Tecnología para todos : PowerPoint

Office 2007: enfrentando el cambio satisfactoriamente

Jorge_Aguinaga — Thu, 11 Dec 2008 02:12:38 GMT

Me confieso feliz usuario intensivo de Office 2007, pero entiendo que la curva de aprendizaje -aunque pequeña- puede desanimar a algunos. La cinta o ribbon es una excelente interfase de usuario que supera las deficiencias que los menús anidados dentro de otros menús presentaban. Sin embargo, puede surgir la pregunta: ¿donde está el botón de justificar a la derecha en ofice 2007? (reemplaze lo subrayado por cualquier otra función y en el fondo es la misma pregunta). Si su Office está en inglés me remito a mi publicación de abril acerca de Search Commands. Sin embargo, para (casi) cualquier idioma de Office, existe el "Get Started". Simplemente extraordinario: contiene material de autoayuda que se instala como una opción más del ribbon. Incluye una simulación donde se presenta una interfase tipo Office 2003, uno hace click en el comando/menú respectivo y luego el programa muestra interactivamente dónde está ese mismo comando en Office 2007.

Obténgalo desde aquí:

Para Word
Para Excel
Para PowerPoint

La figura muestra el "Get Started" en mi Office 2007 en inglés, pero está -por supuesto- disponible en español.

Office 2007 Search Commands está disponible

Jorge_Aguinaga — Mon, 28 Apr 2008 20:18:50 GMT

Si tienes Office 2007 en inglés no puedes dejar de probar esta utilería. Ayuda a encontrar comandos, opciones y demás en Word, Excel y PowerPoint 2007. Podemos definirla como una "herramienta de búsqueda dentro de los menús de Office" pero es mucho más que eso. Mejor pruébala inmediatamente. Descárgala aquí.

Recursos para el buen uso de PowerPoint

Jorge_Aguinaga — Sun, 25 Nov 2007 08:22:00 GMT

Siendo alguien que pasa buena parte de la semana delante de audiencias tratando de transmitir mensajes, encontrar estos tres sitios cae como anillo al dedo. Un "buen uso de PowerPoint" es aquel que hace que el presentador entregue su mensaje clara y contundentemente. Aunque los tres sitios están solamente en inglés, tienen recursos útiles para los hispanohablantes.

El primero es http://www.presentationzen.com donde Garr Reynolds trata acerca del diseño de presentaciones profesionales.

El segundo sitio es http://www.bitbetter.com/powerlinks.htm, una lista de diferentes recursos para PowerPoint. Bit Better es la corporación que creó los Screen Beans(r) (esos muñequitos oscuros vistos en muchas presentaciones de PowerPoint)

El tercer y último sitio del que les quiero comentar es PowerPoint Heaven donde hay plantillas, demostraciones, juegos, animaciones, todo hecho solamente usando PowerPoint.

Esas letritas pequeñas en las presentaciones/demos

Jorge_Aguinaga — Tue, 30 Oct 2007 07:53:00 GMT

Estar frente a una presentación de PowerPoint en la que el ponente tuvo la genial idea de poner por ejemplo una hoja de excel llena de números que solo se puede observar desde la primera fila es algo bastante frustrante. Nada desconcentra más a una audiencia interesada en la ponencia que una diapositiva ilegible. Por tanto la recomendación principal es usar un tamaño de letra tal que pueda ser visto por todos los asistentes a una presentación. Lo mismo con los gráficos embebidos. Sin embargo, resulta que no siempre es posible lograrlo (generalmente porque no hay mucho tiempo para hacer las diapositivas con calma o porque no siempre se puede conocer con anticipación el tamaño del auditorio en relación con la proyección). Es allí que una herramienta gratuita llamada ZoomIt (sólo 70 kb) acude al rescate.

