Pour continuer notre série découverte des besoins décisionnels, voici dans ce post le :

Besoin Numero 2 – le reporting ad-hoc :

Le reporting ad-hoc correspond à la création de rapports décisionnels par les utilisateurs et non par l’informatique. L'utilisateur non informaticien va pouvoir, créer un rapport de toute pièce (connexion à une source de données, création de la requête d’interrogation des données, calculs métiers additionnels, mise en forme) ou modifier un rapport existant.

Les rapports créés respectent en général la charte graphique de l’entreprise, une attention toute particulière est accordée à la forme et la mise en page. Les requêtes métiers effectuées pour créer ses rapports sont en général plutôt simples, de même d’ailleurs que les calculs additionnels qui auront été définis par l’utilisateur.

Le rapport une fois créé, l'utilisateur va pouvoir le publier (en mode web, publication mail ou fichier…) pour le partager avec d'autres ou tout simplement l’imprimer.

Voici à titre d'exemple vidéo, la création d'un rapport avec Report Builder 2.0, l'outil de création de rapports orienté utilisateur fourni avec SQL Server 2008 :

Nous avions posté il y a quelques temps un billet de présentation de Microsoft PowerPivot, l’outil BI en mémoire de Microsoft intégré à Excel et Sharepoint 2010.

En attendant, de découvrir prochainement un tutoriel en français sur ce blog, voici une video de 10 minutes permettant de mieux comprendre comment fonctionne et se positionne Microsoft PowerPivot.

Cliquez sur l'image ci-dessous pour lancer la video :

Testez dès à présent PowerPivot en téléchargeant l’add-in PowerPivot pour Excel 2010 ici !

Découvrez en vidéo comment Oreco, PME spécialisée dans le stockage de spiritueux, pilote son activité en temps réel avec SQL Server 2008. 

Grâce à Report Builder 2, le créateur de rapports orienté utilisateur de Reporting Services, ils ont divisé par 3 le temps de production des rapports. Ils sont ensuite publiés en mode web.

Ce témoignage illustre parfaitement en quoi le décisionnel peut être bénéfique à toute société quelque soit sa taille. La video est ici !

Ce blog utilise souvent le mot “Tableau de bord” car c’est  le terme le plus fréquemment utilisé pour définir une analyse, un rapport ou encore un tableau de suivi d’activité. En fait, la notion de tableau de bord est souvent galvaudée. Plus globalement c’est la notion de décisionnel ou de business intelligence (BI) qui est mal comprise.

Plutôt que d’expliquer ces concepts par la technique, je vous propose de les découvrir par l’exemple au travers de plusieurs courts articles. Vous trouverez dans le tableau ci-après la liste des 5 différents besoins utilisateurs qu’un système décisionnel peut couvrir : Le reporting de masse, le reporting ad-hoc, l’analyse ad-hoc, le datamining, les tableaux de bord.

Besoin Numero 1 – le reporting de masse :  Commençons par le besoin utilisateur qui concerne le plus d’individus dans une entreprise et ce quelque soit la maturité de l’entreprise par rapport au décisionnel. Il s’agit du reporting de masse cad la production automatique des principaux rapports de suivi d’activité.(par exemple les rapports de vente reçus tous les jours par l’équipe commerciale). Le reporting de masse est en général créé par le service informatique. Les rapports produits sont ensuite envoyés automatiquement par mail ou publiés sur le portail de l’entreprise pour que les utilisateurs concernés puissent y accéder.

Une attention particulière est portée à la forme de ces rapports. Ils sont en général fidèles à la charte graphique de l’entreprise. L’interactivité avec ces rapports est en revanche souvent limitée : ils sont soit purement statiques, soit permettent à l’utilisateur de changer un filtre (par exemple : changer une année) ou de passer d’un point de vue global à un point de vue détaillé. L’objectif principal de ces rapports est d’être consultés dans l’instant ou d’être imprimés fidèlement.

En guise d’illustration voici une video d’un exemple de reporting de masse créé avec Reporting Services, la solution complète de reporting intégrée à Microsoft SQL Server. (Reporting Services peut utiliser tout type de données pour construire les rapports et pas uniquement des données venant de SQL server :) )

L'outil photo d'Excel permet d'effectuer une photo dynamique d'une plage de cellules et de pouvoir la coller sur une autre avec l'avantage d'être mis à jour dynamiquement lorsque le contenu des cellules ou du graphique changent.

Cette fonctionnalité est très utile pour pouvoir créer des tableaux de bord car on peut ainsi composer librement la mise en page de ceux-ci en position les éléments selon la mise en page voulue sans être contraint par les cellules de la feuille Excel qui sert de trame au tableau de bord.

Par défaut l'outil Photo n'est pas inclus dans les outils du ruban Excel. Avant de pouvoir l’utiliser, vous devez l'ajouter à votre barre d'outils d'accès rapide.

