Blog EPM : ressource

PPS : Comment consolider le coût des ressources dans l’onglet Budget Cost

Franck Mercier — Tue, 26 Feb 2008 17:52:00 GMT

Une problématique revient souvent lors de la définition du coût global du projet. Comment consolider les coûts fixes du projet avec les coûts induits par les charges des ressources.

Voici les étapes à suivre pour paramétrer PPS afin de permettre l’intégration des coûts des ressources dans l’onglet « Budget Cost »

Paramétrage

Dans le menu « Settings », cliquez sur « Resource management puis sur Resource to cost level/center ». Définissez alors, en fonction de l’organisation, le niveau de consolidation des ressources au niveau des coûts. Dans l’exemple ci-dessous les coûts concernant les ressources DBA seront consolidés au niveau « Internal Labor ».

En bas de la page, cochez les cases permettant la conversion des charges en coûts puis cliquez sur le bouton « Set » :

Utilisation : Phase de Planification

Onglet Budget Cost

Renseignez l’onglet budget. Ne saisissez rien dans « Internal Labor »

Onglet Budget Resource

Dans l’onglet « Budget Resource », rajoutez une ressource puis cliquez sur « Convert »

Consolidation

Dans l’onglet « Budget Cost », le coût des ressources est alors intégré au niveau de la ligne « Internal labor » puis consolidé avec les autres coûts au niveau du projet

Utilisation : Phase opérationnelle

Le même principe sera mis en œuvre lors de la phase opérationnelle (Phase Manage du Workflow). Dans l'onglet "Resource Tracking", saisir le réalisé (ou synchroniser avec Project Server) de la ressource puis cliquez sur le bouton "Update". Ensuite Cliquez sur le bouton « Update » afin de convertir et d’exporter l’avancement, valorisé en devise, dans l’onglet « Cost Tracking ».

Budgets et coûts

Franck Mercier — Thu, 19 Apr 2007 10:32:00 GMT

Ressource budget et coût

Dans la solution EPM2007, les budgets et les coûts sont portés par un type de ressource bien précis. Ce nouveau type de ressource, permettra au Chef de projets de donner la définition des budgets ainsi que l’affectation de coûts, tel que l’achat d’équipements ou de prestations externes, pendant tout le cycle de vie du projet.

Création d’une ressource budget

Le type de ressource « Cost », est un nouveau type qui permet d’affecter des coûts sur une tâche, en plus des coûts résultants d’une affectation de ressource possédant un taux horaire.

Ce nouveau type de ressource peut être aussi défini comme une ressource budget. Ce qui permettra de définir un budget au niveau du projet. Par la suite, cela permettra de comparer le budget alloué au projet, aux dépenses réalisées tout au long du projet.

(Notez que les ressources budgets peuvent aussi bien être de type coût (Cost) que travail (Work)).

La création d’une ressource budget de type coût se fait directement dans le « Resource Center » de Project Web Access (PWA).

Cliquez sur le bouton « New » puis « Resource »

La page « New Resource » apparaît alors. Dans la section type, vous pouvez choisir le type de ressource à créer : « Work », « Material », ou « Cost ».

Ici, nous allons créer une ressource budget de type « Cost ». Dans la liste déroulante « Type », choisissez « Cost ». Puis cochez la case « Budget ».

Les ressources de type coût peuvent ensuite être associées à des champs d’entreprise afin de faciliter la création de rapports budgétaire où de les intégrer, via du développement, dans un système financier tiers.

Ci-dessous, un exemple de création d’une ressource pour piloter les budgets liés à l’équipement général. Nous appellerons cette ressource « Budget Equipement ($) »

(Le signe monétaire à la fin du nom permettra d’identifier rapidement cette ressource budgétaire comme étant du type coût)

Cette ressource sera associée à une valeur des champs personnalisés. Dans cet exemple, nous allons attribuer, à la ressource budgétaire, le type de dépense « Equipement »

(Le champ « Type de dépense » est un champ personnalisé de type ressource, qui a été créé dans le menu «Server Settings » de Project Web Access (PWA), et auquel une « Lookup Table », contenant des valeurs, lui a été associé)

Création d’une ressource coût

La ressource de type coût et non budget, permet la création d’une ressource permettant l’affectation de coûts directement sur les tâches du projet. Par exemple, nous allons créer une ressource « Achat Equipement » qui permettra de piloter les dépenses en équipement au cours d’un projet.

