Tietojärjestelmillä ja tietotyöllä yleensäkin on pysyvästi  muutettu työntekoa ja sen tehokkuutta. Yhä edelleen keksimme uusia ratkaisuja, joiden avulla voimme kommunikoida , tuottaa sisältöä, prosessoida ja hakea tietoa yhä tehokkaammin, helpommin ja nopeammin. Silti usein käyttäjien ja IT-päättäjien  kanssa keskustellessa nousee esiin tuska jatkuvasti lisääntyvistä tieto- ja liikennemääristä, vaikeasti hallittavista ratkaisuista ja kokonaisuuksista sekä haastavista ja kalliista hankkeista.
 
Joskus parhaat ratkaisut ja merkittävimmät asiat syntyvät melkeinpä puoliksi vahingossa ja pienillä oivalluksilla, jotka yleistyvät ja muuttavat toimintaa pysyvästi. Pohdittaessa tietotyön tuottavuutta ja sen haasteita olisikin hyvä pureutua aina käsillä olevan ongelman ytimeen ja miettiä voidaanko ongelman aiheuttavaan lähtötilanteeseen vaikuttaa jotenkin.
 
Keskustelin hiljattain erään organisaation IT-johdon kanssa heidän haasteistaan liittyen maantieteellisesti laajaan kansainväliseen organisaatioon ja mm. intranet-julkaisuun, dokumentinhallintaan ja sähköpostiliikenteeseen. Pohdinta oli keskittynyt  lähinnä tietoliikennekaistan lisäämiseen eri toimipisteiden välillä sekä erityyppisiin hajautettuihin palvelinympäristöihin, jotta käyttäjiä pystyttäisiin palvelemaan paremmin jatkuvasti kasvavan liikennemäärän kanssa. Sanomattakin on selvää, että molemmat vaihtoehdot vaativat merkitäviä investointeja ja jälleen uusia hankkeita.
 
Samassa tilaisuudessa keskustelimme myös käytössä olevan Office version päivittämisestä ja uusista ominaisuuksista ja mahdollisuuksista. Kokonaan uusina asioina nousivat esiin esim. nykyisten tiedostomuotojen "keveys" sekä mahdollisuus vähentää merkittävästi siirrettävän datan määrää ottamalla käyttöön vaikkapa SharePoint Workspacet. 2007 versiosta lähtien käytössä olleet, XML-pohjaiset, Office-tiedostot ovat siis kevyempiä kuin aiemmat versiot ja 2010-versiossa tuleva SharePoint Workspace (ent. Groove)  mahdollistaa kokonaisen työtilan kopioimisen käyttäjän koneelle ja päivittyneestä tiedosta siirretään aina vain yksittäiset muuttuneet tiedot. Näillä toiminnoilla voidaan jo merkittävästi vähentää siirrettävän datan määrää ja parantaa kertaheitolla loppukäyttäjien kokemusta.
 
Ottamalla käyttöön uusia toimintatapoja ja  hyödyntämällä paremmin jo käytössämme olevia toiminnallisuuksia ja teknologiaa, otamme jatkuvasti pieniä askelia kohti yhä paremmin toimivaa sähköistä työympäristöä ja tuottavampaa organisaatiota. Tällaisia rakentavia ajatuksia haluaisinkin nähdä sovellettavan kaikilla tietotyön eri osa-alueilla.

 Juho Friberg