Blog EPM : coût

Intégrer un rapport RS dans les rapports PPS

Franck Mercier — Thu, 02 Apr 2009 09:58:00 GMT

Une des demandes qui revient de plus en plus fréquemment, c’est la possibilité d’inclure un ou plusieurs rapports personnalisés dés la phase de proposition d’idée.

Récemment, un rapport m’a été demandé, permettant de mettre rapidement en évidence la différence entre les dépenses et les bénéfices (type ROI).

Cet article décrit comment utiliser Reporting Service (Composant de SQL Server) afin de créer un rapport incluant les informations des bases de Portfolio Server.

Il faut savoir que par défaut, à partir du menu « Project report » d’une fiche Projet de PPS, l’application passe les paramètres suivants au serveur de rapport :

Il sera donc nécessaire que l’un de ces paramètres soit inclus dans votre rapport. Le plus souvent seul le paramètre « OriginalID » est nécessaire (et suffisant).

1/ création du rapport

Le Rapport va être créé avec Reporting Services 2005. Dans le menu « Start/All programs/Microsoft SQL Server 2005/SQL server Business Intelligence Development Studio ».

Vous pouvez au choix utiliser le guide de rapport ou créer directement votre rapport

A/ Requête d’extraction de données

Dans l’onglet « Data », renseignez la requête permettant d’extraire les données de la base

La requête utilisée et donnée à titre d’exemple est la suivante. Cette requête a été utilisée dans le cadre d’une démonstration et devra être adaptée à votre besoin et contexte :

SELECT

sfSTRUCTURE_ENTRIES.Name AS Proj_Name, hrORGANIZATION_HIERARCHY.Name AS [Level n], fnVALUES.Value, fnVALUES.Period, fnNAMES_1.Name AS Cost_Niv_Inf, fSTRUCTURE_ENTRIES_1.Name AS [Cost Center], fnVALUES.Granularity, fnNAMES_1.LevelID, fnLEVELS.Name AS Level_Name, fnLEVELS.ShortName, fnLEVELS.EntityType, fnLEVEL_RELATIONS.PrimaryLevelID, fnLEVEL_RELATIONS.SecondaryLevelID, sfSTRUCTURE_ENTRIES.OriginalID, sfSTRUCTURES.AccountID

FROM

fnVALUES INNER JOIN sfSTRUCTURE_ENTRIES INNER JOIN

sfSTRUCTURES ON sfSTRUCTURE_ENTRIES.StructureID = sfSTRUCTURES.ID INNER JOIN

hrGROUPS ON sfSTRUCTURES.InternalClassID = hrGROUPS.InternalClassID INNER JOIN

hrORGANIZATION_HIERARCHY ON hrGROUPS.ID = hrORGANIZATION_HIERARCHY.DefaultPortfolioID ON

fnVALUES.ProjectID = sfSTRUCTURE_ENTRIES.ID INNER JOIN

fnRELATIONS ON fnVALUES.EntityID = fnRELATIONS.ID INNER JOIN

fnNAMES AS fnNAMES_1 ON fnRELATIONS.SecondaryNameID = fnNAMES_1.ID INNER JOIN

sfSTRUCTURE_ENTRIES AS sfSTRUCTURE_ENTRIES_1 ON fnVALUES.CenterID = sfSTRUCTURE_ENTRIES_1.ID INNER JOIN

fnLEVELS ON fnNAMES_1.LevelID = fnLEVELS.ID INNER JOIN

fnLEVEL_RELATIONS ON fnLEVELS.ID = fnLEVEL_RELATIONS.PrimaryLevelID

WHERE

(sfSTRUCTURE_ENTRIES.SolutionID IS NULL) AND (sfSTRUCTURES.Name = N'projects') AND (fnVALUES.Type = N'cost' OR fnVALUES.Type = N'benefit') AND (fnVALUES.Granularity = @Granularity) AND (hrORGANIZATION_HIERARCHY.Name LIKE N'%') AND (sfSTRUCTURE_ENTRIES.OriginalID =@OriginalID)

ORDER BY

Proj_Name

Après la première exécution du rapport le data set se met à jour :

Note : Les 2 autres « DataSet Organisaton_Hierarchy_List »et « Project_List » retourne l’organisation et la liste des projets afin d’inclure éventuellement ces valeurs dans des listes déroulantes de paramètres du rapport. Ce sujet ne sera pas abordé dans ce document.

