Tietotyöblogi

Sähköposti pilvipalveluna?

iwsuomi — Tue, 31 Jan 2012 09:15:00 GMT

Sähköpostijärjestelmää uusittaessa on asiakkaille tänä päivänä tarjolla useita erilaisia hankintavaihtoehtoja. Asiakas voi hankkia sähköpostijärjestelmän siten, että ne asennetaan asiakkaan omiin tiloihin, omille palvelimille tai omaan konesaliin. Sähköposti voidaan hankkia myös kumppanin tarjoamana isännöitynä palveluna tai vaikkapa toimittajan tarjoamana pilvipalveluna. Milloin asiakkaan sitten kannattaisi harkita sähköpostin hankintaa pilvipalveluna?

Vanhentuneet teknologiat

Käytössä on sähköpostipalvelin tai muuta infrastruktuuria, joka lähenee käyttöikänsä ja tuen loppua. Tällaisia sähköpostijärjestelmiä ovat 2000 luvun alkupuolen tai vanhemmat sähköpostiohjelmistot sekä niissä hyödynnetyt tekniikat. Mikä on investointikyvykkyys ja halukkuus uuteen paikalliseen infrastruktuuriin ja sen kehittämiseen? Miten siirtyä uuteen sähköpostiratkaisuun? Voisiko pilvipalvelu tuoda tilanteeseen joustavamman vaihtoehdon?

Lisääntyvät liiketoiminnan tarpeet

Ovatko liiketoiminnan tarpeet muuttuneet tai muuttuvatko? Tarjoaisiko pilvipalvelu asiakkaille nopean, joustavan ja kustannustehokkaan tavan reagoida muutostarpeisiin esimerkiksi

tilanteissa, joissa liiketoiminta ja henkilömäärät kasvavat nopeasti ja/tai
asiakkaalla on useita toimipisteitä,
ollaan aloittamassa uutta liiketoimintaa tai näköpiirissä ovat
erilaiset fuusiot ja yrityskaupat.

Uudet toimintamallit

Myös organisaatioiden toimintatavat ja mallit ovat voineet muuttua. Esimerkiksi liikkuvien työntekijöiden määrä kasvaa liiketoiminnasta riippumatta ja työtä tehdään yhä enemmän ajasta ja paikasta riippumatta. Uusien työnteon mallien kautta käyttäjät odottavat, tarvitsevat ja jopa vaativat parempia viestinnän ja yhteistyön välineitä. Samanaikaisesti tarpeiden kasvaessa, on mahdollista, että yritysten IT-henkilöstöresurssit voivat olla rajalliset ja myös osaamisessa voi olla puutteita. Miten hallita ja kehittää paikallista sähköpostijärjestelmää alati muuttuvien tarpeiden mukaisesti?

Uudet käyttäjäryhmät

Sähköposti on ollut useissa organisaatioissa lujasti ”tietotyöläisten” työväline. Organisaatiot ovat kuitenkin ”heräämässä” todellisuuteen, että liiketoiminnan kannalta voisi olla järkevää ja jopa kannattavaa, että koko henkilökunnalle, myös henkilöille ilman omaa henkilökohtaisia työasemia, tarjotaan halittu pääsy yrityksen sähköpostiin ja intranet-palveluihin. Miten tarjoamme kustannustehokkaasti ja hallitusti yhdenmukaiset työvälineet ja turvallisen tavan käyttää niitä?

Isännöidyt sähköpostijärjestelmät

Organisaatioilla voi olla käytössä myös isännöityjä tai verkkopohjaisia sähköpostijärjestelmiä, joiden kokonaisvaltainen hyödyntäminen on vaikeaa, jollei jopa mahdotonta. Sähköpostin ei enää pitäisi olla oma erillinen ”saareke”, vaan sen odotetaan integroituvan saumattomasti muihin viestinnän ratkaisuihin, kuten erilaisiin neuvotteluratkaisuihin (audio, video, verkko). Tukeeko nykyinen sähköpostijärjestelmä käytössä olevien yhteistyö-, viestintä- ja liiketoiminnan ratkaisujen (kuten CRM) käyttöä? Onko sähköpostijärjestelmässä ”mobiiliposti” ja pystytäänkö kalliit investoinnit esimerkiksi älypuhelimiin hyödyntämään tehokkaasti?

Vanhentuneet toimisto-ohjelmistot

Tietotyöläiset viettävät suuren osan työajastaan sähköpostin äärellä työskennellessä. Usein kuulee sanottavan, että jopa liian kauan. Hallitsevatko sähköpostit todellisuudessa työaikaa tai hallitseeko käyttäjä työaikaansa? Miten varmistaa, että sähköpostiviestien ja kalenteritietojen käsittely on käyttäjän näkökulmasta yhdenmukaista ja tuttua riippumatta käytössä olevasta päätelaiitteesta? Onko käyttäjäkokemus yhtenäinen myös vaikkapa Macintosh-työasemilla?

Toisaalta yksi suurista haasteista sähköpostin tehokkaan hyödyntämisen osalta ovat vanhentuneet toimisto-ohjelmistot. Mikäli käytössä on laajamittaisesti vanhoja ohjelmistoja, todennäköisesti monet muutkin palvelut voivat olla vanhentuneita. Vanhat työvälineet eivät välttämättä tue uusia työtapoja ja muun muassa työn tekemistä mistä tahansa. Voisiko siirtyminen Office 365 –tapaiseen pilvipalvelun tarjota vaihtoehdon?

Tietoturva

Sähköpostin pitäisi olla oletuksena turvallinen käytettiin sitä sitten mistä tahansa ja milloin tahansa. Tarvitseeko nykyinen sähköpostijärjestelmä esimerkiksi erilliset tietoturvaratkaisut, kuten VPN, jotta sähköposteja voitaisiin käsitellä turvallisesti matkapuhelimella, selaimella tai työasemalla? Onko virustentorjunta ja roskapostinsuodatus kiinteä osa sähköpostiratkaisua? Kuinka pitää ympäristö ajan tasalla?

Hallittavuus

Sähköpostijärjestelmien kriittisyyden kasvaessa siltä odotetaan korkeaa käytettävyyttä. Tietohallinnolta odotetaan vankkaa osaamista nyt ja tulevaisuudessa, jotta korkea käytettävyys ja liiketoiminnan edellyttämät käytettävyystakuut (SLA) saavutetaan. Tämä voi olla vaikea saavuttaa hyvinkin hoidetulla paikallisilla toteutuksilla (On-Premise). Pilvipalveluratkaisut voivat auttaa saavuttamaan korkea käytettävyyden jopa 99,9% käytettävyystakuulla.

Vapaus valita

Tahdoimme tai emme, niin sähköposti on yksi tärkeimmistä viestinnän muodoista ja liiketoiminnan järjestelmistä. Organisaatioiden kilpailukyvyn ja jatkuvuuden kannalta on tärkeää, että se vastaa tarpeita. Hyvä uutinen asiakkaille on se, että asiakkailla on vaihtoehtoja, kuten Exchange 2010, joka voidaan hankkia siten, että se tarjotaan käyttäjille perinteiseen tapaan omasta konesalista (On-Premise), kumppanin tarjoamana palveluna (Hosted) tai Microsoftin pilvipalveluna (Online). Myös palvelujen yhdistelmämallit, eli hybridimallit ovat mahdollisia, jolloin osalle käyttäjistä sähköposti tarjotaan vaikkapa omasta konesalista ja osalle Microsoftin Online-palvelusta. Näin asiakkaalle jää vapaus valita liiketoimintaa ja IT:tä parhaiten tukeva vaihtoehto.

Ari Suominen

Lue lisää

Ohjelmistot ja palvelut pilvestä – Exchange Online
Sähköpostin uusi aika
Microsoft Exchange2010 (US)
Sähköpostien, ajan ja tehtävien hallinta
Asiakasohjelma työasemille (Outloook 2010, Outlook for Mac 2011), matkapuhelimille, selaimille.

Mitä pitäisi ottaa huomioon sähköpostiohjelmistoa valittaessa?

iwsuomi — Mon, 05 Dec 2011 09:47:00 GMT

Uuden sähköpostijärjestelmän käyttöönottoa ajavat usein säästö- ja tuottavuustarpeet. Vanha sähköpostijärjestelmä voi olla toki toimiva, mutta se ei vastaa enää liiketoiminnan ja yksityisten käyttäjien tarpeita eikä edes välttämättä ole kovinkaan kustannustehokas. Uuden järjestelmän hankintapäätöksen kypsyttyä nousee kustannusten lisäksi harkintaan, mitä sähköpostijärjestelmältä oikein odotetaan? Mitä järjestelmän toiminnallisuuksiin liittyviä asioita sähköpostijärjestelmää hankittaessa tulisi sitten harkita?

1. Sähköpostilaatikon koko

Sähköpostien koko ja määrät ovat kasvaneet ja kasvavat. Useat organisaatiot tarjoavat jo käyttäjille suuria postilaatikkoja, mutta edelleen postilaatikkojen koot eivät tunnu vastaavan liiketoiminnan tarpeita. Tämä johtaa usein "luoviin käytäntöihin", jolloin sähköposteja tallennetaan kansioihin erilaisten paikallisten ja palvelimien levyjen nurkille ja hankitaan tueksi kalliita arkistointiratkaisuja. Uudet yritystason sähköpostiratkaisut, kuten Exchange 2010, pystyvät tarjoamaan kustannustehokkaasti käyttäjille suuret postilaatikot.

2. Käyttäjäkokemus

Työntekijöillä ei välttämättä ole käytettävissä tarpeita vastaavaa ohjelmistoa sähköpostin käyttöön. Usein käyttäjille tarjotaan vain yksi asiakasohjelmistovaihtoehto, työasemalle asennettava tai selainversio, ja välttämättä kaikkia käyttäjäryhmiä, kuten liikkuvia käyttäjiä tai työntekijöitä ilman henkilökohtaista työasemaa ei huomioida ollenkaan. Nykyaikaisen sähköpostiohjelmiston tulisi tarjota yhdenmukainen rikas käyttäjäkokemus käyttöjärjestelmästä ja selaimesta riippumatta, niin tietokoneelle, puhelimelle kuin selaimellekin.

3. Turvallisuus

Sähköpostiviestinnän odotetaan olevan tänä päivänä suojattua ja turvallista ajasta ja paikasta riippumatta. Mutta kuinka hyvin on huomioitu esimerkiksi se, että arkaluonteista ja luottamuksellista tietoa ei vahingossa lähetetä esimerkiksi organisaation ulkopuolelle? Uusien sähköpostien hankinnan yhteydessä olisi hyvä miettiä myös, miten varmistaa 24/7 suoja erilaisia ulkoisia uhkia, kuten viruksia vastaan.

4. Yritys- ja viranomaisvaatimukset

Sähköpostien odotetaan yhä paremmin auttavan ottamaan huomioon erilaiset yritys- ja viranomaisvaatimukset. Sähköposteihin tulisi pystyä esimerkiksi liittämään yrityskäytäntöjen mukaiset vastuuvapauslausekkeet ja huomioimaan, ettei organisaatiosta lähde ulos tahattomasti tai tarkoituksellisesti arkaluontoista tai luottamuksellista tietoa.

5. Korkea käytettävyys

Sähköposti lienee tänä päivänä yksi liiketoiminnan kannalta kriittisimmistä järjestelmistä. Sen mukana liikkuu tarjouspyyntöjä, tilauksia, vahvistuksia, tarjouksia, hälytyksiä jne. Sähköpostijärjestelmälle pitäisi pystyä asettamaan tänä päivänä 99,9% SLA-tavoitteet.

