδειάσει από το Deleted Items.

Deleted Items Retention Period

Από την έκδοση 5.5 του Exchange και μετά, υπάρχει η δυνατότητα να κρατάμε τα μηνύματα που σβήνουν οι χρήστες για ένα συγκεκριμένο διάστημα ημερών πάνω στη βάση δεδομένων του Exchange. Το διάστημα αυτό ρυθμίζεται από την κονσόλα διαχείρισης του Exchange και το ονομάζουμε «Deleted Items Retention Period». Αν αυτό δεν είναι ενεργοποιημένο, τότε κάθε φορά που ένας χρήστης σβήνει κάποιο μήνυμα το μήνυμα αυτό θα καταστρέφεται και δε θα υπάρχει τρόπος ανάκτησής του (με την εξαίρεση του backup/restore).

Αν το Delete Items Retention είναι ενεργοποιημένο και το έχουμε ρυθμίσει στις 30 ημέρες, τότε κάθε φορά που ένας χρήστης σβήνει κάποιο μήνυμα, αυτό γίνεται «hidden» από τον χρήστη και καταστρέφεται εντελώς μετά από 30 ημέρες. Η διαδικασία της απόκρυψης του μηνύματος από τον χρήστη είναι απλή, καθώς το Outlook απλά ενεργοποιεί ένα από τα «ειδικά» properties του μηνύματος (PR_DELETED_ON). Ο Exchange Server έχει γνώση αυτού του ειδικού property, έτσι μπορεί να καταλάβει αν ένα μήνυμα είναι deleted ή όχι. Λόγω αυτού, τα deleted μηνύματα δεν λαμβάνονται υπ’ όψη στον υπολογισμό του συνολικού μεγέθους του γραμματοκιβωτίου κάθε χρήστη.

Recover Deleted Items

Στο Outlook 2003, κάτω από το μενού Tools υπάρχει η επιλογή Recover Deleted Items (γνωστή και ως Dumpster). Αυτή η επιλογή μας επιτρέπει να δούμε τα μηνύματα που βρίσκονται κάτω από το φάκελο Deleted Items, ακόμα και αν έχουμε επιλέξει να αδειάσουμε το Deleted Items (με την προϋπόθεση ότι η διαδικασία αυτή γίνεται μέσα στο διάστημα που έχει οριστεί ως retention period). Η συγκεκριμένη επιλογή εμφανίζει τα μηνύματα που έχουν ενεργοποιημένο το PR_DELETED_ON property. Εξ’ ορισμού, η επιλογή Recover Deleted Items είναι ενεργοποιημένη μονάχα όταν βρίσκεστε στο φάκελο Deleted Items. Αν το μήνυμα διαγράφηκε με shift delete, θα πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα για να εμφανιστεί η επιλογή και σε διαφορετικούς του Deleted Items φακέλους, καθώς όπως είπαμε και παραπάνω, στην περίπτωση του shift delete τα μηνύματα δεν περνούν από τον φάκελο Deleted Items, αλλά διαγράφονται κατευθείαν από τον τρέχων φάκελο.

1. Ξεκινήστε τον Επεξεργαστή Μητρώου (Registry Editor) (Regedt32.exe)

2. Εντοπίστε και κάντε κλικ στο ακόλουθο κλειδί μητρώου:

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Exchange\Client\Options

3. Στο μενού Επεξεργασία (Edit), κάντε κλικ στην εντολή Προσθήκη τιμής (Add Value) και, στη συνέχεια, προσθέστε την ακόλουθη τιμή μητρώου:

§ Όνομα τιμής (Value name): DumpsterAlwaysOn

§ Τύπος δεδομένων (Data type): DWORD

§ Δεδομένα τιμής (Value data): 1

4. Κλείστε τον Επεξεργαστή Μητρώου (Registry Editor).

Στο Outlook 98, η λειτουργία του Recovery Delete Items είναι διαθέσιμη μονάχα για φακέλους mail (Deleted Items, Drafts, Inbox, Outbox και Sent Items). Δεν είναι διαθέσιμη για τους υπόλοιπους όπως Contacts, Drafts κλπ.

