Tematický týden: SharePoint technologie, díl 1.

Tematický týden: SharePoint technologie, díl 1.

  • Comments 9
  • Likes
SharePoint není pro všechny, ale umí toho opravdu hodně

O platformě Microsoft SharePoint bylo napsáno již hodně slov, málo v češtině, mnoho v angličtině. Po několika letech praktických zkušeností se zaváděním SharePoint produktů do firemního prostředí a se školením těchto technologií rozhodl jsem se, i díky výzvě ze strany společnosti Microsoft, sepsat formou čtyřdílného seriálu na pokračování své zkušenosti a především praktická doporučení.

Věřím, že tato aktivita může přispět k evangelizaci (Zajímavé slovo, že? Ale obyčejné „osvěta“ prostě tak nezní.) této úžasné „platformy“. Tváří v tvář si pak můžeme o SharePointu povídat na kurzech a konzultacích, které na toto a další témata vedu v Počítačové škole Gopas.

WSS, MOSS, MOFS, aneb vysvětlujeme zkratky a rozdíly

Platforma Microsoft SharePoint je jedním ze základních stavebních kamenů produktové rodiny „systém Microsoft Office 2007“ (EN: Microsoft Office System 2007). „Systém Microsoft Office 2007 je soubor aplikací, serverů a služeb, které slouží k tvorbě řešení usnadňujících sdílení informací, jejich ��ízenou tvorbu a zpřístupňuje je odkudkoliv a kdykoliv.“, říká jedna z použitelných marketingových definic, která docela dobře vystihuje podstatu věci. Jde především o řízenou tvorbu a správu informací! K této větě se v mé sérii článků budu opakovaně vracet. Pochopíte proč.

Začněme ale od začátku, tedy rozlišením produktů.

Windows SharePoint Services 3.0 (WSS):
Microsoft Windows SharePoint Services napomáhá týmům sdílet informace, spolupracovat na dokumentech a shromažďovat týmové znalosti. Jedná se o základní stavební kámen každého Sharepoint řešení. Z pohledu uživatele (zjednodušeném pohledu, ale nám stačí) zajišťuje WSS funkčnost na úrovni seznamů, jako jsou knihovny dokumentů, knihovny formulářů, knihovny obrázků, wiki stránky, dále seznamy oznámení, kontaktů, úkolů a projektových úkolů, týmové kalendáře, diskusní vývěska, průzkumy a řešené problémy. Možné je samozřejmě vytvářet i vlastní seznamy. Tyto seznamy sdružujeme do týmových webů a ty pak do kolekcí webů (o struktuře portálu ale až někdy později, tedy hned zítra :)).

Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS):
MOSS 2007 je integrovaná sada snadno ovladatelných serverových aplikací, které zvyšují efektivitu organizace, neboť umožňují komplexně spravovat informační obsah, a získávat tak vyšší obchodní hodnotu z informačních zdrojů, zrychlit interní a externí obchodní procesy, u nichž je zapotřebí sdílení informací, efektivně získávat a prezentovat informace a díky tomu přijímat kvalifikovanější rozhodnutí, sdílet obchodní informace s vyšší důvěrou v jejich zabezpečení v rámci organizace i mimo ni a poskytnout oddělení IT jedinou, integrovanou, rozšiřitelnou platformu pro správu intranetových, extranetových a internetových aplikací v celé organizaci. (Trochu komplikované, že? No ale je to tak.)
Jinými slovy a pochopitelným jazykem – nad rámec funkcí poskytovaných službou WSS představuje MOSS komplexní informační portál, zastřešující jednotlivé týmové weby a kolekce webů, nabízející navíc pokročilé vyhledávání v rozličných datových zdrojích, integrovaná workflow pro automatizaci procesů, možnost propojení portálu s externími datovými zdroji a následnou prezentaci těchto dat pomocí funkce správce obchodních dat, základní nástroje pro vyhodnocování obchodních dat pomocí KPI seznamů, výpočtové a formulářové služby umožňující prezentovat online Excelové sešity a InfoPath formuláře (sloužící samozřejmě i pro sběr dat), možnosti pro archivaci dokumentů, osobní weby a pokročilou správu webového obsahu.