6. Vikatilanteista elpyminen

Sähköposteista otetaan perinteisesti varmistukset vikatilanteiden varalle, mutta kuinka hyvin vikatilanteisiin ollaan ennalta varauduttu myös muilta osin kuin datahäviön osalta. Onko selkeä käsitys tai edes arviota siitä, kuinka nopeasti sähköpostijärjestelmän vian sattuessa se olisi jälleen käytettävissä? Kuinka kauan organisaatioiden toiminta jatkuu ilman sähköpostia häiritsemättä itse liiketoimintaa? Kaksi minuuttia? Kaksi tuntia? Kaksi päivää? Kaksi viikkoa tai kenties enemmän? Nykyaikaisilla sähköpostiohjelmistoilla pystytään rakentamaan kokonaisuus, jossa vaikeistakin vikatilanteista toipuminen voi tapahtua tunnissa tai jopa minuuteissa.

7. Tuki

Sähköpostin kriittisyyden kasvaessa myös tuen merkitys kasvaa. Millaisilla työvälineillä järjestelmää ylläpidetään ja kuinka joustavaa on mm. etähallinnan toteuttaminen? Miten asiakasohjelmistoja hallitaan keskitetysti? Keneen järjestelmän ylläpitäjä on yhteydessä teknisen tuen saamiseksi? Osaavakin henkilö ja organisaatio voi tarvita apuja. Siksi erilaisille ja erikokoisille organisaatioille tulisi olla oman toiminnan kannalta joustavat tukikomponentit Online- ja puhelintukivaihtoehdoista erilaisiin 24/7 laajennettuihin tukivaihtoehtoihin.

8. Sähköposti mobiilikäyttäjille

Liikkuvien työntekijöiden määrät kasvavat ja käytössä olevan sähköpostijärjestelmän tulisi pystyä tarjoamaan yhdenmukainen ja oletuksena turvallinen pääsy sähköposteihin ja kalenteritietoihin myös matkapuhelimilla. Lisää tehokkuutta saadaan, mikäli käyttäjät pystyvät lukemaan ja muokkaamaan sähköpostien liitetiedostoja ja intranetissa olevia asiakirjoja. Mobiililaitteiden yhteydessä on hyvä myös huomioida, miten tietohallinto pystyy hallinnoimaan yrityksen matkapuhelimia.

9. Yhdistetty viestintä ja integroitavuus liiketoiminnan järjestelmiin

Sähköpostin tulisi olla yhtenäinen osa yhdistettyä viestintää ja saumattomasti integroitua muihin viestinnän ratkaisuihin, kuten pikaviestintä- ja verkkoneuvotteluratkaisuihin. Sähköposti pitäisi pystyä lisäksi integroimaan tarvittaessa muihin liiketoiminnan ratkaisuihin, jolloin sähköpostilta edellytetään monipuolisia vakioituja API-rajapintoja sekä ohjelmointityökaluja. Loppukäyttäjän näkökulmasta tämä ei saisi kuitenkaan tarpeettomasti lisätä osaamistarvetta tai käytettävien ohjelmistojen määrää.

10. Arkistointi

Sähköpostien arkistointi paikallisille työasemien levyille lisää olennaisesti riskejä ja tietohallinnon kustannuksia. Kannettavalla tietokoneella olevat sähköpostiviestit voivat olla riski muun muassa tietokoneen häviämisen tai levyn hajoamisen johdosta ja tietojen palautus nostaa kustannuksia. Sähköpostipalvelun tulisi oletusarvoisesti sisältää keskitetyn Online-arkistoinnin mahdollisuudet erilaisine arkistointisääntöineen siten, että välttämättä erillisiä arkistointiratkaisuja ei enää tarvita.

11. Vastaaja

Nykyaikainen sähköpostiohjelmisto kokoaa yhteen ja samaan postilaatikkoon erilaiset "perinteisen viestinnän" viestit, kuten sähköpostit ja vastaaja- ja ääniviestit. Esimerkiksi Exchange 2010 sisältää puhelinvastaajapalvelun ja erillistä vastaajapalvelua ei tarvita. Vastaajaviesti ohjataan suoraan sähköpostilaatikkoon, josta se on kuunneltavissa niin tietokoneella, puhelimella kuin selaimellakin.

12. Hankintatapa

Organisaatioille tulisi löytyä vaihtoehtoja, jotka tukevat liiketoiminnan sekä tietohallinnon tarpeita. Sähköposti pitäisi pystyä ottamaan käyttöön yhdenmukaisilla kyvykkyyksillä asiakkaan omasta konesalista, palveluna tai niin sanottuna hybridimallina, jossa osa käyttäjistä on sähköpostin pilvipalvelun käyttäjiä.

13. Kalenterit

Kalenterit ja "ajanhallinta" ovat tänä päivänä kiinteä osa sähköpostijärjestelmiä. Käyttäjien pitäisi pystyä näkemään ja hallinnoimaan kalenterit keskitetyn näkymän kautta. Samalla käyttäjillä pitäisi olla mahdollisuus nähdä organisaation resurssien, kuten neuvotteluhuoneiden, varaustilanne ja jakaa turvallisesti ja hallitusti kalenteritietoja työntekijöiden ja jopa organisaatioiden ulkopuolisten luotettujen henkilöiden kanssa.

Tässä oli eräitä esimerkkejä, joista osan muun muassa Forrester on "How To Choose The Right Email Solution For Your Business" Whitepaperissa nostanut esille (Microsoft Exchange Whitepapers). Avainkysymys on kuitenkin se, millainen sähköpostiohjelmisto tukisi Teidän liiketoimintaanne parhaiten?

Ari Suominen

Lue lisää

Siis yhteensopiva vai ei?

iwsuomi — Thu, 02 Jun 2011 08:33:00 GMT

2000 luvun vaihteeseen tultaessa television yksi myyntivaltti oli digivalmius. No sellainenhan piti tietenkin olla. Kun digilähetykset sitten alkoivat ja oli aika lunastaa valmistajan lupaukset, olisi televisioon tarvinnut hankkia erillinen sisäänrakennettu digisovitin. Tämä oli "luonnollisesti" tilaustuote ja kohtuuttoman kallis kapine verrattuna markkinoille tarjolle tulleisiin muihin ulkoisiin digisovittimiin nähden.

2000 luvulla televisiot litistyivät taulutelevisioiksi ja kauppoihin tulivat HD Ready -televisiot. Nyt ne ovat jo "vanhanaikaisia", koska tarjolla on Full HD Ready televisioita. Kuluttajan tuskaa ei helpota se, että nyt myydään jo erilaisia 3D-toteutuksilla varustettuja televisioita, jotka vain odottavat 3D-lähetyksiä ja palveluja kaikkien saataville. Haasteet, joihin kuluttajana kodinkonekaupassa törmää, voivat olla valitettavan samankaltaisia yritysmaailmassa. Standardeja, vaihtoehtoja ja jopa uutta tekonologiaa hyödyntäviä palveluja löytyy, mutta onko teknologiat yhteensopivia nyt heti sekä tulevaisuudessa.

Päättyykö HD-tuki sillan päähän?

Viestinnän teknologioiden kysynnän ja tarjonnan kasvaessa yhteensopivuuden merkitys kasvaa. Suunta on suljetuista ratkaisuista kohti yhdistettyä viestintää, jossa eri järjestelmät ovat saumattomasti integroituneet yhteen. Asiakkaat saavat helposti indikaatiota, että kyllä ne saadaan toimimaan yhdessä. Mitä tämä tarkoittaa? Usein puhutaan standardeista ja avoimista rajapinnoista ja mystisestä väliin asennettaavasta "purkista", joka huolehtii yhteensopivuudesta. Toimivatko erilaiset teknologiaratkaisut saumattomasti ja tuetusti yhteen ja samalla palvelun mahdollisuudet voidaan maksimaalisesti hyödyntää? Onko ratkaisuille samanaikaisesti kummankin teknologiatoimittajan tuki ja millainen on asiakkaan asema ongelmatilanteissa?

Microsoft Lync 2010 ja yhteensopivuus - interoperability

Yhdistetyssä viestinnässä yhteensopivuus ja integroitavuus ovat avainasioita. Microsoft Lync 2010:nen kokoaa reaaliaikaisen viestinnän siilot yhteen kokonaisuuteen ja asiakkaat voivat hyödyntää tehokkaasti olemassa olevia investointejaan audio/video- ja puhelintekonologioihin. Lync tarjoaa korkealaatuisen standardeihin perustuvan kuvan ja ääniviestinnän ajasta ja paikasta riippumatta.

Microsoftin testi- ja kvalifiointiohjelmien avulla eri yhdistetyn viestinnän teknologiatoimittajat pystyvät varmistamaan toimivuuden yhdessä Lyncin kanssa. Ne kattavat muun muassa puhelininfrastruktuurit ja palvelut, videoratkaisut päätelaitteineen ja infrastruktuureineen kuin puhelimet, päätelaitteet ja oheislaitteet. Yhteistyökumppaneiden sertifioituja ratkaisuja on jo paljon Office Communications Server -ratkaisuille ja Lyncille ja lisää on tulossa.

Yhteistyössä on voimaa - Unified Communications Interoperability Forum

Nykyhetken yhteensopivuustarpeiden lisäksi katseet on hyvä suunnata myös tuleviin tarpeisiin. Unified Communications Interoperability Forum (UCIF) on voittoa tuottamaton allianssi, joka on kerännyt yhteen alan johtavat viestintäratkaisuja ja teknologioita tuottavat yritykset tavoitteena todellinen yhdistetty viestintä ja yhteensopivuus. Se, että alan johtavat toimijat jakavat yhteisen vision saumattomasta yhteensopivuudesta ja parhaasta käyttäjäkokemuksesta ja työskentelevät yhteensopivuuden eteen, tuovat asiakkaille tärkeää tukea investointipäätöksille nyt ja tulevaisuudessa.

Tosiasia on se, että teräväpiirtotelevisiot ja lähetykset sekä 3D ovat tulleet jäädäkseen kodin olohuoneisiin ja palvelut kehittyvät nopeasti ja kattavat yhä suuremman yleisön. Tosiasia on myös se, että yhdistetty viestintä on jo tehnyt läpimurron esimerkiksi videoneuvottelujen sekä puhelinliikenteen osalta ja useissa yrityksissä se toteutetaan onnistuneesti ja tuetusti myös yhdyskäytävillä ja silloilla, "purkeilla".

Vaikka 3D puskee jo kovaa olohuoneisiin, niin ehkä vielä hetki kuitenkin menee siihen, kun yritysmaailmassa aletaan tarjota "tosissaan" 3D-kuvaa esimerkiksi verkkoneuvotteluihin… tai meneekö sittenkään?

Ari Suominen

Viestintää "töpselistä"

iwsuomi — Thu, 12 May 2011 09:23:00 GMT

Mikä sopii suurille sopii myös pienille

Keskustelin erään ystäväni kanssa, jolla on oma yritys, heidän viestinnän tarpeistaan. Heidän työntekijämääränsä vaihtelee voimakkaasti tilivuoden aikana. Sesonkiaikana työntekijöitä on paljon ja päivittäin työnteon "vauhti "on huimaa. Vastaavasti alhaisemman sesongin aikana henkilökuntaa tarvitaan vähemmän, mutta "vauhdin" määrää ei silti vähene. Sesonkiaikana henkilöiden nopea tavoittaminen voi olla kriittisen tärkeää ja muuna aikana erilaiset sesonkikautta valmistelevat työt edellyttävät paljon tapaamisia eri tahojen kanssa.

Tärkeimpiä viestinnän työkaluja pienellä yrittäjällä tuntuvat edelleen olevan puhelin, "auto" ja sähköposti. Esille nousseina huolina asiakaspalvelun laatu (asiakastyytyväisyys), kustannukset (puhelut, matkustaminen) ja aika, joka ei koskaan tunnu riittävän.

Keskustelusta kävi selkeästi esille, että uusien teknologioiden tuomia mahdollisuuksia pienen yrityksen tarpeisiin, ei välttämättä tunneta. "Suurten yritysten" ratkaisut, kuten ääni- ja videopuhelinmahdollisuudet tietokoneilla tuntuivat kovin etäiseltä saatikka verkkoneuvottelut. Useille yrittäjille sähköpostin saaminen "taskussa olevaan puhelimeen" on jo tärkeä edistysaskel. Toisaalta on ymmärrettävää, että yrittäjän fokus on oman liiketoiminnan pyörittämisessä, varsinkin jos viestintäjärjestelmien kehittämiseksi ei ole omaa IT-henkilöstöä.

