Utilisation de l'authentification par formulaire

Dans une organisation, cohabite souvent des ressources internes (employés de la société) avec des ressources externes (consultants, CDD,...) pour lesquelles les administrateurs des systèmes d'informations ne veulent pas faire d'entrées, même provisoire, dans les annuaires d'entreprise (Active directory). Il est cependant fréquent, en gestion de projets, de devoir faire intervenir dans la même équipe des ressources internes et externes.

Afin de répondre à ces contraintes sur les ressources, la solution Enterprise Project Management (EPM) propose 2 méthodes d'authentification, basées soit sur un annuaire type active directory soit une authentification interne à la solution, appelée authentification par formulaire. Ce post traite de cette dernière méthode.

L'article sur TechNet est très complet mais nécessite quelques précisions. Ce post suppose que vous avez pris connaissance de l’article et ne fait que le compléter.

• Le premier point d’attention est lors de la création d’un nouveau fichier XML pour de nouveaux utilisateurs (pas de migration). Pour utiliser la commande afin de créer un nouveau fichier en partant de zéro, il faut utiliser la syntaxe suivante : PjFormsAuthUpgrade.exe -createemptyusersfile -usersfile users.xml

• Ensuite, il se peut que vous obteniez l’erreur “Not specified” en appliquant la syntaxe suivante: PjFormsAuthUpgrade.exe -log forms.log –url http://localhost/pwa -usersfile users.xml. Pour corriger le problème il suffit d’inverser les paramètres de la ligne de commande en indiquant l’URL à la fin de la syntaxe: PjFormsAuthUpgrade.exe -log c:\forms.log -usersfile users.xml –url http://localhost/pwa

Hormis ces 2 points d’attention, il est aisé de créer une authentification par formulaire sur une instance de Project Serveur existante.

Affichage en jours dans "Mes Tâches"

Il se peut que la web part ne conserve pas l'affichage en jour après paramétrage, et affiche toujours des heures alors que le comportement est celui d'un paramétrage en jour. Autrement dit, l'affichage est en heure dans "Mes tâches" et lorsque l'on saisi "1" pour une heure (vu que l'affichage est en heure :)), après un recalcule, la web part affiche 8h.

Ce comportement est du aux options d'affichage de date et l’utilisation de « l’affichage chronologique »

Pour afficher correctement les jours dans la web part, voici les étapes à suivre:

· Aves les droits administrateur, connectez vous à Project Web Access (PWA):

· Cliquez sur « Mes Tâches »

· En haut à droite de la page, cliquez sur « Actions du site »  puis sur « Modifier la page »

· A droite, sur un des bandeaux jaunes de la web part « Mes Tâches », un bouton « Modifier » apparait. Cliquez dessus et sélectionnez « Modifier le composant WebPart partagé »

· Un volet s’ouvre sur la droite. Cliquez sur le signe « + » à gauche de « Project Web Access »

· Dans la liste déroulante « Format de date », sélectionnez « Mois/Jour ». La web part « Mes tâches » s’affiche alors en jour :

Rajouter un modèle de site WSS

Afin de rationaliser et simplifier les communications autour de ses projets, le chef de projets peut être amené à mettre un place un système de partage d’information. Ce partage d’information peut aussi bien concerner des documents (livrables) que des remontées d’incidents, la gestion des risques ou des communications ponctuelles sur le déroulement du projet.

La solution EPM propose une telle fonctionnalité en standard et peut être étendue afin de répondre plus précisément aux besoins des chefs de projets.

Ce post explique comment rajouter un modèle de site WSS dans les paramètres de mise en service de l’espace de travail de projet

Par défaut, après installation de Project Serveur 2007, les espaces de travail sont créés en utilisant le modèle par défaut « Espace de travail Microsoft Office Project ».

Voici la procédure permettant de rajouter des modèles de site dans la liste déroulante d’espace de travail par défaut.

A partir de Project Professional 2007, publier un projet (vide par exemple) en choisissant l’option de création du site de travail (site WSS) (Menu Fichier/Publier)

Connectez-vous sur le site de Project Web Access, puis allez dans le centre de projets. Sélectionnez le projet nouvellement publié, puis dans le menu « Atteindre », cliquez sur « Espace de travail du projet ».

Le site de travail par défaut s’ouvre alors :

Laissez la fenêtre du site de travail ouvert et revenez sur le site de Project Web Access (PWA).

Cliquez sur « Paramètres du serveur », puis sur « Espaces de travail de projet ». Sélectionnez le projet puis cliquez sur « Modifier l’adresse du site ». Sélectionnez « Supprimer l’URL du site SharePoint » puis cliquez sur « OK »  et encore sur « OK » sur la fenêtre de confirmation.

Revenez sur le site WSS ouvert Précédemment. Dans le cas où vous avez fermé les fenêtres Internet Explorer, le site WSS se retrouve à partir de la page d’accueil PWA en cliquant sur le lien « Liens sites SharePoint ».