La création d’une ressource coût se fait comme n’importe quelle autre ressource, excepté qu’il faut bien définir son type sur la valeur «Cost » et ne pas cocher la case « Budget »

Affectation des Ressources Budget & Cost

Budget (Au niveau Projet)

La ressource budget ne peut s’affecter qu’au niveau de la tâche résumée du projet. Pour faire apparaître la tâche résumée d’un projet, cliquez sur le menu « Tools », « Options ». Dans l’onglet « View » cochez la case « Show Project Summary Task ».

La saisie des budgets s’effectue ensuite dans une table de type « Utilisation » via un affichage tel que « Task Usage » ou « Resource Usage » dans lequel les lignes budgets ont été rajoutées. Dans le cas où les lignes budgets ne sont pas affichées, faîtes un click droit sur la partie droite de l’affichage et cliquez sur « Détail Styles… »

La fenêtre suivante permet de rajouter des lignes à l’affichage. Vous pouvez sélectionner la ligne « Budget Cost » ainsi que toutes celles que vous souhaitez voir dans votre affichage. Pour une question de lisibilité, faîtes attention de ne pas surcharger l’écran.

Une fois votre affichage créé, positionnez vous sur la tâche résumée de votre projet (c’est normalement la première du projet). Cliquez sur le bouton afin d’y affecter vos ressources budgets. La fenêtre d’affectation apparaît alors. Utilisez les filtres, (dans le cas de nombreuses ressources), afin de ne faire apparaître que les ressources budgets.

Vous obtiendrez donc une vue avec uniquement vos ressources budgets.

Assurez-vous que la tâche résumée du projet soit bien sélectionnée. Choisissez ensuite vos ressources budgets et cliquez sur le bouton « Assign »

Il ne reste plus qu’à saisir dans la partie de droite, en face de chaque ressource, le budget alloué. Le budget peut être ventilé dans le temps. Avec les boutons de zoom , choisissez l’échelle de temps qui vous convient pour réaliser votre saisie. Ici, nous avons positionné le budget par trimestre.

Ensuite, un affichage peut être créé afin de comparer les budgets et les coûts sur la ligne résumée du projet.

Affectation des coûts (Au niveau tâche, résultat d’une affectation)

La ressource de type « Cost », comme la ressource de type « Work », s’affecte au niveau de la tâche. Dans la fenêtre « Assign resources », les coûts sont associés à la ressource de type coût. Les coûts pourront par la suite, comme pour les budgets, être modifiés dans une vue « utilisation » telle que « Task Usage » ou « Resource Usage »

Rapport sur les budgets

Afin de piloter les budgets de son projet, le Chef de projets peut facilement se créer des tableaux de bords dans son outil de planification. Avec les fonctions de filtre et de regroupement, il est facile de synthétiser les données de différentes manières afin d’en ressortir une information pertinente concernant les budgets alloués au projet et les coûts engendrés.

Ci-dessous, une vue présentant une comparaison entre les budgets alloués au projet et les dépenses réalisées au court de ce projet.

Cette vue a été obtenue à partir d’un affichage de type « Resource Usage » sur laquelle un regroupement a été appliqué. Les regroupements sont accessibles via le menu « Project », « Group by ».

Le regroupement est composé d’un champ standard et d’un champ personnalisé, qui permet d’identifier le type de dépense.

Ce type de vue peut être pratique lorsque que vous souhaitez piloter les budgets et les coûts d’un programme entier, constitué de plusieurs projets.

Sous PWA, dans le « Project Center », réalisez les regroupements que vous désirez. Placez ensuite le curseur sur le niveau de regroupement souhaitez, puis cliquez sur le bouton « Edit ».

