Uuden sähköpostijärjestelmän käyttöönottoa ajavat usein säästö- ja tuottavuustarpeet. Vanha sähköpostijärjestelmä voi olla toki toimiva, mutta se ei vastaa enää liiketoiminnan ja yksityisten käyttäjien tarpeita eikä edes välttämättä ole kovinkaan kustannustehokas. Uuden järjestelmän hankintapäätöksen kypsyttyä nousee kustannusten  lisäksi harkintaan, mitä sähköpostijärjestelmältä oikein odotetaan?  Mitä järjestelmän toiminnallisuuksiin liittyviä asioita sähköpostijärjestelmää hankittaessa tulisi sitten harkita?

1. Sähköpostilaatikon koko

Sähköpostien koko ja määrät ovat kasvaneet ja kasvavat. Useat organisaatiot tarjoavat jo käyttäjille suuria postilaatikkoja, mutta edelleen postilaatikkojen koot eivät tunnu vastaavan liiketoiminnan tarpeita. Tämä johtaa  usein "luoviin käytäntöihin", jolloin sähköposteja tallennetaan kansioihin erilaisten paikallisten ja palvelimien levyjen nurkille ja hankitaan tueksi kalliita arkistointiratkaisuja. Uudet yritystason sähköpostiratkaisut, kuten Exchange 2010, pystyvät tarjoamaan kustannustehokkaasti käyttäjille suuret postilaatikot.

2. Käyttäjäkokemus

Työntekijöillä ei välttämättä ole käytettävissä tarpeita vastaavaa ohjelmistoa sähköpostin käyttöön. Usein käyttäjille tarjotaan vain yksi asiakasohjelmistovaihtoehto, työasemalle asennettava tai selainversio, ja välttämättä kaikkia käyttäjäryhmiä, kuten liikkuvia käyttäjiä tai työntekijöitä ilman henkilökohtaista työasemaa ei huomioida ollenkaan. Nykyaikaisen sähköpostiohjelmiston tulisi tarjota yhdenmukainen rikas käyttäjäkokemus käyttöjärjestelmästä ja selaimesta riippumatta, niin tietokoneelle, puhelimelle kuin selaimellekin.

3. Turvallisuus

Sähköpostiviestinnän odotetaan olevan tänä päivänä suojattua ja turvallista ajasta ja paikasta riippumatta. Mutta kuinka hyvin on huomioitu esimerkiksi se, että arkaluonteista ja luottamuksellista tietoa ei vahingossa lähetetä esimerkiksi organisaation ulkopuolelle? Uusien sähköpostien hankinnan yhteydessä olisi hyvä miettiä myös, miten varmistaa 24/7 suoja erilaisia ulkoisia uhkia, kuten viruksia vastaan.

4. Yritys- ja viranomaisvaatimukset

Sähköpostien odotetaan yhä paremmin auttavan ottamaan huomioon erilaiset yritys- ja viranomaisvaatimukset.  Sähköposteihin tulisi pystyä esimerkiksi liittämään yrityskäytäntöjen mukaiset  vastuuvapauslausekkeet ja huomioimaan, ettei organisaatiosta lähde ulos tahattomasti tai tarkoituksellisesti arkaluontoista tai luottamuksellista tietoa. 

5. Korkea käytettävyys

Sähköposti lienee tänä päivänä yksi liiketoiminnan kannalta kriittisimmistä järjestelmistä. Sen mukana liikkuu tarjouspyyntöjä, tilauksia, vahvistuksia, tarjouksia, hälytyksiä jne. Sähköpostijärjestelmälle pitäisi pystyä asettamaan tänä päivänä 99,9% SLA-tavoitteet.

6. Vikatilanteista elpyminen

Sähköposteista otetaan perinteisesti varmistukset vikatilanteiden varalle, mutta kuinka hyvin vikatilanteisiin ollaan ennalta varauduttu myös muilta osin kuin datahäviön osalta. Onko selkeä käsitys tai edes arviota siitä, kuinka nopeasti sähköpostijärjestelmän vian sattuessa se olisi jälleen käytettävissä? Kuinka kauan organisaatioiden toiminta jatkuu ilman sähköpostia häiritsemättä itse liiketoimintaa? Kaksi minuuttia? Kaksi tuntia? Kaksi päivää? Kaksi viikkoa tai kenties enemmän? Nykyaikaisilla sähköpostiohjelmistoilla pystytään rakentamaan kokonaisuus, jossa vaikeistakin vikatilanteista toipuminen voi tapahtua tunnissa tai jopa minuuteissa.