Personnalisez votre site WSS en rajoutant des web parts à partir du menu « Actions du site » :

Voici un exemple de personnalisation simple :

Nous allons maintenant enregistrer ce site comme modèle de site

Dans le menu « Actions du site » cliquez sur « Paramètres du site » puis « Enregistrer le site en tant que modèle » :

La fenêtre suivante apparaît. Renseignez le nom que vous souhaitez donner à votre modèle puis cliquez sur « Ok » :

La fenêtre suivante apparaît :

Cliquez sur le lien « Galerie de modèles de sites » :

Cliquez sur le nom du modèle, puis cliquez sur « Enregistrer ». Enregistrez ce fichier dans un dossier sur le serveur Project Serveur :

Dans une invite DOS, positionnez vous dans le répertoire « C:\Program Files\Fichiers communs\Microsoft Shared\web server extensions\12\BIN » puis tapez la commande suivante :

Stsadm.exe –o addtemplate –filename « c:\temp\test.stp » -title « test »

Redémarrez IIS en tapant la ligne de commande iisreset :

Connectez-vous à nouveau à PWA. Dans le menu « Paramètres du serveur » cliquez sur « Paramètres de mise en service de l'espace de travail de projet ». Le nouveau modèle de site apparaît dans la liste déroulante :

Pour tester le nouveau site, publier un nouveau projet. Sous PWA, allez dans le « Centre de projets » :

Cliquez sur « Atteindre », « Espace de travail du projet »

Le projet est alors associé au nouveau site de travail :

Reporting avec Project Serveur: Création d'une courbe en S

Dans le cadre du pilotage de projets, la génération de rapports est un des axes important et permet aux chefs de projets de piloter et communiquer efficacement autour de ses projets. Cette génération de rapports doit être faite aussi bien au niveau du projet qu'au niveau du portefeuille de projets.

La solution EPM propose un outil puissant, souple et facilement paramétrable, permettant de créer rapidement tous types de rapports, des plus simples au plus complexes sur tous les niveaux de la structure programme.

Ci-dessous, un exemple de création d’un rapport pouvant être utilisé dans les analyses de valeurs acquises (Earn value) :

Création d’une courbe en S

1/ Connectez vous en tant qu’administrateur sur le serveur Project.

2/ Cliquez sur le menu « admin » puis sur « gérer les affichages » à gauche de l’écran.

3/ Cliquez sur « Ajouter un affichage » puis sélectionnez « Analyseur de porte document ».

4/ Faîtes glisser le champ « Travail » dans la partie principale du tableau croisé dynamique (La partie en jaune). Faîtes ensuite glisser la dimension « Temps » dans la partie gauche du tableau (La partie verte). Vous devez obtenir un graphique similaire à celui-ci dessous :

5/ Cliquez sur l’icône calculette au dessus du tableau croisé dynamique. La boîte de dialogue des « commandes et options » apparaît. Dans le champ Nom (ou Name), donnez un nom au champ calculé. Entrez la formule suivante :

Sum(PeriodsToDate([Time].[Tout]),Work) (Pour une version US, entrez la formule suivante : Sum(PeriodsToDate([Time].[All]),Work) ). Dans la solution 2007, remplacez le paramètre [All] par [Year].

Cliquez sur le bonton “Change”

6/ Faîtes un click droit sur le graphique et sélectionnez “Commandes et options”.

7/ Dans l’onglet « Général », sélectionnez « Espace graphique »(Chart Workspace) de la liste déroulante « select ».

8/ Cliquez sur l’onglet “Séries et Groupes”

9/ Dans la partie supérieure de la boîte de dialogue, sélectionnez le champ calculé, puis cliquez sur «Ok »

10/ Dans la partie inférieure de la boîte de dialogue, un nouveau groupe (Ici, c’est le groupe « 2 »)

11/ Dans la liste déroulante “Position des axes”, sélectionnez « Droite », puis cliquez sur « Ajouter »

Vous devez obtenir le graphique ci dessous:

12/ Dans la fenêtre “Commands et Options”, cliquez sur l’onglet « Général », puis sélectionnez le champ calculé dans la liste déroulante.

13/ Cliquez ensuite sur l’onglet “Type”. Sélectionnez un Type « Courbe »

Vous obtiendrez le rapport suivant:

PPS : Comment consolider le coût des ressources dans l’onglet « Budget Cost »

Une problématique revient souvent lors de la définition du coût global du projet. Comment consolider les coûts fixes du projet avec les coûts induits par les charges des ressources.

Voici les étapes à suivre pour paramétrer PPS afin de permettre l’intégration des coûts des ressources dans l’onglet « Budget Cost »

Paramétrage

Dans le menu « Settings », cliquez sur « Resource management puis sur Resource to cost level/center ». Définissez alors, en fonction de l’organisation, le niveau de consolidation des ressources au niveau des coûts. Dans l’exemple ci-dessous les coûts concernant les ressources DBA seront consolidés au niveau « Internal Labor ».

En bas de la page, cochez les cases permettant la conversion des charges en coûts puis cliquez sur le bouton « Set » :

Utilisation : Phase de Planification

Onglet Budget Cost

Renseignez l’onglet budget. Ne saisissez rien dans « Internal Labor »

Onglet Budget Resource

Dans l’onglet « Budget Resource », rajoutez une ressource puis cliquez sur « Convert »

Consolidation

Dans l’onglet « Budget Cost », le coût des ressources est alors intégré au niveau de la ligne « Internal labor » puis consolidé avec les autres coûts au niveau du projet

Utilisation : Phase opérationnelle

Le même principe sera mis en œuvre lors de la phase opérationnelle (Phase Manage du Workflow). Dans l'onglet "Resource Tracking", saisir le réalisé (ou synchroniser avec Project Server) de la ressource puis cliquez sur le bouton "Update". Ensuite Cliquez sur le bouton « Update » afin de convertir et d’exporter l’avancement, valorisé en devise, dans l’onglet « Cost Tracking ».

