Blog EPM : Project

Saga Microsoft Project

Franck Mercier — Tue, 24 Nov 2009 14:23:09 GMT

Après de nombreuses demandes de votre part, voici enfin tous les épisodes de la saga Project:

http://www.microsoft.com/france/office/project/webcasts/saga-project.aspx

Tout arrive à point……….

Project Professional 2007: Trucs et astuces

Franck Mercier — Fri, 30 Oct 2009 12:40:02 GMT

Voici l’épisode 12 de la saga Project. J’ai décidé de la postée car elle comporte des informations que l’on m’a souvent demandées ou des réponses à des questions telles que la création des projets maîtres (Master Plan). Ce sont divers trucs et astuces autour de la solution de management de projets, Microsoft Project Professional 2007, qui sont présentées dans cette vidéo.

Etant donné que les vidéos doivent être limitées en temps pour une diffusion web, cette vidéo a été découpée en 4 parties:

Project 2007: Trucs et astuces partie 1

Project 2007: Trucs et astuces partie 2

Project 2007: Trucs et astuces partie 3

Project 2007: Trucs et astuces partie 4

Saga Project 2007

Franck Mercier — Mon, 12 Oct 2009 10:38:40 GMT

Bonjour,

Je viens de terminer une série de 12 vidéos sur le solution de planification Project Professional 2007.

Le 1er chapitre permet la prise en main de la solution en 1h. Les 4 autres chapitres permettent un perfectionnement autour de la solution.

Voici le détail de cette saga:

- Chapitre 1 : Initialiser mon projet

Episode 1 : Débuter un projet (modèle et guide de projet)

Episode 2 : Gestion des ressources 1 – depuis démarrage du projet avec initialisation des ressources (budget, coûts…)

Episode 3 : Gestion des ressources 2 – modèle pré chargé en ressources

Episode 4 : Gestion des budgets et des coûts

Episode 5 : Les marges – indicateurs graphiques

- Chapitre 2 : Reprise de l’existant

Episode 6 : Migrer mon projet d’Excel à Project

- Chapitre 3 : Communication

Episode 7 : La communication avec les rapports visuels

Episode 8 : gestion de projets collaborative : avec Microsoft SharePoint et Microsoft Project Server 2007

Episode 9 : la communication avancée avec Project Server (Introduction à la notion de Cube Olap…)

- Chapitre 4 : Project en cours

Episode 10 : Gestion de l’avancement avec Project

Episode 11 : Gestion de l’avancement au sein de la solution Project Server 2007

- Chapitre 5 : Trucs et Astuces

Episode 12 : Trucs et Astuces et erreurs fréquentes

Les 5 premiers épisodes sont disponibles ici:

http://www.microsoft.com/france/vision/Technet-tv/Webcast.aspx?eid=55a3c607-b7a9-4bc4-8619-725d5a888306

EPM2010: Nouveautés sur la gestion des ressources

Franck Mercier — Mon, 12 Oct 2009 06:23:00 GMT

Les copies d’écrans de cet article ont été prises dans la version Technical Refresh. L’interface continuera à évoluer jusqu’à la version finale.

Une des nouveautés de la solution Project Server 2010 réside dans la gestion des ressources et plus particulièrement dans la gestion de la sur-affectation et la résolution des conflits d’utilisation des ressources via la nouvelle fonctionnalité qu’est le « Team Planner ». Après sauvegarde et publication des projets dans Project Server, une nouvelle icônes apparaît dans la colonne information afin de signaler la sur affectation des ressources.

L’intérêt d’avoir une solution centralisée est clairement démontrée dans ce cas de figure. Le pool de ressource partagé permet non seulement de gérer le plan de charge des ressources mais aussi de générer des alertes en cas de sur affectation des ressources.

La solution 2010 propose de nouveaux outils offrant une aide à la décision pour les chefs de projets ou responsable de ressource afin d’essayer de résoudre au mieux les problèmes liés aux sur-affectations. Un simple clic droit sur l’icône de sur-affectation permet d’obtenir contextuellement de nombreuses options :

En sélectionnant « Fix in Task Inspector », un volet apparaît sur la gauche de l’écran et propose plusieurs outils d’aide à la décision :

Nous allons utiliser la nouvelle fonctionnalité qu’est le « Team Planner ». Ci-dessous, voici une représentation graphique de la charge de la ressource. Les zones rouges représentent les sur-affectations de la ressource, même si celles-ci sont générées par des affectations au sein de projets différents :

En cliquant sur le plus, à gauche du nom de la ressource, la vue est étendue afin d’avoir plus de détails sur les affections :

Bien que, « Other projets and commitments », n’est pas en tant que telle une information super utile J, la solution 2010 permet cependant, pas un double clic sur la ligne « Other projets and commitments », de récupérer les informations détaillées des affectations. Après avoir cliqué sur « Yes » pour confirmer la demande !!

Après validation, on récupère donc les noms des différents projets qui génèrent la sur-affectation. Dans notre cas, ce sont les projets « TPCM » et « C_Projet» qui utilisent la ressource au même moment que le projet « FDS ».

Dans le cas où le chef de projet a les droits nécessaires pour ouvrir les projets dans Project Professional 2010, il peut alors utiliser le « Team planner » pour redistribuer graphiquement les tâches à la ressource. Il suffit d’ouvrir les projets individuellement dans Project Professional 2010, il n’est pas nécessaire de faire un master plan !

Ci-dessous, le chef de projets peut ouvrir les projets « FDS » et « TPCM ». Les tâches modifiables directement à partir du « Team planner » apparaissent alors en couleur foncée. Seule la tâche du projet « C_Project » ne peut être déplacée :

Ci-dessous, un exemple de modification des tâches des 2 projets ouverts :

Dans le cas où le chef de projets à les droits nécessaires pour ouvrir et éditer les 3 projets, il peut donc, à partir du « Team planner » redistribuer les tâches et modifier ainsi les 3 projets, directement à partir de l’interface graphique. Ci-dessous, le chef de projets a réussi à corriger les problèmes de sur-affectation de la ressource, via l’interface graphique du « Team Planner »

En cas de travail réel

Ci-dessous une copie d’écran un projet contenant du travail réel (représenté par la barre noire) ainsi qu’une ressource en sur-affectation :

La vue « Team Planner » de ce projet tient compte du travail réel et représente la tâche en 2 blocs distincts. Il suffit de laisser la souris sur chacun des blocs pour voir une bulle d’information apparaître. Ci-dessous, les informations sur le travail réel (Actual Work):

La vue ci-dessus, fait apparaître une surcharge de travail sur la fin de la tâche recette et une autre tâche d’un autre projet.

