Central Exchange : Cliente Outlook

Entenda porque os clientes Outlook recebem a mensagem "O Outlook está tentando recuperar dados do Microsoft Exchange Server...”.

vslopes — Mon, 17 Jul 2006 22:07:00 GMT

O que significa a mensagem "O Outlook está tentando recuperar dados do Microsoft Exchange Server...”, conhecida também como Popup de RPC do Outlook?

As requisições do cliente Outlook para o servidor Exchange são chamadas do tipo RPC (‘Remote Procedure Call’). Sempre que o usuário quer ler uma mensagem, acessar o calendário ou qualquer outra atividade no Outlook, chamadas RPC são enviadas ao servidor Exchange ou a um servidor do tipo Global Catalag (por exemplo, se a chamada em questão for uma busca na Lista Global de Endereços).

As chamadas RPC devem ser respondidas por padrão em no máximo 5 segundos – após uma requisição, se o cliente não receber nenhuma resposta dentro dos 5 segundos, a mensagem "O Outlook está tentando recuperar dados do Microsoft Exchange Server...” será mostrada.

Nas versões anteriores ao Outlook XP, o cliente apresentava apenas uma parada momentânea, o aplicativo aparentava estar ‘travado’. Para melhorar a experiência do usuário, a Microsoft criou a mensagem de RPC “O Outlook está tentando recuperar...”, que tem como função informar ao usuário que o Outlook está levando um tempo excessivo para receber respostas do servidor Exchange (ou Global Catalog).

Na grande maioria dos casos, o tempo excessivo está ligado a problemas de performance no servidor Exchange. Podemos também listar outras causas, tais como:

- problemas de performance no Active Directory.

- problemas de rede.

- problemas causados por add-ins no cliente Outlook.

- Caixa postal com um grande número de sub-pastas e mensagens.

Se você está tentando resolver este comportamento no seu ambiente, o primeiro passo é identificar quem são os clientes afetados. Por exemplo, se a grande maioria ou todos os usuários recebem os popups com freqüência e o nome do servidor informado no popup é o nome do servidor que contém a caixa postal, então possivelmente o problema está localizado no servidor Exchange. Ou se os usuários afetados é apenas um conjunto de clientes separados do servidor Exchange por um link WAN de baixa velocidade, então possivelmente o problema está relacionado ao link (ou conectividade física.).

O popup pode informar um servidor de caixa postal, um servidor de ‘Public Folder’ ou um ‘Global Catalog’.

Tente primeiro determinar qual é o padrão para o acontecimento do problema e o que difere os clientes afetados dos demais (tipo de conectividade, existência de add-ins, tamanho da caixa postal, servidor informado, etc.)

Na minha experiência com suporte na Microsoft, a grande maioria dos casos estão diretamente relacionados com a má performance dos discos no servidor Exchange.

Para determinar se existem problemas de performance no servidor Exchange, você pode utilizar o Performance Monitor para monitorar o servidor, com os seguintes contadores:

Physical Disk (All Instances)
- Avg Disk Sec/Read
- Avg Disk Sec/Write
- Current Disk Queue Length

MSExchangeIS
- RPC Averaged Latency
- RPC Requests
- RPC Operations/Sec

Processor
- %Processor Time

Database (Information Store Instance)
- Log Record Stalls / sec

O contador ‘RPC Averaged Latency’ mostra o tempo em média que o servidor Exchange demora para responder os clientes Outlook. O valor deste contador deve estar abaixo de 20 ms sempre. Quando este contador está acima de 20 ms constantemente, isso significa que o ‘Information Store’ está demorando muito para processar requisições de usuários. Em 95% dos casos, se o ‘Information Store’ leva muito tempo para atender um cliente, o problema é um gargalo no subsistema de discos.

Os valores recomendados para ‘Avg. Disk Sec/Read’ e ‘Avg.Disk Sec/Write’ para os discos físicos são:

Boa performance < 20 ms

Performance regular < 30 ms

Má performance < 40 ms

Se o servidor possui ‘cache’ nas controladoras de discos os valores esperados são:

Cache/Excelente performance < 1 ms

Cache/Ótima performance < 2 ms

Cache/Boa performance < 4 ms

A Microsoft recomenda que a latência máxima para os discos onde os bancos de dados do Exchange estão localizados esteja sempre abaixo de 20 ms. Se o servidor atinge 20 ms ou mais constantemente, problemas como enfileiramento de mensagens na fila de ‘Local Delivery’ ou os Popups no cliente Outlook já começam a ficar evidentes.

