Офисное пространство
Официальный блог офисной группы

Использование полей в Word 2010

Использование полей в Word 2010

  • Comments 6
  • Likes

Очередная статья на наш конкурс пришла от Татьяны Суровцовой, которая расскажет про использование Полей в Word, и научит более широко использовать потенциал этой функции. 

Пользователи Word 2010 часто и не ��одозревают, что они применяют такой инструмент как поле, при создании своих документов. Если данные не вводятся вручную и изменяются автоматически в процессе редактирования, а это относится к номерам страниц, оглавлениям, формулам в таблицах, перекрестным ссылкам и т.д., то при их создании используются именно поля. Попробуем разобраться.

Сначала немного теории. Поля вставляются при выполнении определенных команд, но можно выполнить их вставку и вручную, результат будет одинаков. Например, для вставки номера текущей страницы можно выбрать команду Номера страниц на вкладке Вставка, группы Колонтитулы, будет вставлено поле {PAGE}. Пользователь увидит номер страницы. Или сразу вставить поле {PAGE} в нужное место документа. Использование команд позволяет выполнить действие быстрее, уменьшить количество ошибок. Вставка полей вручную делает работу с ними более гибкой, позволяет использовать условные операторы.

Для вставки поля необходимо нажать CTRL+F9, появятся фигурные скобки {}, в которые вводится название поля. Или выбрать на вкладке Вставка в группе Текст, команду Экспресс-блоки, затем пункт меню Поле, появится диалоговое окно Поле, см. рисунок 1.

1

Рисунок 1 диалоговое окно Поле

Поля имеют следующий синтаксис:

{ ИМЯ_ПОЛЯ Свойства Необязательные ключи }, где:

— ИМЯ_ПОЛЯ — имя, которое отображается в списке имен полей в диалоговом окне Поле.

— Свойства — это любые инструкции или переменные, используемые в данном поле, не все поля имеют параметры.

— Необязательные ключи — это любые необязательные параметры, доступные для данного поля. Для некоторых полей не предусмотрено ключей, кроме управляющих форматированием значений поля.

Если поле уже вставлено, то наведя курсор на поле и нажав правую кнопку мыши или тачпада, можно переключаться между кодом и значением поля по команде Коды/значения полей. То же действие будет выполнено и при нажатии на SHIFT+F9. Для внесения изменений выбираем в контекстном меню Изменить поле, появится диалоговое окно Поле. После изменения поле обязательно нужно обновить, выбрав Обновить поле или нажав F9.

Примеры

{PAGE \* alphabetic}

Нумеровать страницы латинскими буквами.

{STYLEREF "Заг 1" \l}

Вставить текст выделенный стилем «Заг 1», поиск начать с конца текущей страницы.

{DATE \@ "yyyy-MM-dd"}

Вставить текущую дату в заданном формате.

Сочетания клавиш для работы с полями:

CTRL+F9

Вставка нового поля.

SHIFT+F9

Переключение между значением поля и его формулой.

ALT+F9

Переключение между значениями полей и их формулами во всем документе.

F9

Обновление значения текущего поля. Если выделен весь документ (CTRL+А), то обновятся поля во всем документе.

CTRL+F11

Запретить обновление поля.

CTRL+SHIFT+F11

Разрешить обновление поля.

А теперь несколько примеров, когда это может пригодиться.

Нумерация страниц

При вставке номера страницы вставляется поле:

{PAGE \* MERGEFORMAT}, где

MERGEFORMAT — это способ вставки номера, при котором при изменении значения поля его форматирование сохраняется. Можно этот ключ не указывать. Одновременно можно ввести несколько нумераций страниц, например, сквозную и для каждой главы отдельно. При вставке номера в колонтитулы для разных разделов можно настраивать разные способы нумерации страниц.

Вместе с полем {PAGE} иногда используют поля {SECTION} (вставка номера текущего раздела) и {SECTIONPAGES} (вставка общего числа страниц в разделе).

Примеры

{PAGE}/{SECTIONPAGES }

Страница/Общее_число_страниц

{SECTION}.{PAGE}

Номер_раздела.Номер_страницы

{={PAGE}+2}

Номер страницы + 2

{IF{PAGE}<>3 {PAGE}}

Печатать номера на всех страницах кроме третьей.

Обратите внимание, что при вводе поля, которое включает другие поля, как в последнем примере, надо повторно нажать CTRL+F9, чтобы появились «фигурные скобки».

Нумерация рисунков, таблиц, формул

Для создания числовых последовательностей используется поле {SEQ Название_последовательности}. Последовательность увеличивается на единицу каждый раз, когда встречается в тексте документа. У поля SEQ есть ключи, которые можно использовать для изменения значения, выводимого полем.

Последовательностей в документе может быть несколько. Предпочтительней для добавления новых использовать кнопку Создать, окна Название. В этом случае на новые последовательности можно будет ссылаться с использованием перекрестных ссылок.

Примеры

{SEQ Приложения
\* ALPHABETIC}

Последовательность Приложения, нумерация латинскими буквами.

{SEQ Приложения \r 4}

Начать (продолжить) последовательность с числа 4.

{SEQ Приложение \c
\* ALPHABETIC}.{SEQ Рисунок1 \* ARABIC}

Название рисунка в виде Приложение.Рисунок (А.1). Ключ \c вставляет ближайший предыдущий номер последовательности.