Ci-dessous, l’information sur le travail restant (remaining work)

Directement dans le « Team Planner », il est possible de déplacer la partie de la tâche dans laquelle il reste du travail à effectuer. Cela permet de fractionner la tâche très facilement :

Ci-dessous, la conséquence du fractionnement dans une vue Gantt :

Aperçu de la solution de planification Project 2010

Franck Mercier — Thu, 24 Sep 2009 12:53:00 GMT

Les copies d’écrans de ce post ont été prises dans la version Technical Refresh. L’interface continuera à évoluer jusqu’à la version finale.

Nouveautés de l’interface utilisateur

La solution de planification Project 2010 apporte de nombreuses nouveautés sur l’interface graphique permettant d’améliorer sensiblement l’expérience utilisateur.

Le ruban

L’interface utilisateur de Project 2010 a complètement été revue et mise à jour par rapport aux autres applications Office. Le ruban remplace donc les anciens menus et permet ainsi une meilleure utilisation de Project. Les différentes commandes sont organisées en groupes logiques et permet un accès rapide et intuitif aux différentes fonctionnalités. Que l’on modifie des propriétés du projet, des tâches ou des ressources, le ruban proposera contextuellement les fonctionnalités nécessaires au travail en court. Ci-dessous, 2 exemples d’onglets du ruban :

L’onglet tâche :

L’onglet Ressource :

L’interface de gestion des fichiers

En cliquant sur le bouton , la nouvelle interface de gestion des fichiers apparaît. Cet espace graphique permet la sauvegarde des documents, la gestion des comptes de connexion à la solution Project Server 2010, la gestion des modèles, etc….

Cet espace contient toutes les fonctions de l’ancien menu « Fichiers » , plus la commande « Options » qui était auparavant dans le menu « Outils ».

Accessibilité

La plupart des commandes les plus utilisées sont accessibles contextuellement par un simple clic droit de la souris.

Nouvelles options d’affichages

Accès rapide aux principales tables d’affichages

La nouvelle interface de Project 2010 propose une option de zoom commandé graphiquement ainsi qu’un accès rapide aux différentes vues. Cette fonctionnalité se trouve dans le coin inférieure droit de l’interface :

Planification d’équipe (Team Planner)

Un nouvel affichage de la solution Project 2010 permet maintenant la planification par les ressources. L’entrée principale de cet affichage est la ressource, sur laquelle on affecta les tâches, par simple glissé/déposé. Cet affichage permet de voir rapidement la charge des ressources sur un projet, et identifier graphiquement les périodes de sur-utilisation (en rouge par défaut). Il est ainsi possible de redéfinir les affectations directement à partir de cet affichage :

Après planification par les ressources, voici un aperçu de la planification dans la vue Gantt :

La ligne de temps

Project 2010 apporte une nouvelle fonctionnalité de génération de rapport avec la ligne de temps. Cette ligne de temps permet de créer rapidement une vue synthétique des projets, en choisissant quelles tâches, jalons ou phases que l’on souhaite voir apparaitre dans une vue chronologique :

L’ajout d’un élément du diagramme de Gantt dans la ligne de temps se fait par un simple clic droit :

Une fois la ligne de temps créée, il sera possible de l’exporter nativement dans un mail où dans une présentation PowerPoint, via une fonction disponible dans le ruban.

Personnalisation des affichages

Ajout de nouvelles colonnes

L’ajout de nouvelles colonnes se fait de manière plus naturelle. Dans une table de vue, un simple clic sur l’entête de colonne « Add new column », permet l’ajout d’une nouvelle colonne. Entrez alors le nom de la nouvelle colonne et le type de cette dernière sera automatiquement déterminé par le type de valeur saisie dans les cellules de la nouvelle colonne (Texte, devise, nombre,….)

Planification manuelle

Il n’est pas rare de voir Excel utilisé pour la planification des projets, car les utilisateurs apprécient la souplesse de ce produit et le fait qu’aucune contrainte de planification soit imposée sur les tâches, surtout au démarrage d’une nouvelle planification. Afin de répondre à cette demande de planification « libre », la solution de planification Project 2010 propose un nouveau mode de planification, sans contrainte imposée par un le moteur de planification. Ce dernier peut être activé ou non, au niveau de la tâche ou du projet, à la demande du chef de projets.

Avec cette nouvelle fonctionnalité, l’expérience utilisateur en terme de planification sera encore améliorée, et bénéficiera de toute la souplesse d’Excel couplé à la puissance de planification de Project. Un chef de projets pourra alors définir une tâche comme dans les versions précédentes, mais pourra aussi définir dans un premier temps, qu’une durée ou juste une date début ou une date fin. Il sera aussi possible d’entrer uniquement le nom des tâches sans pour autant être obligé de donner plus d’information. Ceci peut être utilise quand le chef de projet se trouve en phase de préséance et doit dresser la liste des tâches du projet.

Ci-dessous, un exemple de diagramme de Gantt avec les différentes options de planification :

Dans l’ordre du diagramme de Gantt :

· Une tâche normale

· Une tâche Manuelle

· Une tâche avec uniquement une date de début

· Une tâche avec uniquement une date de fin

· 2 tâches et 1 jalon avec uniquement une notion de durée (aucune date définie)

Tâche inactive

La nouvelle interface de Project 2010 permet maintenant de rendre une tâche du diagramme de Gantt Inactive. Cela permet soit de désactiver une tâche du projet temporairement, soit conserver une trace des tâches que l’on souhaite supprimer du projet après la sauvegarde de la planification initiale (baseline) :

Ci-dessous, 2 exemples d’impact d’une tâche inactive :

· Dans le cas de tâche dans une planification manuelle :

· Dans le cas d’une tâche dans une planification automatique

Notez que dans ce cas-là, la notion de prédécesseur n’existe plus et les tâches dépendantes de la tâches inactives sont alors re-planifié depuis la date de début du projet.