Dans notre exemple, nous voulons pouvoir consulter et éventuellement modifier les budgets du programme « Beta ». En cliquant sur « Beta » puis sur le bouton « Edit », l’utilisateur ouvrira l’ensemble des 3 projets présents dans ce programme afin de les éditer. L’affichage créé précédemment présente maintenant les "Budgets/Coûts" ventilés par catégorie de l’ensemble du programme Béta.

Bien entendu, la solution EPM2007 est capable de générer des rapports budgétaires directement exploitable via PWA en utilisant la technologie OLAP.

Création d’une ressource équipe

Franck Mercier — Thu, 19 Apr 2007 10:31:00 GMT

Ce chapitre suppose que des champs d’entreprises ont déjà été crées et que des valeurs ont été définies pour le champ d’entreprise « Team Name » (Voir en annexe pour plus de détails).

Dans le « Resource Center », cliquez sur le bouton « New », puis « ressource ». Créez la ressource équipe de type « Work » et remplissez les autres champs comme une ressource normale. Dans la rubrique « Team Details », cochez la case « Team Assignment pool ». Puis dans le champ « Team Name », affecter la ressource à l’équipe désirée.

(L’idéal est de créer une « lookup Table », dans le menu « Serveur settings » de Project Web Access, contenant le nom des équipes. Puis cette « lookup table » sera associée au champ d’entreprise « Team Name ». On définira ce champ permettant la substitution de ressource générique en utilisant la fonction « Match », illustrée en page 4). => Voir en annexe pour la création d’un champ personnalisé.

Pour chacune des ressources nominatives appartenant à une équipe, renseignez le champ « Team Name », sans cocher la case « Team Assignment Pool ».

(Dans le « Resource Center » sélectionnez l’ensemble des ressources appartenant à l’équipe et utilisez la fonction « Bulk Edit » pour attribuer en une seule fois l’attribut équipe à l’ensemble des ressources sélectionnées.)

Affectation d’une Ressource Equipe

Demande d’une ressource équipe (Damien Cudel)

Une ressource Equipe s’affecte comme n’importe qu’elle autre ressource. Le scénario, ci-dessous, illustre l’affectation de la ressource « Equipe informatique » par Damien Cudel, Chef de projets R&D. Dans son projet, il exprime un besoin d’une ressource appartenant à l’équipe informatique dont le responsable est Franck Mercier.

Après publication du projet par Damien Cudel, le responsable de l’équipe informatique, Franck Mercier, reçoit alors les demandes d’affectations de son équipe.

Traitement de la demande (Franck Mercier)

Le responsable d’équipe voit directement dans sa section « My Work » de Project Web Access (PWA) les demandes en ressource de son équipe.

Dans la vue « My Work » de Franck Mercier et dans la colonne de droite, « Resource Name », est affichée la ressource affectée aux tâches. On peut y voir les tâches affectées à l’équipe informatique. Voici une vue affichant la synthèse des demandes en ressource informatique:

A partir de ces informations, le responsable de l’équipe informatique peut procéder aux affectations des membres de son équipe. Les affectations se feront directement à partir du « Project Center » de PWA via la fonction « Build Team ».

Affectation des ressources par le responsable d’équipe

A partir du "Project Center", le responsable d’équipe sélectionne le projet et clique sur l’icône « Build Team ». La fenêtre suivante apparaît et permet l’affectation de ressources dans l’équipe du projet sélectionné. Dans le tableau de droite, apparaît l’équipe projet, dont la ressource « Equipe Informatique ». Le responsable d’équipe coche la case en face de sa ressource d’équipe et clique sur le bouton « Match », pour n’afficher que les ressources de l’équipe informatique dans le tableau de gauche.

Ci-dessus, seule les ressources de l’équipe Informatique sont affichées. Afin de pouvoir affecter au mieux ses ressources, le responsable d’équipe peut sélectionner les membres de sont équipes (coche à gauche du nom des ressources) et cliquer sur le bouton « View Availability ». Le graphique de disponibilité, qui s'affiche dans une nouvelle fenêtre, permet de choisir la ressource en fonction de ses disponibilités:

Dans notre exemple, la ressource Thomas Lim est disponible pour travailler sur le projet « Sous Projet Collaboration ». Après avoir fermé la fenêtre du graphique de disponibilité des ressources, le responsable d’équipe va donc l’affecter dans l’équipe de ce projet. Le responsable d’équipe va sélectionner la ressource Thomas Lim (coche à gauche) et la ressource « Equipe Informatique » (à droite). Puis, il va remplacer la ressource en appuyant sur le bouton « Replace ».