Kustannussäästöjä ja tehokkuutta töpselistä

Entäpä, jos pienyrittäjä voisi vähentää matkustamista, säästää merkittävästi puheluissa, ja parantaa asiakaspalvelua investoimatta merkittävästi lisää oman infrastruktuurin? Kiinnostaisivatko uudet viestinnänmuodot tuolloin myös pienyrittäjää? Vastauksen arvaammekin, mutta sen pitäisi kuulemma olla yhtä helppoa, kuin sähkön saaminen "töpselistä".

Microsoft tarjoaa jo tänä päivänä suurille ja pienille yrityksille monipuolisen yritystason turvalliset verkkoneuvottelumahdollisuudet, ääni- ja videopuhelut tietokoneilla sekä sähköpostiratkaisut internetin yli (Microsoft Online Services) "töpselistä".

Microsoft on myös julkistanut Microsoft Office 365:n, joka tulee entisestään parantamaan ja laajentamaan viestintä ja yhteistyömahdollisuuksia monella eri tavalla. Esimerkiksi pikaviestintä, tietokoneiden väliset ääni- ja videopuhelutoiminnallisuudet sekä Online-kokoukset on nyt kätevästi yhdistetty yhdeksi kokonaisuudeksi. Näin sponttaanien tilannekeskeisten kuin ajastettujenkin kokousten ja tapaamisten järjestäminenkin onnistuu entistäkin helpommin. Toki Office 365 sisältää myös muita tuottavuusratkaisuja, kuten Office Web Apps -sovellukset.

Mitä pienyrittäjän sitten kannattaisi tehdä?

Pienyrittäjän kannattaa ehdottomasti tutustua pilvipalvelutarjontaan. Microsoft Office 365 soveltuu niin suurille kuin pienillekin organisaatioille. Se tarjoaa uudenlaisen vaihtoehdon sille, miten tuottavuusratkaisuja, kuten viestinnänratkaisuja, voidaan hankkia. Käyttöönotto pilvestä on nopeaa ja se ei edellytä investointeja omaan infrastruktuuriin. Edut ovat merkittäviä myös pienille organisaatioille, jotka saavat esimerkiksi samanlaiset mahdollisuudet järjestää kokouksia ja tapaamisia internetin yli ajasta ja paikasta riippumatta kuin muutkin organisaatiot. Video-, puhe- ja verkkoneuvottelut säästävät aikaa ja kustannuksia mm vähentämällä työhön liittyvää matkustamista ja puheviestinnän kustannuksia. Samalla yhteydenpitoa ja asiakaspalvelun prosesseja voidaan nopeuttaa ja parantaa.

Mutta ehkä helpoiten mahdollisuudet ymmärtää, kun itse kokeilee (osallistu Beta-ohjelmaan). Viestinnän saamisen helppous "töpselistä" voi yllättää.

Ari Suominen

4 000 000 puhelua, ei yhtään virheraporttia

iwsuomi — Mon, 28 Mar 2011 19:32:00 GMT

Huomaan palaavani tuttuun aihealueeseen... vieläkö kannattaa odottaa?

Vielä muutama vuosi sitten asiakkailla oli käytössään useita erilaisia rinnakkaisia viestinnän ratkaisuja, joiden käyttäminen perinteisesti edellytti erillisiä päätelaitteita ja asiakasohjelmistoja, erillisiä sisään kirjautumisia, käyttäjätunnuksia ja salasanoja. Vastaavasti tietohallinto joutui ylläpitämään ja kehittämään samanaikaisesti erillisiä viestinnänratkaisuja. Viestinnän muodot olivat ”siiloutuneita ”.

Tänä päivänä yhdistetty viestintä kokoaa nämä ennen erilliset viestinnän ratkaisut yhdeksi yhtenäiseksi viestinnän kokonaisuudeksi. Kun käyttäjä kirjaantuu järjestelmään omalla käyttäjätunnuksella ja salasanalla, saa hän käyttöönsä ne viestinnän ratkaisut, jotka organisaatio hänelle kulloinkin haluaa tarjota. Tietohallinto ylläpitää, hallinnoi ja kehittää yhtä järjestelmää.

Organisaatioiden puhelinjärjestelmät jäämässä kehityksen kelkasta?

Yhdistetyn viestinnän ratkaisuja perustellaan selkeillä mitattavilla ja saavutettavilla liiketoiminnan hyödyillä, kuten merkittävillä kustannussäästöillä ja tuottavuuden paranemisella.

Perinteiset puhelinviestinnän järjestelmät ovat kuitenkin sinnikkäästi säilyttäneet oman paikkansa yritysmaailmassa siitäkin huolimatta, että ne voivat olla juuri muista viestinnänratkaisuista erillään olevia toimittajakeskeisiä järjestelmiä. Näitä perustellaan usein pitkällä kokemuksella, luotettavuudella ja palveluilla liiketoiminnan tukena.

Tosiasia on kuitenkin se, että puheviestintä, puhelinviestintä mukaan lukien, on muuttumassa ohjelmistopohjaiseksi, pois laitekeskeisistä ratkaisuista. Tämä tuo asiakkaille lisää vaihtoehtoja. Esimerkiksi Microsoft Lync Server 2010:llä voidaan korvata kokonaan tai osittain perinteiset puhelinvaihteet ja –järjestelmät, tai hyödyntää olemassa olevat investoinnit, kytkeytymällä käytössä olevaan puhelinvaihteeseen. Puhelujen soittaminen ja vastaanottaminen onnistuu monipuolisesti niin tietokoneella kuin puhelimellakin. Puhelinviestinnän lisäksi käytettävissä ovat Lync-palvelimen tarjoamat monipuoliset reaaliaikaisen viestinnän vaihtoehdot esimerkiksi pikaviestintä ja puhe-, video ja verkkoneuvottelut.

Eikö kannata odottaa ensin seuraavaa versiota?

Useat asiakkaat ovat jo perustaneet liiketoimintansa puhelinviestinnän Office Communications Serverin tuomiin mahdollisuuksiin. Esimerkiksi Sprint Nextel ja LionBridge ovat järjestelmällisesti siirtyneet pois PBX-pohjaisista ratkaisuista saavuttaen merkittävää kilpailuetua. Lync 2010 on todellisuudessa OCS”14” ja on nyt myös täysiverinen puhelinvaihde.

Eikö perinteisistä puhelinvaihteista ja –järjestelmistä luopuminen ole kallista?

Tutkimuksen (*) mukaan Microsoft Lync Server 2010 –pohjainen yhdistetyn viestinnän puhelinjärjestelmä tuo peräti 39% alemmat omistamisen kokonaiskustannukset kuin järjestelmä, jossa hyödynnetään IP-PBX-pohjaisia järjestelmiä. Forresterin tutkimuksen mukaan Microsoft Lync Server voi tuoda jopa 337% sijoitetun pääoman tuoton kolmessa vuodessa ja vuoden takaisinmaksuajalla (**).

Voiko yrityksille tärkeän puhelinviestinnän laskea Microsoft Lync Server 2010 varaan?

Miercom on yritys, jolla on yli 21 vuoden kokemus verkkoteknologioista ja menetelmistä testata niitä. He testasivat Microsoft Lync Server 2010:tä aggressiivisella SIP Load Torture –testillä 13 päivänajan menettämättä yhtään yli 4 000 000 puhelusta tai saamatta yhtään raportoitua virhettä (***). Tulos, jota he eivät ole aikaisemmin nähneet.....

Tosiasia on kuitenkin se, että asiakkaiden tarpeet puhelinviestinnän osalta vaihtelevat ja asiakkaat tarvitsevat vaihtoehtoja, jotka muuntuvat liiketoiminnan muuttuvien tarpeiden mukaan. Uskaltaisinkin väittää, että perinteisille toimittajakeskeisille puhelinvaihde- ja puhelinjärjestelmille on vaihtoehtoja. Yhdistetyn viestinnän edut ovat selkeät. Ehkä enää ei kannata odottaa ... sillä se voi tulla kalliiksi.

Ari Suominen

(*) Evaluating Total Cost of Ownership for Enterprise Communications
(**) Forrester The Total Economic Impact of Microsoft Lync Server 2010
(***) Miercom: DR101117B

Osaavan toimittajan valinta

iwsuomi — Mon, 28 Mar 2011 11:54:00 GMT

Mistä tiedän, että Microsoftin kumppani X osaa toimittaa minulle laadukkaan intranetin, viestintäratkaisun, tai muun vastaavan? Tämä on kysymys, jota asiakkaat esittävät minulle ja muille microsoftilaisille tämän tästä.

Microsoftin kumppaniohjelma on tarjonnut perinteisesti yhden näkökulman. Asiakas on voinut esim. tutkia, ketkä ovat Microsoftin Gold Certified –kumppaneita. Viime vuosien aikana Microsoftilla huomattiin, että tähän liittyi kuitenkin selkeitä rajoitteita. Esimerkiksi yleisen Gold Certified –tason saattoi saavuttaa loppujen lopuksi varsin kapealla osaamisella, ja toisaalta Gold-kumppaneiden määrä oli niin iso, ettei se erotellut toimijoita enää riittävästi. Tämän takia olemme tehneet ison uudistuksen, joka erottelee taas jyvät akanoista.

Uusi kumppaniohjelma Microsoft Partner Network otettiin käyttöön syksyllä, ja lokakuuhun 2011 mennessä viimeisetkin vanhat kompetenssit lakkaavat olemasta voimassa. Uudessa ohjelmassa Gold- tai Silver-tason voi saavuttaa aina vain tiettyyn kompetenssiin (esim. Portals and Collaboration) liittyen, ja lisäksi vaatimustasoa on yleisesti nostettu. Esimerkiksi vaatimukset osaajien määrän suhteen ovat kasvaneet selvästi. Samalla myös mahdollisuus yleiseen Gold-kumppanuuteen poistuu. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että kumppanit todella panostavat valittuihin alueisiin, ja Silver- ja Gold-tasot ovat siitä konkreettinen osoitus.

Nyt onkin aika alkaa hyödyntämään uutta ohjelmaa. Kehotan kaikkia kumppaneita olemaan ylpeitä uusista kompetensseista, ja asiakkaita vastaavasti kysymään niiden perään. Edelleenkään Gold- tai Silver-kompetenssi ei ole täydellinen takuu projektin onnistumisesta, mutta se kertoo kumppanin panostuksesta ja lisää onnistumisen todennäköisyyttä!

Menestyksekästä kevättä tietotyökuvioiden parissa,

Niilo Fredrikson

PS. Microsoft-kumppanit yhteen paikkaan kokoava Pinpoint-palvelu on julkaistu nyt myös Suomessa – tsekkaa osoitteesta http://pinpoint.microsoft.com/fi-FI/default.aspx

Content is King!

iwsuomi — Thu, 10 Mar 2011 21:48:59 GMT

Gartner ennusti jo jokin aika sitten, että parin vuoden sisään yli neljännes kaikesta työntekijöiden käyttämästä sisällöstä tulee olemaan pääosin kuvia, videota ja audiota. (http://www.gartner.com/it/page.jsp?id=834213)

Samalla kun tiedon jakamiseen ja löytymisen tavat muuttuvat ja kehittyvät, muuttuu myös itse sisältö ja sen tuottaminen. Tietoa tuotetaan yhä enemmän ja perinteisten dokumenttien ja tapojen rinnalle on syntynyt käytäntöjä ja työkaluja, joilla tuotetaan helposti ja nopeasti tiiviimpää ja havainnollisempaa sisältöä. Hyvänä esimerkkinä voidaan pitää vaikkapa kamerakännyköitä ja niistä eri sosiaalisen median kanaviin julkaistuja kuvia ja videoita, joihin liitetään kommentteja, tageja, arviointeja jne. Moni käyttäjä varmasti saisikin melkeinpä minkä tahansa informaation tehokkaammin esim. relevanttien kuvien ja videon kanssa höystettynä kuin pelkästä tekstistä.