Simplemente descárguela, desempaquétela y ejecútela. La primera vez le mostrará una ventana de ayuda que, aunque está en inglés, no es difícil entender. Existen tres atajos de teclado para activarla. El atajo que resuelve el problema planteado aquí es la combinación de la tecla CONTROL con el número 1. Luego de activar tal combinación, la ruedita del mouse sirve para acercar o alejar la imagen de la pantalla, como si fuera una lupa. Presionando ESCAPE se vuelve a la normalidad. Se puede incluso dibujar sobre la pantalla (útil para resaltar alguna parte de ella, sobre todo durante una demo) o activar una cuenta regresiva (que por defecto es de 10 minutos). Esta cuenta regresiva es muy útil para que la audiencia esté lista para el comienzo de la función.

Si cierran la ventana de ayuda y quieren volverla a ver, pueden hacer clic derecho sobre el ícono de ZoomIt que se crea en la bandeja del sistema (System Tray). Bandeja del sistema es el lugar que está al costado del reloj, generalmente en la parte inferior derecha de la pantalla, sobre la barra de tareas.

Ir a la diapositiva correcta, sin marear al público

Jorge_Aguinaga — Sat, 27 Oct 2007 18:30:00 GMT

¿No les ha pasado que están viendo una presentación y el presentador hace referencia a una diapositiva en particular y luego, para proceder a mostrarla, comienza a avanzar y retroceder la presentación, más desesperadamente cada vez, en busca de la mencionada diapositiva? ¿Y no pasa luego que el expositor termina saliendo del modo presentación, muestra PowerPoint, muestra todas las diapositivas en la pantalla y comienza a pasearse hasta que, minutos después, encuentra lo buscado y regresa al modo presentación? Bueno, eso nos ha pasado a todos, incluso cuando hemos sido presentadores.

Aquí van dos alternativas:

1. Asegúrense de que cada diapositiva incluya el número de la misma. Entonces, cuando estemos en modo presentación y querramos ir directamente a una diapositiva en particular solo tendremos que ingresar el número de la misma seguido de la tecla ENTER. Tan simple como eso. Ayuda tener a la mano la presentación impresa (digamos en modo 6 diapositivas por página) para saber qué número de diapositiva queremos mostrar.

2. Asegúrense de que cada diapositiva tenga un título apropiado. Entonces, para ir a otra diapositiva hagamos clic derecho sobre la pantalla (estando en modo presentación), seleccionemos Ir a Diapositiva (Go to Slide), y aparece un menú con todas las diapositivas de nuestra presentación en formato número-título. Ahí seleccionamos la que deseamos y listo.

Esto hará que nuestras presentaciones se vean más profesionales, y mareemos menos a la audiencia.

Apagando el proyector rápidamente

Jorge_Aguinaga — Thu, 25 Oct 2007 17:57:00 GMT

A veces el expositor necesita que el proyector "deje de proyectar" un momento para que la total atención de la audiencia se centre en él y no en sus diapositivas. Otras veces se necesita escribir algo en la pizarra móvil (o en un papelógrafo) y entonces hay que ir a buscar rápidamente el interruptor de encendido de las luces del salón para que se vea la pizarra.

Sugiero un sencillo truco de PowerPoint que permite resolver rápidamente estos dos requerimientos. Estos trucos funcionan mientras se está en el modo Presentación (es decir, con las diapositivas ocupando toda la pantalla)

Para dar la sensación de "apagar" el proyector, presione la tecla B (inicial de la palabra black - negro en inglés). En este momento la pantalla de la PC se pondrá completamente negra lo que causará que el proyector "no proyecte nada" (en realidad está "proyectando" todo negro). Para regresar al modo normal presione cualquier tecla.

Por otro lado, si se quiere que el proyector funcione como una especie de reflector cuadrado (para iluminar una pizarra o tal vez para jugar con las sombras que esto produce :D) se usa la tecla W (inicial de la palabra white - blanco en inglés). Esto sirve inclusive para usar la diapositiva en blanco para escribir sobre ella directamente con el mouse o con el lapicero de una Tablet PC. Escribiré sobre la utilidad (y la manera) de usar una diapositiva en blanco como papel de escritura en una siguiente oportunidad.