 7. Tuki

Sähköpostin kriittisyyden kasvaessa myös tuen merkitys kasvaa. Millaisilla työvälineillä järjestelmää ylläpidetään ja kuinka joustavaa on mm. etähallinnan toteuttaminen? Miten asiakasohjelmistoja hallitaan keskitetysti? Keneen järjestelmän ylläpitäjä on yhteydessä teknisen tuen saamiseksi? Osaavakin henkilö ja organisaatio voi tarvita apuja. Siksi erilaisille ja erikokoisille organisaatioille tulisi olla oman toiminnan kannalta joustavat tukikomponentit Online- ja puhelintukivaihtoehdoista erilaisiin 24/7 laajennettuihin tukivaihtoehtoihin.

8. Sähköposti mobiilikäyttäjille

Liikkuvien työntekijöiden määrät kasvavat ja käytössä olevan sähköpostijärjestelmän tulisi pystyä tarjoamaan yhdenmukainen ja oletuksena turvallinen pääsy sähköposteihin ja kalenteritietoihin myös matkapuhelimilla. Lisää tehokkuutta saadaan, mikäli käyttäjät pystyvät lukemaan ja muokkaamaan sähköpostien liitetiedostoja ja intranetissa olevia asiakirjoja. Mobiililaitteiden yhteydessä on hyvä myös huomioida, miten tietohallinto pystyy hallinnoimaan yrityksen matkapuhelimia.

9. Yhdistetty viestintä ja integroitavuus liiketoiminnan järjestelmiin

Sähköpostin tulisi olla yhtenäinen osa yhdistettyä viestintää ja saumattomasti integroitua muihin viestinnän ratkaisuihin, kuten pikaviestintä- ja verkkoneuvotteluratkaisuihin. Sähköposti pitäisi pystyä lisäksi integroimaan tarvittaessa muihin liiketoiminnan ratkaisuihin, jolloin sähköpostilta edellytetään monipuolisia vakioituja API-rajapintoja sekä ohjelmointityökaluja. Loppukäyttäjän näkökulmasta tämä ei saisi kuitenkaan tarpeettomasti lisätä osaamistarvetta tai käytettävien ohjelmistojen määrää.

10. Arkistointi

Sähköpostien arkistointi paikallisille työasemien levyille lisää olennaisesti riskejä ja tietohallinnon kustannuksia. Kannettavalla tietokoneella olevat sähköpostiviestit voivat olla riski muun muassa tietokoneen häviämisen tai levyn hajoamisen johdosta ja tietojen palautus nostaa kustannuksia. Sähköpostipalvelun tulisi oletusarvoisesti sisältää keskitetyn Online-arkistoinnin mahdollisuudet erilaisine arkistointisääntöineen siten, että välttämättä erillisiä arkistointiratkaisuja ei enää tarvita.

11. Vastaaja

Nykyaikainen sähköpostiohjelmisto kokoaa yhteen ja samaan postilaatikkoon erilaiset "perinteisen viestinnän" viestit, kuten sähköpostit ja vastaaja- ja ääniviestit. Esimerkiksi Exchange 2010 sisältää puhelinvastaajapalvelun ja erillistä vastaajapalvelua ei tarvita. Vastaajaviesti ohjataan suoraan sähköpostilaatikkoon, josta se on kuunneltavissa niin tietokoneella, puhelimella kuin selaimellakin.

 12. Hankintatapa

Organisaatioille tulisi löytyä vaihtoehtoja, jotka tukevat liiketoiminnan sekä tietohallinnon tarpeita. Sähköposti pitäisi pystyä ottamaan käyttöön yhdenmukaisilla kyvykkyyksillä asiakkaan omasta konesalista, palveluna tai niin sanottuna hybridimallina, jossa osa käyttäjistä on sähköpostin pilvipalvelun käyttäjiä.

 13. Kalenterit

Kalenterit ja "ajanhallinta" ovat tänä päivänä kiinteä osa sähköpostijärjestelmiä. Käyttäjien pitäisi pystyä näkemään ja hallinnoimaan kalenterit keskitetyn näkymän kautta. Samalla käyttäjillä pitäisi olla mahdollisuus nähdä organisaation resurssien, kuten neuvotteluhuoneiden, varaustilanne ja jakaa turvallisesti ja hallitusti kalenteritietoja työntekijöiden ja jopa organisaatioiden ulkopuolisten luotettujen henkilöiden kanssa.

Tässä oli eräitä esimerkkejä, joista osan muun muassa Forrester on "How To Choose The Right Email Solution For Your Business" Whitepaperissa nostanut esille (Microsoft Exchange Whitepapers).  Avainkysymys on kuitenkin se, millainen sähköpostiohjelmisto tukisi Teidän liiketoimintaanne parhaiten?

 

Ari Suominen

 

Lue lisää