Planification de phase en mode « Top-Down »

La nouvelle méthode de planification, la méthode manuelle, peut aussi s’appliquer sur une tâche récapitulative. Ceci permet de définir la durée une phase dans un premier temps, puis de planifier le détail par la suite.

Ci-dessous, la phase TPCM à une durée de 25 jours, cependant, le détail de cette phase ne fait pas 25 jours. Au niveau de la phase, dans le diagramme de Gantt, l’écart est représenté graphiquement.

Si les tâches de la phase viennent à dépasser la date de fin prévue au niveau de la phase, alors la représentation de la durée des tâches apparaît sous forme de ligne rouge, juste en dessous de la représentation de la phase dans le diagramme de Gantt.

Ci-dessous, notez l’impact d’une tâche inactive dans une approche « Top-Down »

Vidéo: Présentation de la solution Project Professional 2010

Franck Mercier — Thu, 24 Sep 2009 11:52:00 GMT

Voici une vidéo présentant les principales nouveautés de la future version de l’outil de planification Project Professional 2010. Ci dessous, un listing non exhaustif des principales nouveautés:

Implémentation du ruban Office
Planification “libre” => Free Form Scheduling
Moteur de planification automatique ou manuel
Nouveau rapport en “ligne de temps” => Timeline
Approche “top down” de la planification par phase
Planification par les ressources => “Team Planner”
Ajout de colonne personnalisée améliorée

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Etant encore à un an avant la sortie de la version finale, l’interface utilisateur peut être encore soumise à changement.

Utilisation de l'authentification par formulaire

Franck Mercier — Mon, 18 Aug 2008 13:03:25 GMT

Dans une organisation, cohabite souvent des ressources internes (employés de la société) avec des ressources externes (consultants, CDD,...) pour lesquelles les administrateurs des systèmes d'informations ne veulent pas faire d'entrées, même provisoire, dans les annuaires d'entreprise (Active directory). Il est cependant fréquent, en gestion de projets, de devoir faire intervenir dans la même équipe des ressources internes et externes.

Afin de répondre à ces contraintes sur les ressources, la solution Enterprise Project Management (EPM) propose 2 méthodes d'authentification, basées soit sur un annuaire type active directory soit une authentification interne à la solution, appelée authentification par formulaire. Ce post traite de cette dernière méthode.

L'article sur TechNet est très complet mais nécessite quelques précisions. Ce post suppose que vous avez pris connaissance de l’article et ne fait que le compléter.

Le premier point d’attention est lors de la création d’un nouveau fichier XML pour de nouveaux utilisateurs (pas de migration). Pour utiliser la commande afin de créer un nouveau fichier en partant de zéro, il faut utiliser la syntaxe suivante : PjFormsAuthUpgrade.exe -createemptyusersfile -usersfile users.xml

Ensuite, il se peut que vous obteniez l’erreur “Not specified” en appliquant la syntaxe suivante: PjFormsAuthUpgrade.exe -log forms.log –url http://localhost/pwa -usersfile users.xml. Pour corriger le problème il suffit d’inverser les paramètres de la ligne de commande en indiquant l’URL à la fin de la syntaxe: PjFormsAuthUpgrade.exe -log c:\forms.log -usersfile users.xml –url http://localhost/pwa

Hormis ces 2 points d’attention, il est aisé de créer une authentification par formulaire sur une instance de Project Serveur existante.

Affichage en jours dans "Mes Tâches"

Franck Mercier — Thu, 14 Aug 2008 17:36:47 GMT

Il se peut que la web part ne conserve pas l'affichage en jour après paramétrage, et affiche toujours des heures alors que le comportement est celui d'un paramétrage en jour. Autrement dit, l'affichage est en heure dans "Mes tâches" et lorsque l'on saisi "1" pour une heure (vu que l'affichage est en heure :)), après un recalcule, la web part affiche 8h.

Ce comportement est du aux options d'affichage de date et l’utilisation de « l’affichage chronologique »

Pour afficher correctement les jours dans la web part, voici les étapes à suivre:

· Aves les droits administrateur, connectez vous à Project Web Access (PWA):

· Cliquez sur « Mes Tâches »

· En haut à droite de la page, cliquez sur « Actions du site » puis sur « Modifier la page »

· A droite, sur un des bandeaux jaunes de la web part « Mes Tâches », un bouton « Modifier » apparait. Cliquez dessus et sélectionnez « Modifier le composant WebPart partagé »

· Un volet s’ouvre sur la droite. Cliquez sur le signe « + » à gauche de « Project Web Access »

· Dans la liste déroulante « Format de date », sélectionnez « Mois/Jour ». La web part « Mes tâches » s’affiche alors en jour :

Reporting avec Project Serveur: Création d'une courbe en S

Franck Mercier — Mon, 26 May 2008 09:11:00 GMT

Dans le cadre du pilotage de projets, la génération de rapports est un des axes important et permet aux chefs de projets de piloter et communiquer efficacement autour de ses projets. Cette génération de rapports doit être faite aussi bien au niveau du projet qu'au niveau du portefeuille de projets.

La solution EPM propose un outil puissant, souple et facilement paramétrable, permettant de créer rapidement tous types de rapports, des plus simples au plus complexes sur tous les niveaux de la structure programme.

Ci-dessous, un exemple de création d’un rapport pouvant être utilisé dans les analyses de valeurs acquises (Earn value) :

Création d’une courbe en S

1/ Connectez vous en tant qu’administrateur sur le serveur Project.

2/ Cliquez sur le menu « admin » puis sur « gérer les affichages » à gauche de l’écran.

3/ Cliquez sur « Ajouter un affichage » puis sélectionnez « Analyseur de porte document ».