Microsoft Office Forms Server 2007 (MOFS):
Usnadňuje týmům a organizacím publikování a správu formulářů v centrálním umístění. Tyto formuláře pak lze otevírat a vyplňovat pomocí webového prohlížeče nebo přímo v aplikaci InfoPath 2007. Informace shromážděné v těchto formulářích lze snadno opakovaně používat v celé organizaci a v rámci obchodních procesů, protože formuláře aplikace InfoPath podporují oborový standard XML a mohou používat libovolné vlastní schéma definované uživatelem.
Tedy – MOFS 2007 je řešením pro online publikované formuláře (vytvářené ideálně z aplikace InfoPath 2007) s funkcionalitou WSS doplněnou o formulářové služby.

Zajímá-li vás podrobný popis rozdílů mezi uvedenými produkty, tak podrobná tabulka s detailním popisem je k dispozici ke stažení zde, nebo ve formě online přehledu zde.

Důvody pro nasazení

Existuje jistě mnoho argumentů, proč nasadit produkty z rodiny SharePoint. Nepochybně by to vydalo na samostatný a docela slušně velký článek, nebo spíše články. Následující scénáře a vlastnosti jsou mé oblíbené, z praxe nejčastěji používané a klienty chtěné:

  1. Řízená tvorba a sdílení dokumentů a informací a jejich archivace
    (Tvorba dokumentů a záznamů s využitím „typů obsahu“ ; schvalování dokumentů a záznamů v rámci workflow a integrace tohoto procesu s aplikacemi Microsoft Office; upozorňování na změny; verzování dokumentů; připojování metadat k záznamům a dokumentům a jejich následné třídění a filtrování; nastavování „zásad správy informací“, jako jsou popisky, auditování, doba vypršení platnosti a čárové kódy; přesouvání dokumentů a záznamů do archivu. Podporuje částečně WSS a plně MOSS platforma.)
  2. Centra schůzek pro efektivní sdílení dat z pracovních porad
    (Samostatné weby pro firemní porady či týmové schůzky, s možností opakování jejich konání a časově odlišeným ukládáním informací a dokumentů k těmto týmovým aktivitám. Vynikající věc pro odstranění neustálého posílání emailů s informacemi o poradách, emalů se zápisy z porad apod. Podporuje WSS i MOSS platforma.)
  3. Interaktivní webové formuláře usnadňující sběr dat
    (I bez znalosti programování, v aplikaci InfoPath 2007 jednoduše vytvořitelné formuláře publikovatelné na MOSS weby, s možností jejich online prohlížení, editování, ukládání, sdílení, schvalování, verzování, atd. atd. Podporuje MOSS a MOFS platforma.)
  4. Publikační portál pro vytváření webového obsahu
    (Pamatujete na Content Management Server? Tady ho máme. Publikační weby pro tvorbu a sdílení webového obsahu s připraveným schvalováním pomocí workflow a „ritch-text“ editací obsahu. Podporuje opět MOSS platforma.)
  5. Vyhledávací portál zpřístupňující data z rozličných datových zdrojů
    (MOSS jako celofiremní centrální vyhledávací server indexuje data samotného SharePoint serveru (textové záznamy, ale i dokumenty v dokumentových knihovnách a jejich metadata), dále pak souborové servery, Exchange veřejné složky, Lotus Notes databáze a libovolné interní i externí weby. Zásuvnými moduly typu iFilter lze rozšiřovat schopnosti indexace o další typy souborů, jako jsou např PDF dokumenty apod. Mimochodem v této souvislosti doporučuji iFilter od firmy Foxit Software, ten od Adobe je děsnej.)

V dalších dílech se některými výše uvedenými scénáři využití platformy SharePoint seznámíme blížeji.

Nyní ale zpět k názvu tohoto článku:

SharePoint není pro všechny

Není nic horšího, než firma s nasazeným SharePointem, kam za půl roku přijdu a vidím, že to nikdo nepoužívá.
Není nic horšího, než firma s nasazeným SharePointem, kam za půl roku přijdu a vidím, že to všichni používají, ale bez jakékoliv vize a plánu.
Není nic horšího, než SharePoint, který nikdo neřídí a který nikdo nekontroluje.
Není nic horšího, než nasazování SharePointu tzv. „hurá stylem“, tedy bez rozmyslu a bez analýzy procesů a činností.
A není nic horšího, než Basic instalace. (Tedy aspoň někdy.)