PPS2007: Erreur Unable to set the orientation property of the PageSetup Class

 Dans l'optimizer, il est possible de vous ayez l'erreur suivante "unable to set the orientation property of the PageSetup Class" et qu'aucun graphique n'apparaisse.

Voici les étapes à suivre pour corriger le problème:

1. Vérifiez si le service "Print Spooler" est bien démarré (Start => Administrative Tools => Services, puis cherchez le service "Print Spooler")
2. Rajoutez ensuite une imprimante. Si vous n'avez pas d'imprimabnte, rajoutez une imprimante de type "Fichier" Voir les copies d'écrans ci dessous:

Utilisation des deliverables

Introduction

La solution EPM 2007 introduit comme nouveauté la notion de « deliverable ». Cela permet, en standard, la création de « tâches/jalon » partageables entre des projets de différents niveaux hiérarchiques ou de différents services. Les informations de ces « delivrables » sont alors disponibles sur le site collaboratif du projet ou du programme.

Cette nouvelle fonctionnalité permet un pilotage des livrables directement à partir de l’interface web. Ci-dessous, sont présentés les différentes étapes de création d’un livrable d’un projet ainsi que la création d’une dépendance, dans un autre projet, sur ce livrable. Cette illustration présente la fonctionnalité disponible en standard et sans aucune personnalisation de la solution.

Création d’un « delivrable » dans un projet

Après avoir créé publié un projet avec Microsoft Project Professional, cliquez sur le menu « Collaborate » et sélectionnez « Manage Deliverables »

Les informations concernant la création des « delivrables » apparaissent dans la partie gauche du diagramme de Gantt. Cliquez sur « Add new deliverable » en bas à gauche de l’écran.

Sélectionnez, dans le diagramme de Gantt, la tâche que vous voulez créer comme étant un « Deliverable ». Puis cochez la case « Link to selected task » et enfin cliquez sur « Done »

Dans notre Exemple, le chef de programme, créé des « delivrables » dans le programme « Programme Beta », afin d’informer ses chefs de projets des contraintes de dates de début et de fin des différents projets et sous projets.

Sélectionnez la tache directement sur le diagramme de Gantt

Après avoir défini tous les « deliverable », le diagramme de Gantt ressemblera à la vue ci dessous. Dans la vue Gantt, des icones rouges indiquent visuellement quelles tâches ont été exposées en tant que « deliverable ». Dans la partie gauche, une liste énumère l’ensemble des « deliverables » du projet.

Cette liste est active et permet d’agir directement sur les propriétés des « deliverables »

Il est possible de consulter les « deliverables » en dehors du projet, via l’interface Web, soit en cliquant sur « Edit in browser… », soit directement via l’interface web.

Sur le web aussi, les propriétés des « deliverables » sont éditables. Ce qui permet, lors d’un comité de pilotage, de statuer sur les dates clefs d’un projet ou programme et de les modifier directement, sans passer par l’outil de planification.

Après modification sur le web, le Chef de projets se tient informé de toutes modifications de ses « déliverables » ou dépendances, en cliquant sur le bouton « Get Updates »

Après avoir reçu les mises à jour, un indicateur apparaît lorsqu’une modification sur un « déliverables » ou dépendances a eu lieu.

Créer une dépendance sur un « deliverable »

Avant de pouvoir créer une dépendance sur un « deliverable », il faut d’abord créer un projet que l’on va sauvegarder sur le serveur EPM. Dans notre exemple, le projet sera vide, mais de nombreux autres scénarios sont possibles.

Lors de l’enregistrement du projet, il est possible de définir une « hiérarchie programme » lors de la création de l’espace de travail relatif au projet. Cet espace de travail pourra recevoir toutes les documentations, remontées de problèmes ou tout autre aspect collaboratif du projet.

Ci-dessous on décide de créer un sous projet au « Programme Beta », que l’on nommera « Projet Beta Equipe 1 », on inclura son espace de travail en tant qu’espace fils du programme Beta.

Note : Cette fenêtre apparaît si l’utilisateur possède le droit suivant au niveau du serveur EPM2007:

Une fois le projet enregistré, le Chef de projets va créer 2 jalons « Début » et « Fin ». Ces jalons vont permettre la création des dépendances avec les livrables.

Ensuite, il va créer les dépendances en cliquant sur le menu « Collaborate » puis « Manage Dependencies on Deliverables ».

La fenêtre suivante apparaît et permet l’ajout de dépendances via le lien « Add new dependency »

Une boite de dialogue apparaît et permet de sélectionner le projet sur lequel on désire créer un lien de dépendance.

Une fois le projet sélectionné, la fenêtre affiche la liste de tous les « deliverables » sur lesquels le Chef de projets peut se rattacher et ainsi créer une dépendance logique entre les 2 projets.

En cliquant dans la liste sur un des « déliverables », ses informations apparaissent.

Dans le diagramme de Gantt, sélectionnez une tâche sur laquelle vous souhaitez faire la dépendance. Cochez ensuite la case « Link to selected task » puis cliquez sur « Done ».

La dépendance est alors représentée en jaune sur le diagramme de Gantt. L’affichage de gauche affiche alors toutes les dépendances du projet.

Voici une vue Gantt après avoir rajouté une autre dépendance dans le projet.

Le Chef de projets va maintenant « caller » les dates de ses jalons sur les dates des dépendances. Plusieurs méthodes sont possibles. Dans notre exemple, nous allons rajouter la colonne « Deliverable Finish » dans notre vue, puis nous allons copier les dates des « deliverables » à la place des dates « Finish » de nos 2 jalons.

