Tecnología para todos : Open XML

OpenXML es ahora estándar ISO (IS 29500)

Jorge_Aguinaga — Wed, 02 Apr 2008 17:11:00 GMT

ISO anunció formalmente hoy los resultados del proceso de votación de los países respecto de la estandarización de Open XML en ISO. El comunicado de prensa oficial está puesto en iso.org.

OpenXML es ahora, junto con HTML, PDF y ODF un estándar de formato de documentos abierto y reconocido por ISO e IEC.

Más acerca del formato OpenXML

Jorge_Aguinaga — Thu, 13 Mar 2008 02:09:00 GMT

Este vínculo muestra interesante información en castellano sobre el formato OpenXML, formato al que me he referido ya antes, sobre todo para mencionar los beneficios de intercambio de documentos entre distintas versiones de office y con otros programas.

Aquí un resumen de los beneficios que este formato trae: (tomado de este vínculo)

Ocupa menos espacio en disco. Los documentos son automáticamente comprimidos. Hasta 75% más pequeños en algunos casos
Mejor recuperación ante archivos dañados. Al ser un formato modular, aún cuando una tabla, cuadro o componente del archivo se dañe, es posible abrir el archivo dañado.
Documentos más seguros. El código embebido es guardado en una sección diferente del archivo de manera que se pueda identificar fácilmente para hacer algún procesamiento especial. Los administradores pueden impedir que los documentos contengan macros o controles no deseados, volviendo los documentos más seguros.
Integración más fácil. Los desarrolladores tienen acceso directo a contenido específico del archivo, tipo cuadros, comentarios y metadatos
Transparencia y mejora de la seguridad de información. Los documentos pueden ser compartidos con más confidencialidad pues información personal puede ser fácilmente identificada y removida.
Compatibilidad. Instalando una actualización simple, los usuarios de Microsoft Office 2000, Office XP y Office 2003 pueden abrir, editar y grabar documentos en formato Open XML.

Algo que aquí no se hace evidente, pero que me parece muy útil del Open XML, es su capacidad de representar fielmente los documentos hechos en versiones previas de Microsoft Office. Ello habilita la preservación de la memoria digital de una empresa, institución o una persona. Los millones de documentos existentes en los servidores de archivos de diversas instituciones, muy seguramente, están en formato DOC, XLS o PPT. La pregunta es, ¿qué pasaría si deciden dejar Microsoft Office y usar otra suite de productividad? ¿Podemos estar seguros de que la otra suite de productividad puede abrir de manera fiel y fidedigna tales archivos sin que se pierda forma ni fondo durante el proceso? ¿sin perder ni formato ni contenido? Open XML precisamente garantiza eso pues permite migrar los documentos anteriores a este formato, sin perder contenido, y como las especificaciones son abiertas y libres de royalties, y están siendo propuestas ante ISO para que sean aceptadas como estándar ISO, otras aplicaciones lo pueden implementar y garantizar la perennidad de la memoria digital antes mencionada.

Saludos y a usar Open XML.

El formato OpenXML - algunos datos

Jorge_Aguinaga — Thu, 28 Feb 2008 23:39:00 GMT

Encontré esta publicación del buen Alejandro que habla de los mitos que rodean a OpenXML, mitos creados por quienes se oponen a su estandarización como norma ISO. Para aquellos interesados en los temas no técnicos detrás del proceso que sigue OpenXML dentro de ISO les recomiendo revisen esa publicación.

Manipulando archivos Open XML (para desarrolladores)

Jorge_Aguinaga — Fri, 22 Feb 2008 01:42:00 GMT

Acaba de ser publicada en la web de Microsoft, la herramienta Open XML Package Editor, destinada a los desarrolladores, para que desde Visual Studio 2008, puedan de manera gráfica editar y examinar el árbol de componentes de los archivos Open XML.

Formatos de documentos: Apple también entiende OpenXML

Jorge_Aguinaga — Mon, 04 Feb 2008 07:08:00 GMT

Hace algún tiempo hablé del formato OpenXML y cómo este formato permite preservar fielmente el contenido y formato de los documentos creados con alguna versión de Microsoft Office. Además de Microsoft Office, Open Office, y otras suites de ofimática que soportan la lectura y escritura de este formato, he encontrado unos videos en YouTube mostrando el soporte de Apple iPhone y el soporte de Mac OS X de este formato.

A propósito, un amigo me preguntó hace poco, "¿para qué necesito un formato más si, por ejemplo, cuando quiero crear un documento hoy lo puedo hacer en formato TXT o HTML, que lo entiende todo el mundo?". "Tienes razón", le contesté. "No se trata de crear nuevos documentos. Se trata de que las compañías e instituciones ya tienen en su poder decenas de miles de documentos en sus servidores de archivos; documentos que han sido creados día a día durante los últimos años. El problema es cómo garantizar la fidelidad de forma y fondo (contenido y formato) de esos documentos. No es erróneo afirmar que la gran mayoría de estos documentos están hechos con alguna versión de Microsoft Office. De aquí se deduce que esos documentos, muy probablemente, esten guardados en un formato "binario", "cerrado", o "propietario" si se quiere usar el término. Las empresas e instituciones están en la necesidad y obligación de garantizar la perennidad de esa información. Podrían migrarla a formato TXT, por ejemplo, pero se perdería el formato, columnas, marcas de agua, tablas, etc, que TXT no soporta. Se podría usar otro tipo de formato, como HTML, pero igual habría que validar si se perdería o no contenido o formato del documento. Habría que buscar un tipo de formato abierto e "inventado" con ese fin: el de preservar fielmente documentos hechos en Microsoft Office. Los formatos TXT, HTML, ODF, PDF, CSV, etc, no fueron inventados con ese fin. Office Open XML sí. Esa es exactamente la razón (o una de las razones) por la que hay un espacio (grande) para Office Open XML. No se trata de que sea mejor o peor que otro formato. Se trata de que cubre una necesidad específica para un buen número de usuarios y empresas."

