Kuluneen talven aikana mediossa on toistuvasti uutisoitu, kuinka luonnonvoimat ovat yllättäen sotkeneet tuhansien suomalaisten työ- ja liikematkustamisen. Milloin syynä on ollut talvinen myräkkä, joka on vaikeuttanut ajoliikennettä, poikkeuksellisen vaikea talvi, joka on saanut junaliikenteen sekaisin tai viimeisimpänä Islannissa valtavaa savu- ja tuhkapilveä taivaalle työntävä Eyjafjöll-tulivuori, joka on lamaannuttanut Pohjois-Euroopan lentoliikenteen. Kaikella tällä on voinut olla negatiivinen vaikutus yritysten-  ja organisaatioiden toimintaan.

 

Sain kuluneella viikolla puhelinsoiton, jossa kokousta haluttiin siirtää seuraavalle viikolle. Soitto tuli laivalta. Tulivuoren purkauksesta johtuen osa kokoukseen osallistujista oli jäänyt Tukholmaan lentojen peruuntumisen myötä ja joutunut hakeutumaan vaihtoehtoiselle reiteille takaisin Suomeen.  Lentoliikenteen pysähtyminen vaikutti myös muiden osallistujien paikalle pääsyyn.  Olisiko siis parempi siirtää kokousta?

 

Microsoftin Office Communications Server mahdollistaa erilaisten neuvottelujen järjestämisen verkossa ajasta ja paikasta riippumatta. Se, mitä tarvitaan on verkkoyhteys tietokoneella tai puhelinyhteys. Tapaamiset, kokoukset, koulutukset ja tapahtumat voidaan järjestää joustavasti ja turvallisesti suoraan verkossa ja sen välityksellä voidaan jakaa niin puhetta, kuvaa kuin sisältöäkin. Käytännössä kukin osallistuja kytkeytyy neuvotteluun tilanteeseen parhaimmalla mahdollisella tavalla ja he pääsevät osaksi neuvottelun sisällöstä ja pystyvät osallistumaan päätösten tekoon.  Osa kokoukseen osallistujista voi olla sovitussa tapaamisessa fyysisesti paikalla, kun samalla osa kokoukseen osallistujista voi tulla kokoukseen etänä myös videokuvan kera. Tämä on mahdollista, mistä päin maailmaa tahansa, vaikkapa omasta toimipisteestä, kotikonttorilta tai hotellista. Henkilöt, joilla verkkoyhteys ei ole käytössä, vaikkapa laivalla Ruotsin ja Suomen väliä seilatessa, voivat osallistua kokoukseen puhelimitse ja erillisiä puhelinkonferenssipalveluja ei tarvita. Kaikki kokoukset voidaan myös nauhoittaa (kuva, ääni, sisältö), jolloin kokouksen vaiheisiin voidaan palata myöhemmin uudelleen.

 

Kahdenkeskeiselle kasvokkain tapahtuvalle kanssakäymiselle on varmasti edelleen omat tarpeet, mutta ovatko kaikki tällaiset kokoukset tarpeellisia? Nykyaikaisilla neuvotteluratkaisuilla voidaan olennaisesti vähentää turhaa matkustamista ja tehostaa työskentelyä. Päätöksiä pystytään tekemään jopa poikkeuksellisissa tilanteissa. Luonnonvoimille emme välttämättä voi mitään, mutta sen ei tarvitse olla tärkeiden kokouksen kannalta niin dramaattinen asia.  Annetaan Eyjafjöllin tupruuttaa vaan...

 

 

Microsoft Office Communications Server

Microsoft Office Live Meeting (isännöity verkkoneuvottelu)

Microsoftin yhdistetty viestintä

 

Ari Suominen