Työstimme hiljattain varsin hankalaa koulutusmateriaalia kumppaneidemme käyttöön.  Kokonaisuuden kasaamiseen tarvittiin yhteensä lähes kymmenen henkilöä jotta eri alueet saatiin katettua. Siis palaveria pystyyn.

Aloituspalaverin istuimme vanhanaikaisesti nokakkain – suurin osa. Aikaa kaksi viikkoa, kaikkien kalenterit täynnä, ei aikaa jne. Tuttu tilanne? Tunnin kuluttua meillä oli kuitenkin materiaalin rakenne otsikkotasolla olemassa ja jokaiselle otsikolle työpari. Lisäksi meillä oli työtila ja sopimus, että viikon kuluttua kaikki ovat työstäneet omasta alueestaan raakamateriaalin muiden arvioitavaksi.

Projektin aikana jokainen osallistuja jakoi kaiken materiaalinsa välittömästi muille hyödynnettäväksi, ei sähköpostin, vaan verkon kautta. Kun joku muu jatkoi itselle sopivana aikana projektia, oli muiden työstämä pohja heti käytettävissä. Palasia oli kuulemma syntynyt niin junassa kuin peruuntuneen tapaamisen sallimana luppoaikana. En tiedä montako verkkoneuvottelua, sähköpostia tai puhelua viikon aikana käytiin työparien kesken, mutta viikon kuluttua työtilassa oli kuin olikin yhtä aluetta lukuun ottamatta varsin yhtenäinen aineisto. 

Loppurutistuksena vietimme intensiivisen kolmetuntisen materiaalin parissa: samaan aikaan kun muut kommentoivat kalvoja, editoi toinen osallistujista samanaikaisesti esitystä kommenttien perusteella lopulliseen muotoonsa. Selainikkunan päivitys ja uusi versio esityksestä oli taas käytössä. Se puuttunutkin palanen löytyi, oli kuulemma unohtunut lähettää, tosin kaksi muuta työparia olisi saanut siitä arvokasta aineistoa itselleen.  Ja hop, olimme viikkoa ennen määräaikaa saaneet kasaan kuudenkymmenen kalvon koulutuspaketin ja siitä kahdeksan ruudun tiivistelmän.

Yhdessä tekeminen on muuttanut muotoaan. Se ei tarkoita sitä, että istuisimme samassa tilassa tai tekisimme asioita samaan aikaan. Nykyiset työvälineet antavat aivan uudenlaisia mahdollisuuksia yhdessä tekemiseen. Kukin voi valita itselleen sopivimman ajankohdan ja paikan siihen. Mutta se asettaa myös vaatimuksia. Työn tulee olla kaikille läpinäkyvää ja työn tuloksia ei pantata omalla koneella siihen asti kun viimeinenkin pilkku on viilattu oikein. On OK olla puolivalmis. Puolivalmisteista hyötyvät jo monet ryhmän jäsenet. Mutta uudet yhdessä tekemisen tavat antavat myös vastuuta. Työstä täytyy syntyä myös tuloksia ja ne täytyy jakaa kaikille. Samaa kaikille jakamisen kulttuuria voisimme alkaa viljellä laajemminkin kaikkeen mitä me tuotamme. Voisi ollakin hyvä pysähtyä hetkeksi miettimään mitkä viimeisen viikon tuotoksistani ovat olleet sellaisia joita ei voisi jakaa uudelleenhyödynnettäväksi koko omalle organisaatiolle.

Ai niin, esitystä edeltävänä päivänä huomasin yhdessä kalvossa korjattavaa. Esityksen koko 48 megaa ja käytössä ”ei niin nopea” datayhteys puhelimen kautta. Jännityksellä tein päivityksen SharePoint Workspacessa olevaan esitykseen, otin yhteyden ja lähdin hakemaan kupin teetä. Palatessani hetken päästä en ollut uskoa silmiäni: synkronoitu. Olihan minulle toki kerrottu että vain muutokset synkronoidaan älykkäästi, mutta nyt uskoin miten älykkäästi.

Antti Kirmanen