K SharePointu je třeba dospět! Co tím myslím? Často vídávám na kurzech nebo konzultacích nadšené administrátory či IT manažery, kteří vidí a chápou výhody SharePoint platformy, uvědomují si přínosy, které nasazením SharePointu jejich firma a uživatelé získají a sní o tom, jak snadno a rychle budou moci zavádět a vytvářet nové služby a řešení, usnadňující jejich uživatelům a vlastně i samotným IT pracovníkům práci. Ano, to vše je pravda, tohle umíme, SharePoint je mocný produkt. Jen samotné nadšení pro věc ale nestačí. Samotná technologie toho mnoho nezmění, obvzláště je-li takto komplexní.

SharePoint si přímo říká o změnu firemních procesů, nebo spíše o jejich vytvoření, nastavení, optimalizaci a skloubení s jím poskytovanými mocnými nástroji. V opačném případě je přínos malý, či dokonce dojde ke zhoršení stavu. Jednoduše řečeno – kde byl nepořádek před SharePointem, bude i po něm, pokud se nezmění chování uživatelů, pokud nedojde ke sladění procesů a technologií.

Není nic horšího, než firma s nasazeným SharePointem, kam za půl roku přijdu a vidím, že to nikdo nepoužívá.
Ano, i to se může stát. Firma koupí licence, nasadí SharePoint a tím to skončí, na další kroky není čas, peníze, chuť, priority jsou jinde, jsme utopeni v každodenních operativních činnostech, dotáhnout to do konce jaksi není kdy... problém především menších firem (nebo že by nejen těch?), kde jsou IT pracovníci zahlceni každodenními činnostmi, bez prostoru na koncepční práci a tvorbu komplexních řešení.
Doporučení: Nestíháte-li pořádně ani běžné činnosti, do SharePointu se nepouštějte. A pokud přeci jen, tak s pomocí externího konzultanta, který vám přinese know how, které byste jinak sami pracně a dlouhodobě získávali. Nestačí jen vědět k čemu je to dobré a jak to funguje, nutné a klíčové je vědět jak to budeme či chceme používat!

Není nic horšího, než firma s nasazeným SharePointem, kam za půl roku přijdu a vidím, že to všichni používají, ale bez jakékoliv vize a plánu. Není nic horšího, než SharePoint, který nikdo neřídí, který nikdo nekontroluje. Není nic horšího, než nasazování SharePointu tzv. “hurá stylem”, tedy bez rozmyslu, bez analýzy procesů a činností.
SharePoint a ani žádná jiná sebelepší technologie, toho sám o sobě ve vaší firmě mnoho nezmění! Nemáte zavedené procesy pro tvorbu a sdílení informací? Tedy dokumentů, ale i procesů pro rezervaci zdrojů? A co rozhodovací činnosti, schvalování a workflow? Pak vězte, že po půl roce používání SharePointu bude na vašem portálu podobný nepořádek, nebo spíše ještě větší nepořádek, než na stávajících souborových serverech a datových úložištích.
SharePoint přináší možnosti a prostředky, jak tyto činnosti dělat lépe. Nejsou-li ale zavedena pravidla a neřídí-li se jimi uživatelé (nejen ti koncoví, ale i řídící), pak to nemá smysl!
Doporučení: Proveďte analýzu procesů a činností, zamyslete se nad ideálním způsobem tvorby informací. Popište procesy tvorby dokumentů, sestavte pracovní toky (workflow), řekněte JAK chcete pracovat. Až poté tvořte vaše portály a implementujte potřebné nástroje. Prvotní analýza se opravdu vyplatí!

A není nic horšího, než Basic instalace.
Nenechte se nalákat na nejsnazší způsob instalace. Co je snadné, není vždy správné (s principem “Okemovy břitvy” ale souhlasím). Bez pochopení přínosů a slabin jednotlivých způsobů instalace raději ani nespouštějte setup.exe! Následné řešení možných problémů bývá mnohdy složitější, než reinstalace. No a každopádně – náprava stavu bude drahá.
Doporučení: Je-li to jen trochu možné, zvolte vždy „Advanced“ instalaci, nad jejímž procesem máte plnou kontrolu. A přečtěte si postupy a návody, na Netu je k tomuté tématu informací víc než dost. J V této souvislosti bohužel nemohu doporučit SharePoint online instalační videa (dají se i stahovat) dostupná na Microsoft TechNet webu: http://technet.microsoft.com/en-us/office/sharepointserver/dd353225.aspx. Zveřejněná videa o instalaci MOSS jsou bohužel obsahově chybná a tak, jak to jejich autor předvádí, rozhodně MOSS instalovat nedoporučuji. Ostatní videa jsou ale celkem OK. K dispozici je nyní již několik desítek video ukázek věnovaných jak administraci SharePoint prostředí, tak využití z pohledu uživatele.