Pour ajouter une colonne dans la vue en cours, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un entête de colonne puis cliquez sur « Insert Column… ». Sélectionnez la colonne « Deliverable Finish ».

Voici le diagramme de Gantt après avoir « callé » les dates des jalons sur les dates des dépendances.

En affichant la tâche résumée du projet, le Chef de projets obtiendra des informations complémentaires sur l’ensemble du projet.

Pour afficher la tâche résumée du projet, cliquez sur le menu « Tools », « Options », puis dans l’onglet « View », cochez la case « Show project summary task ».

Voici la vue Gantt avec la tâche résumée du projet.

Maintenant, le Chef de projets peut détailler les tâches du sous projet, sachant qu’il connaît les contraintes de dates imposées par le programme.

Pour insérer une tâche, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne de la tâche, puis cliquez sur « New Task ».

Après avoir insérez autant de tâches que nécessaires voici un exemple du diagramme de Gantt que l’on peut obtenir. Dans cet exemple, le Chef de projets a bien respecté les dates imposées par le responsable du programme Beta.

Notez qu’après publication de ce projet, il sera bien sûr possible d’y rajouter des « deliverables ».

Ici, le Chef de projets a rajouté un « deliverable » sur la tâche « Livraison pour le programme beta ». Ceci permettra au responsable de programme de connaître la date de livraison prévue et ainsi, de créer une dépendance sur cette date.

Exemples de rapports

Grace à l’ouverture du modèle de données de la solution EPM 2007, il est possible de réaliser tout type de rapport sur les « déliverables ». Ci-dessous, voici des exemples de rapports personnalisés, créés avec « Reporting Services », composant natif de Microsoft SQL serveur.

Le rapport ci-dessous est un rapport unique, par projet, qui synthétise tous les « déliverables » d’un projet. De plus, il affiche le nom du responsable du projet ainsi que les noms des responsables des dépendances.

En cliquant sur le signe plus à gauche du nom du « déliverable », la liste de ses dépendances est affichée.

Le rapport présenté ci-dessous est un rapport multiple qui affichera tous les « deliverables » de tous les projets. En cliquant sur le nom du « deliverable », la liste des dépendances s’affichera dans un autre rapport.

En cliquant sur la tâche « Fin Réalisation Equipe 2 » sur le rapport ci-dessus, on obtient la liste des dépendances sur cette tâche dans le rapport ci-dessous :

Utilisation de Project Professional 2007: Videos

Juste un message pour informer que j'ai réalisé une vidéo de 25 minutes environ sur l'utilisation de l'outil de planification Project Professional 2007. Cette vidéo est disponible à l'adresse suivante:

http://www.microsoft.com/france/vision/WebcastTechnet.aspx?eid=e119bb0c-64e1-4fda-a903-6180d935a4ff

Ainsi qu'une vidéo de Karl Stewing:

http://www.microsoft.com/france/vision/WebcastTechnet.aspx?eid=3820be51-4f04-4bde-8896-fc6b36357e6a

Et de Jean Donati et Bertrand Pichot:

http://www.microsoft.com/france/vision/WebcastTechNetTechDays.aspx?EID=22461b4b-3a4d-4464-9fa9-22d86acb187a

Portfolio Server: Gateway (Passerelle PPS-EPM)

Concepts

La passerelle EPM permet la réalisation de plusieurs tâches de synchronisation :

· Export des projets créés dans Portfolio server dans Project Server

o Export des champs dates, nombres, listes et textes

o Export des phases et jalons en tant que projet initial

· Import des projets à la « volée » de Project Server vers Portfolio Server

o Création de modèle de « mappage » permettant l’import des attributs dates, nombres, listes et champs textes

o Importation des jalons et des tâches de niveau sélectionné

o Consolidation des ressources nominatives assignées aux tâches dans Project Serveur au niveau des compétences dans Portfolio Server

· Synchronisation des disponibilités des ressources comme définie dans Project Server, via le Cube OLAP. La consolidation des informations de disponibilités des ressources nominatives se fait au niveau des groupes de compétences dans Portfolio Server. Un serveur Analysis services doit être utilisé afin de permettre la génération automatique des cubes.

· Définir une synchronisation automatique des informations du projet (journalière ou mensuelle) ou une synchronisation manuelle entre Portfolio Server et Project Server.

Fonctionnalités

· Synchronisation automatique

o Du Pool de ressources

o De la progression et des changements du projet

o Du budget, du forecast est des saisies des ressources

· L’interface est bi directionnelle

o Remontées de Project Server vers Portfolio Server de la progression

o Descente de Portfolio Server vers Project Server des phases et des jalons

· La passerelle s’intègre aussi avec Project Professional et Project Standard

Scénario d’usage

· Les propositions de projets sont saisies dans Portfolio Server

· Le workflow supporte leur évolution à travers le process

· L’analyse du portefeuille permet la sélection des projets

· La passerelle permet la création des projets sélectionnés dans Project Server

· Les ressources, les activités, les planifications détaillées,…. sont gérées côté Project Server

· La passerelle est utilisée pour remonter et consolider au niveau du portefeuille (Portfolio Server) afin de permettre le reporting, les analyses et le suivi.