Voici la composition finale de l’équipe projet:

Le responsable d’équipe valide en cliquant sur le bouton « Save »

Ouverture du projet par le Chef de projets R&D (Damien Cudel)

Le Chef de projets ouvre son projet dans l’outil de planification et peut ainsi voir la proposition faite par le responsable d’équipe.

Dans le cas où l’affectation ne conviendrait pas, le Chef de projets à juste à fermer sa planification sans la sauvegarder. Une simple publication du projet permet la validation de cette affectation.

Suivi de l’utilisation de l’affectation par le responsable d’équipe informatique (Franck Mercier).

Dans la vue « My Work » du responsable de l’équipe informatique Franck Mercier, tant que l’affectation de la ressource Thomas Lim n’a pas été validée par le Chef de projets R&D Damien Cudel, le responsable d’équipe Informatique aura la vue suivante avec pour nom de ressource le nom de l'équipe :

Après acceptation, et donc publication du projet par le Chef de projets R&D, de l’utilisation de la ressource « Thomas Lim », la vue est alors mise à jour :

Auto affectation sur une ressource équipe

Connexion avec un membre de l’équipe informatique (Christophe Fiessinger)

Les affectations sur la ressource équipe peuvent aussi être consultées et appropriées par les membres de l’équipe. Dans l’exemple suivant, la ressource Christophe Fiessinger, membre de l’équipe informatique, va s’affecter sur une tâche nécessitant l’intervention d’un des membres de cette équipe. Ici la demande a été faite par le responsable de la division R&D Marc Biarnes.

Dans la vue « My Work » de Christophe Fiessinger, sont affichées les tâches sur lesquelles ells sont directement affectées. En cliquant sur le bouton , la ressource peut consulter toutes les demandes faîtes à son Equipe. Dans cet exemple, Christophe a de la disponibilité pour travailler sur la tâche « Develop a plan and a schedule…. » du projet « Projet Collaboration ».

En cochant la case, à gauche du nom de la tâche, et en cliquant sur , Christophe s’affecte directement sur la tâche du projet « Projet Collaboration ». La tâche disparaît alors de la liste :

Et apparaît maintenant dans la liste des tâches de l’utilisateur. Christophe peut commencer à travailler et saisir du temps sur cette tâche.

Vue Chef de Division R&D (Marc Biarnes)

A l’ouverture du projet, le Chef de projets est prévenu des modifications réalisées sur son projet. Dans notre Exemple, Marc Biarnes, ouvre son projet « Projet Collaboration ». Un message le notifie de changements sur le projet. En cliquant sur le bouton « Yes », Marc peut consulter les modifications réalisées sur son projet. La fenêtre, ci-dessous, synthétise toutes les modifications. Grâces aux indicateurs disponibles dans la colonne information, il est facile de voir la nature exacte des modifications. On peut notamment y voir que c’est la ressource « Christophe Fiessinger », de l’équipe informatique, qui s’occupe de la tâche « Develop a plan…. »

Le Chef de projets détermine alors les tâches à valider au sein de sa planification en cochant les cases à gauche du nom des tâches. En cliquant sur le bouton « Preview », le chef de projet peut voir directement dans son interface Web les impacts des modifications, sans pour autant sauvegarder ou publier son projet. Ci-dessous, un exemple d’écran de prévisualisation des modifications. Les tâches modifiées son surlignées en jaune et sont représentées avec un lien hypertexte qui permet au Chef de projets d’avoir un maximum d’informations sur les tâches impactées.