Tolik tedy na úvod. Snad vás výše uvedené řádky zaujaly. Zítra si budeme podrobněji „povídat“ o plánování struktury SharePoint portálů a výhodách kolekcí webů a vy zatím „sjíždějte“ ta videa.


- Kamil Juřík
IT konzultant, vedoucí lektor, Gopas a.s., Microsoft MVP, MCT, MCITP, MCTS

Kamil Juřík, kromě vedení lektorského sboru v Počítačové škole Gopas, vede odborná školení, semináře a konzultace na téma Microsoft SharePoint a Office System. Je nadšeným propagátorem těchto technologií, konzultantem s jasnou vizí a zdravým přístupem k věci. Jako pravděpodobně jediný lektor v Evropě se rovněž profesionálně a s neutuchajícím zájmem noří do tajů licencování a Software Asset Managementu. Tato témata rovněž přednáší na partnerských konferencích a seminářích společnosti Microsoft, je spoluautorem licenčního webu společnosti Microsoft a řady oficiálních licenčních webcastů a dokumentů.

Your comment has been posted.   Close
Thank you, your comment requires moderation so it may take a while to appear.   Close
Leave a Comment
  • Při promýšlení obsahu na nadcházející období nás napadlo vytvořit cosi jako tematické týdny. Tedy týdny,

  • Jen doufám, že se témat Sharepointu dotknete podrobněji. V tomto úvodním článku byly zopakovány 100x omílané obecné informace jak z propagačního letáku, kterými 90% všech webů o Sharepoint technologii (ano, myslím, že už to můžeme nazývat technologií) začíná. A většinou také skončí.

    Takže - protože toto _neměl_ být negativistický komentář - držím palce.

  • Vyčkejte na další články, tenhle byl jen na úvod, ještě máme připraveny 3 další - 2 "technické" a v pátek jeden licenční.

    Ale díky, beru to jako sdělení typu "ano, o SharePointu informace chceme".

    A  klidně si i napište co by vás zajímalo přednostně.

  • Děkuji, velmi povedený článek, těším se na další, více technické, ale i toto bylo užitečné, konečně to někdo takto uceleně popsal.

  • jen kratka poznamka k MOFS, tento produkt by mel, pokud mam spravne informace, skoncit. K dispozici by tak mel byt pouze Std + Ent CAL

  • Slo by napsat clanek o tom jak udelat dobrou analyzu na nasazeni SharePoint?

  • Jak udělat dobrou analýzu na nasazení SharePoint? :-)

    Začněte přečtením SharePoint Deployment Guide (http://office.microsoft.com/download/afile.aspx?AssetID=AM102552101033) a pak analyzujte firemní procesy práce s informacemi (pokud nejsou, je žádoucí je vytvořit), navrhněte logickou strukturu portálu, návrh zabezpečení... také není špatné vytvořit si zkušební portál, na kterém to budete pokusně designovat, podrobit to připomínkovacímu procesu a pak to udělat naostro.

  • Chtěla jsem se zeptat , na školení digitradu doporučují instalaci anglických WSS3.0 a k tomu dát český language package a nedoporučují české WSS3.0 , nevíte o tom něco , z jakého důvodu ?  

  • Jazyková sada samotného instalačního balíku WSS nebo MOSS určuje jazyk webu Centrální administrace. Použitá angličtina v tomto případně může některé věci usnadnit, např. instalaci doplňků.

    Mnoho zásadních argumentů pro tento postup ale nemám. Spíš bych řekl, že je to o pocitu - mám-li anglický Windows Server, chci mít i aplikační rovinu v angličtině.

    Řada českých bez problémů běžících WSS nainstalovaných portálů na českých i anglických serverech u mých klientů mě ale utvrzuje v předpokladu, že je to opravdu spíše o pocitu, než o technických problémech.