Fédération

La passerelle permet la consolidation et la fédération de plusieurs serveurs Project Server

Configuration de la passerelle

1/ Project Server Management

Dans le menu « Settings », « Project Server Gateway », cliquez sur « Project Server Management »

Dans cette fenêtre, vous pourrez définir les serveurs Project auxquels vous souhaitez vous connecter. Cliquez sur le bouton « Add » puis saisissez les informations permettant la connexion avec un serveur Project Server. ATTENTION à bien saisir les informations le l’URL du web Service de Project Server. L’adresse est de la forme : http://epm2007demo:56737/ProjectServer_SSP. (Les informations concernant le numéro de port peuvent être retrouvées dans IIS). Cliquez sur le bouton « Add »

2/ Automatic Refresh Settings

C’est ici que l’on va définir la période de synchronisation. Cliquez sur le bouton « Update »

3/ Resource Pool Synchronization Settings

Dans le menu « Settings », « Project Server Gateway », cliquez sur « Resource Pool Synchronization Settings »

Dans la liste “Organization Hierarchy”, sélectionnez le niveau de l’organisation sur lequel vous souhaitez faire la synchronisation. Puis en fonction du niveau choisi, sélectionnez, dans le champ « Available Microsoft Proiect Servers », avec quel serveur Project Serveur vous souhaitez faire la synchronisation. Cliquez sur le bouton « Add » pour valider.

4/ Synchronization Error Log

Dans le menu « Settings », « Project Server Gateway », cliquez sur « Synchronization Error Log »

Toutes les erreurs de synchronisations sont enregistrées dans la fenêtre ci-dessous :

5/ Attribute mapping template management

Dans le menu « Settings », « Project Server Gateway », cliquez sur « Attribute mapping template management »

La fenêtre ci-dessous apparaît. Les modèles existants peuvent être édités et de nouveaux modèles de « mapping » peuvent être crées.

Cliquez sur le bouton « Add » afin de créer un nouveau modèle.

ATTENTION : le « mappage » des champs ne se fait qu’entre champs de même type. Par exemple un champ de type texte côté Portfolio Server ne peut être « mappé » qu’avec un champ de type texte côté Project Server

Choisissez dans le champ « Server Name » sur quel serveur Project vous souhaitez faire le « mapping »

Ci-dessus, « ProjectID » est un attribut de type texte dans Portfolio Server. La liste déroulante n’affichera que les champs Project Server de type texte. Dans cet exemple, le champ d’entreprise personnalisé de type texte « UMT Free Text Field » a été crée côté Project serveur et « mappé » au champ « ProjectID » de Portfolio Server.

6/ Named Resource Management

Dans le menu « Settings », « Project server Gateway », cliquez sur « Named Resource Management ».

La fenêtre ci-dessous apparaît alors :

C’est ici que les ressources sont « mappées ». Les ressources nominatives sont connectées avec les compétences.

ATTENTION : Lors de l’ajout d’une ressource nominative dans Portfolio Server, celle-ci doit avoir exactement le même nom que dans Project Server.

7/ Outline Level Settings

Dans le menu « Settings », « Project Server Gateway »puis cliquez sur « Outline Level Settings »

Sélectionnez le niveau de tâche que vous souhaitez synchroniser dans le champ « Task Outline Level for Phase Matching(1-100)

Remarque : Les jalons n’appartiennent à aucun niveau et seront toujours importés

Toutes les tâches correspondant au niveau sélectionné seront importées, qu’elles soient récapitulative ou non.

ATTENTION : Seules les tâches du niveau sélectionné seront importées. Si le niveau 2 est saisi dans le champ, alors les tâches de niveau 1 et les tâches en dessous du niveau 2 ne seront pas importées.

8/ Synchronize Resource Pools

Dans le menu « Settings », « Project Server Gateway »puis cliquez sur « Synchronize Resource Pools» .

Sélectionnez le serveur à mettre à jour puis cliquez sur « Update »

La colonne « Last Refresh » indique quand à eu lieu la dernière mise à jour.

9/ Mass Import

Dans le menu « Settings », « Project Server Gateway »puis cliquez sur « Mass Import».

Sélectionnez l’organisation dans laquelle vous souhaitez faire l’export dans le champ « Organization Hierarchy ». Sélectionnez ensuite le serveur Project via le champ « Available Microsoft Project Server ». Il est aussi possible de choisir un modèle de « mappage » via le champ « Mapping Templates ».

Après avoir sélectionné un serveur projet, la liste des projets disponibles apparaît sous le champ « Projects ». Sélectionnez alors les projets et cliquez sur « Import ».

Conditions à respecter pour l’import des projets

· Les noms des phases et des jalons doivent être unique.

· Les dates de début et fin des projets, tâches et jalons doivent être comprises entre les dates définies au niveau du compte (Organisation)

· Les dates des tâches et jalons doivent être comprises entre les dates de début et fin du projet

· Les noms des tâches et phases doivent contenir moins de 100 caractères

Définitions de l’import des Projets

· Date de début du projet (« Start » = Planned Start date)

o Project : « Project Start Date »

o Portfolio : « Start Date » dans les onglets « Schedule » et « Project Information »

· Quand le projet est en statu « Unapproved », la date de début dans l’onglet « Schedule » sera « mappé » sur la date de début de la phase au plus tôt (earliest Phase planned start date).

· Quand le projet est en statu « Approved », la date de début dans l’onglet « Schedule » sera « mappé » sur la date de début prévisionnelle de la phase au plus tôt (earliest Phase forecast start date).