Πως όμως μπορούμε να κάνουμε το ίδιο και στο Outlook Web Access; Κατ' αρχάς πρέπει να αναφέρουμε πως η ανάκτηση από το Deleted Items folder είναι και εδώ διαθέσιμη. Απλά πρέπει να πάτε στην οθόνη Options (Επιλογές). Εκεί, στο τέλος της σελίδας θα δείτε τη σχετική επιλογή. Κάτι το οποίο μας φέρνει στο θέμα των μηνυμάτων που έχουν διαγραφεί με shift-delete. Εδώ δεν έχουμε να ενεργοποιήσουμε κάποιο registry key. Το μόνο που πρέπει να κάνουμε είναι να "σκαλίσουμε" λίγο το url στον internet browser. Συγκεκριμένα, ας υποθέσουμε πως θέλουμε να ανακτήσουμε μηνύματα απο τον φάκελο "Εισερχόμενα" του χρήστη pamal. Θα πρέπει να χρησιμοποιήσουμε το παρακάτω URL:

http://το.όνομα.του.server/exchange/pamal/Εισερχόμενα/?cmd=ShowDeleted

Αυτό το URL θα μας οδηγήσει στη σχετική σελίδα από την οποία μπορούμε να ανακτήσουμε τα μηνύματα ή τους φακέλους μας. Αντίστοιχα αν θέλουμε να κάνουμε το ίδιο για ένα φάκελο κάτω από τα "Εισερχόμενα" με όνομα "Helpdesk" το URL θα είναι το:

http://το.όνομα.του.server/exchange/pamal/Εισερχόμενα/Helpdesk/?cmd=ShowDeleted

Είναι σημαντικό να τονίσουμε ότι πρέπει να βάλουμε και το exchange alias (στο παράδειγμα το "pamal")

Το Recover Deleted Items χρησιμοποιεί συγκεκριμένες Extended MAPI εντολές έτσι ώστε να διαχειριστεί τα διαγραμμένα μηνύματα. Για παράδειγμα, για να μας δείξει τη λίστα των μηνυμάτων που έχουν διαγραφεί, ζητάει τα περιεχόμενα του φακέλου χρησιμοποιώντας την Extended MAPI εντολή GetContentsTable και ενεργοποιώντας ένα ειδικό flag με όνομα «SHOW_SOFT_DELETES». Αντίστοιχα για να μας δείξει τη λίστα των φακέλων που έχουν διαγραφεί, ζητάει τα περιεχόμενα του φακέλου χρησιμοποιώντας την Extended MAPI εντολή GetHierarchyTable χρησιμοποιώντας πάλι το «SHOW_SOFT_DELETED» flag.

Hard Delete

Σε περίπτωση που σβήσουμε ένα μήνυμα από το παράθυρο του Recover Deleted Items το μήνυμα αυτό θα καταστραφεί εντελώς και δεν θα έχουμε πλέον τη δυνατότητα ανάκτησης του. Αυτό το είδος διαγραφής ονομάζεται Hard Delete. Τα hard deleted μηνύματα δεν θα εμφανιστούν ακόμα και αν χρησιμοποιήσουμε το «SHOW_SOFT_DELETED» flag έτσι δεν μπορούμε πλέον να τα δούμε από την επιλογή Recover Deleted Items. Η hard delete διαγραφή ενός μηνύματος είναι ίδια με την απλή διαγραφή με τη διαφορά πως χρησιμοποιούμε το ειδικό flag «DELETE_HARD_DELETE». Αυτό το flag χρησιμοποιεί και το Recover Deleted Items όταν διαγράφουμε ένα μήνυμα από τη λίστα του.

Σχετικοί Σύνδεσμοι

· Τρόπος ανάκτησης στοιχείων που έχουν διαγραφεί οριστικά

http://support.microsoft.com/kb/246153/el

· Understanding Deleted Item Recovery

http://support.microsoft.com/kb/228934

· Microsoft Exchange Property Tags

http://windowssdk.msdn.microsoft.com/en-us/library/ms526844.aspx

· How to access, restore, or delete a Soft Deleted Item in Exchange Server

http://support.microsoft.com/kb/232265

Παναγιώτης Μαλακούδης
Microsoft Premier Field Engineer - Messaging

The Greek Exchange Blog : Outlook

Σχετικά με το AutoComplete feature του Outlook

Επαναφορά διαγραμμένων μηνυμάτων στο Microsoft Outlook