4/ Faîtes glisser le champ « Travail » dans la partie principale du tableau croisé dynamique (La partie en jaune). Faîtes ensuite glisser la dimension « Temps » dans la partie gauche du tableau (La partie verte). Vous devez obtenir un graphique similaire à celui-ci dessous :

5/ Cliquez sur l’icône calculette au dessus du tableau croisé dynamique. La boîte de dialogue des « commandes et options » apparaît. Dans le champ Nom (ou Name), donnez un nom au champ calculé. Entrez la formule suivante :

Sum(PeriodsToDate([Time].[Tout]),Work) (Pour une version US, entrez la formule suivante : Sum(PeriodsToDate([Time].[All]),Work) ). Dans la solution 2007, remplacez le paramètre [All] par [Year].

Cliquez sur le bonton “Change”

6/ Faîtes un click droit sur le graphique et sélectionnez “Commandes et options”.

7/ Dans l’onglet « Général », sélectionnez « Espace graphique »(Chart Workspace) de la liste déroulante « select ».

8/ Cliquez sur l’onglet “Séries et Groupes”

9/ Dans la partie supérieure de la boîte de dialogue, sélectionnez le champ calculé, puis cliquez sur «Ok »

10/ Dans la partie inférieure de la boîte de dialogue, un nouveau groupe (Ici, c’est le groupe « 2 »)

11/ Dans la liste déroulante “Position des axes”, sélectionnez « Droite », puis cliquez sur « Ajouter »

Vous devez obtenir le graphique ci dessous:

12/ Dans la fenêtre “Commands et Options”, cliquez sur l’onglet « Général », puis sélectionnez le champ calculé dans la liste déroulante.

13/ Cliquez ensuite sur l’onglet “Type”. Sélectionnez un Type « Courbe »

Vous obtiendrez le rapport suivant:

Utilisation des deliverables

Franck Mercier — Fri, 07 Dec 2007 15:09:28 GMT

Introduction

La solution EPM 2007 introduit comme nouveauté la notion de « deliverable ». Cela permet, en standard, la création de « tâches/jalon » partageables entre des projets de différents niveaux hiérarchiques ou de différents services. Les informations de ces « delivrables » sont alors disponibles sur le site collaboratif du projet ou du programme.

Cette nouvelle fonctionnalité permet un pilotage des livrables directement à partir de l’interface web. Ci-dessous, sont présentés les différentes étapes de création d’un livrable d’un projet ainsi que la création d’une dépendance, dans un autre projet, sur ce livrable. Cette illustration présente la fonctionnalité disponible en standard et sans aucune personnalisation de la solution.

Création d’un « delivrable » dans un projet

Après avoir créé publié un projet avec Microsoft Project Professional, cliquez sur le menu « Collaborate » et sélectionnez « Manage Deliverables »

Les informations concernant la création des « delivrables » apparaissent dans la partie gauche du diagramme de Gantt. Cliquez sur « Add new deliverable » en bas à gauche de l’écran.

Sélectionnez, dans le diagramme de Gantt, la tâche que vous voulez créer comme étant un « Deliverable ». Puis cochez la case « Link to selected task » et enfin cliquez sur « Done »

Dans notre Exemple, le chef de programme, créé des « delivrables » dans le programme « Programme Beta », afin d’informer ses chefs de projets des contraintes de dates de début et de fin des différents projets et sous projets.

Sélectionnez la tache directement sur le diagramme de Gantt

Après avoir défini tous les « deliverable », le diagramme de Gantt ressemblera à la vue ci dessous. Dans la vue Gantt, des icones rouges indiquent visuellement quelles tâches ont été exposées en tant que « deliverable ». Dans la partie gauche, une liste énumère l’ensemble des « deliverables » du projet.

Cette liste est active et permet d’agir directement sur les propriétés des « deliverables »

Il est possible de consulter les « deliverables » en dehors du projet, via l’interface Web, soit en cliquant sur « Edit in browser… », soit directement via l’interface web.

Sur le web aussi, les propriétés des « deliverables » sont éditables. Ce qui permet, lors d’un comité de pilotage, de statuer sur les dates clefs d’un projet ou programme et de les modifier directement, sans passer par l’outil de planification.

Après modification sur le web, le Chef de projets se tient informé de toutes modifications de ses « déliverables » ou dépendances, en cliquant sur le bouton « Get Updates »

Après avoir reçu les mises à jour, un indicateur apparaît lorsqu’une modification sur un « déliverables » ou dépendances a eu lieu.

Créer une dépendance sur un « deliverable »

Avant de pouvoir créer une dépendance sur un « deliverable », il faut d’abord créer un projet que l’on va sauvegarder sur le serveur EPM. Dans notre exemple, le projet sera vide, mais de nombreux autres scénarios sont possibles.

Lors de l’enregistrement du projet, il est possible de définir une « hiérarchie programme » lors de la création de l’espace de travail relatif au projet. Cet espace de travail pourra recevoir toutes les documentations, remontées de problèmes ou tout autre aspect collaboratif du projet.

Ci-dessous on décide de créer un sous projet au « Programme Beta », que l’on nommera « Projet Beta Equipe 1 », on inclura son espace de travail en tant qu’espace fils du programme Beta.

Note : Cette fenêtre apparaît si l’utilisateur possède le droit suivant au niveau du serveur EPM2007:

Une fois le projet enregistré, le Chef de projets va créer 2 jalons « Début » et « Fin ». Ces jalons vont permettre la création des dépendances avec les livrables.

Ensuite, il va créer les dépendances en cliquant sur le menu « Collaborate » puis « Manage Dependencies on Deliverables ».

La fenêtre suivante apparaît et permet l’ajout de dépendances via le lien « Add new dependency »

Une boite de dialogue apparaît et permet de sélectionner le projet sur lequel on désire créer un lien de dépendance.

Une fois le projet sélectionné, la fenêtre affiche la liste de tous les « deliverables » sur lesquels le Chef de projets peut se rattacher et ainsi créer une dépendance logique entre les 2 projets.

En cliquant dans la liste sur un des « déliverables », ses informations apparaissent.

