Jak se chystá TechNet konference?

Jak se chystá TechNet konference?

  • Comments 2
  • Likes

Nedávno nás napadlo, že by vás mohlo zajímat, jak vypadá zákulisí a přípravy velké Microsoft akce. Z tohoto nápadu vzešel námět na materiál a výsledek si můžete přečíst právě teď.

Fáze jedna – ano/ne

TechNet konference (TNK) se pořádá prakticky každý rok, obvykle na jaře. Kromě této konference Microsoft pořádá další akce. DevDays, Partnerskou konferencí apod. Princip konání a příprav je víceméně stejný, ale my se tu budeme zabývat pouze TNK z března 2010, protože to máme „z první ruky“ :).

Každý rok se zhruba 4-5 měsíců před hrubým termínem řeší, zda se akce bude či nebude dělat. Důvody pro tento rozhodovací cyklus jsou jednoduché – náklady. Úspory se nevyhýbají ani naší firmě, takže není nikdy garantováno, že se najdou finance na jednodenní akci pro cca 1000 účastníků a nulovým vstupným.

V prosinci 2009 jsme nicméně vybojovali souhlas na správných místech, ujasnili si výši nákladů a bylo jasno. TNK bude a bude opět nejlepší v hodnocení!


Fáze dva – hrubý nástřel konference

Když byla známa výše možných nákladů, začali jsme rozmýšlet dva důležité parametry konference. Co myslíte - co je na konferenci úplně nejdražší. Hmm? Je to jídlo. Rozdíl mezi cenou teplého oběda proti např. bagetě či studenému občerstvení je dramatický. V praxi to znamená, že je nutno rozhodnout typ stravování a pak teprve podle odhadnout možný počet účastníků. Ve finále se odhady upravují a kombinují podle dodaných nabídek a kalkulací.

Kdybychom kupříkladu servírovali k obědu chřestový krém, humra loveného do zlaté klícky s lanýžovým pyré, a jako zákusek vanilkovou zmrzlinu vyrobenou ručně sličnou selkou na alpské hütte, posléze vrtulníkem dopravenou do Prahy, pozvali bychom na konferenci cca 2 lidi. Prezentátora a účastníka.


Fáze tři – ustavení TNK týmu

Pár dní po odsouhlasení akce byl ustaven realizační tým. Stejně jako v loňském roce v něm bylo primárně 5 lidí:

  • Radim, který měl na starost zvací proces, aktualizaci webu TNK, partnerské stánky, financování, a celkové řízení příprav konference, plus vytváření nekonfliktní pohody v týmu.
  • KFL, který se zabýval obsahem, prezentujícími, konceptem celé akce, doprovodným programem, stánkem odborníků, časováním – zkrátka vším, co návštěvníci ten den měli vidět a slyšet. Jeho druhotnou prací bylo hádat se s Radimem :).
  • Irena, pod níž spadala logistika – výběr míst, zajištění agentury, kalkulací, hostesek, jednání s dodavateli, košile pro prezentující, občerstvení atd.
  • Helena, která řešila komunitní záležitosti – zástupce WUG na konferenci, MVP, stánky odborníků apod.
  • Honza, který dělal pozorovatele a upozorňoval na chyby, přicházel s nápady, popř. pomáhal se vším, čím mohl.


Fáze čtyři – mozková bouře

Realizační tým se na začátku ledna začal pravidelně scházet. Byl rozepsán projekt s úkoly a každý týden se tento seznam aktualizoval. Jedním z prvních úkolů bylo vymyslet samotný obsahový koncept konference. Když děláte akci každý rok, je nutno pokaždé přijít s něčím novým, co by vneslo do „suchého“ obsahu alespoň trochu zábavy a aby se návštěvníci celý den dobře cítili.

Taková schůzka pak obvykle vypadá tak, že sypeme nápady (co, jak, kde, kdy), diskutujeme a hádáme se. Bavíme se tím, že si představujeme, jak by kupříkladu vypadalo taneční číslo během obědové pauzy, popř. skupina tučňáků v kostýmech mezi obědvajícími anebo dámské zápasy v bahně. Dost často tahle diskuze sklouzne do nekonečných šíleností, z nichž nás potom probere jen pohled na rozpočet a cílovou částku :).

Ve finále se nápady zapíšou a jakmile máme rozpočty, začneme po propočtech pronájmu sálu, techniky a zajištění jídla řešit, kolik nám vlastně zbylo peněz, abychom je zrealizovali. Obvykle to není mnoho, protože primárním cílem je pozvat a „obsloužit“ co nejvíce lidí, takže ze všech zábavných bláznivostí zbyde jen pár maličkostí. Letos to byli například kouzelníci, kteří dělali tzv. close-up triky přímo před očima návštěvníků.