La barre d'outils accès rapide est une barre d'outils personnalisable dans laquelle vous pouvez stocker des commandes fréquemment utilisées afin qu'elles soient toujours accessibles avec un simple clic.

Vous pouvez suivre les étapes suivantes pour y ajouter l'outil Photo :

1. Cliquez sur l'icône de bureau dans le coin supérieur gauche d’Excel

2. Cliquer sur le bouton Options Excel.

3. Cliquez sur le l'onglet Personnaliser.

4. Dans la liste déroulante Choisir les commandes dans les catégories suivantes, sélectionnez Commandes non présentes sur le ruban.

5. Faites défiler la liste alphabétique des commandes vers le bas et sélectionnez Photo, double-cliquez sur le bouton Ajouter > >

6. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options d’Excel

Lorsque vous avez effectué ces étapes, vous verrez l'icône de l'outil Photo dans votre barre d'outils accès rapide.

Pour réaliser une Photo, il suffit ensuite de sélectionner une plage de cellules dans une feuille et de cliquer sur le bouton Photo

Vous pouvez ensuite sélectionner une autre feuille de votre classeur et cliquer à l'emplacement ou voulez positionner la "photo" ainsi prise. Vous noterez que la barre de formule contient une expression qui constitue une référence vers les cellules photographiées ce qui permet à Excel de conserver un lien vers les cellules photographiées.

Contactez-nous par email pour récupérer gratuitement le fichier Excel d’exemple. Ce fichier est complètement paramétrable pour vous permettre de créer facilement un tableau de bord de suivi commercial.

Venez nombreux découvrir PowerPivot au Forum Décideo le mardi 1^er décembre.

Au programme : témoignage de  la société Gemalto sur l’utilisation des produits décisionnels Microsoft, atelier pratique PowerPivot, nombreuses démonstrations des nouveautés Office 2010 et SQL 2008 R2 pour faciliter la création de vos tableaux de bord.

Ce sera aussi une belle occasion de nous y rencontrer.

Pour vous inscrire gratuitement : http://www.forumdecideo.com

Microsoft Excel contient souvent beaucoup plus de fonctionnalités qu’on ne le pense. C’est d’ailleurs un des objectifs de ce blog que d’en faire découvrir certaines très utiles pour la création de tableaux de bord.

Il existe depuis Excel 2007, un add-in très utile permettant de réaliser simplement, en quelques clics de souris des opérations très efficaces comme : effectuer une prévision de l’évolution des ventes pour les n périodes à venir, une segmentation client (ie : trouver des groupes homogènes de clients pour mener des opérations marketing ciblées), une analyse de panier (utile pour la recommandation d’achat par exemple : ceux qui ont acheté le produit A ont de fortes chances d’acheter le produit B) ou encore trouver les prospects qui ont le plus de chance de devenir client …

Ces opérations utilisent ce que l’on appelle l’analyse prédictive ou encore datamining. Concrètement, il s’agit d’utiliser de manière transparente et naturelle de puissants outils statistiques. Ces analyses prédictives sont possibles directement depuis Excel 2007 grâce à l’add-in nommé « SQL Server 2008 Datamining pour Excel. » . Vous pouvez télécharger ici la version complète. Cette version nécessite Excel 2007 ou 2010 et SQL Server 2008 pour fonctionner.

Si vous n’avez pas encore installé SQL Server 2008, rassurez-vous, nous vous proposons ici une alternative pour découvrir la puissance de cet add-in. En effet, il est possible de tester l’analyse prédictive grâce à une version « in the cloud » (« dans les nuages ») de l’add-in qui pour fonctionner nécessite juste Excel 2007. Les calculs sont ensuite effectués sur une version de SQL Server 2008 hébergée dans les locaux de Microsoft.(la version « in the cloud » est téléchargeable ici)

Plutôt qu’un long discours, nous vous proposons une petite video de démonstration qui va vous expliquer étape par étape :

1)  comment récupérer et installer cet add-in de Datamining dans Excel

2)  comment effectuer facilement une prévision de vente tenant compte de l’historique et la saisonnalité de votre activité.

NB : Si vous souhaitez récupérer le fichier d’exemple de la video, envoyez-nous un email .

Bien entendu, cette version « in the cloud » (dans les nuages) est une version de test (beta) n’ayant pas toutes les fonctionnalités de la version complète. Elle devrait vous permettre néanmoins de mesurer la puissance et l’intérêt de cet outil. Si vous souhaitez aller plus loin, il conviendra d’utiliser l’add-in DataMining pour Excel 2007 au complet.  (Il est utilisable gratuitement si SQL Server 2008 et Excel 2007 sont installés dans votre entreprise et téléchargeable ici.)

