Офисное пространство
Официальный блог офисной группы

Как я использую сводные таблицы (pivot tables)

Как я использую сводные таблицы (pivot tables)

  • Comments 3
  • Likes

До недавнего времени я использовала Сводные таблицы исключительно для анализа данных, но меня не оставляло ощущение, что этим возможности инструмента не ограничиваются. И как-то само собой получилось, что я начала использовать возможности Сводных таблиц для планирования мероприятий и отчетности по ним.

Project, как инструмент для ведения проектов, конечно, незаменим, но мне было нужно немного другое. Мне была нужна такая форма документа, которая позволила бы мне в любой момент получать информацию по нужным мне разрезам, включая и исключая какие-то блоки.

И я решила, что надо это сделать хорошо и правильно один раз, и потом весь год просто обновлять (3 минуты раз в 2 недели) и пользоваться плодами этой работы.

Для начала я создала из своих проектов что-то вроде базы, постаравшись предусмотреть все нужные мне параметры:

image

Чтобы было легче работать, нажимаем ctrl+T, и ячейки превращаются в таблицу.

image

Заполняется довольно легко, повторяющиеся поля просто копирую. После этого ставлю курсор на одну из ячеек таблицы, иду во вкладку Вставка и вставляю Сводную таблицу (она же Pivot table - пивот или пайвот).

image

Со всем соглашаюсь, и попадаю на новый лист, где мне предлагают построить сводную таблицу. В одном документе, на основе одной базы я потом построю несколько сводных таблиц, которые будут содержать основные отчеты.

image

Я выбрала несколько полей, и у меня образовалась таблица, которая показывает, сколько и в рамках какого проекта я планирую потратить на каждую из аудиторий.

image

Теперь мне нужно узнать, сколько и на какую аудиторию я трачу в каждом месяце. Перетаскиваю несколько полей.

image

А теперь я дам ответ на вопрос руководителя сколько, на какие проекты и на какие типы активностей уже было потрачено денег.

image

Иногда нужно добавить вычисляемые поля. Например, мне нужно узнать разницу в процентах между запланированным и потраченным. Для этого я добавлю в таблицу вычисляемое поле. Его непросто отыскать в первый раз.

Итак, я создаю Сводную таблицу-заготовку, и ставлю курсор на какую-нибудь из её ячеек. Появляется вкладка с настройками таблицы.

image

Вкладка Параметры, группа команд Вычисления, в выпадающем списке – Поля, элементы и наборы.

image

В очередном выпадающем списке выбираем Вычисляемое поле.

image

В появившемся окне делаем нужные вычисления

image

Теперь нажимаем Ок, переназываем столбец именяем формат столбца на процентный.

image

Нужен график? Кликните по вкладке Параметры Сводной таблицы и выберите график. Также, буквально одним кликом убираются заголовки и список полей.

image

Уже несколько месяцев, как я наслаждаюсь результатами этого подхода.

Мне нравится. )

Your comment has been posted.   Close
Thank you, your comment requires moderation so it may take a while to appear.   Close
Leave a Comment
  • Интересно, побольше бы примеров про сводные таблицы!

  • Спасибо за хороший совет!!!!!! Я учту данную специфику так как недавно только искал похожую статью)))теперь нашел! Спасибо

    Согласенс Dan побольше бы примеров) хотя жаловаться нам не стоит, на этом блоге много все интересного и всегда читаю с большим интересом!

  • Cпасибо!