V této fázi se také tvoří program konference a zajišťují se prezentující. Navrhne se časování, délky přestávek a vznikne předběžný návrh agendy. Ta byla letos trochu variabilní díky konfigurátoru konference, byť se ve finále ukázalo, že jsme výsledným rozvrhem trefili většinový vkus respondentů.

Program přednášek je obvykle výsledkem dlouhých jednání z jednotlivými divizemi naší firmy, neboť každá by ráda na konferenci prezentovala zrovna svůj produkt a technické informace k němu, a to ideálně v blocích dlouhých třeba 5 hodin. Dodnes je mi vlastně záhadou, jak se z těchto diskuzí zrodí rozpis 5-6 přednášek o rozumné délce 60-85 minut :).


Fáze pět – přípravy

Během dalších týdnů se jednotlivé úkoly akce realizují. Pod tímto suchým termínem si můžete představit např.:

  • přípravu a výrobu PPTX šablon pro prezentátory, program a všechny obrazovky, které jsou během akce na očích
  • výběr a objednávka košil (barva a styl) pro prezentující a všechny, kteří na konferenci pomáhají či se jinak účastní
  • psaní pozvánek a jejich rozesílka, aktualizace webu technetkonference.cz
  • notifikace o akci na TechNet blog, do Flash zpravodaje, na zive.cz apod.
  • ujasnění finálního počtů lidí, kteří budou na akci pomáhat (MVP, lidé z WUG apod.), což není tak jednoduché, jak by se mohlo na první pohled zdát
  • příprava tašek pro účastníky (výběr materiálů, dárečky apod.)
  • schůzky s technickou agenturou kvůli audio-vizuálnímu nastavení (a posléze výroba pozadí, ladění rozměrů atd.), kolik bude zdrojů VGA signálu, kolik mikrofonů atd.
  • několik návštěv místa konání akce a dohadování se, kde co bude (místnost pro prezentující, kde budou stát hostesky, kde registrace, kde šatny, kde jídlo, kde internet, kde odemčeno, kde zavřeno atd.)
  • zajišťují se propriety pro zábavné kousky (letos hra o Xbox360 a HTC HD2)
  • domlouvají se expozice a stánky partnerů, zpracovává se jejich prezentace na velké smyčky, která běží v nejdelší pauze
  • praní a žehlení košil pro prezentátory a odborníky z řad komunit, které bylo mimochodem letos kvůli pozdní dodávce den před akcí poměrně dobrodružné (žehlení celkem 20 košil ve 18:30, resp. 23:05 u Heleny, resp. u mě doma)
  • uhánění prezentujících pro dodání prezentací v předstihu kvůli kontrole vizuálního stylu a (možných) pravopisných chyb
  • plánování logistiky dopravy (obvykle pořádáme TNK také v Bratislavě či Brně) a ubytování
  • řešení nastalých problémů, které se vždycky dříve či později vyskytnou
  • a každotýdenní schůzky, kde se kontroluje postup prací
  • a spousta dalších maličkostí...

Takhle zapsané v seznamu to nevypadá, ale práce je to víc než dost, neboť téměř každé dva dny je potřeba udělat nějaké rozhodnutí, které má dopad na akci, protože nikdy nic nejde úplně podle plánu a je nutno reagovat flexibilně.


Fáze šest – večer před akcí

Místo konání je obvykle přístupné den předem v odpoledních hodinách. Zaváží a instaluje se technika – projektory, plátna, kabeláže, reproduktory atd. Staví se podium, lepí se pásky na podlahy pro ohraničení zón. Zaváží a instalují se stánky a všechny věci, které musí být na místech pro prvního příchozího. Připravují se stolky na registraci, skartují se stoly na podiu, testuje se technika, vylepují se plakáty, rozvěšují dekorace. Do sálů se vozí a řadí židle a posléze na ně nějaký nebožák lepí čísla :).

Pokud má konference trochu režijní nároky (přednahrané uvítací hlášky, různé prezentace před začátkem přednášky, hudba na pozadí apod.), je nutno instruovat techniky obsluhující mixážní pulty a projekci, dát jim připravený časový rozpis se všemi detaily a pak to s nimi třeba 5x projet. Což kolem desáté večer není vždy úplně snadné.

Na místě panuje poměrně svižné tempo, které je občas okořeněno tím, že něco nefunguje, popř. vypadá jinak, než jsme si představovali. Kolem jedenácté večer je většina věcí hotova a může se jet domů.


