Jälleen  kerran etsin pitkään sitä yhtä tärkeää sähköpostiviestiä ohjeistuksineen, jonka lähetin silloin...hmm...joskus viime vuonna. Varmasti olen sen tallentanut jonnekin tai olenko? Tuntuuko tutulta?

 

Yritysten käyttäjille tarjoamat postilaatikkojen koot eivät ole kasvaneet samassa suhteessa, kuin postin määrä sekä niiden koko.  Muun muassa tästä johtuen sähköpostiviestejä tallennetaan paikallisille levyille postikansioihin, ulkoisille levyille, palvelimille levynnurkkiin jne. Samanaikaisesti sähköposti on kuitenkin yhä kiinteämpi ja kriittisempi osa yritysten prosesseja ja arvoketjuja ja tärkeitä ja luottamuksellisia viestejä säilötään hyvinkin turvattomissa ja jopa kyseenalaisissa paikoissa.  Tietoturva ja viestien palauttaminen ja haku aiheuttavat tietohallinnolle erilaisia haasteita ja tuovat lisäkustannuksia. Miten esimerkiksi kannettavilla työasemilla olevat paikalliset postikansiot ja siellä olevat luottamukselliset tiedot suojataan ja miten tarvittavat tiedot löydetään ja palautetaan tarvittaessa? Osaan viestintää kohdistuu myös erilaisia viranomais- ja yritysvaatimuksia ja velvotteiden noudattamiseksi tietoja joudutaan säilömään ja arkistoimaan. Osa yrityksistä onkin investoinut erillisiin arkistointijärjestelmiin, mutta voisiko arkistointi ja säilöntä olla kiinteä looginen osa sähköpostijärjestelmää?

 

Uusi Exchange 2010 mahdollistaa suurien postilaatikkojen tarjoamisen käyttäjille, mutta samalla se sisältää arkistoinnin, jolloin kaikki säilytettävät viestit, tiedot, saadaan turvallisesti ja keskitetysti tallennettua palvelimilla oleviin arkistointilaatikkoihin. Samalla pystytään huomioimaan paremmin niin tietoturva kuin velvotteidenkin noudattaminen. Käyttäjien kannalta viestien säilytys ja haku helpottuvat olennaisesti, kun arkistointi on looginen osa sähköpostijärjestelmää, puhumattakaan tietohallinnon työtaakasta ja kustannuksista.

 

Uusi Exchange 2010 on julkaistu. Lue lisää:

 

Ari Suominen