B/ Mise en forme du rapport

Paramètres du rapport

La requête une fois renseignée, nous allons passer au design du rapport. Le design se réalise dans l’onglet « Layout ».

Mais avant d’aller plus loin, il est nécessaire de définir les paramètres du rapport qui seront récupérées dans la requête précédemment crée. Cliquez sur « Report »/ «Report Parameters.. »

La fenêtre suivante apparaît :

2 paramètres ont été crées et reprit par la requête : Granularity et OriginalID.

Par exemple, le paramètre « granularity » est une liste de valeur Texte associé à une valeur entière permettant de définir la période du rapport (Année, trimestre ou mois)

Design

Dans ce rapport j’ai utilisé 2 objets « Matrix » afin d’obtenir le rendu désiré.

Ensuite j’ai rajouté les lignes et les colonnes nécessaires afin d’obtenir le rendu souhaité (click droit sur la matrice pour rajouter des lignes ou des colonnes). Dans les propriétés de la matrice, dans l’onglet « Groups », il est possible de définir très précisément les propriétés des lignes et des colonnes.

Ci-dessous, un exemple de ma matrice

La deuxième matrice me permet d’afficher constamment la différence entre les coûts et bénéfice, afin de conserver une vision d’ensemble du ROI, même si la première matrice descend très finement dans l’arborescence des lignes de dépenses et de bénéfices.

Mots clés Technorati : Rapport,ROI,Reporting Services,Portfolio,PPS,RS,OPEX,CAPEX

Une fois le rapport terminé, il est possible de le pré visualiser en cliquant sur l’onglet « Preview ». Il est ensuite possible de publier le rapport sur le serveur Reporting Services.

Mais avant, il est nécessaire de définir l’adresse de publication dans les propriétés du rapport

Dans la fenêtre « Solution Explorer » faîtes un clique droit sur le nom de votre rapport et cliquez sur « Propriétés ».

La fenêtre suivante apparaît :

Cette fenêtre permet de définir l’adresse du serveur ainsi que le répertoire cible de publication. Par défaut, PPS est associé au répertoire « Reports ». Les rapports publiés dans ce répertoire seront visible dans l’onglet « Project reports » dans la fiche de projet de Project Portfolio.

Une fois publié, le rapport est disponible à partir de l’interface du serveur de rapports :

Cette liste de rapports est celle qui sera visible dans la fiche projet de PPS.

Si on clique sur notre rapport « Project_ROI », on peut en avoir l’aperçu :

Si vous avez autorisé la notion de « Drill down » dans votre patrice, il sera alors possible de descendre plus bas dans l’arborescence des lignes de dépenses et bénéfices (afin de répondre à des demandes de rapports type OPEX/CAPEX)

Bien entendu, le rapport apparaît aussi dans la fiche projet côté Portfolio Server :

PPS : Comment consolider le coût des ressources dans l’onglet Budget Cost

Franck Mercier — Tue, 26 Feb 2008 17:52:00 GMT

Une problématique revient souvent lors de la définition du coût global du projet. Comment consolider les coûts fixes du projet avec les coûts induits par les charges des ressources.

Voici les étapes à suivre pour paramétrer PPS afin de permettre l’intégration des coûts des ressources dans l’onglet « Budget Cost »

Paramétrage

Dans le menu « Settings », cliquez sur « Resource management puis sur Resource to cost level/center ». Définissez alors, en fonction de l’organisation, le niveau de consolidation des ressources au niveau des coûts. Dans l’exemple ci-dessous les coûts concernant les ressources DBA seront consolidés au niveau « Internal Labor ».