É comum recebermos logs de performance para análise onde os discos apresentam latência de até 0.5 segundos ou mais. Imagine o quanto isso significa para um servidor Exchange (ou para qualquer outro servidor J) – 0.5 segundos para completar uma requisição de IO é um tempo infinitamente grande.

No dia a dia, é comum encontrarmos clientes com problemas de design de disco variados, como a colocação de logs de transação, banco de dados e filas SMTP no mesmo disco físico, arrays de disco sem o dimensionamento correto, ou mistura de dados como um banco de dados SQL com os bancos de dados do Exchange.

Se você determinou através do Performance Monitor que o discos do servidor Exchange estão apresentando gargalos de performance, os artigos abaixo podem ajudá-lo a corrigir o problema. Estes artigos são guias para o correto design dos discos no Exchange Server:

Optimizing Storage for Exchange Server 2003

http://www.microsoft.com/technet/prodtechnol/exchange/2003/library/optimizestorage.mspx

Performance and Scalability Guide for Exchange Server 2003

http://www.microsoft.com/technet/prodtechnol/exchange/2003/library/perfscalguide.mspx

Se você suspeita que a causa raiz está relacionada a conectividade, você pode utilizar a ferramenta ‘Network Monitor’ durante a reprodução do problema. Pelo ‘Network Monitor’ é possível verificar se existem retransmissões excessivas ou perda de pacotes, o que leva ao aparecimento do popup.

Se o problema é restrito para alguns usuários, e problemas de performance no ambiente ou problemas de rede já foram eliminados como causa raiz, você então deve verificar como está a caixa postal do usuário. Um número excessivo de itens (mensagens) ou sub-folders pode gerar este tipo de comportamento.

Mais informações:

905803 Outlook users experience poor performance when they work with a folder that contains many items on a server that is running Exchange Server 2003 or Exchange 2000 Server

http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;EN-US;905803

Para saber mais sobre este assunto:

839862 How to troubleshoot the RPC Cancel Request dialog box in Outlook 2003 or in Outlook 2002

http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;EN-US;839862

Viviane Lopes

Como o Horário de Verão afeta compromissos e o calendário no cliente Outlook

vslopes — Tue, 21 Feb 2006 01:41:00 GMT

Alguns países como Chile, Brasil e Israel adotam um sistema variável para o horário de verão. As datas de inicio e término mudam a cada ano seguindo uma determinação estabelecida pelo governo federal.

Como resultado destas mudanças, os usuários experimentam o inconveniente de terem seus compromissos e reuniões alterados em 1 hora. Todos os anos, a Microsoft recebe inúmeros chamados de clientes reportando este comportamento.

Vamos explicar o que ocasiona este comportamento bem como maneiras de minimizar o impacto para os usuários do Outlook.

Tomemos o Brasil como exemplo. A configuração do fuso horário padrão do Brasil (GMT -03:00 Brasília) em qualquer sistema operacional da Microsoft é:

Inicio do Horário de Verão: Terceiro domingo de Outubro as 02:00 da manhã.

Término do Horário de Verão: Segundo domingo de Fevereiro as 02:00 da manhã.

Ajustar automaticamente o relógio para o horário de verão: Habilitado.

Para o ano de 2005/2006, o governo brasileiro determinou as seguintes datas para o Horário de Verão:

Inicio do Horário de Verão: 16 de Outubro de 2005 (Terceiro domingo de Outubro).

Término do Horário de Verão: 19 de Fevereiro de 2006 (Terceiro domingo de Fevereiro).

Quando as novas datas são publicadas pelo governo, os administradores precisam atualizar todas as máquinas instaladas com sistemas operacionais da Microsoft com as novas informações do horário de verão. Geralmente, as informações descritas no artigo KB: 317211 e a ferramenta “Time Zone Editor” (tzedit.exe) são utilizadas para atualizar o fuso horário em questão.

Como podemos perceber, existe uma diferença entre o Horário de Verão padrão do Windows e as datas definidas pelo governo. Vamos denominar esta diferença de “Período Delta”.

