Mikä sopii suurille sopii myös pienille

Keskustelin erään ystäväni kanssa, jolla on oma yritys, heidän viestinnän tarpeistaan.  Heidän työntekijämääränsä vaihtelee voimakkaasti tilivuoden aikana. Sesonkiaikana työntekijöitä on paljon ja päivittäin työnteon "vauhti "on huimaa. Vastaavasti alhaisemman sesongin aikana henkilökuntaa tarvitaan vähemmän, mutta "vauhdin" määrää ei silti vähene. Sesonkiaikana henkilöiden nopea tavoittaminen voi olla kriittisen tärkeää ja muuna aikana erilaiset sesonkikautta valmistelevat työt edellyttävät paljon tapaamisia eri tahojen kanssa.  

Tärkeimpiä viestinnän työkaluja pienellä yrittäjällä tuntuvat edelleen olevan puhelin, "auto" ja sähköposti. Esille nousseina huolina asiakaspalvelun laatu (asiakastyytyväisyys), kustannukset (puhelut, matkustaminen) ja aika, joka ei koskaan tunnu riittävän.

Keskustelusta kävi selkeästi esille, että uusien teknologioiden tuomia mahdollisuuksia pienen yrityksen tarpeisiin, ei välttämättä tunneta. "Suurten yritysten" ratkaisut, kuten ääni- ja videopuhelinmahdollisuudet tietokoneilla tuntuivat kovin etäiseltä saatikka verkkoneuvottelut. Useille yrittäjille sähköpostin saaminen "taskussa olevaan puhelimeen" on jo tärkeä edistysaskel. Toisaalta on ymmärrettävää, että yrittäjän fokus on oman liiketoiminnan pyörittämisessä, varsinkin jos viestintäjärjestelmien kehittämiseksi ei ole omaa IT-henkilöstöä.  

Kustannussäästöjä ja tehokkuutta töpselistä

Entäpä, jos pienyrittäjä voisi vähentää matkustamista, säästää merkittävästi puheluissa, ja parantaa asiakaspalvelua investoimatta merkittävästi lisää oman infrastruktuurin?  Kiinnostaisivatko uudet viestinnänmuodot tuolloin myös pienyrittäjää? Vastauksen arvaammekin, mutta sen pitäisi kuulemma olla yhtä helppoa, kuin sähkön saaminen "töpselistä".

Microsoft tarjoaa jo tänä päivänä suurille ja pienille yrityksille monipuolisen yritystason turvalliset verkkoneuvottelumahdollisuudet,  ääni- ja videopuhelut tietokoneilla sekä sähköpostiratkaisut internetin yli (Microsoft Online Services) "töpselistä".

Microsoft on myös julkistanut Microsoft Office 365:n, joka tulee entisestään parantamaan ja laajentamaan viestintä ja yhteistyömahdollisuuksia monella eri tavalla. Esimerkiksi  pikaviestintä, tietokoneiden väliset ääni- ja videopuhelutoiminnallisuudet sekä Online-kokoukset on nyt kätevästi yhdistetty yhdeksi kokonaisuudeksi. Näin sponttaanien tilannekeskeisten kuin ajastettujenkin kokousten ja tapaamisten järjestäminenkin onnistuu entistäkin helpommin. Toki Office 365 sisältää myös muita tuottavuusratkaisuja, kuten Office Web Apps -sovellukset.

 

Mitä pienyrittäjän sitten kannattaisi tehdä? 

Pienyrittäjän kannattaa ehdottomasti tutustua pilvipalvelutarjontaan. Microsoft Office 365 soveltuu  niin suurille kuin pienillekin organisaatioille.  Se tarjoaa uudenlaisen vaihtoehdon sille, miten tuottavuusratkaisuja, kuten viestinnänratkaisuja, voidaan hankkia. Käyttöönotto pilvestä on nopeaa ja se ei edellytä investointeja omaan infrastruktuuriin. Edut ovat merkittäviä myös pienille organisaatioille, jotka saavat esimerkiksi samanlaiset mahdollisuudet järjestää kokouksia ja tapaamisia internetin yli ajasta ja paikasta riippumatta kuin muutkin organisaatiot.  Video-, puhe- ja verkkoneuvottelut säästävät aikaa ja kustannuksia mm vähentämällä työhön liittyvää matkustamista ja puheviestinnän kustannuksia. Samalla yhteydenpitoa ja asiakaspalvelun prosesseja voidaan nopeuttaa ja parantaa. 

Mutta ehkä helpoiten mahdollisuudet ymmärtää, kun itse kokeilee (osallistu Beta-ohjelmaan). Viestinnän saamisen helppous "töpselistä" voi yllättää.

Ari Suominen