En bas de la page, cochez les cases permettant la conversion des charges en coûts puis cliquez sur le bouton « Set » :

Utilisation : Phase de Planification

Onglet Budget Cost

Renseignez l’onglet budget. Ne saisissez rien dans « Internal Labor »

Onglet Budget Resource

Dans l’onglet « Budget Resource », rajoutez une ressource puis cliquez sur « Convert »

Consolidation

Dans l’onglet « Budget Cost », le coût des ressources est alors intégré au niveau de la ligne « Internal labor » puis consolidé avec les autres coûts au niveau du projet

Utilisation : Phase opérationnelle

Le même principe sera mis en œuvre lors de la phase opérationnelle (Phase Manage du Workflow). Dans l'onglet "Resource Tracking", saisir le réalisé (ou synchroniser avec Project Server) de la ressource puis cliquez sur le bouton "Update". Ensuite Cliquez sur le bouton « Update » afin de convertir et d’exporter l’avancement, valorisé en devise, dans l’onglet « Cost Tracking ».

Budgets et coûts

Franck Mercier — Thu, 19 Apr 2007 10:32:00 GMT

Ressource budget et coût

Dans la solution EPM2007, les budgets et les coûts sont portés par un type de ressource bien précis. Ce nouveau type de ressource, permettra au Chef de projets de donner la définition des budgets ainsi que l’affectation de coûts, tel que l’achat d’équipements ou de prestations externes, pendant tout le cycle de vie du projet.

Création d’une ressource budget

Le type de ressource « Cost », est un nouveau type qui permet d’affecter des coûts sur une tâche, en plus des coûts résultants d’une affectation de ressource possédant un taux horaire.

Ce nouveau type de ressource peut être aussi défini comme une ressource budget. Ce qui permettra de définir un budget au niveau du projet. Par la suite, cela permettra de comparer le budget alloué au projet, aux dépenses réalisées tout au long du projet.

(Notez que les ressources budgets peuvent aussi bien être de type coût (Cost) que travail (Work)).

La création d’une ressource budget de type coût se fait directement dans le « Resource Center » de Project Web Access (PWA).

Cliquez sur le bouton « New » puis « Resource »

La page « New Resource » apparaît alors. Dans la section type, vous pouvez choisir le type de ressource à créer : « Work », « Material », ou « Cost ».

Ici, nous allons créer une ressource budget de type « Cost ». Dans la liste déroulante « Type », choisissez « Cost ». Puis cochez la case « Budget ».

Les ressources de type coût peuvent ensuite être associées à des champs d’entreprise afin de faciliter la création de rapports budgétaire où de les intégrer, via du développement, dans un système financier tiers.

Ci-dessous, un exemple de création d’une ressource pour piloter les budgets liés à l’équipement général. Nous appellerons cette ressource « Budget Equipement ($) »

(Le signe monétaire à la fin du nom permettra d’identifier rapidement cette ressource budgétaire comme étant du type coût)

Cette ressource sera associée à une valeur des champs personnalisés. Dans cet exemple, nous allons attribuer, à la ressource budgétaire, le type de dépense « Equipement »

(Le champ « Type de dépense » est un champ personnalisé de type ressource, qui a été créé dans le menu «Server Settings » de Project Web Access (PWA), et auquel une « Lookup Table », contenant des valeurs, lui a été associé)

Création d’une ressource coût

La ressource de type coût et non budget, permet la création d’une ressource permettant l’affectation de coûts directement sur les tâches du projet. Par exemple, nous allons créer une ressource « Achat Equipement » qui permettra de piloter les dépenses en équipement au cours d’un projet.

La création d’une ressource coût se fait comme n’importe quelle autre ressource, excepté qu’il faut bien définir son type sur la valeur «Cost » et ne pas cocher la case « Budget »

Affectation des Ressources Budget & Cost

Budget (Au niveau Projet)

La ressource budget ne peut s’affecter qu’au niveau de la tâche résumée du projet. Pour faire apparaître la tâche résumée d’un projet, cliquez sur le menu « Tools », « Options ». Dans l’onglet « View » cochez la case « Show Project Summary Task ».