Liens utiles :

Plus d’information sur l’add-in Datamining SQL Server 2008 pour Excel 2007 (us)

Un article intéressant de Laurent Banon sur la démocratisation du datamining (Fr)

Webcast : Excel 2007 - des tableaux croisés dynamiques à  l’analyse prédictive (Fr)

Informations plus techniques :

Blog de François Jehl sur le datamining avec SQL server

Site de l’équipe produit : www.sqlserverdatamining.com (us)

Bonne découverte du Datamining ! Et faites nous part de vos expériences !

Qu'est ce que PowerPivot ?

Microsoft PowerPivot (dont le nom de code était Gemini) permet aux utilisateurs d'être complètement autonomes à chaque étape de la création de leurs analyses et tableaux de bord : De la récupération et la consolidation de plusieurs sources de données, la définition de modèles et calculs métier à  la mise en forme et la publication.

 Les rapports et analyses créés dans Microsoft Excel peuvent traiter des quantités gigantesques d'informations (plusieurs millions de lignes) y compris en mode déconnecté ! L'utilisateur peut ensuite en quelques clics de souris publier ses rapports sur le web grâce à Sharepoint et le partager avec les membres de son équipe.

L’autre aspect intéressant de PowerPivot est que l’informatique pourra si besoin administrer et superviser de manière transparente les applications PowerPivot. Le nom de code Gemini (Gémeaux en anglais) faisait d’ailleurs allusion à ce sujet : les utilisateurs et l’IT au lieu d’avoir des vues opposées, se rejoignent sur une même vision du décisionnel. Autonomie pour les utilisateurs, maintenance et montée en charge transparente pour l'IT

En tant qu’utilisateur vous n’aurez donc plus à craindre d’aller voir le service informatique pour leur demander de reprendre votre application le jour où vous n’avez plus le temps de vous en occuper, ou que vous changer de fonction.  En effet, votre application PowerPivot se basera sur des socles applicatifs que l’IT connait, maîtrise et qui sont connus pour leur montée en charge.

PowerPivot est composé de 2 applications différentes :

• PowerPivot pour Excel 2010 : l’add-in qui permet de consolider les données, de créer le modèle d’analyse et les tableaux de bord
• PowerPivot pour Sharepoint 2010 : l’applicatif qui permet de partager les créations PowerPivot et d’afficher les rapports en mode web (cette fonction nécessite Sharepoint et SQL Server 2008 R2, plus particulièrement le moteur OLAP Analysis Services)

NB : PowerPivot pour Excel 2010 peut tout à fait fonctionner de manière autonome, le module Sharepoint n’est nécessaire que si vous souhaitez publier les rapports en mode web et bénéficier d’une interface d’administration centralisée pour toutes les applications créées avec PowerPivot.

Pour aller bien au-delà des tableaux croisés dynamiques :

PowerPivot apporte un grand nombre de bénéfices aux utilisateurs Excel dans la création d’analyses et tableaux de bord.  En voici quelques uns :

1. Manipuler et faire des calculs rapides sur d’énormes volumes de données y compris en mode déconnecté. Ceci est possible grâce au  moteur décisionnel en mémoire de PowerPivot capable d’agréger et de compresser un très grand nombre de lignes directement sur le poste de travail. 
2. Créer des calculs métiers rapides et puissants simplement. PowerPivot fourni un langage de calcul métier nommé DAX : extension des fonctions  Excel permettant de faire simplement ce qui était fastidieux voire impossible avec les calculs dans les tableaux croisés. Vous pourrez par exemple effectuer des comparaisons dynamiques sur le temps grâce à 35 fonctions dédiées et prêtes à l’emploi !
3. Créer un tableau croisé dynamique basé sur plusieurs sources de données : une bonne nouvelle pour ceux qui passaient leur temps à dupliquer des tableaux croisés sur différents onglets et utilisaient de nombreux Vlookup() difficilement maintenables.
4. Diffuser, sécuriser et partager vos tableaux de bord sur le web en quelques clics de souris. Fini les problèmes de versioning liés au partage des fichiers Excel par mail. Avec PowerPivot, vos tableaux de bord sont publiés sur le web, leur aspect est fidèle à Excel et ils restent dynamiques !
5. Un gain de place sur vos fichiers Excel volumineux : si vous avez des fichiers Excel volumineux contenant beaucoup de données dans de multiples onglets. Essayer de charger ces données dans un modèle PowerPivot, vous pourriez bénéficier de la compression du moteur PowerPivot.
6. Une utilisation plus simple et naturelle des nouveaux filtres Excel 2010 (Slicers) : PowerPivot permet de créer et positionner les nouveaux slicers d’Excel 2010 beaucoup plus facilement. Ce qui vous permet encore plus de productivité dans la création de vos tableaux de bord.

A bientôt sur ce blog pour une prise en main pas à pas de PowerPivot !