Yksi parhaita esimerkkejä sisällön muuttumisesta Microsoftin tuotteissa on Officen OneNote. OneNote mahdollistaa erittäin helposti eri tyyppisen sisällön koostamiseen samaan paikkaan ilman, että käyttäjän täytyy miettiä liikaa dokumentin muotoiluja tai ulkoasua. Tästä sähköisestä muistikirjasta on myös helppoa löytää aiemmat muistiinpanonsa, muuntaa vaikkapa kuvissa oleva teksti hakukoneen löydettäväksi, luoda tehtäviä, jotka synkronoituvat Outlookiin tehtävälistoihin jne. Ja koska sisältö ja sen käyttö ei nykyään saisi olla enää sidottu vain käyttäjän omalle työasemella voi OneNoten sisältöä julkaista myös suoraan SharePointiin ja jatkaa muokkaamista yhdessä kollegoiden kanssa.

Yksi parhaista uusista käyttötavoista on julkaista henkilökohtaiset OneNote-tiedostot Microsoftin julkiseen SkyDrive-palveluun, josta ne voi synkata omalle työasemalle sekä puhelimen Office Mobileen. Näin saa pidettyä tärkeimmät muistiinpanot aina mukana ja tuotettua uutta materiaalia oikeastaan tilanteessa kuin tilanteessa. Tarpeesta riippuen voi mukaan lisätä vaikkapa havainnoillistavia kuvia ja ääninauhoitteita suoraan puhelimesta.

Sisältö todellakin on se mistä oikea arvo syntyy, joten sen tuottaminen, jakaminen ja käyttäminen pitäisikin olla mahdollisimman helppoa ja tehokasta, tietokoneella, puhelimella ja selaimella.

Lue lisää Office 2010:n kyvykkyyksistä ja tutustu samalla OneNoteen.

Juho Friberg

Pitäisitkö hetken ratista?

iwsuomi — Thu, 20 Jan 2011 14:43:00 GMT

90 luvun vaihteessa kävin työmatkalla Pohjois-Suomessa ja pääsin tutustumaan kolleegani työskentelyyn liikkuvassa toimistossa. Hän puhui sujuvasti kahteen puhelimeen, selaili kalenteriaan ja teki muistiinpanoja auton vauhdin hipoessa yli 100 km tunnissa.

Lumiset maisemat vaihtuivat vauhdikkaasti. Juuri kun menoon tottui , hän vastasi jälleen toiseen puhelimeen, pyysi ottamaan ratista kiinni ja ohjaamaan hetken. Samalla hän jo kurkotti jalka kaasupolkimella ja puhelin korvalla kohti takapenkillä olevaa hinnastoa. Mikään ei tuntunut häiritsevän tämän toimiston rutiineja, ellei sitten kauhusta kankea kolleega.

Tänä päivänä "liikkuvassa toimistossa" voi omat kädet pitää auton ratissa ja päivän rutiinien hoitaminen on monilta osin joustavaa, helppoa ja jopa hauskaa.

Voin esimerkiksi soittaa sähköpostiini, kuunnella asiakkaiden ja kolleegojen vastaajaviestit, puhepostit, kalenterivaraukset ja sähköpostiviestit. Samalla voin ohjata kalenteriani ja käsitellä viestejä omalla äänellä. Voin poistaa viestejä, lähettää viestejä eteenpäin tai vaikkapa vastata sähköpostiviestiin puhepostilla. Jopa soittaminen onnistuu äänikomennoin. Nykyisin tämä on mahdollista myös suomenkielellä ja mikä hienointa, matka etenee kädet ratissa.

Entäpä monen henkilön välinen yhteystyö?

Tämä työpäivä alkaakin olla yhtä videoneuvottelua (verkkokousta) vaille valmis. Tällä kertaa joudun kuitenkin lähtemään aikaisemmin konttorilta, mutta ei hätää, sillä voinhan siirtää kokouksen matkapuhelimeeni ja jatkaa kokousta automatkalla.

Lue lisää:

Microsoft Exchange 2010 SP1 >> Ääniviestit ja puheohjattavuus

Microsoft Lync 2010 >> Audio-, video- ja verkkoneuvottelut

Ari Suominen

Aika ajoi puhelinkeskuksen ohi?

iwsuomi — Tue, 28 Dec 2010 08:27:00 GMT

Joulu lähestyi vauhdikkaasti, ja postilaatikkoon tippui tasaista tahtia mainoksia uusista televisioista, digikameroista, kotiteattereista ja muusta "tarpeellisesta". Kotona tein pikaisen olohuoneen inventaarion: televisio, satelliittivastaanotin, digiboksi, dvd-soitin, vhs-nauhuri, levysoitin, CD-soitin, viritin-vahvistin… useimmat juuri jouluksi hankittuja.

Joulun alla kodinelektroniikkakaupassa nuori myyjä hiukan ihmetteli, miksi minulla on tuollainen museo erilaisia laitteita kotonani. Hänen oli vaikea pidättää innostustaan, joka tuskin johtui joulusta.

Soitin varmuuden vuoksi kaverille, joka juuri viritteli kotosalla uutta olohuonetietokonettaan. Hän oli tallentanut laitteelle kaikki perheen valokuvat, levyt ja elokuvat ja kertoi, että pystyi myös vastaanottamaan ja nauhoittamaan sillä tv- ja radiolähetykset sekä kytkeytymään erilaisiin palveluihin – ja tietenkin nettiin sosiaalisine medioineen.

Tuossa vaiheessa päätin kuitenkin ottaa aikalisän ja miettiä, selviäisinkö oikeasti vähemmällä laitemäärällä menettämättä tulevaisuuden varustelukilvassa kasvojani.

Seuraavalla viikolla saapuessani työpaikalle valitsin työpisteen kahvion vierestä. Avasin tietokoneeni ja laitoin kuulokkeet päähän. Avasin sähköpostilla tulleen kalenterivarauksen, jossa oli linkki verkkoneuvotteluun, missä muut osallistujat olivatkin odottamassa kokouksen alkua videokuvan kera. Kokouksen jälkeen soitin suoraan tietokoneeltani puhelun asiakkaalle sopiakseni jatkotoimenpiteistä.

Aika ajoi puhelinkeskuksen ohi?

Suuri osa nykyisistä puhelinjärjestelmistä on oma erillinen viestinnän ratkaisunsa – vähän niin kuin mikä tahansa olohuoneeni laitteista. Samalla suuri osa käytössä olevista puhelinkeskuksista ja -teknologioista on auttamatta tulossa elinkaarensa päähän, aivan kuten oma olohuonearsenaalinikin.

Puhelinjärjestelmän hankinta on voinut edellyttää pitkää sitoutumista, ja takaisinmaksuajat ovat voineet olla hyvinkin pitkiä. Olisitko sinä valmis uuteen pitkäaikaiseen "diiliin"? Voitaisiinko perinteinen puhelinviestintä järjestää uudella tavalla uudenlaisia teknoliaratkaisuja hyödyntäen? Oman olohuoneeni kanssa en ollut enää varma.

Erillisiä puhelinvaihderatkaisuja ei välttämättä enää tarvita. Puheviestintä ja puhelintoiminnallisuudet voivat olla nykyään kiinteä osa yhtä yhdistetyn viestinnän järjestelmää, aivan kuten pikaviestintä, tavoitettavuustiedon välittäminen tai vaikkapa video- ja verkkoneuvottelut ovat.

Yksi vaihtoehto tähän on Microsoftin Lync ja sen tuomat mahdollisuudet organisaatioille.

Lue lisää:
Total Economic Impact of Microsoft Lync Server 2010
Microsoft Lync Server 2010

Ari Suominen

Vetuma-palvelu, SharePoint ja Codeplex

iwsuomi — Wed, 17 Nov 2010 09:03:57 GMT

Kansallista Vetuma-palvelua hyödyntävä tunnistamis- ja rekisteröitymiskomponentti on julkaistu Codeplex-yhteisöön. Komponentti toimii SharePoint 2007 ja SharePoint 2010 -alustoilla ja komponentin yhteisökanavaan on kaikkien saataville julkaissut Documenta. Käytännössä tämä tarkoittaa palvelukomponenttia, jonka avulla esimerkiksi pankkitunnuksilla voidaan kirjautua SharePoint-alustalla toimiviin Internet asiointi- ja extranet-palveluihin. Komponentista löytyy suoraan asennuspaketit, ohjeistukset, sekä lähdekoodi.

- Mikä on Codeplex? Codeplex on avoimen lähdekoodin yhteisöportaali, josta löytyy tuhansia projekteja ja sovelluksia Microsoftin alustoille. Pikaisella haulla palvelussa näytti olevan lähes tuhat SharePoint-projektia.

- Mikä on SharePoint? SharePoint on yhdistetty palvelualusta, joka mahdollistaa yhteistyön ja verkostoitumisen. SharePoint on myös julkaisujärjestelmä, jolla tuotetaan webbisivut ja portaalit, eli yksi palvelualusta intranettiä, extranettiä ja internet-sivuja varten. Yksi kustannustehokas ratkaisu, joka joustavasti muuttuu vastaamaan organisaation tarpeita, koska palveluiden, sivustojen ja sovellusten lisääminen on helppoa. Lyhyesti SharePoint-alustan pääpalvelut ovat: julkaisujärjestelmä, asian- ja asiakirjojen hallinta, raportointi ja business intelligence, haku ja ryhmätyöpalvelut.

- Mikä on Vetuma? VETUMA on julkishallinnon yhteinen verkkotunnistamisen ja -maksamisen palvelu, jonka tuottaja on Fujitsu Services Oy. VETUMA-palvelun suunnittelu aloitettiin vuonna 2004 ja lisätietoja palvelusta löytyy täältä.

Juha Vermaja

Jaatko työsi vai lopputulokset - vai etkö sitäkään?

iwsuomi — Thu, 30 Sep 2010 11:23:31 GMT

Työstimme hiljattain varsin hankalaa koulutusmateriaalia kumppaneidemme käyttöön. Kokonaisuuden kasaamiseen tarvittiin yhteensä lähes kymmenen henkilöä jotta eri alueet saatiin katettua. Siis palaveria pystyyn.

Aloituspalaverin istuimme vanhanaikaisesti nokakkain – suurin osa. Aikaa kaksi viikkoa, kaikkien kalenterit täynnä, ei aikaa jne. Tuttu tilanne? Tunnin kuluttua meillä oli kuitenkin materiaalin rakenne otsikkotasolla olemassa ja jokaiselle otsikolle työpari. Lisäksi meillä oli työtila ja sopimus, että viikon kuluttua kaikki ovat työstäneet omasta alueestaan raakamateriaalin muiden arvioitavaksi.

Projektin aikana jokainen osallistuja jakoi kaiken materiaalinsa välittömästi muille hyödynnettäväksi, ei sähköpostin, vaan verkon kautta. Kun joku muu jatkoi itselle sopivana aikana projektia, oli muiden työstämä pohja heti käytettävissä. Palasia oli kuulemma syntynyt niin junassa kuin peruuntuneen tapaamisen sallimana luppoaikana. En tiedä montako verkkoneuvottelua, sähköpostia tai puhelua viikon aikana käytiin työparien kesken, mutta viikon kuluttua työtilassa oli kuin olikin yhtä aluetta lukuun ottamatta varsin yhtenäinen aineisto.

Loppurutistuksena vietimme intensiivisen kolmetuntisen materiaalin parissa: samaan aikaan kun muut kommentoivat kalvoja, editoi toinen osallistujista samanaikaisesti esitystä kommenttien perusteella lopulliseen muotoonsa. Selainikkunan päivitys ja uusi versio esityksestä oli taas käytössä. Se puuttunutkin palanen löytyi, oli kuulemma unohtunut lähettää, tosin kaksi muuta työparia olisi saanut siitä arvokasta aineistoa itselleen. Ja hop, olimme viikkoa ennen määräaikaa saaneet kasaan kuudenkymmenen kalvon koulutuspaketin ja siitä kahdeksan ruudun tiivistelmän.