Dans notre exemple, la fenêtre d’information nous confirme bien que l’affectation, concernant l’équipe informatique, est prise en charge par Christophe Fiessinger. Après validation des modifications par le Chef de projets, les informations sont intégrées dans la planification. Dans la planification de Marc Biarnes, la ressource « Equipe Informatique » a bien été remplacée par une ressource nominative de l’équipe Informatique. Dans notre exemple ici : « Christophe Fiessinger ».

Notez que le remplacement ne c’est fait sur la tâche que sur laquelle Christophe Fiessinger s’est auto affecté. Il reste donc une demande en cours du côté de l’équipe informatique à traiter.

Annexes

Nous allons voir comment créer une table de valeurs et l’associée au champ existant en standard, « Team Name ». Nous verrons aussi comment créer un champ d’entreprise.

Définition et création d’un champ d’entreprise

Connectez-vous sur PWA avec les droits d’administration nécessaire pour éditer et créer des champs d’entreprises. Cliquez sur « Server settings » puis sur « Enterprise Custom Field Definition ». La page, ci-dessous, s’affiche :

Vous pouvez constater 2 parties distinctes :

La partie supérieure « Enterprise Custom Fields », permet la définition des champs d’entreprises. Ces champs se retrouveront au niveau projet, ressource et tâche ainsi qu’au niveau du reporting (Cube OLAP dans « Data Analysis »). Les valeurs des champs d’entreprises peuvent provenir des tables de valeurs (« Lookup Tables »)
La partie inférieure « Lookup Tables for Custom Fields », permet la définition des valeurs, hiérarchiques ou non, qui pourront être partagées ensuite par les différents champs d’entreprises.

Création d’une table de valeurs (« Lookup Tables »)

Dans la partie inférieure de la page, cliquez sur "New Lookup Table". La page suivante apparaît :

Dans la section « Name », entrer le nom de votre table de valeurs. Dans notre exemple, nous allons saisir le nom « Equipe ». Choisissez le type de votre table de valeurs dans la section « Type ». Pour notre exemple, nous allons choisir « Text ». Définissez le masque de code de votre table de valeurs dans la section « Code Mask ». Dans notre exemple, nous allons définir une table de valeurs à 2 niveaux. Chaque niveau peut être de type différent. Ici, nous allons choisir « Characters » pour les 2 niveaux. Dans la section « Lookup Table », définissez les valeurs de votre table. Ici nous allons définir le nom des équipes présentes dans la société « Mutad ». Comme dans la section « Code Mask » nous avons défini 2 niveaux, nous allons donc créer un une table hiérarchique avec pour niveau 1, le nom de la société et pour niveau 2, le nom des équipes.

La définition des niveaux hiérarchiques s’effectue en sélectionnant les lignes de valeurs puis en utilisant les boutons .

Sauvegardez votre table en cliquant sur le bouton « Save ». La page « Custom Fields and Looktup Tables » s’affiche à nouveau.

Association de la table de valeurs au champ d’entreprise « Team Name »

Dans la partie supérieure de la page, dans le tableau « Enterprise Custom Fields », cliquez sur le champ d’entreprise « Team Name » (Team name est un champ présent par défaut). La page suivante apparaît :

Dans la section « Custom Attributes », cliquez sur « Lookup Table » et sélectionnez la table de valeurs souhaitée. Dans notre exemple, nous allons choisir la Table « Equipe » créée précédemment :

Si vous désirez utiliser ce champ pour effectuer des correspondances entre les ressources équipes et les ressources nominatives appartenant aux équipes, cochez la case « Use this field for matching generic resources ». Cliquez sur le bouton « Save »

Création d’un champ d’entreprise

Dans la partie supérieure de la page, cliquez sur le bouton . La page « New Custom Field » apparaît alors. Comme dans le chapitre précédent, renseignez les différentes sections. Notez qu’il est possible d’associer aussi bien une table de valeur qu’une formule de calcul en cochant « Formula » dans la section « Custom Attributes ». De plus, les valeurs des champs d’entreprises peuvent être associées à des indicateurs graphiques, paramétrables dans la section « Values to display » en cliquant sur « Graphical indicators ».La saisie du champ d’entreprise peut être rendue obligatoire en sélectionnant la valeur « Yes » de la section « Required ».