Dans le diagramme de Gantt, sélectionnez une tâche sur laquelle vous souhaitez faire la dépendance. Cochez ensuite la case « Link to selected task » puis cliquez sur « Done ».

La dépendance est alors représentée en jaune sur le diagramme de Gantt. L’affichage de gauche affiche alors toutes les dépendances du projet.

Voici une vue Gantt après avoir rajouté une autre dépendance dans le projet.

Le Chef de projets va maintenant « caller » les dates de ses jalons sur les dates des dépendances. Plusieurs méthodes sont possibles. Dans notre exemple, nous allons rajouter la colonne « Deliverable Finish » dans notre vue, puis nous allons copier les dates des « deliverables » à la place des dates « Finish » de nos 2 jalons.

Pour ajouter une colonne dans la vue en cours, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un entête de colonne puis cliquez sur « Insert Column… ». Sélectionnez la colonne « Deliverable Finish ».

Voici le diagramme de Gantt après avoir « callé » les dates des jalons sur les dates des dépendances.

En affichant la tâche résumée du projet, le Chef de projets obtiendra des informations complémentaires sur l’ensemble du projet.

Pour afficher la tâche résumée du projet, cliquez sur le menu « Tools », « Options », puis dans l’onglet « View », cochez la case « Show project summary task ».

Voici la vue Gantt avec la tâche résumée du projet.

Maintenant, le Chef de projets peut détailler les tâches du sous projet, sachant qu’il connaît les contraintes de dates imposées par le programme.

Pour insérer une tâche, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne de la tâche, puis cliquez sur « New Task ».

Après avoir insérez autant de tâches que nécessaires voici un exemple du diagramme de Gantt que l’on peut obtenir. Dans cet exemple, le Chef de projets a bien respecté les dates imposées par le responsable du programme Beta.

Notez qu’après publication de ce projet, il sera bien sûr possible d’y rajouter des « deliverables ».

Ici, le Chef de projets a rajouté un « deliverable » sur la tâche « Livraison pour le programme beta ». Ceci permettra au responsable de programme de connaître la date de livraison prévue et ainsi, de créer une dépendance sur cette date.

Exemples de rapports

Grace à l’ouverture du modèle de données de la solution EPM 2007, il est possible de réaliser tout type de rapport sur les « déliverables ». Ci-dessous, voici des exemples de rapports personnalisés, créés avec « Reporting Services », composant natif de Microsoft SQL serveur.

Le rapport ci-dessous est un rapport unique, par projet, qui synthétise tous les « déliverables » d’un projet. De plus, il affiche le nom du responsable du projet ainsi que les noms des responsables des dépendances.

En cliquant sur le signe plus à gauche du nom du « déliverable », la liste de ses dépendances est affichée.

Le rapport présenté ci-dessous est un rapport multiple qui affichera tous les « deliverables » de tous les projets. En cliquant sur le nom du « deliverable », la liste des dépendances s’affichera dans un autre rapport.

En cliquant sur la tâche « Fin Réalisation Equipe 2 » sur le rapport ci-dessus, on obtient la liste des dépendances sur cette tâche dans le rapport ci-dessous :

Budgets et coûts

Franck Mercier — Thu, 19 Apr 2007 10:32:00 GMT

Ressource budget et coût

Dans la solution EPM2007, les budgets et les coûts sont portés par un type de ressource bien précis. Ce nouveau type de ressource, permettra au Chef de projets de donner la définition des budgets ainsi que l’affectation de coûts, tel que l’achat d’équipements ou de prestations externes, pendant tout le cycle de vie du projet.

Création d’une ressource budget

Le type de ressource « Cost », est un nouveau type qui permet d’affecter des coûts sur une tâche, en plus des coûts résultants d’une affectation de ressource possédant un taux horaire.

Ce nouveau type de ressource peut être aussi défini comme une ressource budget. Ce qui permettra de définir un budget au niveau du projet. Par la suite, cela permettra de comparer le budget alloué au projet, aux dépenses réalisées tout au long du projet.

(Notez que les ressources budgets peuvent aussi bien être de type coût (Cost) que travail (Work)).

La création d’une ressource budget de type coût se fait directement dans le « Resource Center » de Project Web Access (PWA).

Cliquez sur le bouton « New » puis « Resource »

La page « New Resource » apparaît alors. Dans la section type, vous pouvez choisir le type de ressource à créer : « Work », « Material », ou « Cost ».

Ici, nous allons créer une ressource budget de type « Cost ». Dans la liste déroulante « Type », choisissez « Cost ». Puis cochez la case « Budget ».

Les ressources de type coût peuvent ensuite être associées à des champs d’entreprise afin de faciliter la création de rapports budgétaire où de les intégrer, via du développement, dans un système financier tiers.

Ci-dessous, un exemple de création d’une ressource pour piloter les budgets liés à l’équipement général. Nous appellerons cette ressource « Budget Equipement ($) »

(Le signe monétaire à la fin du nom permettra d’identifier rapidement cette ressource budgétaire comme étant du type coût)

Cette ressource sera associée à une valeur des champs personnalisés. Dans cet exemple, nous allons attribuer, à la ressource budgétaire, le type de dépense « Equipement »

(Le champ « Type de dépense » est un champ personnalisé de type ressource, qui a été créé dans le menu «Server Settings » de Project Web Access (PWA), et auquel une « Lookup Table », contenant des valeurs, lui a été associé)

Création d’une ressource coût

La ressource de type coût et non budget, permet la création d’une ressource permettant l’affectation de coûts directement sur les tâches du projet. Par exemple, nous allons créer une ressource « Achat Equipement » qui permettra de piloter les dépenses en équipement au cours d’un projet.

La création d’une ressource coût se fait comme n’importe quelle autre ressource, excepté qu’il faut bien définir son type sur la valeur «Cost » et ne pas cocher la case « Budget »

Affectation des Ressources Budget & Cost

Budget (Au niveau Projet)

La ressource budget ne peut s’affecter qu’au niveau de la tâche résumée du projet. Pour faire apparaître la tâche résumée d’un projet, cliquez sur le menu « Tools », « Options ». Dans l’onglet « View » cochez la case « Show Project Summary Task ».