Para o ano de 2005/2006, o período delta ocorre somente no final do horário de verão, como indicado abaixo:

O problema experimentado pelos usuários do cliente Outlook acontece para todos os compromissos durante o período delta criados antes da atualização do horário de versão no sistema operacional. Estes compromissos estarão com o horário alterado em 1 hora. Todos os compromissos criados depois da atualização do horário de verão estarão com o horário correto.

O questionamento colocado por todos os clientes que utilizam o Microsoft Outlook é – Por que experimentamos este comportamento ? Para responder esta pergunta, temos que entender como o cliente Outlook agenda reuniões e compromissos:

Três fatores afetam a forma como o Outlook agenda uma reunião ou um compromisso:

O horário do computador.
A configuração de fuso horário do sistema operacional.
A configuração de ajuste automático para o horário de verão.

O Outlook estampa o compromisso ou reunião com a informação do fuso horário de Greenwich, denominada “Greenwich Mean Time”. A fórmula para determinar o “Greenwich Mean time” utiliza como base o relógio do computador, o ajuste do fuso horário local (incremento ou decremento de horas dependendo do fuso horário), e o ajuste automático do Horário de Verão (incremento ou decremento de 1 hora dependendo da época do ano).

Exemplo:

Horário local para a reunião: 5:00 da tarde Horário de Brasília

Ajuste para o fuso horário de Brasília: - 3:00 horas

Ajuste para o horário de verão (positivo ou negativo): -1:00 hora

Greenwich Mean time resultante: 1:00 da tarde Greenwich Mean time

Assim que o Outlook recebe a solicitação de reunião, os cálculos para o horário da reunião são realizados seguindo a regra acima, e então o item é gravado no calendário dos usuários envolvidos.

Se qualquer um dos fatores mencionados estiverem incorretos quando o compromisso ou reunião é criado, o horário final (Greenwich Mean Time) será calculado incorretamente. Não é possível corrigir o horário após a criação da reunião através da tentativa de corrigir o fator em erro.

Por exemplo, se o sistema operacional não estiver com o ajuste de horário de verão automático corretamente configurado, todos os itens criados terão o seu horário Greenwich Mean time incorretamente calculados. Para corrigir o horário após a criação da reunião, será necessário abrir o item no Outlook e manualmente corrigir o horário.

O que pode ser feito para corrigir os itens criados no Período Delta ?

Os usuários podem modificar cada compromisso manualmente depois que as informações do horário de verão forem atualizados no sistema operacional.

Não existe uma forma centralizada para que os administradores do Exchange Server possam atualizar os itens no calendário dos usuários.

Recomendações adicionais para minimizar a ocorrência deste comportamento:

Assim que o governo publicar as alterações para o Horário de Verão, verifique qual é o “Período Delta” e simule as alterações necessárias em laboratório. Assim você saberá antecipadamente que mudanças esperar no ambiente de produção.
Trabalhe em conjunto com o time responsável por atualizar o Horário de Verão no sistema operacional o mais cedo possível, de forma a minimizar a criação de compromissos e reuniões durante o Período Delta antes da atualização do Horário de Verão no sistema operacional.
Antes que qualquer alteração no Horário de Verão seja realizada, solicite aos usuários que imprimam seus calendários. O calendário impresso pode servir como referência caso seja necessário atualizar os itens manualmente.
Para reuniões com múltiplos participantes, apenas o organizador da reunião deverá atualizar o horário e então enviar a atualização aos participantes.
Ao término do Horário de Verão, modifique o sistema operacional de forma a espelhar o padrão do Horário de Verão do seu fuso horário. Esta ação tem como objetivo evitar a existência de um mix de computadores com configurações diferentes, alguns com as datas do Horário de Verão alteradas, outros com o Horário de Verão padrão do Windows (por exemplo, novos equipamentos adicionados a organização).

Se você precisar de mais informações, por favor utilize os seguintes artigos da Microsoft como referência:

317211 How to configure daylight saving time dates for Brazil

http://support.microsoft.com/?id=317211

195900 How Outlook handles time zones for meeting requests

http://support.microsoft.com/?id=195900

197480 OL2000: Changing the Time Zone Without Changing Appointment Times

http://support.microsoft.com/?id=197480

Viviane Lopes e Nicolas Souza