Заметки с полей

Vladimir Tolmachev [MSFT]

Заметка о параметризации документов Office 2007

Заметка о параметризации документов Office 2007

  • Comments 4
  • Likes

 

Довольно часто встречается ситуация, когда необходимо регулярно подготавливать документы по стандартным шаблонам. Office 2007 и SharePoint 2007 позволяют упростить этот процесс добавляя возможность сделать документы параметризованными, в итоге давая нам возможность выносить часть информации из документа в виде столбцов библиотеки документов, что в свою очередь позволяет нам редактировать ее и анализировать не прибегая к открытию документа.

Рассмотрим все по порядку

Content Controls

Самой по себе довольно интересной, на мой взгляд, выглядит такая новая функция Office 2007 как Content Controls.

Content Controls это контейнеры для специфичной информации, которая требует контроля на этапе редактирования документа. В качестве содержимого может выступать дата, текст, блок форматированного текста и т.д.

Визуально в документе это выглядит следующим образом

При этом такие элементы не являются ActiveX контролами в понимании Office 2003 со всеми вытекающими.

При этом существует возможность запретить удалять или редактировать такие элементы, что позволяет создавать шаблоны для определенного вида документов с пред заданным содержанием (например disclaimer)

Интересным частным случаем является так называемые Building Blocks, которые позволяют сохранить часть форматированного текста в виде Quick Part, что позволяет в дальнейшем повторно ��спользовать эти блоки, сохранив их в шаблоне документа.

Волшебное преображение

Если вы используете Microsoft Office SharePoint 2007 в качестве среды совместной работы, то Content Controls волшебным образом расширяют свои возможности.

Это заключается в том, что появляется возможность связать колонки библиотеки документов и отдельные Content Control-ы вашего документа.

Как это происходит.

1. Создаем библиотеку документов

2. Добавляем в библиотеку колонки

3. Переходим в свойства библиотеки и открываем шаблон документа для редактирования

4. В шаблоне документа вставляем в нужные места те поля, для которых мы создали колонки в библиотеке

5. Сохраняем шаблон

6. Создаем документ из этой библиотеке (на основе созданного шаблона)

7. Заполняем все поля (через Information Panel или в самом документе, что суть одно и тоже)

8. И сохраняем документ в библиотеку

В итоге наши поля отобразились на колонки. Более того...редактирование свойств данного элемента библиотеки через MOSS приводит к изменению данных в документе.

Параметризация документов, однако.

Comments
  • Спасибо, очень полезный совет. Только не понятно как проделать то же самое для Microsoft Office Excel 2007

  • Забавно, но похоже это работает только в Word 2007.

    Постараюсь узнать судьбу этой фичи в других продуктах.

  • Подскажите, эта возможность работает только в MOSS или в WSSv3 тоже?

  • Спасибо большое) Все просто и понятно)

Your comment has been posted.   Close
Thank you, your comment requires moderation so it may take a while to appear.   Close
Leave a Comment