Eräässä tilaisuudessa kuulin kerrottavan vitsin IT-projektipäälliköstä, joka joutui selittämään esimiehelleen, että miten ihmeessä projekti voi olla viikko tolkulla myöhässä. Vastaus oli kuulemma: "Että ihan silleen vaan päivä kerrallaan".  Vitsipä hyvinkin, mutta valitettavasti tässä taitaa olla kuitenkin pieni  totuuden siemenkin.

 

Tietohallinnon ja tietotekniikkaratkaisujen toimittajien usko omaan päätöstentekokykyyn ja projektityön johtamiseen on vahva, mikä perustuu usein pitkään kokemukseen ja perinteisiin. Olemassa olevia rakenteita ja menetelmiä ei haluta kyseenalaistaa, vaan ehkäpä jopa päin vastoin vahvistaa. 

 

Silti vuosien varrella on toistuvasti raportoitu IT-projektien epäonnistumisista. Esimerkiksi jo vuonna 2005 Standish Group teki tutkimuksen, jossa yli puolet tutkimuksessa olleista IT-projekteista epäonnistui: aikataulu tai budjetti ylittyivät tai luvatuista toiminnallisuuksista vain osa toteutui. Internet on pullollaan kirjoituksia  epäonnistumisista.

 

Usein epäonnistuneiden projektien takana on

 

  • Epäonnistunut määrittely ja suunnittelu
  • Epäselvät tavoitteet tai tavoitteiden muuttuminen projektin kuluessa
  • Epärealistiset aikataulu- ja resurssiarviot
  • Oikean osaamisen kohtaaminen tai puuttuminen
  • Projektin aikaisen yhteistyön ja viestinnän haasteet
  • Johdon tuen puuttuminen ja henkilöstön huono sitoutuminen

 

Usko projektiosaamiseen voi olla vahva, mutta entäpä, jos IT-projektit käynnistetään puutteellisesti ja epärealistisin odotuksin?  Etenevätkö projektit siten, että niiden todellisesta etenemisestä ja vaikutuksesta esimerkiksi muihin projekteihin ja liiketoimintaan ei ole reaaliaikaista näkymää? Viedäänkö aloitetut projekti väkisin maaliin, vaikka liiketoiminnan kannalta katsottuna se ei enää olisi järkevää?  Päätösten ja ohjausliikkeiden tekeminen voi olla vaikeaa, jos organisaatioilla ja johdolla ei ole kokonaisvaltaista selkeää näkemystä käynnissä olevien  projektien ja henkilöstöresurssien tilasta.  Siksi tilannetta ehkä seisahdetaan tarkastelemaan esimerkiksi kerran kvarttaalissa, mikä voi tarkoittaa merkittäviä kustannuksia väärin kohdistettujen investointien ja menetettyjen aikataulujen vuoksi, puhumattakaan heikentyneestä kilpailukyvystä. Ja kun projektipäälliköltä kysytään seuraavan kerran, miten on mahdollista, että projekti on myöhässä? Vastaus voi olla: "Ihan vaan silleen päivä kerrallaan."

 

IT-projektien läpivientiä voidaan kuitenkin parantaa ottamalla käyttöön projektitoimintamalleja ja -prosesseja sekä keskitettyjä nykyaikaisia projektityökaluratkaisuja.  Microsoftin keskitetyt projeketienhallintaratkaisut tarjoavat työkalut niin portfolion hallintaa, projektien operatiiviseen hallintaan, resurssien hallintaan kuin tehokkaaseen projektiyhteistyöhön ja mitä tärkeintä reaaliaikaisen läpinäkyvän tilanteen koko liiketoimintaan.

 

Kenelle  keskitetty projektinhallintaratkaisu sitten sopii?

 

  • Liiketoiminnan johdolle, joka haluaa nähdä reaaliaikaiset luotettavat graafiset ja numeraaliset raportit organisaation projektien tilasta
  • Projektipäälliköille, jotka tarvitsevat työkalut, joilla luoda,ylläpitää ja hallinnoida projekteja ja aikatauluja
  • Projektitiimeille, jotka tarvitsevat ajantasaisen tiedon heille osoitetuista tehtävistä sekä raportointityövälineet
  • Resurssipäälliköille, jotka tarvitsevat näkymät, missä projekteissa heidän resurssinsa työskentelevät ja heidän kuormituksensa
  • Ohjelma- ja hankevastaaville, jotka tarvitsevat konsolidoidun näkymän ohjelman/hankkeen kaikista projekteista, riippuvaisuudet sekä suorituskyvyn että tilatiedot
  • Projektitoimistoille, jotka tarvitsevat ratkaisut, joilla määritellä, vakioida ja ananalysoida projektien ja ohjelmien tehokkuus
  • Taloushallinnolle, jotka tarvitsee tiedot projekteihin ja toimintoihin käytetystä työajasta sekä ennusteet
  • Portfoliosta vastaaville, jotka tarvitsee käsityksen mm. käytössä olevista resursseista optimoidakseen päätökset investoinnit
  • Kaikki rooleille, jotka  tarvitsevat projektiyhteistyöratkaisuja ja työtiloja tehtävien, riskien, asiakirjojen jne hallintaan

 

Microsoftin projektinhallinnan ratkaisut tarjoavat koko organisaatiolle niin IT-projektien kuin muidenkin projektien tueksi nykyaikaiset työkalut. Mikäli tämä kirjoitus herätti mielenkiintoa projektihallintaratkaisuihin, niin Microsoftin projektinhallinnan ratkaisuista on saatavilla lisätietoa  mm TechDays-tapahtumassa sekä Projektijohtamisen muutos -seminaarissa.

 

LISÄTIETOA:

Microsoft Project  2007

Microsoft Project  2010

 

TAPAHTUMIA:

25.3 Pojektijohtamisen muutos

9.-10.3 TechDays  2010 - IT-Managers

 

 

Ari Suominen