Yhdessä tekeminen on muuttanut muotoaan. Se ei tarkoita sitä, että istuisimme samassa tilassa tai tekisimme asioita samaan aikaan. Nykyiset työvälineet antavat aivan uudenlaisia mahdollisuuksia yhdessä tekemiseen. Kukin voi valita itselleen sopivimman ajankohdan ja paikan siihen. Mutta se asettaa myös vaatimuksia. Työn tulee olla kaikille läpinäkyvää ja työn tuloksia ei pantata omalla koneella siihen asti kun viimeinenkin pilkku on viilattu oikein. On OK olla puolivalmis. Puolivalmisteista hyötyvät jo monet ryhmän jäsenet. Mutta uudet yhdessä tekemisen tavat antavat myös vastuuta. Työstä täytyy syntyä myös tuloksia ja ne täytyy jakaa kaikille. Samaa kaikille jakamisen kulttuuria voisimme alkaa viljellä laajemminkin kaikkeen mitä me tuotamme. Voisi ollakin hyvä pysähtyä hetkeksi miettimään mitkä viimeisen viikon tuotoksistani ovat olleet sellaisia joita ei voisi jakaa uudelleenhyödynnettäväksi koko omalle organisaatiolle.

Ai niin, esitystä edeltävänä päivänä huomasin yhdessä kalvossa korjattavaa. Esityksen koko 48 megaa ja käytössä ”ei niin nopea” datayhteys puhelimen kautta. Jännityksellä tein päivityksen SharePoint Workspacessa olevaan esitykseen, otin yhteyden ja lähdin hakemaan kupin teetä. Palatessani hetken päästä en ollut uskoa silmiäni: synkronoitu. Olihan minulle toki kerrottu että vain muutokset synkronoidaan älykkäästi, mutta nyt uskoin miten älykkäästi.

Antti Kirmanen

Mitä yhteistä on vuorikiipeilyllä ja liiketoiminnalla?

iwsuomi — Tue, 21 Sep 2010 10:08:00 GMT

Oletteko kuulleet tarinoita kaverista, joka piirsi talonsa projektisuunnitelman klubiaskin kanteen?

Joskus projektien onnistumisen ja epäonnistumisen raja on hiuksen hieno. Suomi on täynnä kertomuksia sankariprojektipäälliköistä, jotka omalla henkilökohtaisella panoksellaan ovat vieneet projektit maaliin. Suomi on myös täynnä kertomuksia epäonnistuneista projekteista.

Projektipäällikkö on projektin onnistuneessa läpiviennissä keskeisessä asemassa. Hän on henkilö, jonka tehtävänä on hallita projekti ja viedä se päätökseen asetettujen aikataulujen, budjetin ja tavoitteiden puitteissa. Samalla odotukset ja onnistumisen paineet kohdistuvat erityisesti projektipäälliköihin. Mikä tekee siis projektipäälliköstä onnistujan?

Onnistuneen projektin lähtökohtana on, että hyvin suunniteltu, on pitkälle toteutettu. Rutiininomaisten projektisuunnitelmien tekemisen ja projektitehtävien hallinnan lisäksi projektipäällikön ammattitaitoon kuuluu kuitenkin myös muutosten hallinta.

Kiireessä ja vaikeissa tilanteissa helppokäyttöiset ja intuitiiviset projektityökalut ovat onnistumisen kannalta välttämättömiä. Ne antavat paremman näkymän projekteihin ja auttavat päätösten teossa. Samalla ne säästävät aikaa rutiininomaisissa tehtävissä ja parantavat projektipäällikön ja koko projektityöryhmän tuottavuutta.

Tosiasiassa tänä päivänä projekteja käynnistetään edelleen "klubiaskin kansiin" kirjoitettuna, eli työkaluilla, kuten taulukkolaskentaohjelmilla, joita ei ole suunniteltu projektien hallintaan. Olisiko sinä yksi syy projektien epäonnistumiseen?

Oletteko kuulleet tarinan kavereista, joka valloittivat Mount Everestin?

Palaten blogini alkuperäiseen otsikkoon, niin onko vuorikiipeilyllä ja liiketoiminnalla sitten jotain yhteistä? Paljonkin itse asiassa. Korkean tason projekteissa lukemattomat askeleet ja välitavoitteet seuraavat toisiaan. Kriittinen polku on usein kapea, ja siltä lipsumisella voi olla kalliita seurauksia. Projektinhallinnan ja tiimityöskentelyn tulee olla kirjaimellisesti huippuluokkaa ja onnistuneiden projektien takana ovat useimmiten oikeat työvälineet ja vankka osaaminen.

Katso video (Mesmerizing Everest) siitä, kuinka suomalainen retkikunta saavutti Mount Everestin huipun toukokuussa 2010.

LUE LISÄÄ

Microsoft Project 2010

Ari Suominen

Kuudes työpäivä

iwsuomi — Thu, 26 Aug 2010 06:08:00 GMT

Jo vuosia sitten eräässä lehdessä oli sarjakuva, jossa kaksi kaverusta tapasivat toisensa sattumalta uimarannalla ja toinen kysyi toiselta ihmetellen, että eikö hänen pitänyt olla töissä? Tähän toinen vastasi, että kyllä näin on ja että hän onkin toimitusjohtajan lomasijainen. Toimitusjohtajalla vain oli niin paljon töitä, ettei kerinnyt lomalle.

Milloin sinä tekisit mieluiten viikon rästityöt? Iltaisin? Viikonloppuisin?

Työn muodot ja roolit ovat muuttuneet siten, että työ ei ole enää välttämättä aikaan ja paikkaan sidottua. Tehtävät, "työt", liikkuvat sujuvasti tietokoneiden ja matkapuhelimien mukana kaikkialle. Samalla, kun tietotekniikka mahdollistaa suurten tietomäärien ja tehtävien nopean liikkumisen ja käsittelyn, luo se samalla uudenlaisia haasteita päivittäiseen työn tekemiseen. Miten pystyn käsittelemään kaiken tiedon, selviytymään tehtävistä sekä asetetuista tavoitteista? Kun emme pysty enää hahmottamaan ja priorisoimaan asioita on helppo "lipsua" ilta- ja viikonlopputöihin.

Lipsumisessa on loppujen kyse ajan- ja tehtävien hallinnasta. Tietotekniikka ja ohjelmistoratkaisut tarjoavat paremmat edellytykset työstä suoriutumiseen, mutta ne eivät auta, jollei niiden mahdollisuuksia opetella hyödyntämään. Kiire, stressi ja uupumus ovat asioita, jotka nousevat pintaan, kun emme enää pysty hallitsemaan omaa aikaamme ja työtehtäviä. Tuloksena pitkät työpäivät ja -viikot. Lopulta jopa varastamme aikaa tärkeistä palautumisjakoista, kuten lomista, ja tärkeiltä asioilta, kuten perheiltämme.

Pitäisikö Suomen kilpailukyvyn vuoksi tehdä lakialoite kuudennesta työpäivästä?

Myös organisaatiot voivat joutua opettelemaan uusia pelisääntöjä työtehtävien teettämisessä ja tekemisessä. Useissa organisaatioissa roolista riippumatta toimitusjohtajasta työntekijöihin tehdään tänä päivänä pitkiä päiviä ja viikkoja osittain liiketoiminnan aiheuttamista paineista, mutta toki osittain omasta tahdostakin. Pitkät työpäivät eivät kuitenkaan itse arvoisesti paranna kenenkään kilpailukykyä.

Joskus työajan ja vapaa-ajan rajan vetäminen voi olla hankalaa, mutta se on suurimmalla osalla välttämätöntä jaksamisen, tehokkuuden ja kilpailukyvyn kannalta. Vastuu on varmaan niin työnantajan kuin työntekijän itsensäkin.

Miten tasapainottaa nämä tekijät nopeasti muuttuvassa maailmassa?

Organisaatiot voivat auttaa kilpailukyvyn parantamisessa ja työyhteisön hyvinvoinnissa tarjoamalla työntekijöille oikeanlaiset työkalut viestinnän, työtehtävien ja ajanhallinnan tueksi sekä kannustaa ja tukea ohjelmistoratkaisujen hyödyntämisessä, jotta työt ja tehtävät saadaan tehtyä ajallaan ja vieläpä työaikana.

Oikeanlaiset ratkaisut voivat myös antaa aivan uudenlaisia joustavia näkökulmia ja mahdollisuuksia työn tekoon. Mitäpä, jos tänään pitäisinkin kotikonttoripäivän ja nauttisin tehokkaan työpäivän päätteeksi illasta perheeni kanssa? Lopulta työnteossahan on kyse yksinkertaisesti siitä, että oikeat työtehtävät tulevat tehdyksi silloin, kuin pitäisi.

LUE JA KUUNTELE ajanhallinnan vinkeistä:

Vielä vähän töitä. Vai?

Tulevaisuuden työ ja unelmatyöpaikan ainekset

Ari Suominen

Viestinnän uusi aalto - katse ulapalle

iwsuomi — Fri, 02 Jul 2010 10:52:00 GMT

Microsoft julkisti syksyllä 2007 Microsoftin yhdistetyn viestinnän kokonaisuuden, jolla voidaan parantaa käyttäjien viestinnän ja yhteistyön kokemuksia, parantaa yksilöiden ja organisaatioiden tuottavuutta sekä auttaa organisaatioita ja yrityksiä säästämään niin lyhellä kuin pitkälläkin aikajänteellä. Tästä viestinnän uudesta allosta ovat hyötyneet asiakkaat ja näistä uusien viestinnän ratkaisujen tuomista mahdollisuuksista löytyy paljon menestystarinoita.

Tutkimuslaitosten, kuten Gartnerin, mukaan Microsoft on ollut johtava yhdistetyn viestinnän visionääri ja teknologiatoimittaja jo useamman vuoden ajan (Gartner: Magic Quantarnt for Unified Communications) ja Microsoft on jatkanut edelleen merkittäviä investointeja viestinnän ratkaisuihin ja tuottavuusalustoihin. Tästä esimerkkinä viime talvena julkaistu Microsoft Exchange 2010 sekä tulossa oleva Microsoft Office Communications Server ”14”, jotka vievät perinteisen sekä reaaliaikaisen viestinnän ja yhteistyön aivan uudelle tasolle.

Tulossa Microsoft Communications Server ”14”

Microsoft Communications Server "14" järjestää viestinnän ratkaisut ja käyttäjäkokemukset uudenlaisella tavalla siten, että tavoitettavuus, viestintä ja yhteistyö ovat entistäkin tehokkaampia ja moniipuolisempia käyttäjien sijainnista riippumatta. Esimerkiksi Microsoft Communications Server ”14” toimii saumattomasti Microsoft Officen kanssa yhdistäen ihmiset suoraan tutuista sovelluksista, kuten Microsoft Outlookista, Microsoft Wordistä tai vaikkapa Microsoft SharePointista. Voit esimerkiksi työstää samanaikaisesti SharePoint 2010 sivustoilla olevia asiakirjoja Word 2010:ssä, näet kunkin henkilön reaaliaikaiset tilatiedot asiakirjassa ja tarvittaessa aloittaa viestinnän suoraan sisällöstä uudella rikkaammalla viestinnän kokemuksella. Uusi monipuolisempi käyttäjäkokemus on saatavilla niin tietokoneelle, puhelimelle kuin selaimellekin.

IT:lle edut tulevat olemaan merkittäviä: turvallinen ja luotettava ratkaisu, joka hyödyntää nykyisiä työkaluja ja järjestelmiä ja tarjoaa helpomman hallinnan, matalemmat omistamisen kustannukset, joustavamman käyttöönoton ja paremmat valinnan vaihtoehdot. Esimerkiksi Microsoft Communications Server ”14” voi korvata nykyisen IP-PBX-ratkaisun tai tehostaa sitä merkittävästi.