· Date de fin de projet (« End » = Planned End Date)

o Project : « Project Finish Date »

o Portfolio : « End Date » dans les onglets « Schedule » et « Project Information »

· Quand le projet est en statu « Unapproved », la date de fin dans l’onglet « Schedule » sera « mappé » sur la date de fin de la phase au plus tard (latest Phase planned end date that has been entered/uploaded).

· Quand le projet est en statu « Approved », la date de fin dans l’onglet « Schedule » sera « mappé » sur la date de fin prévisionnelle de la phase au plus tard (latest Phase forecast start date).

· Nom des jalons

o Project : Nom des tâches marquées en tant que jalon

o Portfolio : Nom des jalons dans l’onglet « Schedule »

· Date des jalons

o Project : Date planifiée (baseline) des tâches marquées en tant que jalon

o Portfolio : Date planifiée des jalons dans l’onglet « Schedule »

o Quand un projet passe à l’état « Approved » dans le workflow, les dates planifiées passent alors en lecture seule. Seules les dates prévisionnelles pourront être modifiées.

· Date prévisionnelle (forecast) des jalons

o Project : Date Réelle (acutal) des tâches marquée en tant que jalon

o Portfolio : Date prévisionnelle des jalons (forecast) de l’onglet « Schedule »

o Les dates planifiées passent en lecture seule lorsque le projet est « Approved ».

· Nom des phases

o Project : Nom des tâches importées

o Portfolio : Nom des phases dans l’onglet « Schedule »

· Date de début prévisionnelle d’une phase

o Project : Date de début réelle (actual)

o Portfolio : Date de début prévisionnelle (forecast) de l’onglet « Schedule »

o Seule la date prévisionnelle est modifiée lorsque que le projet passe au statu « Approved »

· Date de fin prévisionnelle d’une phase

o Project : Date de fin réelle (actual)

o Portfolio : Date de fin prévisionnelle (forecast) de l’onglet « Schedule »

o Seule la date prévisionnelle est modifiée lorsque que le projet passe au statu « Approved »

· Date de début initiale d’une phase

o Project : date début initiale

o Portfolio : date de début planifiée de la phase de l’onglet « Schedule »

· Date de fin initiale d’une phase

o Project : date fin initiale

o Portfolio : date de fin planifiée de la phase de l’onglet « Schedule »

· Avancement de la phase (%)

o Project : % Achevé de la tâche

o Portfolio : Champ « Phase Completion » de l’onglet « Schedule »

· Nom des compétences (Testeur, Developpeur,…)

o Les ressources doivent être associées à une compétence au niveau de Portfolio

o La compétence de Portfolio consolidera le travail de toutes les ressources Project serveur associées à cette compétence.

· Données Travail Budgété (Projet « Unapproved ») :

o Project : Données du travail planifié de la vue « utilisation des ressources »

o Portfolio : « Resource Data » dans l’onglet « Budget resources »

· Données du travail prévisionnel (Projet “Approved”)

o Project : Données du travail de la vue « utilisation des ressources »

o Portfolio : données « Forecast Work » dans l’onglet « Resources tracking »

o Les données prévisionnelles ne sont importées que que si un projet est « Approved »

· Pour le travail, les données sont collectées en heure depuis Project Serveur et consolidées par compétences puis convertie en FTE (full time equivalent)

10/ Mass Export

Dans le menu « Settings », « Project Server Gateway »puis cliquez sur « Mass Import».

Sélectionnez l’organisation à partir de laquelle vous souhaitez faire l’export dans le champ « Organization hierarchy ». Sélectionnez ensuite vers quel serveur Project Serveur vous souhaitez faire l’export (« Available Microsoft Project Server »). Puis sélectionnez les projets à exporter et cliquez sur « Export »

Le % achevé ne sera pas exporté vers Project Server. Project Server réalise son propre calcul.

11/ Refresh Project

Cette fonctionnalité fonctionne comme « Mass Import » mais pour les projets existants.

Dans le menu « Settings », « Project Server Gateway »puis cliquez sur « Refresh Projects».

Sélectionnez la hiérarchie à partir du champ « Organization Hierarchy ». Sous le titre « Available Projects » sélectionnez les projets que vous souhaitez

rafraichir. Cliquez sur le bouton « Refresh Now ».

Le bouton « Update » permet de définir les projets sélectionnés pour une future synchronisation automatique (« Automatique Refresh Settings »).

ATTENTION : Pour que cette synchronisation fonctionne, il est nécessaire de sauvegarder le lien lors de l’import ou l’export initial.

Mise à jour d’un projet existant

Afin d’importer ou exporter des informations d’un projet existant, la fonction du « Gateway » est disponible à partir de l’onglet « Schedule ».

Cette fonction permet de mettre à jour un projet existant, à la demande. Lors de cette mise à jour, les phases et jalons venant de Project Server sont mis à jour dans l’onglet « Schedule ». Les informations concernant les ressources sont consolidées et disponibles dans l’onglet « Budget resources »

Il est possible de sélectionner le type d’opération, Import/Export, via la liste « Operation Type »

Il est possible de synchroniser le projet avec Project Server ou un fichier Project (mpp) en définissant le champ « Import Source »

[PPS2007]: Création d'un champ personnalisé

Création d’un champ personalisé dans une fiche projet

Création du champ. 1

Association du champ à une hiérarchie de l’organisation. 3

Définition du champ dans le fichier project.aspx. 4

Création du champ

• Connectez vous avec les droits administrateurs à Office Project Portfolio Server 2007
• Dans le menu du haut de l’écran, cliquez sur settings
• Dans la rubrique « Structure & Attribute Management », cliquez sur « Attribute and Indicator Management »

· Sur la droite de l’écran, la fenêtre ci-dessous apparaît

· Cliquez sur « Attribute Definition »

· La fenêtre ci-dessous s’affiche

· Cliquez sur l’onglet « Add Attribute » :

· L’écran ci-dessous apparaît :

· Définissez les différents éléments de l’attribut (Name, usage, type ;…) puis cliquez sur le bouton « Add Attribute ». Pour cet exemple, le champ s’appellera « franmer » et sera de type liste. On rajoutera deux entrées dans la liste (« Test » et « Test2 ») en saisissant le champ « instance name » et en cliquant sur le bouton « Add »

· En haut de l’écran, cliquez à nouveau sur « Settings ».