En attendant voici quelques liens utiles :

www.powerpivot.com (site officiel US)

Téléchargement de PowerPivot

Téléchargement de la CTP2 de SQL Server 2008 R2  

Blog d’Aurélien Koppel sur PowerPivot (en français)

      Blog de Yann Nguyen sur PowerPivot (en français)

      Blog Officiel de l’équipe produit PowerPivot (US)

On parle beaucoup de décisionnel, d’aide à la décision, de business intelligence ou encore de BI. Derrière ces termes se cachent en fait un ensemble d’outils et de bonnes pratiques permettant de mieux piloter son activité.

L’objectif ultime : créer des tableaux de bord, véritable cockpit de pilotage de son entreprise ou de son activité pour prendre la bonne décision au bon moment.

Quelle est l’évolution de du chiffre d’affaires par rapport aux objectifs fixés ? Quels sont les produits les plus rentables ? Quels sont les zones de réduction de coûts possible ?

Quels sont les prospects les plus susceptibles d’acheter mon produit ?...

Que vous soyez entrepreneur, analyste, responsable commercial, contrôleur de gestion ou contrôleur financier, Chargé de ressources humaines, responsable d’une busines unit…

ou plus généralement si vous avez besoin d’exploiter des données pour les retraiter, les analyser, les présenter en vue de les transformer en information utile vous faites déjà du décisionnel.

·         Les objectifs de ce blog :

Ce blog  à 4 objectifs principaux :

1) Démystifier ce qu’est le décisionnel, montrer qu’avec des outils et une démarche adaptée le décisionnel est à la portée de tous : des fonctionnalités les plus simples jusqu’au plus sophistiquées.

2) Partager des conseils d’utilisation, des astuces pour créer plus rapidemment vos tableaux de bords : Autour d’exemples pratiques, nous expliquerons dans une approche didactique et progressive comment exploiter au mieux les outils Microsoft adaptés comme Excel ou encore SQL Server. Vous découvrirez peut être des fonctionnalités que vous ne soupçonniez même pas. Avant de se lancer dans l’achat de nouveaux produits mieux connaître les fonctionnalités fournies par ceux que l’on possède déjà s’avère être clé pour gagner en efficacité et faire des économies.

3) Créer une zone d’échange : compagnon de ce blog, nous avons créé un forum de discussion ouvert à tous. Vous pourrez y laisser vos questions, vos demandes de sujets à traiter ou encore partager avec les autres « Echo-Pilotes » vos bonnes pratiques ou astuces sur la création des tableaux de bord avec les outils Microsoft.

4) Fournir gratuitement des accélérateurs prêts à l’emploi : Grâce à la section «Découvrez les Avantages Echo-pilote » vous pourrez récupérer gratuitement les exemples associés aux articles, des modèles, des programmes prêts à l’emploi vous permettant de réaliser vos tableaux de bord en un temps record.

·         A qui s’adresse ce blog ?

Ce blog a été conçu au départ pour les utilisateurs de Microsoft Excel qui passent une bonne partie de leur temps à créer des analyses, des tableaux de bord. Ce blog va bien entendu couvrir aussi  d’autres outils Microsoft

utiles au décisionnel comme SQL Server par exemple. Il devrait donc intéresser tous ceux qui doivent manipuler des données afin d’en sortir de l’information. Il vise tous ceux qui s’intéressent au décisionnel 

où qui ont un projet à mettre en place.

Vous cherchez à mettre en place des tableaux de bord mais vous ne savez pas par où démarrer ? Vous souhaitez découvrir comment enrichir ceux que vous avez déjà construits ? Plus généralement vous êtes

Intéressé par le décisionnel ou la business intelligence d’un point de vue pratique ? Vous souhaitez découvrir d’un point de vue pratique et concret les fonctionnalités de Microsoft Office et SQL Server pour le décisionnel :

Ce blog est fait pour vous !

·         Pourquoi le nom l’Echo-Pilote ?

Tout d’abord « Echo »  car il s’agit d’un blog, un journal.

« Pilote » car nous allons parler de tableaux de bord, de décisionnel permettant de piloter son activité

« Echo-Pilote » est aussi un clin d’œil à « Co-pilote » : ce blog est là pour vous aider, vous accompagner et aussi vous permettre d’échanger avec d’autres.

·         Qui est derrière ce blog ?

Ce blog a été créé par les équipes de Microsoft France, il est alimenté par Microsoft mais aussi, nous l’espérons par ses partenaires et ses clients.

Ce blog se veut le plus interactif et ouvert possible. Vos commentaires sont les bienvenus.

Pour terminer ce premier post, voici deux petites videos illustrant à quoi peut ressembler un tableaux de bord (nous n’avons pas résisté à y ajouter un petit soupçon de technologie tactile associée à Windows 7)

Bons tableaux de bord  & Bonne Lecture !