Vieläkö viestintä voisi tuoda etuja käyttäjille ja organisaatioille? Ehdottomasti! Ei muuta kuin katse ulapalle ja valmistautuen uuteen aaltoon.

Lue lisää viestinnän tulevasta uudesta aallosta ja tutustu videoihin Microsoft Communications Server ”14” -sivustolla.

Ari Suominen

Etsitään kumppania tositarkoituksella

iwsuomi — Mon, 14 Jun 2010 16:52:00 GMT

SharePoint-projekteissa voi olla mukana useampikin kumppani: alustava suunnittelu saatetaan tilata ensin, sitten kilpailuttaa tarkempi määrittely ja toteutus, sovellus puolestaan halutaan ylläpitoon tutulle tukiorganisaatiolle, koulutus ja jalkautus tilataan taas viestintään erikoistuneelta yritykseltä ja suorituskykytestaukseen valitaan alan asiantuntija. Kaikkiin liittyy kuitenkin sama haaste: miten löydän tähän projektiin osaavimman toimittajan?

Kuvitellaan, että etsitte kotinne kylpyhuoneremontille tekijää. Miten teette valinnan?

a) Valitsen aina halvimman – laatoittaa osaa kuka vaan.

b) Valitsen ison yrityksen, jolla on ISO-standardit märkätilatöistä. Standardi takaa laadun.

c) Valitsen mukavimman myyjän, joka tarjosi vielä pullaa tarjouksen esittelyssä!

d) Pyydän jokaiselta yritykseltä referenssit vastaavista onnistuineista remonteista. Varmistan, että minulle nimetyt remonttimiehet ovat olleet niissä mukana. Soitan vielä parille referenssiasiakkaalle ja kyselen, miten hommat sujuivat. Lopuksi vielä haastattelen remontista vastaavan rakennusmestarin.

Entä miten valitsette toteuttajat SharePoint-projektiinne?

Minun kokemukseni on, että oikean toimittajan valinta on avain onnistumiseen. Microsoftin kumppaniohjelma auttaa osaamisen arvioinnissa, koska kumppanisertifiointi takaa, että toimittaja on sijoittanut koulutukseen ja laatuun. Se kertoo, että heillä on osaamista oikeista tuotteista ja teknologioista.

Osaaminen on kuitenkin ihmisissä, ja tiukinkin sertifiointi tarkoittaa loppujen lopuksi, että yrityksessä on kovan tason asiantuntijoita - mutta ei välttämättä sitä, että he olisivat juuri Teidän projektissanne. Tutustukaa siis projektiin nimettyihin tekijöihin, pyytäkää referenssejä heidän töistään ja jutelkaa referenssiasiakkaille. Varmistakaa myös, että toimittaja uskoo projektin aikatauluun ja budjettiin – myös ammattilainen tarvitsee aikaa ja rahaa onnistuakseen.

Me Microsoftin konsultointipalveluissa olemme myös käytettävissänne, jos haluatte lisätukea projektiin. Tulemme mielellämme valitsemanne kumppanin avuksi, työskentelemään yhdessä projektin onnistumiseksi. Ja muistakaa suhtautua meidän valintaamme samalla vakavuudella kuin muiden kumppanienne.

PS: Oikea vastaus on d.

Lue lisää

Gold Certified Partner

Microsoftin konsultointipalveluista

Microsoft SharePoint Server 2010

Juhani Lith

Rikkinäinen puhelin?

iwsuomi — Wed, 02 Jun 2010 08:58:00 GMT

Kalliiden tietokoneiden hintaisten yritystason älypuhelimien myynti kasvaa nopeasti. Yritykset tuntuvat olevan valmiit investoimaan mobiiliteknologioihin, mutta mihin tarkoitukseen niitä käytetään?

Muutama vuosi sitten osallistuin mobiilitapahtumaan, jossa puhuja kysyi yleisöltä, kuinka monella heistä oli työntekoa tukeva matkapuhelin taskussa. Kaikki nostivat kätensä ylös. Seuraavaksi kysyttiin, onko sähköpostin lukeminen ja lähettäminen matkapuhelimella mahdollista. Jälleen kaikki nostivat kätensä ylös. Kun kolmantena asiana kysyttiin mahdollisuutta päästä käsiksi yrityksen dokumentteihin matkapuhelimella, käsien määrä suorastaan romahti. Kun viimeiseksi kysyttiin kuinka moni pystyy kytkeytymään matkapuhelimella liiketoiminnan järjestelmiin, oli enää muutama yksittäinen käsi pystyssä. Mikä on organisaatioiden mobiilistrategia?

"Rikkinäinen puhelin"....

Microsoftin teetättämä tutkimus, kertoo karua kieltä todellisuudesta. Johdosta ainostaan kolmasosa kertoi, että heillä on tehokkaat työvälineet etätyöskentelyyn ja että tarvittavat asiakirjat löytyvät helposti. Samainen tutkimus osoitti, että nopean tiedon kulun tarve on yli 60% kaikista vastaajista eri toimialoilla ja työrooleissa työntekijöistä johtoon. Toisen tutkimuksen mukaan peräti 91 prosenttia suomalaistyöntekijöistä suhtautuu vastaanottavaisesti työympäristön muutoksen ja teknologian kehittymisen mukanaan tuomiin uusiin työtapoihin. Tutkimustuloksiin viitaten voisi kysyä, ovatko organisaatioiden viestintä- ja yhteistyöratkaisut ajan tasalla?

... tai paras käyttäjäkokemus tietokonella, puhelimella ja selaimella

Nykyaikaiset tuottavuusratkaisut tarjoavat oletuksena monipuoliset, turvalliset ja helppokäyttöiset toiminnallisuudet älypuhelimille. Yritystason puhelimen perustoiminnallisuuksia tänä päivänä on mm läsnäolo- ja tavoitettavuustiedon välittäminen, minkä perusteella käyttäjä voi päättää, mikä on tilanteeseen parhaiten sopiva viestinnän muoto. Joskus se voi olla reaaliaikainen yritystason pikaviestinä suoraan matkapuhelimesta useamman henkilön kanssa ja joskus se voi olla vaikkapa perinteinen puhelinsoitto. Toinen tärkeä perustoiminnallisuus on pääsy asiakirjoihin käsiksi turvallisesti kaikkialta, olkoon ne sitten sähköpostin liitteinä tai yrityksen intranetissa, siten että ne on myös tehokkaasti muokattavissa ja käsiteltävissä matkapuhelimella. Kolmas tärkeä asia on yhtenäinen rikas käyttäjäkokemus tietokoneilta matkapuhelimille niin viestintä- kuin yhteistyöratkaisujenkin osalta (*).

Asiakkailla on vaihtoehtoja

Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisujen ja Officen käyttäminen on ollut jo pitkän mahdollista liikkuvassa työssä ja myös muilla puhelimilla kuin Windows-puhelimilla. Muun muassa Nokia ja Microsoft ovat tehneet tiivistä yhteistyötä ja Exchange-sähköpostin käyttäminen on ollut mahdollista ActiveSync-teknologialla jo pitkään Nokian älypuhelimilla. Toukokuun alussa julkaistiin ensimmäinen yhteissovellus, Microsoft Communicator Mobile for Nokia Devices, joka tuo Microsoftin reaaliaikaisen viestinnän nyt myös Nokialaisiin matkapuhelimiin Symbian-käyttöjärjestelmälle ja tulevaisuuden roadmapissa on yhtä tiiviimpi integraatio Office-ratkaisujen osalta (*). Asiakkailla on siis vaihtoehtoja.

Palatakseni alkuperäiseen kysymykseeni, millä perusteilla ja mihin tarkoutukseen kalliita älypuhelimia hankitaan? Sähköposti ja puhelimella soittaminen ei tee matkapuhelimesta vielä tänä päivänä kovinkaan suurta tuottavuusratkaisua ellei se liittyy saumattomasti yrityksen tuottavuusratkaisuihin ja liiketoiminnan järjestelmiin. Tällaisessa skenaariossa älypuhelinta voisi verrata jopa "rikkinäiseen puhelimeen".

LUE LISÄÄ

Työpaikkojen tiedonkulku hiertää

(*) Unelmatyön aika on täällä

Työntekijät ja työvälineet valmiita uusiin työtapoihin - entä työnantajat?

Microsoftin yhdistetty viestintä - Kustannussäästölaskuri

Microsoft Office Communications Server - Mobility

Ari Suominen

SharePoint 2010 - Muokata vai eikö muokata, siinä pulma

iwsuomi — Wed, 02 Jun 2010 05:45:10 GMT

Työskentelen Microsoftin konsultointipalveluissa SharePoint-konsulttina, ja olen nähnyt monenlaisia SharePoint-projekteja – sekä onnistuneita että vähemmän onnistuneita. Haluaisin tietysti nähdä vielä enemmän onnistuneita projekteja, mutta mitä on oikein onnistuneen SharePoint 2010 -ratkaisun takana?

Karkeasti ottaen SharePoint-toteutukset voidaan jakaa kahteen ryhmään: ”Out-of-the-box” (OOB) -toteutukset ja muokatut toteutukset. OOB viittaa ratkaisuihin, joissa hyödynnetään ainoastaan SharePointin sisältämiä toiminnallisuuksia. Muokattu (tai "räätälöity") ratkaisu rakentuu SharePointin päälle, mutta siihen tehdään muutoksia tai lisätoiminnallisuuksia, kuten täysin uusi ulkoasu, uusia sivupohjia, integraatioita muihin järjestelmiin ja prosesseja tukevia ohjattuja toimintoja.

Tämä on SharePoint-projektin ensimmäinen suuri päätös: otetaanko tuote käyttöön sellaisenaan vai muokataanko sitä?

OOB-toteutus on huomattavasti halvempi, nopeampi ja varmempi kuin räätälöity. SharePoint 2010 tuo uusia toiminnallisuuksia, joilla OOB-ratkaisua voi laajentaa ilman kallista ja aikavievää sovelluskehitystä: ulkoasua voi muokata teemoilla, lomakkeita voi tehdä InfoPathillä ja työnkulkuja voi muokata Visiolla sekä SharePoint Designerilla. Nämä on myös mahdollista viedä asennuspaketteina ympäristöstä toiseen.

SharePoint 2010 on myös suunniteltu laajennettavaksi ja muokattavaksi, ja on selkeitä syitä, miksi näin tehtäisiin. Esimerkiksi Internet-sivuston halutaan viestivän yrityksen brändiä tai asiakaspalvelun prosessin tehostaminen säästää tuhansia työtunteja. Perusteluja kannattaa miettiä, sillä räätälöinti on oikeaa sovelluskehitystä ja toteutuksen lisäksi vaaditaan suunnittelua, testausta, paketointia sekä käyttö- ja ylläpito-ohjeita. Olen nähnyt riittävästi toteutuksia, joissa teknistä suunnitelmaa ei ole tehty, asennuksesta ei ole dokumentaatiota ja testaus on jäänyt heitteille. Voin vakuuttaa, että se säästö harvoin kannattaa.

Muokata siis vai eikö muokata?

Minä haluaisin nähdä enemmän ratkaisuja, joissa tehdään vähemmän muokkauksia. Lähtisin suunnittelemaan OOB-ratkaisua ennen kaikkea intranet- ja extranet-sovelluksiin. Niissä välttäisin tarpeetonta ulkoasun muokkausta ja panostaisin lisätoiminnallisuuksiin, jotka virtaviivaistavat liiketoiminnalle tärkeitä tai erittäin usein käytettyjä toimintoja. Räätälöinti on yleensä välttämätöntä Internet-sovelluksissa (tai extranet-sovelluksissa, jotka on suunnattu yksityishenkilöille), koska niiden ulkoasun pitää olla brändätty. Niissä panostaisin ulkoasumuokkaukseen niin, että se toimisi mahdollisimman hyvin yhdessä SharePointin oman käyttöliittymän kanssa.