Association du champ à une hiérarchie de l’organisation

• Dans la rubrique « Structure & Attribute Management », cliquez sur « Attribute and Indicator Management »
• Dans la fenêtre de droite qui vient d’apparaître, cliquez sur « Attribute Associations » .
• En haut de la fenêtre qui vient d’apparaître, définissez pour quelle hiérarchie de l’organistation, l’attribut doit être disponible en la choisissant dans la liste déroulante « Organization hierarchy ».
• Sélectionnez ensuite les attributes à associer à la hiérarchie en cochant la case se trouvant à gauche des attributs.

Définition du champ dans le fichier project.aspx

Afin de rendre disponible le champ « franmer » nouvellement créé, il est nécessaire de modifier le fichier Project.aspx. Se fichier se trouve par défaut à l’endroit suivant C:\Inetpub\PortfolioServer\PortfolioServer\104 ou C:\Inetpub\PortfolioServer\PortfolioServer

Voici un exemple de modification de ce fichier. On voit clairement que le champ peut être positionné dans les différents onglets (« TabItem »), dans une rubrique de cet onglet (« SectionBreak ») et positionné à droite ou à gauche dans la page (« Cell Position »).

Ci-dessous avec un exemple avec le champ franmer.

Voici ci-dessous le résultat, lors de la sélection d’une fiche projet de la hiérarchie « Développement » : le champ franmer

contient les valeurs "Test" et "Test2"

Budgets et coûts

Création d’une ressource équipe

Ce chapitre suppose que des champs d’entreprises ont déjà été crées et que des valeurs ont été définies pour le champ d’entreprise « Team Name » (Voir en annexe pour plus de détails).

Dans le « Resource Center », cliquez sur le bouton « New », puis « ressource ». Créez la ressource équipe de type « Work » et remplissez les autres champs comme une ressource normale. Dans la rubrique « Team Details », cochez la case « Team Assignment pool ». Puis dans le champ « Team Name », affecter la ressource à l’équipe désirée.  

(L’idéal est de créer une « lookup Table », dans le menu « Serveur settings » de Project Web Access, contenant le nom des équipes. Puis cette « lookup table » sera associée au champ d’entreprise « Team Name ». On définira ce champ permettant la substitution de ressource générique en utilisant la fonction « Match », illustrée en page 4). => Voir en annexe pour la création d’un champ personnalisé.

 Pour chacune des ressources nominatives appartenant à une équipe, renseignez le champ « Team Name », sans cocher la case « Team Assignment Pool ».  

(Dans le « Resource Center » sélectionnez l’ensemble des ressources appartenant à l’équipe et utilisez la fonction « Bulk Edit » pour attribuer en une seule fois l’attribut équipe à l’ensemble des ressources sélectionnées.)

 Affectation d’une Ressource Equipe

Demande d’une ressource équipe (Damien Cudel) 

Une ressource Equipe s’affecte comme n’importe qu’elle autre ressource. Le scénario, ci-dessous, illustre l’affectation de la ressource « Equipe informatique » par Damien Cudel, Chef de projets R&D. Dans son projet, il exprime un besoin d’une ressource appartenant à l’équipe informatique dont le responsable est Franck Mercier.

Après publication du projet par Damien Cudel, le responsable de l’équipe informatique, Franck Mercier, reçoit alors les demandes d’affectations de son équipe.

Traitement de la demande (Franck Mercier)

Le responsable d’équipe voit directement dans sa section « My Work » de Project Web Access (PWA) les demandes en ressource de son équipe.

Dans la vue « My Work » de Franck Mercier et dans la colonne de droite, « Resource Name », est affichée la ressource affectée aux tâches. On peut y voir les tâches affectées à l’équipe informatique. Voici une vue affichant la synthèse des demandes en ressource informatique:

A partir de ces informations, le responsable de l’équipe informatique peut procéder aux affectations des membres de son équipe. Les affectations se feront directement à partir du « Project Center » de PWA via la fonction « Build Team ».  

Affectation des ressources par le responsable d’équipe

A partir du "Project Center", le responsable d’équipe sélectionne le projet et clique sur l’icône « Build Team ». La fenêtre suivante apparaît et permet l’affectation de ressources dans l’équipe du projet sélectionné. Dans le tableau de droite, apparaît l’équipe projet, dont la ressource « Equipe Informatique ». Le responsable d’équipe coche la case en face de sa ressource d’équipe et clique sur le bouton « Match », pour n’afficher que les ressources de l’équipe informatique dans le tableau de gauche.