Fáze sedm – je to tady!

Obvyklý sraz organizátorů je v 7:00 či dříve. Na místě už jsou i hostesky a personál hotelu zaváží snídaně a chystá občerstvení. Kolem půl osmé začíná ověřovací kolečko, že všechno funguje, vše je na svých místech, hostesky dostávají briefing. Do režie se umisťuje notebook, který zajišťuje program na plátně přes přestávky, testují se signálové vstupy z podia, připravují se rekvizity, běží hudba a všechno ostatní. Na stánky přicházejí partneři, přijíždějí zástupci komunit a WUG, kteří budou přes den pomáhat s otázkami na „Ask the experts“ stánku.

Někteří z prezentujících, kteří jsou už na místě, si zvykají na podium a plátno a pro jistotu si prochází svůj program a zkoumají prostor, kde je ohraničena bezpečná zóna. Tedy místo, kde nevstupují do obrazu anebo jim nehrozí pád do zákulisí, techniky apod.

Po osmé hodině už je všechno prakticky připraveno a čeká se na špatné zprávy. Například že první prezentující visí v zácpě a nestíhá začátek přednášky nebo že je v hostelu umístěna trhavina :).

Před devátou hodinou se otevřou registrace a přicházejí první návštěvníci. Zástupci realizačního týmu obvykle, tedy pokud někde něco nehoní s kleštěmi v ruce nebo na někoho neřvou, sledují postup návštěvníka a srovnávají to s tím, co bylo vymyšleno – ověření funkčnosti tzv. attendee flow :).

S blížícím se startem prvního programu panuje napětí – chodí lidé do sálu? Jaká je fronta u registrací? Jaktože došlo kafe? Začneme včas? (tohle zajímá především mě, protože jsem na dodržování časového rozpisu chorobně fixovaný :)

Pár minut před desátou už je prezentující připraven mimo podium, má navlečený headset a čeká na to, až ho moderátor (nebo přednahraná oznamovačka) uvede. Jakmile se tak stane, vybíhá na podium, vypíná „mute“ na mikrofonu, režie přepíná signál z „vycpávkového“ notebooku na podium, tlumí se hudba, světla a pak se sálem, pokud nevypnou zrovna v tu chvíli proud v celé budově, rozlehne: „Dámy a pánové, vítejte!“


Fáze osm – co dál?

Rád bych předchozím odstavcem skončil a konstatoval, že organizátorům klesá tep i adrenalin, pročež se jdou občerstvit na bar nějakým lomcovákem, ale není to pravda.

Po zahájení přednášky, když se z větší části vylidní prostory kolem sálu, začíná ověřování situace a úpravy na registracích. Hlavní nápor je pryč, takže část hostesek je přesunuta na jinou práci, registrační stůl se zmenší na 20 % původní velikosti. Stejně tak probíhá horečný úklid nádobí a poživatin ze snídaně, zatímco se začíná chystat sál na oběd.

V tuto chvíli obvykle volají navazující prezentující, kde mají zaparkovat a jaktože zase není zařízené vyhrazené stání přímo u hotelu :). Telefony během konference zvoní prakticky neustále a pořád je potřeba řešit drobné nedostatky, zádrhely či konflikty, které na místě vznikají. Nefunguje internet v místosti pro prezentující, hosteska si zlomila podpatek a neví co s tím, Radim nemůže najít svůj telefon, mně dojdou cigarety (popř. jiný „stimulant“ podle toho, zda zrovna kouřím či nikoliv) apod.


Fáze devět – konec

Nakonec se ale den nachýlí ke konci a je potřeba vykonat závěr konference. Losují se výherci a běží loučení s návštěvníky. Během další půlhodiny je všude prázdno a začíná další maraton balení techniky a vyklízení, nicméně to už jsou starosti agentur a techniků. My ověříme, že si nikdo nic nikde nezapomněl, Radim najde svůj telefon, berou se dotazníky s hodnocením, které budou zpracovány a vyhodnoceny během týdne a .. je konec.

Tak až příště přijdete na nějakou akci a uvidíte zoufale pobíhající organizátory, popř. nebude něco fungovat, pak vězte, že o tom určitě víme a řešíme to. Jednak je to naše práce a jednak nás to všechny velmi, velmi baví. A stejně tak doufáme, že konference baví i vás :).

- KFL

Your comment has been posted.   Close
Thank you, your comment requires moderation so it may take a while to appear.   Close
Leave a Comment
  • A kdypak uvidíme ty dámské zápasy v bahně? :)

  • Toť více než dobrá otázka...