Información técnica sobre Open XML

Jorge_Aguinaga — Fri, 16 Nov 2007 00:20:00 GMT

Para aquellos interesados en aprender sobre Open XML y explotar sus beneficios como medio de integración, de gestión documental, de preservación de documentos, etc. pueden visitar el Dot Net Fitness Center. Los contenidos están en inglés y algunas partes en castellano.

Me mandan este archivo que no puedo abrir. ¿Será que mi versión de Office está obsoleta?

Jorge_Aguinaga — Thu, 15 Nov 2007 08:40:00 GMT

¿Cuántas veces no nos ha pasado lo mismo? Bueno, a mí últimamente no muchas (pues trabajo desde hace 8 años en Microsoft), pero muchos de mis amigos y clientes me han comentado esto varias veces. ¿El problema? Ahí va:

Tienes Microsoft Office 2000 instalado en tu computador. Tu jefe/amigo/profesor te envía un documento Word con una información importante. Lo bajas de tu correo y al momento de abrirlo, te das cuenta de que no puedes. Sencillamente el archivo no se puede leer. ¿Qué pasó? Resulta que tu jefe/amigo/profesor tiene una versión diferente de Microsoft Office: la versión 2003. Por defecto, los archivos grabados en esa versión no se pueden abrir con una versión anterior. ¿La solución? Escribir a la otra persona y pedirle que grabe el archivo en modo compatibilidad y te lo vuelva a enviar... o que tú instales la última versión de Office. Empresas y personas hemos venido tomando una de las dos opciones por mucho tiempo... pero ya no será necesario. Office 2007 cambia esta dolorosa y complicada realidad, la deja en el pasado, y para siempre. ¿Cómo? Pues en realidad el responsable de este beneficio no es exactamente Office 2007...

El responsable de que los formatos de documentos, hojas de cálculo y presentaciones, puedan ser leídos y editados en diferentes versiones de Office, es Open XML. Si bien Open XML es el nuevo formato por defecto de Microsoft Office 2007, no es necesario tener la versión 2007 de ese software para poder abrir y modificar esos archivos. Si de suites de ofimática de Microsoft se trata, es posible leer y editar documentos grabados en formato Open XML desde la versión 2000 de Microsoft Office en adelante. Para ello solo hay que instalar este add in gratuito para Office 2000, Office XP u Office 2003 (asegúrese de seleccionar el idioma correcto según el idioma de Office que tenga instalado). Es más, al día de hoy, no solamente Microsoft Office puede entender ese formato. Gracias a que el formato es abierto, y a que no es ni será necesario pagar ni un solo dólar para implementarlo, cualquiera puede implementarlo sin restricciones. Algunos ejemplos de otras aplicaciones son la edición Novell de Open Office, Corel WordPerfect Office, el iPhone y Gnumeric (hoja de cálculo). Una lista más completa de aplicaciones que soportan OpenXML (la gran mayoría no hechas por Microsoft) la encuentran aquí.

Entonces, dicho de otra manera:

Si grabo mis documentos en formato Open XML (el formato por defecto de Microsoft Office 2007), puedo estar seguro de que lo podrán leer y editar en versiones anteriores de Office (desde la versión 2000 en adelante, siempre que tengan instalado el paquete de compatibilidad que es gratuito) Para estar más seguro puedo tener ya los instaladores de dicho paquete grabados en mi llavero USB, para instalarlo fácilmente en la máquina destino en caso no lo tenga instalado.
No necesito tener Microsoft Office 2007 para disfrutar de los beneficios de Open XML. Si en mi organización hay una mezcla de Office 2000, Office XP y Office 2003, puedo instalar el paquete de compatibilidad y lograr que todos los documentos, hojas de cálculo y presentaciones sean desde ahora grabados en formato OpenXML. No perderé ninguna información y logro total compatibilidad.
Los dos puntos anteriores son ciertos inclusive si además de las versiones mencionadas de Microsoft Office utilice también Open Office, Word Perfect o alguna de las aplicaciones de esta lista.
¿Para qué tomarme la molestia de grabar en formato Open XML si grabando en formato "compatibilidad" ya puedo hacer que todos lean los documentos sin importar la versión de Office? Entre otras cosas porque en promedio los archivos en formato Open XML ocupan mucho menos espacio en disco que en los formatos usuales (históricos) de Office. Esto no solo ahorra espacio en disco sino ancho de banda al querer enviar por correo presentaciones y documentos extensos.
Finalmente, migrar a Open XML es una manera de preservar la "memoria institucional/personal" guardada en los miles de documentos Word, Excel y/o PowerPoint existentes en la empresa/casa producto seguramente de varios años de uso de Microsoft Office en sus diversas versiones. Para lograr una migración exitosa existe una herramienta gratuita que incluye guías prescriptivas y herramientas de evaluación del esfuerzo de migración. Esta herramienta se denomina Microsoft Office Migration Planning Manager. La pueden descargar de aquí (en inglés). Pueden leer documentación al respecto aquí (en inglés).

Prueben Open XML y nos comentan sus experiencias.