 Ci-dessus, seule les ressources de l’équipe Informatique sont affichées. Afin de pouvoir affecter au mieux ses ressources, le responsable d’équipe peut sélectionner les membres de sont équipes (coche à gauche du nom des ressources) et cliquer sur le bouton « View Availability ». Le graphique de disponibilité, qui s'affiche dans une nouvelle fenêtre, permet de choisir la ressource en fonction de ses disponibilités:

Dans notre exemple, la ressource Thomas Lim est disponible pour travailler sur le projet « Sous Projet Collaboration ». Après avoir fermé la fenêtre du graphique de disponibilité des ressources, le responsable d’équipe va donc l’affecter dans l’équipe de ce projet. Le responsable d’équipe va sélectionner la ressource Thomas Lim (coche à gauche) et la ressource « Equipe Informatique » (à droite). Puis, il va remplacer la ressource en appuyant sur le bouton « Replace ».

Voici la composition finale de l’équipe projet:

Le responsable d’équipe valide en cliquant sur le bouton « Save »  

Ouverture du projet par le Chef de projets R&D (Damien Cudel)

 Le Chef de projets ouvre son projet dans l’outil de planification et peut ainsi voir la proposition faite par le responsable d’équipe.

 Dans le cas où l’affectation ne conviendrait pas, le Chef de projets à juste à fermer sa planification sans la sauvegarder. Une simple publication du projet permet la validation de cette affectation.

Suivi de l’utilisation de l’affectation par le responsable d’équipe informatique (Franck Mercier).

Dans la vue « My Work » du responsable de l’équipe informatique Franck Mercier, tant que l’affectation de la ressource Thomas Lim n’a pas été validée par le Chef de projets R&D Damien Cudel, le responsable d’équipe Informatique aura la vue suivante avec pour nom de ressource le nom de l'équipe :

 Après acceptation, et donc publication du projet par le Chef de projets R&D, de l’utilisation de la ressource « Thomas Lim », la vue est alors mise à jour :

Auto affectation sur une ressource équipe

Connexion avec un membre de l’équipe informatique (Christophe Fiessinger)

Les affectations sur la ressource équipe peuvent aussi être consultées  et appropriées par les membres de l’équipe. Dans l’exemple suivant, la ressource Christophe Fiessinger, membre de l’équipe informatique, va s’affecter sur une tâche nécessitant l’intervention d’un des membres de cette équipe. Ici la demande a été faite par le responsable de la division R&D Marc Biarnes.  

Dans la vue « My Work » de Christophe Fiessinger, sont affichées les tâches sur lesquelles ells sont directement affectées. En cliquant sur le bouton , la ressource peut consulter toutes les demandes faîtes à son Equipe. Dans cet exemple, Christophe a de la disponibilité pour travailler sur la tâche « Develop a plan and a schedule…. » du projet « Projet Collaboration ». 

 En cochant la case, à gauche du nom de la tâche, et en cliquant sur , Christophe s’affecte directement sur la tâche du projet « Projet Collaboration ». La tâche disparaît alors de la liste :

Et apparaît maintenant dans la liste des tâches de l’utilisateur. Christophe peut commencer à travailler et saisir du temps sur cette tâche.

Vue Chef de Division R&D (Marc Biarnes)

A l’ouverture du projet, le Chef de projets est prévenu des modifications réalisées sur son projet. Dans notre Exemple, Marc Biarnes, ouvre son projet « Projet Collaboration ». Un message le notifie de changements sur le projet. En cliquant sur le bouton « Yes », Marc peut consulter les modifications réalisées sur son projet. La fenêtre, ci-dessous, synthétise toutes les modifications. Grâces aux indicateurs disponibles dans la colonne information, il est facile de voir la nature exacte des modifications. On peut notamment y voir que c’est la ressource « Christophe Fiessinger », de l’équipe informatique, qui s’occupe de la tâche « Develop a plan…. »

Le Chef de projets détermine alors les tâches à valider au sein de sa planification en cochant les cases à gauche du nom des tâches. En cliquant sur le bouton « Preview », le chef de projet peut voir directement dans son interface Web les impacts des modifications, sans pour autant sauvegarder ou publier son projet. Ci-dessous, un exemple d’écran de prévisualisation des modifications. Les tâches modifiées son surlignées en jaune et sont représentées avec un lien hypertexte qui permet au Chef de projets d’avoir un maximum d’informations sur les tâches impactées.

Dans notre exemple, la fenêtre d’information nous confirme bien que l’affectation, concernant l’équipe informatique, est prise en charge par Christophe Fiessinger. Après validation des modifications par le Chef de projets, les informations sont intégrées dans la planification. Dans la planification de Marc Biarnes, la ressource « Equipe Informatique » a bien été remplacée par une ressource nominative de l’équipe Informatique. Dans notre exemple ici : « Christophe Fiessinger ».  

Notez que le remplacement ne c’est fait sur la tâche que sur laquelle Christophe Fiessinger s’est auto affecté. Il reste donc une demande en cours du côté de l’équipe informatique à traiter.  

Annexes

Nous allons voir comment créer une table de valeurs et l’associée au champ existant en standard, « Team Name ». Nous verrons aussi comment créer un champ d’entreprise.

Définition et création d’un champ d’entreprise

 Connectez-vous sur PWA avec les droits d’administration nécessaire pour éditer et créer des champs d’entreprises. Cliquez sur « Server settings » puis sur « Enterprise Custom Field Definition ». La page, ci-dessous, s’affiche :

 Vous pouvez constater 2 parties distinctes  :  

• La partie supérieure « Enterprise Custom Fields », permet la définition des c