Päätös ei onneksi ole näin mustavalkoinen. OOB-ratkaisua voidaan myöhemmin räätälöidä ja muokattu ratkaisu taas ei hyvin toteutettuna estä tuotteen omien toiminnallisuuksien käyttöä. Olennaisinta kuitenkin on, että perustelut valittuun ratkaisuun ovat tiedossa, dokumentoituina ja - ennen kaikkea - ne liittyvät yrityksen liiketoiminnan tavoitteisiin.

Lue lisää

Microsoftin konsultointipalveluista

Microsoft SharePoint Server 2010

Juhani Lith

Julkishallinon prosessien mallintaminen

iwsuomi — Thu, 29 Apr 2010 07:48:00 GMT

JUHTA-julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan JHS-järjestelmän mukaiset suositukset koskevat valtion- ja kunnishallinnon tietohallintoa. JHS-Suosituksen 152 tarkoitus on yhdenmukaistaa ja selkeyttää julkisen hallinnon prosessien kuvaamista. Prosessien kehittäminen liittyy organisaation suunnitteluun ja kehittämiseen ja sen pohjana ovat organisaation visiot, strategiat ja toimintaperiaatteet. Lisätietoja JHS 152-suosituksesta löytyy täältä.

Prosessien mallinnuksessa sovelletaan OMG:n (Object Management Group) BPMN-määritystä (Business Process Modeling Notation), joka määrittelee kuvauksessa käytettävät symbolit. Määritys on kokonaisuudessaan OMG:n verkkopalvelussa: http://www.omg.org/spec/BPMN/1.1/PDF

Visio 2010:n mukana tulee mallit kaikille BPMN 1.2 standardin muodoille. BPMN muodoille on liitetyt elementtien määritykset, kuten standardissa on määrätty. Käyttämällä diagrammin tarkistusta, loppukäyttäjät voivat tarkastaa kaavion visuaalisen oikeellisuuden standardin määritysten mukaisesti. Lisää tietoja Visiosta: Visio 2010.

Vielä mielenkiintoisemman työvälineestä tekee se, että Visio 2010:n sisältää välineet tarkentaa työnkulkuja ja siirtää mallit tuotantoon työnkuluiksi SharePoint 2010 -alustalle ilman koodausta. Lisäksi prosessimalleja voidaan julkaista verkkosivustoille niin että henkilökunta pääsee verkkoselaimella näkemään aina uusimmat kaaviot. Kaavioihin voidaan liittää automaattisesti päivittyvää tietoa taustajärjestelmistä ja loppukäyttäjät pääsevät verkkoselaimella näin kiinni suoraan prosessiin kuuluviin tietoihin tai näkee reaaliaikaisesti esimerkiksi organisaation karttapohjaan liitetyn tiedon.

Mallinsin JHS 152-suosituksen esimerkit eri kuvaustasoista Visio 2010:llä. Voit käydä hakemassa kaavion skydriveltä täältä: JHS 152 Visio 2010 -kaavio.

Juha Vermaja

Antaa tupruuttaa vaan

iwsuomi — Sun, 18 Apr 2010 09:45:00 GMT

Kuluneen talven aikana mediossa on toistuvasti uutisoitu, kuinka luonnonvoimat ovat yllättäen sotkeneet tuhansien suomalaisten työ- ja liikematkustamisen. Milloin syynä on ollut talvinen myräkkä, joka on vaikeuttanut ajoliikennettä, poikkeuksellisen vaikea talvi, joka on saanut junaliikenteen sekaisin tai viimeisimpänä Islannissa valtavaa savu- ja tuhkapilveä taivaalle työntävä Eyjafjöll-tulivuori, joka on lamaannuttanut Pohjois-Euroopan lentoliikenteen. Kaikella tällä on voinut olla negatiivinen vaikutus yritysten- ja organisaatioiden toimintaan.

Sain kuluneella viikolla puhelinsoiton, jossa kokousta haluttiin siirtää seuraavalle viikolle. Soitto tuli laivalta. Tulivuoren purkauksesta johtuen osa kokoukseen osallistujista oli jäänyt Tukholmaan lentojen peruuntumisen myötä ja joutunut hakeutumaan vaihtoehtoiselle reiteille takaisin Suomeen. Lentoliikenteen pysähtyminen vaikutti myös muiden osallistujien paikalle pääsyyn. Olisiko siis parempi siirtää kokousta?

Microsoftin Office Communications Server mahdollistaa erilaisten neuvottelujen järjestämisen verkossa ajasta ja paikasta riippumatta. Se, mitä tarvitaan on verkkoyhteys tietokoneella tai puhelinyhteys. Tapaamiset, kokoukset, koulutukset ja tapahtumat voidaan järjestää joustavasti ja turvallisesti suoraan verkossa ja sen välityksellä voidaan jakaa niin puhetta, kuvaa kuin sisältöäkin. Käytännössä kukin osallistuja kytkeytyy neuvotteluun tilanteeseen parhaimmalla mahdollisella tavalla ja he pääsevät osaksi neuvottelun sisällöstä ja pystyvät osallistumaan päätösten tekoon. Osa kokoukseen osallistujista voi olla sovitussa tapaamisessa fyysisesti paikalla, kun samalla osa kokoukseen osallistujista voi tulla kokoukseen etänä myös videokuvan kera. Tämä on mahdollista, mistä päin maailmaa tahansa, vaikkapa omasta toimipisteestä, kotikonttorilta tai hotellista. Henkilöt, joilla verkkoyhteys ei ole käytössä, vaikkapa laivalla Ruotsin ja Suomen väliä seilatessa, voivat osallistua kokoukseen puhelimitse ja erillisiä puhelinkonferenssipalveluja ei tarvita. Kaikki kokoukset voidaan myös nauhoittaa (kuva, ääni, sisältö), jolloin kokouksen vaiheisiin voidaan palata myöhemmin uudelleen.

Kahdenkeskeiselle kasvokkain tapahtuvalle kanssakäymiselle on varmasti edelleen omat tarpeet, mutta ovatko kaikki tällaiset kokoukset tarpeellisia? Nykyaikaisilla neuvotteluratkaisuilla voidaan olennaisesti vähentää turhaa matkustamista ja tehostaa työskentelyä. Päätöksiä pystytään tekemään jopa poikkeuksellisissa tilanteissa. Luonnonvoimille emme välttämättä voi mitään, mutta sen ei tarvitse olla tärkeiden kokouksen kannalta niin dramaattinen asia. Annetaan Eyjafjöllin tupruuttaa vaan...

Microsoft Office Communications Server

Microsoft Office Live Meeting (isännöity verkkoneuvottelu)

Microsoftin yhdistetty viestintä

Ari Suominen

Uutuudet valmistuivat

iwsuomi — Sat, 17 Apr 2010 04:09:00 GMT

Odotetut Office 2010, SharePoint 2010, Visio 2010 ja Project 2010 ovat nyt valmiita. Tuotteet ovat käyneet läpi tiiviin seulan. 2010-tuotteiden beta-versioita on ladattu maailmanlaajuisesti 7,5 miljoonaa kappaletta, mikä on kolminkertainen määrä vastaaviin 2007-versioihin verrattuna. Tuotetestausohjelmiin on osallistunut 5 000 kumppani- ja asiakasorganisaatiota eri puolilta maailmaa, joiden joukossa on ollut myös useita suomalaisia organisaatioita. Iso kiitos heille!

Aikataulullisesti tuotteet tulevat asiakkaidemme käyttöön portaittain. Yritykset, jotka ovat volyymisopimusasiakkaitamme, saavat englannin kieliset versiot 27. huhtikuuta alkaen ja suomeksi kesäkuussa. Pakettituotteet tulevat saataville englanniksi kesäkuussa ja suomeksi myöhemmin kesällä.

Mitä uudistus sitten tarkoittaa? Office 2010 ja SharePoint 2010 heijastavat Microsoftin näkemystä siitä, millaisia työvälineitä ja kommunikaatiotapoja ihmiset tarvitsevat tehokkaan ja mielekkään työn tueksi. Uutuudet tarjoavat keinot ideoiden elävään esittämiseen, työstämiseen sekä yhteistyöhön missä tahansa. Voimme rinta rottingilla luvata parhaan käyttäjäkokemuksen tietokoneella, selaimella ja puhelimella.

Ajantasaista tietoa Office 2010:n kehittäjätiimiltä ja heidän julkistusterveiset löydät http://blogs.technet.com/office2010/

Tämä kirjoitus toimikoon samalla myös yritysten ja organisaatioiden edustajille avoimena kutsuna uusien tuotteiden Suomen lanseeraustapahtumaamme, joka avautuu Suomessa 18. toukokuuta klo 10 osoitteessa: www.office.fi

Tapaamisiin!
Tom Toivonen

Yhdistetty viestintä auttaa säästämään

iwsuomi — Thu, 15 Apr 2010 14:15:00 GMT

Vaikeissa taloudellisissa tilanteissa on helppo laittaa investointihanat kiinni säästöperusteluin, varsinkin kun ne perustuvat liiketoiminnan tunnuslukuihin ja mittareihin. Valitettavan usein tietohallinnon on tyytyminen näihin päätöksiin, vaikka samanaikaisesti IT:ltä voidaan odottaa voimakastakin tukea liiketoiminnan kehittämiseen. Todellisuudessa investointien jäädyttäminen ei välttämättä tuo lyhyellä eikä edes pitkällä aikajaksolla parasta kustannussäästöä, puhumattakaan paremmasta kilpailukyvystä. Tiukassa talouden puristuksessa tämä voi olla vaikea myöntää.

Valveutuneet organisaatiot hakevat alati ratkaisuja, joilla voidaan hyödyntää paremmin nykyiset investoinnit ja kehittää käytössä olevia tuottavuusratkaisuja ja sitä kautta alentaa kustannuksia, tehostaa toimintoja ja parantaa kilpailukykyä. Tämä paine kohdistuu myös viestinnän ratkaisuihin. Todellisuudessa vaikeat ajat ja säästäminen voivat olla erittäin hyviä syitä investoinneille. Joskus se merkitsee nykyisten investointien parempaa hyödyntämistä, mutta erittäin usein se edellyttää myös olemassa olevien nykyisten toimintatapojen ja investointien kyseenalaistamista.

Microsoftin yhdistetty viestintä tuo todistetusti merkittäviä säästöjä asiakkaille nopealla takaisinmaksuajalla. Asiakkaiden kertoman mukaan konsolidoimalla viestinnän ratkaisut, vastaajapalvelut ja puhelinjärjestelmät yhdeksi integroiduksi järjestelmäksi, joka perustuu Microsoft Exchange Server 2010 - ja Microsoft Office Communications Server2007 R2 -palvelintuotteisiin, voidaan kustannuksia alentaa ja säästöjä saavuttaa monella eri osa-alueella samanaikaisesti:

Alentaa sähköpostiin liittyviä viestintäkustannuksia jopa 50-80 % (*) vähentämällä investointeja ja kuluja tallennusjärjestelmiin ja kolmansien osapuolten mobiilikäyttö-, tietoturva-, arkistointi- ja tallennusratkaisuihin— koska toiminnallisuudet sisältyvät Exchange 2010 -palvelimeen.

Alentaa kaukopuhelujen ja puhelinkonferenssien kustannuksia jopa 20-40% (*) hyödyntämällä Office Communications Serverin Voice-over Internet Protocol (VoIP) -toiminnallisuutta ja yhdistettyjä neuvotteluratkaisuja (audio-, video- ja verkkoneuvottelut).
Vähentää viestintäjärjestelmien kustannuksia 40-60 prosenttia (*) korvaamalla erilliset vastaajapalvelut Exchange Server 2010:nen vastaajapalvelulla ja korvaamalla kalliit private branch exchange (PBX) -ratkaisut Office Communications Serverillä.

