Sähköpostijärjestelmää uusittaessa on asiakkaille tänä päivänä tarjolla useita erilaisia hankintavaihtoehtoja. Asiakas voi hankkia sähköpostijärjestelmän siten, että ne asennetaan asiakkaan omiin tiloihin, omille palvelimille tai omaan konesaliin. Sähköposti voidaan hankkia myös kumppanin tarjoamana isännöitynä palveluna tai vaikkapa toimittajan tarjoamana pilvipalveluna. Milloin asiakkaan sitten kannattaisi harkita sähköpostin hankintaa pilvipalveluna?

Vanhentuneet teknologiat

Käytössä on sähköpostipalvelin tai muuta infrastruktuuria, joka lähenee käyttöikänsä ja tuen loppua. Tällaisia sähköpostijärjestelmiä ovat 2000 luvun alkupuolen tai vanhemmat sähköpostiohjelmistot sekä niissä hyödynnetyt tekniikat. Mikä on investointikyvykkyys ja halukkuus uuteen paikalliseen infrastruktuuriin ja sen kehittämiseen? Miten siirtyä uuteen sähköpostiratkaisuun? Voisiko pilvipalvelu tuoda tilanteeseen joustavamman vaihtoehdon?

Lisääntyvät liiketoiminnan tarpeet

Ovatko liiketoiminnan tarpeet muuttuneet tai muuttuvatko? Tarjoaisiko pilvipalvelu asiakkaille nopean, joustavan ja kustannustehokkaan tavan reagoida muutostarpeisiin esimerkiksi

  • tilanteissa, joissa liiketoiminta ja henkilömäärät kasvavat nopeasti ja/tai
  • asiakkaalla on useita toimipisteitä,
  • ollaan aloittamassa uutta liiketoimintaa tai näköpiirissä ovat
  • erilaiset fuusiot ja yrityskaupat.

Uudet toimintamallit

Myös organisaatioiden toimintatavat ja mallit ovat voineet muuttua. Esimerkiksi liikkuvien työntekijöiden määrä kasvaa liiketoiminnasta riippumatta ja työtä tehdään yhä enemmän ajasta ja paikasta riippumatta. Uusien työnteon mallien kautta käyttäjät odottavat, tarvitsevat ja jopa vaativat parempia viestinnän ja yhteistyön välineitä. Samanaikaisesti tarpeiden kasvaessa, on mahdollista, että yritysten IT-henkilöstöresurssit voivat olla rajalliset ja myös osaamisessa voi olla puutteita. Miten hallita ja kehittää paikallista sähköpostijärjestelmää alati muuttuvien tarpeiden mukaisesti?

Uudet käyttäjäryhmät

Sähköposti on ollut useissa organisaatioissa lujasti ”tietotyöläisten” työväline. Organisaatiot ovat kuitenkin ”heräämässä” todellisuuteen, että liiketoiminnan kannalta voisi olla järkevää ja jopa kannattavaa, että koko henkilökunnalle, myös henkilöille ilman omaa henkilökohtaisia työasemia, tarjotaan halittu pääsy yrityksen sähköpostiin ja intranet-palveluihin. Miten tarjoamme kustannustehokkaasti ja hallitusti yhdenmukaiset työvälineet ja turvallisen tavan käyttää niitä?

Isännöidyt sähköpostijärjestelmät

Organisaatioilla voi olla käytössä myös isännöityjä tai verkkopohjaisia sähköpostijärjestelmiä, joiden kokonaisvaltainen hyödyntäminen on vaikeaa, jollei jopa mahdotonta. Sähköpostin ei enää pitäisi olla oma erillinen ”saareke”, vaan sen odotetaan integroituvan saumattomasti muihin viestinnän ratkaisuihin, kuten erilaisiin neuvotteluratkaisuihin (audio, video, verkko). Tukeeko nykyinen sähköpostijärjestelmä käytössä olevien yhteistyö-, viestintä- ja liiketoiminnan ratkaisujen (kuten CRM) käyttöä? Onko sähköpostijärjestelmässä ”mobiiliposti” ja pystytäänkö kalliit investoinnit esimerkiksi älypuhelimiin hyödyntämään tehokkaasti?

Vanhentuneet toimisto-ohjelmistot

Tietotyöläiset viettävät suuren osan työajastaan sähköpostin äärellä työskennellessä. Usein kuulee sanottavan, että jopa liian kauan. Hallitsevatko sähköpostit todellisuudessa työaikaa tai hallitseeko käyttäjä työaikaansa? Miten varmistaa, että sähköpostiviestien ja kalenteritietojen käsittely on käyttäjän näkökulmasta yhdenmukaista ja tuttua riippumatta käytössä olevasta päätelaiitteesta? Onko käyttäjäkokemus yhtenäinen myös vaikkapa Macintosh-työasemilla?

Toisaalta yksi suurista haasteista sähköpostin tehokkaan hyödyntämisen osalta ovat vanhentuneet toimisto-ohjelmistot.  Mikäli käytössä on laajamittaisesti vanhoja ohjelmistoja, todennäköisesti monet muutkin palvelut voivat olla vanhentuneita. Vanhat työvälineet eivät välttämättä tue uusia työtapoja ja muun muassa työn tekemistä mistä tahansa. Voisiko siirtyminen Office 365 –tapaiseen pilvipalvelun tarjota vaihtoehdon?

Tietoturva

Sähköpostin pitäisi olla oletuksena turvallinen käytettiin sitä sitten mistä tahansa ja milloin tahansa. Tarvitseeko nykyinen sähköpostijärjestelmä esimerkiksi erilliset tietoturvaratkaisut, kuten VPN, jotta sähköposteja voitaisiin käsitellä turvallisesti matkapuhelimella, selaimella tai työasemalla? Onko virustentorjunta ja roskapostinsuodatus kiinteä osa sähköpostiratkaisua? Kuinka pitää ympäristö ajan tasalla?

Hallittavuus

Sähköpostijärjestelmien kriittisyyden kasvaessa siltä odotetaan korkeaa käytettävyyttä. Tietohallinnolta odotetaan vankkaa osaamista nyt ja tulevaisuudessa, jotta korkea käytettävyys ja liiketoiminnan edellyttämät käytettävyystakuut (SLA) saavutetaan. Tämä voi olla vaikea saavuttaa hyvinkin hoidetulla paikallisilla toteutuksilla (On-Premise).  Pilvipalveluratkaisut voivat auttaa saavuttamaan korkea käytettävyyden jopa 99,9% käytettävyystakuulla.

 

Vapaus valita

Tahdoimme tai emme, niin sähköposti on yksi tärkeimmistä viestinnän muodoista ja liiketoiminnan järjestelmistä. Organisaatioiden kilpailukyvyn ja jatkuvuuden kannalta on tärkeää, että se vastaa tarpeita. Hyvä uutinen asiakkaille on se, että asiakkailla on vaihtoehtoja, kuten Exchange 2010, joka voidaan hankkia siten, että se tarjotaan käyttäjille perinteiseen tapaan omasta konesalista (On-Premise), kumppanin tarjoamana palveluna (Hosted) tai Microsoftin pilvipalveluna (Online). Myös palvelujen yhdistelmämallit, eli hybridimallit ovat mahdollisia, jolloin osalle käyttäjistä sähköposti tarjotaan vaikkapa omasta konesalista ja osalle Microsoftin Online-palvelusta. Näin asiakkaalle jää vapaus valita liiketoimintaa ja IT:tä parhaiten tukeva vaihtoehto.

 

Ari Suominen

 

 

Lue lisää