La saisie des budgets s’effectue ensuite dans une table de type « Utilisation » via un affichage tel que « Task Usage » ou « Resource Usage » dans lequel les lignes budgets ont été rajoutées. Dans le cas où les lignes budgets ne sont pas affichées, faîtes un click droit sur la partie droite de l’affichage et cliquez sur « Détail Styles… »

La fenêtre suivante permet de rajouter des lignes à l’affichage. Vous pouvez sélectionner la ligne « Budget Cost » ainsi que toutes celles que vous souhaitez voir dans votre affichage. Pour une question de lisibilité, faîtes attention de ne pas surcharger l’écran.

Une fois votre affichage créé, positionnez vous sur la tâche résumée de votre projet (c’est normalement la première du projet). Cliquez sur le bouton afin d’y affecter vos ressources budgets. La fenêtre d’affectation apparaît alors. Utilisez les filtres, (dans le cas de nombreuses ressources), afin de ne faire apparaître que les ressources budgets.

Vous obtiendrez donc une vue avec uniquement vos ressources budgets.

Assurez-vous que la tâche résumée du projet soit bien sélectionnée. Choisissez ensuite vos ressources budgets et cliquez sur le bouton « Assign »

Il ne reste plus qu’à saisir dans la partie de droite, en face de chaque ressource, le budget alloué. Le budget peut être ventilé dans le temps. Avec les boutons de zoom , choisissez l’échelle de temps qui vous convient pour réaliser votre saisie. Ici, nous avons positionné le budget par trimestre.

Ensuite, un affichage peut être créé afin de comparer les budgets et les coûts sur la ligne résumée du projet.

Affectation des coûts (Au niveau tâche, résultat d’une affectation)

La ressource de type « Cost », comme la ressource de type « Work », s’affecte au niveau de la tâche. Dans la fenêtre « Assign resources », les coûts sont associés à la ressource de type coût. Les coûts pourront par la suite, comme pour les budgets, être modifiés dans une vue « utilisation » telle que « Task Usage » ou « Resource Usage »

Rapport sur les budgets

Afin de piloter les budgets de son projet, le Chef de projets peut facilement se créer des tableaux de bords dans son outil de planification. Avec les fonctions de filtre et de regroupement, il est facile de synthétiser les données de différentes manières afin d’en ressortir une information pertinente concernant les budgets alloués au projet et les coûts engendrés.

Ci-dessous, une vue présentant une comparaison entre les budgets alloués au projet et les dépenses réalisées au court de ce projet.

Cette vue a été obtenue à partir d’un affichage de type « Resource Usage » sur laquelle un regroupement a été appliqué. Les regroupements sont accessibles via le menu « Project », « Group by ».

Le regroupement est composé d’un champ standard et d’un champ personnalisé, qui permet d’identifier le type de dépense.

Ce type de vue peut être pratique lorsque que vous souhaitez piloter les budgets et les coûts d’un programme entier, constitué de plusieurs projets.

Sous PWA, dans le « Project Center », réalisez les regroupements que vous désirez. Placez ensuite le curseur sur le niveau de regroupement souhaitez, puis cliquez sur le bouton « Edit ».

Dans notre exemple, nous voulons pouvoir consulter et éventuellement modifier les budgets du programme « Beta ». En cliquant sur « Beta » puis sur le bouton « Edit », l’utilisateur ouvrira l’ensemble des 3 projets présents dans ce programme afin de les éditer. L’affichage créé précédemment présente maintenant les "Budgets/Coûts" ventilés par catégorie de l’ensemble du programme Béta.

Bien entendu, la solution EPM2007 est capable de générer des rapports budgétaires directement exploitable via PWA en utilisant la technologie OLAP.