La saisie des budgets s’effectue ensuite dans une table de type « Utilisation » via un affichage tel que « Task Usage » ou « Resource Usage » dans lequel les lignes budgets ont été rajoutées. Dans le cas où les lignes budgets ne sont pas affichées, faîtes un click droit sur la partie droite de l’affichage et cliquez sur « Détail Styles… »

La fenêtre suivante permet de rajouter des lignes à l’affichage. Vous pouvez sélectionner la ligne « Budget Cost » ainsi que toutes celles que vous souhaitez voir dans votre affichage. Pour une question de lisibilité, faîtes attention de ne pas surcharger l’écran.

Une fois votre affichage créé, positionnez vous sur la tâche résumée de votre projet (c’est normalement la première du projet). Cliquez sur le bouton afin d’y affecter vos ressources budgets. La fenêtre d’affectation apparaît alors. Utilisez les filtres, (dans le cas de nombreuses ressources), afin de ne faire apparaître que les ressources budgets.

Vous obtiendrez donc une vue avec uniquement vos ressources budgets.

Assurez-vous que la tâche résumée du projet soit bien sélectionnée. Choisissez ensuite vos ressources budgets et cliquez sur le bouton « Assign »

Il ne reste plus qu’à saisir dans la partie de droite, en face de chaque ressource, le budget alloué. Le budget peut être ventilé dans le temps. Avec les boutons de zoom , choisissez l’échelle de temps qui vous convient pour réaliser votre saisie. Ici, nous avons positionné le budget par trimestre.

Ensuite, un affichage peut être créé afin de comparer les budgets et les coûts sur la ligne résumée du projet.

Affectation des coûts (Au niveau tâche, résultat d’une affectation)

La ressource de type « Cost », comme la ressource de type « Work », s’affecte au niveau de la tâche. Dans la fenêtre « Assign resources », les coûts sont associés à la ressource de type coût. Les coûts pourront par la suite, comme pour les budgets, être modifiés dans une vue « utilisation » telle que « Task Usage » ou « Resource Usage »

Rapport sur les budgets

Afin de piloter les budgets de son projet, le Chef de projets peut facilement se créer des tableaux de bords dans son outil de planification. Avec les fonctions de filtre et de regroupement, il est facile de synthétiser les données de différentes manières afin d’en ressortir une information pertinente concernant les budgets alloués au projet et les coûts engendrés.

Ci-dessous, une vue présentant une comparaison entre les budgets alloués au projet et les dépenses réalisées au court de ce projet.

Cette vue a été obtenue à partir d’un affichage de type « Resource Usage » sur laquelle un regroupement a été appliqué. Les regroupements sont accessibles via le menu « Project », « Group by ».

Le regroupement est composé d’un champ standard et d’un champ personnalisé, qui permet d’identifier le type de dépense.

Ce type de vue peut être pratique lorsque que vous souhaitez piloter les budgets et les coûts d’un programme entier, constitué de plusieurs projets.

Sous PWA, dans le « Project Center », réalisez les regroupements que vous désirez. Placez ensuite le curseur sur le niveau de regroupement souhaitez, puis cliquez sur le bouton « Edit ».

Dans notre exemple, nous voulons pouvoir consulter et éventuellement modifier les budgets du programme « Beta ». En cliquant sur « Beta » puis sur le bouton « Edit », l’utilisateur ouvrira l’ensemble des 3 projets présents dans ce programme afin de les éditer. L’affichage créé précédemment présente maintenant les "Budgets/Coûts" ventilés par catégorie de l’ensemble du programme Béta.

Bien entendu, la solution EPM2007 est capable de générer des rapports budgétaires directement exploitable via PWA en utilisant la technologie OLAP.

Création d’une ressource équipe

Franck Mercier — Thu, 19 Apr 2007 10:31:00 GMT

Ce chapitre suppose que des champs d’entreprises ont déjà été crées et que des valeurs ont été définies pour le champ d’entreprise « Team Name » (Voir en annexe pour plus de détails).

Dans le « Resource Center », cliquez sur le bouton « New », puis « ressource ». Créez la ressource équipe de type « Work » et remplissez les autres champs comme une ressource normale. Dans la rubrique « Team Details », cochez la case « Team Assignment pool ». Puis dans le champ « Team Name », affecter la ressource à l’équipe désirée.

(L’idéal est de créer une « lookup Table », dans le menu « Serveur settings » de Project Web Access, contenant le nom des équipes. Puis cette « lookup table » sera associée au champ d’entreprise « Team Name ». On définira ce champ permettant la substitution de ressource générique en utilisant la fonction « Match », illustrée en page 4). => Voir en annexe pour la création d’un champ personnalisé.

Pour chacune des ressources nominatives appartenant à une équipe, renseignez le champ « Team Name », sans cocher la case « Team Assignment Pool ».

(Dans le « Resource Center » sélectionnez l’ensemble des ressources appartenant à l’équipe et utilisez la fonction « Bulk Edit » pour attribuer en une seule fois l’attribut équipe à l’ensemble des ressources sélectionnées.)

Affectation d’une Ressource Equipe

Demande d’une ressource équipe (Damien Cudel)

Une ressource Equipe s’affecte comme n’importe qu’elle autre ressource. Le scénario, ci-dessous, illustre l’affectation de la ressource « Equipe informatique » par Damien Cudel, Chef de projets R&D. Dans son projet, il exprime un besoin d’une ressource appartenant à l’équipe informatique dont le responsable est Franck Mercier.

Après publication du projet par Damien Cudel, le responsable de l’équipe informatique, Franck Mercier, reçoit alors les demandes d’affectations de son équipe.

Traitement de la demande (Franck Mercier)

Le responsable d’équipe voit directement dans sa section « My Work » de Project Web Access (PWA) les demandes en ressource de son équipe.

Dans la vue « My Work » de Franck Mercier et dans la colonne de droite, « Resource Name », est affichée la ressource affectée aux tâches. On peut y voir les tâches affectées à l’équipe informatique. Voici une vue affichant la synthèse des demandes en ressource informatique:

A partir de ces informations, le responsable de l’équipe informatique peut procéder aux affectations des membres de son équipe. Les affectations se feront directement à partir du « Project Center » de PWA via la fonction « Build Team ».