Перекрестные ссылки

Перекрестная ссылка — это поле, которое в месте вставки отображает значение, на которое ссылается. Перекрестная ссылка может отобразить ссылку на абзац, заголовок, закладку, рисунок, таблицу, формулу, сноску, перекрестную сноску и т.п. Команда Перекрестная ссылка для работы с перекрестными ссылками находится на вкладке Вставка в группе Ссылки. И продублирована на вкладке Ссылки в группе Названия.

При вызове команды появляется диалоговое окно Перекрестные ссылки, показанное ниже. В нем можно выбрать тип вставляемой ссылки, вид ссылки: название целиком, только текстовая часть названия, слова выше/ниже и т.п. В списке  выбирается название объекта. Если ссылку Вставить как гиперссылку, то, нажав клавишу CTRL и щелкнув, можно будет перейти к объекту, на который она ссылается.

2

Рисунок 2 — Диалоговое окно Перекрестные ссылки

Перекрестных ссылок на один элемент может быть несколько.

Выбор поля для создания перекрестной ссылки зависит от ее типа. Используются поля REF, PAGEREF, NOTEREF, а в качестве номера _Refххх берется внутренний номер объекта в Word, поэтому удобнее с помощью диалогового окна сначала вставить перекрестную ссылку, а затем изменить ее внешний вид, если это необходимо, с использованием дополнительных ключей.

Очень удобно использовать перекрестные ссылки на Закладки. Создаем закладку: вкладка Вставка, группа Ссылки, команда Закладка, а затем используем перекрестную ссылку на эту закладку в тексте документа. В результате вводим один раз, например, название проекта, а затем на него только ссылаемся. В этом случае изменять название в тексте документа придется только один раз!

Примеры

{REF _Ref288727301 \h \* Lower}

Вставить перекрестную ссылку на название объекта строчными буквами в виде гиперссылки.

{NOTEREF _Ref289172085 \р}

Вставить перекрестную ссылку на сноску в виде слов выше или ниже.

{PAGEREF _Ref289171539}

Вставить перекрестную ссылку на объект в виде гиперссылки на номера страницы.

Оглавление

Хотя в Word 2010 существует удобная возможность для автоматического создания оглавления на основании структуры документа, можно вмешаться и в этот процесс, используя поля. Собирать оглавление из полей вида: {ТС "Название главы"}, которые надо расставить самостоятельно.

Поле оглавления обычно создается автоматически, хотя можно его ввести и вручную. Ниже приведены примеры использования поля.

Примеры

{TOC \o "1-1" \h \z}

Вставить одноуровневое оглавление из стандартных стилей. Скрыть номера страниц при просмотре в режиме веб-документа (\z). Оформить элементы оглавления и номера страниц в виде гиперссылок (\h).

{TOC \h \t "Глава;1; Параграф;2"}

Собрать оглавление, используя нестандартные имена стилей структуры документа (\t). В кавычках даны названия стилей и уровни.

{TOC \f \h \z}

Собрать оглавление, используя поля TC (\f), а не уровни структуры документа.

{ТС "Название главы"}

Вставить элемент оглавления.

Приведенные выше примеры использования полей показывают, что с их помощью можно облегчить работу при использовании Word 2010 для создания документов.

Попробуйте, и у вас все получится!

Your comment has been posted.   Close
Thank you, your comment requires moderation so it may take a while to appear.   Close
Leave a Comment
  • Такая тупость. Так ничего и не объяснили..

  • Самое главное забыли! О том, как автоматизировать процесс ввода текста путём добавления ссылки на уже созданное поле.

  • Добавить поле:

    Файл -> Свойства -> Дополнительные свойства. Вводим название "ВОРД" из значение "НАПИСАН МYДАКАМИ". Жмём "добавить".

    Вставить поле:

    Идём обратно в документ.

    Жмём:

    Вставка -> Текст -> Экспресс-блоки -> Поле (дальше пролистать в "Поля" до DocProperty) и выбрать "Свойство", которое создано (в данном случае "ВОРД"). Видим в тексте слово "НАПИСАН МYДАКАМИ".

    Дальше можно копировать слово "НАПИСАН МYДАКАМИ" и потом обновлять поле "ВОРД" (так же, как и добавление поля, только нужно нажать не "Добавить", а выбрать поле, поменять значение и нажать "Изменить"). Потом в документе Ctrl+A и F9 (все ссылки на поля вместе со значениями полей).

  • Вы че ёбнулись !!!! вы в каком веке живете !!!??? У нас РОБОКИ еще 30 лет назад в топку бросили. Делейт этот гребанный Офис 2010 пользуйтесь 2007м !!!!

  • Ухууууу))) Я наверно ненормальный, но мне понравилось! Столкнулся с проблемой на лабораторной по информатике в Универе. Пол ночи голову ломал, как это сделать... Вообщем решил просто и элегантно прописать ручками то, что я хочу.. СПАСИБО! всё понятно и разумно объяснено (если сравнивать с официальным сайтом microsoft). Клёвски, ещё раз СПАСИБО! :)

  • Какие же люди отвртительные иногда получаются. Заливая всех и все вокруг себя ментальным гноем изувеченных тщедушных душенок эти люди ищут наслаждение в критике чужой самозабвеной работы. Сами при этом ничего реализовать не могут - нет сил и желания. Это даже скорее всего уже и не люди а некоторые "биорганеллы" перводящие ценнейший кислород в улекислый газ. Им нет места в светлом и чистом "БУДУЩЕМ ЧЕЛОВЕЧЕСТВА" пока они не научатся ловкой критике.