Vähentää kokoustila- ja laitteistokustannuksia 30-40 prosenttia (*) hyödyntämällä toimitilat tehokkaammin ja mahdollistamalla tehokkaat etätyömahdollisuudet.
Alentaa matkakustannuksia 20-40 prosenttia (*) korvaamalla perinteiset kokoukset, tapaamiset, koulutukset ja tapahtumat verkko-, video- ja puheneuvotteluilla, jotka ovat sisäänrakennettuina Office Communications Serveriin.

Asiakkaiden palautteen mukaan suorien säästöjen lisäksi saavutetaan merkittäviä etuja myös parantamalla työntekijöiden ja organisaatioiden tuottavuutta ja sitä kautta liiketoiminnan tuloksia ja kilpailukykyä. Olisiko siis jo aika tutustua yhdistetyn viestinnän ratkaisuihin ja avata investointihanat?

(*) Tulokset perustuvat asiakasevidensseihin. Lisätietoa: www.microsoft.com/uc/ ja www.microsoft.com/casestudies.

(*) Tutustu lisää: white paper tai kokeile pelkistettyä Yhdistetyn viestinnän kustannuslaskuria.

Tutkimuksia:

The Total Economic Impact of Microsoft Unified Communications (engl.)

The Total Economic Impact of Microsoft Exchange 2010

Ari Suominen

Sosiaalista mediaa

iwsuomi — Sun, 21 Mar 2010 20:13:00 GMT

Menneellä viikolla sosiaalista mediaa tuntui tulevan joka suunnalta! Ensin törmäsin Growth Lab Consultingin tekemään tutkimukseen suomalaisten yritysten sosiaalisen median käytöstä. Seuraavaksi uutisoitiin Facebookin noususta USA:n suosituimmaksi sivustoksi ohi Googlen. Torstaina kuulin vielä Taneli Tikan erinomaisen esityksen sosiaalisesta mediasta Microsoft-kumppanien johdon tilaisuudessa. Lopuksi täytyi palauttaa mieliin mitä meiltä löytyy SharePointin kautta. Juhon aiemman kirjoituksessa on pari hyvää linkkiä.

Olisi mukava kuulla sosiaalisen median sovelluksista Microsoft-ekosysteemissä niin asiakkaiden kuin kumppaneidenkin taholta. Kommentoikaa ja kertokaa hyvistä esimerkeistä!

Niilo Fredrikson

Ideat ja innovaatio osana tietotyötä

iwsuomi — Fri, 26 Feb 2010 14:43:00 GMT

Jatkuva uusiutuminen ja uuden kehittäminen on elinehto nykyään melkeinpä kaikille organisaatioille. Hyviä ajatuksia syntyy monessakin kahvipöydässä ja niitä kommentoidaan ja jalostetaan porukalla. Valitettavasti kaikki tämä jää yleensä helposti vain kyseisen porukan tietoisuuteen ja unohtuu jo matkalla omalle työpisteelle, ellei sitten hautaudu jonnekin palautelaatikon uumeniin.

Hyviä ideoita ja innovaatioita pitää modernissa työympäristössä pystyä hallitsemaan ja ohjaamaan kuten mitä tahansa muuta prosessia. Ajatukset ja aihiot pitää pystyä keräämään helposti ja tehokkaasti talteen jatkojalostamista ja kehittämistä varten. Jalostaminen taas tulee olla nopeaa ja avointa siten, että yhä useammat henkilöt voivat osallistua aihioiden kommentointiin ja arvioimiseen.

Innovation Process management (IPM) on tärkeä ja kasvava alue, johon yhä useampi organisaatio etsii ratkaisuja ja työkaluja. Microsoftilta löytyy tarpeeseen valmis ratkaisu, joka perustuu tuttuihin, usein jo käytössä oleviin, työkaluihin.

Lue lisää aiheesta kansainvälisellä Project-sivustollamme

Lataa tästä Microsoftin IPM white paper

Juho Friberg

Usko projektiosaamiseen on vahva

iwsuomi — Wed, 24 Feb 2010 08:44:00 GMT

Eräässä tilaisuudessa kuulin kerrottavan vitsin IT-projektipäälliköstä, joka joutui selittämään esimiehelleen, että miten ihmeessä projekti voi olla viikko tolkulla myöhässä. Vastaus oli kuulemma: "Että ihan silleen vaan päivä kerrallaan". Vitsipä hyvinkin, mutta valitettavasti tässä taitaa olla kuitenkin pieni totuuden siemenkin.

Tietohallinnon ja tietotekniikkaratkaisujen toimittajien usko omaan päätöstentekokykyyn ja projektityön johtamiseen on vahva, mikä perustuu usein pitkään kokemukseen ja perinteisiin. Olemassa olevia rakenteita ja menetelmiä ei haluta kyseenalaistaa, vaan ehkäpä jopa päin vastoin vahvistaa.

Silti vuosien varrella on toistuvasti raportoitu IT-projektien epäonnistumisista. Esimerkiksi jo vuonna 2005 Standish Group teki tutkimuksen, jossa yli puolet tutkimuksessa olleista IT-projekteista epäonnistui: aikataulu tai budjetti ylittyivät tai luvatuista toiminnallisuuksista vain osa toteutui. Internet on pullollaan kirjoituksia epäonnistumisista.

Usein epäonnistuneiden projektien takana on

Epäonnistunut määrittely ja suunnittelu
Epäselvät tavoitteet tai tavoitteiden muuttuminen projektin kuluessa

Epärealistiset aikataulu- ja resurssiarviot

Oikean osaamisen kohtaaminen tai puuttuminen
Projektin aikaisen yhteistyön ja viestinnän haasteet
Johdon tuen puuttuminen ja henkilöstön huono sitoutuminen

Usko projektiosaamiseen voi olla vahva, mutta entäpä, jos IT-projektit käynnistetään puutteellisesti ja epärealistisin odotuksin? Etenevätkö projektit siten, että niiden todellisesta etenemisestä ja vaikutuksesta esimerkiksi muihin projekteihin ja liiketoimintaan ei ole reaaliaikaista näkymää? Viedäänkö aloitetut projekti väkisin maaliin, vaikka liiketoiminnan kannalta katsottuna se ei enää olisi järkevää? Päätösten ja ohjausliikkeiden tekeminen voi olla vaikeaa, jos organisaatioilla ja johdolla ei ole kokonaisvaltaista selkeää näkemystä käynnissä olevien projektien ja henkilöstöresurssien tilasta. Siksi tilannetta ehkä seisahdetaan tarkastelemaan esimerkiksi kerran kvarttaalissa, mikä voi tarkoittaa merkittäviä kustannuksia väärin kohdistettujen investointien ja menetettyjen aikataulujen vuoksi, puhumattakaan heikentyneestä kilpailukyvystä. Ja kun projektipäälliköltä kysytään seuraavan kerran, miten on mahdollista, että projekti on myöhässä? Vastaus voi olla: "Ihan vaan silleen päivä kerrallaan."

IT-projektien läpivientiä voidaan kuitenkin parantaa ottamalla käyttöön projektitoimintamalleja ja -prosesseja sekä keskitettyjä nykyaikaisia projektityökaluratkaisuja. Microsoftin keskitetyt projeketienhallintaratkaisut tarjoavat työkalut niin portfolion hallintaa, projektien operatiiviseen hallintaan, resurssien hallintaan kuin tehokkaaseen projektiyhteistyöhön ja mitä tärkeintä reaaliaikaisen läpinäkyvän tilanteen koko liiketoimintaan.

Kenelle keskitetty projektinhallintaratkaisu sitten sopii?

Liiketoiminnan johdolle, joka haluaa nähdä reaaliaikaiset luotettavat graafiset ja numeraaliset raportit organisaation projektien tilasta
Projektipäälliköille, jotka tarvitsevat työkalut, joilla luoda,ylläpitää ja hallinnoida projekteja ja aikatauluja
Projektitiimeille, jotka tarvitsevat ajantasaisen tiedon heille osoitetuista tehtävistä sekä raportointityövälineet

Resurssipäälliköille, jotka tarvitsevat näkymät, missä projekteissa heidän resurssinsa työskentelevät ja heidän kuormituksensa
Ohjelma- ja hankevastaaville, jotka tarvitsevat konsolidoidun näkymän ohjelman/hankkeen kaikista projekteista, riippuvaisuudet sekä suorituskyvyn että tilatiedot
Projektitoimistoille, jotka tarvitsevat ratkaisut, joilla määritellä, vakioida ja ananalysoida projektien ja ohjelmien tehokkuus
Taloushallinnolle, jotka tarvitsee tiedot projekteihin ja toimintoihin käytetystä työajasta sekä ennusteet

Portfoliosta vastaaville, jotka tarvitsee käsityksen mm. käytössä olevista resursseista optimoidakseen päätökset investoinnit
Kaikki rooleille, jotka tarvitsevat projektiyhteistyöratkaisuja ja työtiloja tehtävien, riskien, asiakirjojen jne hallintaan

Microsoftin projektinhallinnan ratkaisut tarjoavat koko organisaatiolle niin IT-projektien kuin muidenkin projektien tueksi nykyaikaiset työkalut. Mikäli tämä kirjoitus herätti mielenkiintoa projektihallintaratkaisuihin, niin Microsoftin projektinhallinnan ratkaisuista on saatavilla lisätietoa mm TechDays-tapahtumassa sekä Projektijohtamisen muutos -seminaarissa.

LISÄTIETOA:

Microsoft Project 2007

Microsoft Project 2010

TAPAHTUMIA:

25.3 Pojektijohtamisen muutos

9.-10.3 TechDays 2010 - IT-Managers

Ari Suominen

Tiedon nopea löytyminen ei ole hypeä

iwsuomi — Mon, 08 Feb 2010 11:07:00 GMT

Monissa organisaatioiden käyttämissä järjestelmissä on omia hakukoneita, joista tietoa voidaan hakea erityyppisillä käyttöliittymillä. Esimerkiksi asianhallinta- ja CRM-järjestemät, Intranet ja Internet -palvelut. Loppukäyttäjälle tiedon löytymisen välineet ovat siis erilaisia ja tapa hakea tietoa vaihtelee.

Tiedon yhdistäminen ja kattavan hakupalvelun rakentaminen ei ole yksinkertaista, sillä usein asioihin, varsinkin asiakirjoihin pitää olla luotuna viitteet (esimerkiksi metatiedot), taustajärjestelmät ovat usein monimutkaisia ja erilaisia, tietomäärät isoja ja tietoturva-asiat pitää olla kunnossa. Oleellista oikean tiedon ja helpon käyttöliittymän ohella on myös se, että ratkaisu huomioi käyttäjien roolit, tietojärjestelmien käyttäjäoikeudet ja tarjoaa mahdollisimmat relevantit hakutulokset.

Nopea ja oikea tiedon löytyminen tarjotaan hakuratkaisulla, joka perustuu Enterprise-tason FAST tai SharePoint -alustaan. Älykkään haun avulla loppukäyttäjä yhdistetään ihmisiin, osaamiseen ja tietoon, joka kerätään eri taustajärjestelmistä ja tarjotaan loppukäyttäjälle helppokäyttöisenä käyttöliittymänä. Toisaalta voidaan tarjota loppukäyttäjille informaatioportaaleja, joissa tietyn asian ympäriltä kerätään kaikki oleellinen tieto yhteen paikkaan ja tarjotaan kokonaisvaltainen tilannekuva, josta voidaan tarvittaessa porautua yksityiskohtaisemmin tietolähteisiin.

Oikean tiedon löytäminen nopeasti vapauttaa työntekijöiden aikaa hänelle kuuluvien työtehtävien hoitamiseen ja parantaa ryhmätyöskentelyä niin organisaation sisällä kuin ulkopuolisten kumppanien tai asiakkaiden kanssa.

Käy lukemassa lisää Microsoftin Enterprise hakuratkaisuista ja asiakkaista, jotka käyttävät hakualustoja.

FAST ESP

SharePoint

Juha Vermaja