Affectation des ressources par le responsable d’équipe

A partir du "Project Center", le responsable d’équipe sélectionne le projet et clique sur l’icône « Build Team ». La fenêtre suivante apparaît et permet l’affectation de ressources dans l’équipe du projet sélectionné. Dans le tableau de droite, apparaît l’équipe projet, dont la ressource « Equipe Informatique ». Le responsable d’équipe coche la case en face de sa ressource d’équipe et clique sur le bouton « Match », pour n’afficher que les ressources de l’équipe informatique dans le tableau de gauche.

Ci-dessus, seule les ressources de l’équipe Informatique sont affichées. Afin de pouvoir affecter au mieux ses ressources, le responsable d’équipe peut sélectionner les membres de sont équipes (coche à gauche du nom des ressources) et cliquer sur le bouton « View Availability ». Le graphique de disponibilité, qui s'affiche dans une nouvelle fenêtre, permet de choisir la ressource en fonction de ses disponibilités:

Dans notre exemple, la ressource Thomas Lim est disponible pour travailler sur le projet « Sous Projet Collaboration ». Après avoir fermé la fenêtre du graphique de disponibilité des ressources, le responsable d’équipe va donc l’affecter dans l’équipe de ce projet. Le responsable d’équipe va sélectionner la ressource Thomas Lim (coche à gauche) et la ressource « Equipe Informatique » (à droite). Puis, il va remplacer la ressource en appuyant sur le bouton « Replace ».

Voici la composition finale de l’équipe projet:

Le responsable d’équipe valide en cliquant sur le bouton « Save »

Ouverture du projet par le Chef de projets R&D (Damien Cudel)

Le Chef de projets ouvre son projet dans l’outil de planification et peut ainsi voir la proposition faite par le responsable d’équipe.

Dans le cas où l’affectation ne conviendrait pas, le Chef de projets à juste à fermer sa planification sans la sauvegarder. Une simple publication du projet permet la validation de cette affectation.

Suivi de l’utilisation de l’affectation par le responsable d’équipe informatique (Franck Mercier).

Dans la vue « My Work » du responsable de l’équipe informatique Franck Mercier, tant que l’affectation de la ressource Thomas Lim n’a pas été validée par le Chef de projets R&D Damien Cudel, le responsable d’équipe Informatique aura la vue suivante avec pour nom de ressource le nom de l'équipe :

Après acceptation, et donc publication du projet par le Chef de projets R&D, de l’utilisation de la ressource « Thomas Lim », la vue est alors mise à jour :

Auto affectation sur une ressource équipe

Connexion avec un membre de l’équipe informatique (Christophe Fiessinger)

Les affectations sur la ressource équipe peuvent aussi être consultées et appropriées par les membres de l’équipe. Dans l’exemple suivant, la ressource Christophe Fiessinger, membre de l’équipe informatique, va s’affecter sur une tâche nécessitant l’intervention d’un des membres de cette équipe. Ici la demande a été faite par le responsable de la division R&D Marc Biarnes.

Dans la vue « My Work » de Christophe Fiessinger, sont affichées les tâches sur lesquelles ells sont directement affectées. En cliquant sur le bouton , la ressource peut consulter toutes les demandes faîtes à son Equipe. Dans cet exemple, Christophe a de la disponibilité pour travailler sur la tâche « Develop a plan and a schedule…. » du projet « Projet Collaboration ».

En cochant la case, à gauche du nom de la tâche, et en cliquant sur , Christophe s’affecte directement sur la tâche du projet « Projet Collaboration ». La tâche disparaît alors de la liste :

Et apparaît maintenant dans la liste des tâches de l’utilisateur. Christophe peut commencer à travailler et saisir du temps sur cette tâche.

Vue Chef de Division R&D (Marc Biarnes)

A l’ouverture du projet, le Chef de projets est prévenu des modifications réalisées sur son projet. Dans notre Exemple, Marc Biarnes, ouvre son projet « Projet Collaboration ». Un message le notifie de changements sur le projet. En cliquant sur le bouton « Yes », Marc peut consulter les modifications réalisées sur son projet. La fenêtre, ci-dessous, synthétise toutes les modifications. Grâces aux indicateurs disponibles dans la colonne information, il est facile de voir la nature exacte des modifications. On peut notamment y voir que c’est la ressource « Christophe Fiessinger », de l’équipe informatique, qui s’occupe de la tâche « Develop a plan…. »

Le Chef de projets détermine alors les tâches à valider au sein de sa planification en cochant les cases à gauche du nom des tâches. En cliquant sur le bouton « Preview », le chef de projet peut voir directement dans son interface Web les impacts des modifications, sans pour autant sauvegarder ou publier son projet. Ci-dessous, un exemple d’écran de prévisualisation des modifications. Les tâches modifiées son surlignées en jaune et sont représentées avec un lien hypertexte qui permet au Chef de projets d’avoir un maximum d’informations sur les tâches impactées.

Dans notre exemple, la fenêtre d’information nous confirme bien que l’affectation, concernant l’équipe informatique, est prise en charge par Christophe Fiessinger. Après validation des modifications par le Chef de projets, les informations sont intégrées dans la planification. Dans la planification de Marc Biarnes, la ressource « Equipe Informatique » a bien été remplacée par une ressource nominative de l’équipe Informatique. Dans notre exemple ici : « Christophe Fiessinger ».

Notez que le remplacement ne c’est fait sur la tâche que sur laquelle Christophe Fiessinger s’est auto affecté. Il reste donc une demande en cours du côté de l’équipe informatique à traiter.

Annexes

Nous allons voir comment créer une table de valeurs et l’associée au champ existant en standard, « Team Name ». Nous verrons aussi comment créer un champ d’entreprise.

Définition et création d’un champ d’entreprise

Connectez-vous sur PWA avec les droits d’administration nécessaire pour éditer et créer des champs d’entreprises. Cliquez sur « Server settings » puis sur « Enterprise Custom Field Definition ». La page, ci-dessous, s’affiche :

Vous pouvez constater 2 parties distinctes :

La partie supérieure « Enterprise Custom Fields », permet la définition des champs d’entreprises. Ces champs se retrouveront au niveau projet, ressource et tâche ainsi qu’au niveau du reporting (Cube OLAP dans « Data Analysis »). Les valeurs des champs d’entreprises peuvent provenir des tables de valeurs (« Lookup Tables »)
La partie inférieure « Lookup Tables for Custom Fields », permet la définition des valeurs, hiérarchiques ou non, qui pourront être partagées ensuite par les différents champs d’entreprises.

Création d’une table de valeurs (« Lookup Tables »)

Dans la partie inférieure de la page, cliquez sur "New Lookup Table". La page suivante apparaît :

Dans la section « Name », entrer le nom de votre table de valeurs. Dans notre exemple, nous allons saisir le nom « Equipe ». Choisissez le type de votre table de valeurs dans la section « Type ». Pour notre exemple, nous allons choisir « Text ». Définissez le masque de code de votre table de valeurs dans la section « Code Mask ». Dans notre exemple, nous allons définir une table de valeurs à 2 niveaux. Chaque niveau peut être de type différent. Ici, nous allons choisir « Characters » pour les 2 niveaux. Dans la section « Lookup Table », définissez les valeurs de votre table. Ici nous allons définir le nom des équipes présentes dans la société « Mutad ». Comme dans la section « Code Mask » nous avons défini 2 niveaux, nous allons donc créer un une table hiérarchique avec pour niveau 1, le nom de la société et pour niveau 2, le nom des équipes.

La définition des niveaux hiérarchiques s’effectue en sélectionnant les lignes de valeurs puis en utilisant les boutons .

Sauvegardez votre table en cliquant sur le bouton « Save ». La page « Custom Fields and Looktup Tables » s’affiche à nouveau.

Association de la table de valeurs au champ d’entreprise « Team Name »

Dans la partie supérieure de la page, dans le tableau « Enterprise Custom Fields », cliquez sur le champ d’entreprise « Team Name » (Team name est un champ présent par défaut). La page suivante apparaît :

Dans la section « Custom Attributes », cliquez sur « Lookup Table » et sélectionnez la table de valeurs souhaitée. Dans notre exemple, nous allons choisir la Table « Equipe » créée précédemment :

Si vous désirez utiliser ce champ pour effectuer des correspondances entre les ressources équipes et les ressources nominatives appartenant aux équipes, cochez la case « Use this field for matching generic resources ». Cliquez sur le bouton « Save »

Création d’un champ d’entreprise

Dans la partie supérieure de la page, cliquez sur le bouton . La page « New Custom Field » apparaît alors. Comme dans le chapitre précédent, renseignez les différentes sections. Notez qu’il est possible d’associer aussi bien une table de valeur qu’une formule de calcul en cochant « Formula » dans la section « Custom Attributes ». De plus, les valeurs des champs d’entreprises peuvent être associées à des indicateurs graphiques, paramétrables dans la section « Values to display » en cliquant sur « Graphical indicators ».La saisie du champ d’entreprise peut être rendue obligatoire en sélectionnant la valeur « Yes » de la section « Required ».

Comment utiliser le Workflow de MOSS avec EPM2007

Franck Mercier — Thu, 19 Apr 2007 10:24:00 GMT

Pré-requis

Afin d’utiliser les projets « proposals » avec les Workflows par défaut, il est nécessaire d’installer Microsoft Office SharePoint Server (MOSS).

Paramétrages de la solution EPM

1. Modifiez le fichier “Config file” qui se trouve dans le dossier Inetpub\wwwroot\wss\VirtualDirectories\80\. Rajoutez la ligne suivante entre les bornes <appSettings> : ATTENTION, respectez bien la casse dans ce fichier (le « k » du mot key est en minuscule) :

<appSettings>
<add key="ProposalSpecialAccount" value=" EPM2007\franmer" />
</appSettings>

2. Créez un compte spécial (par exemple: EPM2007\framer), et le rajouter dans un groupe avec les droits suivants :

· Log on
· Change Project State

(Cet utilisateur peut aussi être rajouté dans le groupe par défaut : « Proposal Reviewers security group

3. Sous PWA, cliquez sur « Server Settings » puis dans la rubrique « Operational Policies », cliquez sur « Additional Server Settings ». Dans la fenêtre qui vient de s’ouvrir, en bas de la page, cliquez sur « Yes » sous la question « Is the state field governed by an external workflow ? ».

Illustration

Création de la proposition

Connectez-vous sous PWA et cliquez sur le lien à gauche « Proposals and Activities »

· Cliquez sur le bouton « New » puis « Proposal ». La fenêtre suivante apparaît :

· Renseignez alors les champs nécessaires de votre nouvelle proposition. Puis sauvegardez là en cliquant sur le bouton « Save ».

· Notez maintenant, dans la partie « Summary Information » de la proposition, une nouvelle rubrique qui vient d’apparaître :

Workflow autour de la proposition

Cliquez sur le nouveau lien qui vient d’apparaître « Click here to view the workflow status and worklow activities ».

· Une nouvelle fenêtre apparaît avec les propriétés du Worklow :

A pA partir de cette fenêtre, plusieurs fonctions sont possibles comme rajouter des actions aux Workflow « Update active tasks » ou des acteurs « Add or udpate approvers ».

· Dans la rubrique « Tasks », une tâche est assignée à Franck Mercier. En cliquant sur le lien « Please approve My Prop » la fenêtre suivante apparaît :

· L’utilisateur peut alors approuver ou rejeter la tâche. Ici nous allons approuver la tâche en cliquant sur le bouton « Approve ». La fenêtre suivante apparaît alors :

· Etant donné que le Worklow était constitué d’une seule tâche qui vient d’être approuvée, le Worflow est ainsi terminé. Le statut est passé à « Approved ». (en haut de la page).

· Sous PWA, cliquez sur le menu « Proposals and Activities ». Vous pouvez maintenant constater, dans le champ « State », que la proposition a été approuvée.