Офисное пространство

Вам наверняка не раз приходилось заполнять таблицы с выпадающими списками. Но самостоятельно создать такой список в первый раз будет проблемой. Просто потому, что вы в жизни не догадаетесь, где эту функцию искать.

Итак, я создала табличку-заготовку, на той же странице вывожу диапазон данных (потом это можно скрыть).

Теперь захожу на вкладку Данные, и выбираю Проверка данных.

В открывшемся диалоговом окне выбираю Список, и ввожу диапазон значений.

Жму на Ок, и теперь в выделенной ячейке появился выпадающий список.

Готово! Вы создали свой первый выпадающий список в Excel!

Дана ситуация: вам присылают файл Excel, и видите, что вместо букв в заголовках столбцов что-то подобное:

 Раздражает? Поменять настройки можно буквально в 3 клика. Вкладка Файл, раздел Параметры, раздел Формулы.

Убираем галочку с опции Стиль ссылок R1C1.

Готово!

Очередная статья на наш конкурс пришла от Татьяны Суровцовой, которая расскажет про использование Полей в Word, и научит более широко использовать потенциал этой функции. 

Пользователи Word 2010 часто и не подозревают, что они применяют такой инструмент как поле, при создании своих документов. Если данные не вводятся вручную и изменяются автоматически в процессе редактирования, а это относится к номерам страниц, оглавлениям, формулам в таблицах, перекрестным ссылкам и т.д., то при их создании используются именно поля. Попробуем разобраться.

Сначала немного теории. Поля вставляются при выполнении определенных команд, но можно выполнить их вставку и вручную, результат будет одинаков. Например, для вставки номера текущей страницы можно выбрать команду Номера страниц на вкладке Вставка, группы Колонтитулы, будет вставлено поле {PAGE}. Пользователь увидит номер страницы. Или сразу вставить поле {PAGE} в нужное место документа. Использование команд позволяет выполнить действие быстрее, уменьшить количество ошибок. Вставка полей вручную делает работу с ними более гибкой, позволяет использовать условные операторы.

Для вставки поля необходимо нажать CTRL+F9, появятся фигурные скобки {}, в которые вводится название поля. Или выбрать на вкладке Вставка в группе Текст, команду Экспресс-блоки, затем пункт меню Поле, появится диалоговое окно Поле, см. рисунок 1.

Рисунок 1 — диалоговое окно Поле

Поля имеют следующий синтаксис:

{ ИМЯ_ПОЛЯ Свойства Необязательные ключи }, где:

— ИМЯ_ПОЛЯ — имя, которое отображается в списке имен полей в диалоговом окне Поле.

— Свойства — это любые инструкции или переменные, используемые в данном поле, не все поля имеют параметры.

— Необязательные ключи — это любые необязательные параметры, доступные для данного поля. Для некоторых полей не предусмотрено ключей, кроме управляющих форматированием значений поля.

Если поле уже вставлено, то наведя курсор на поле и нажав правую кнопку мыши или тачпада, можно переключаться между кодом и значением поля по команде Коды/значения полей. То же действие будет выполнено и при нажатии на SHIFT+F9. Для внесения изменений выбираем в контекстном меню Изменить поле, появится диалоговое окно Поле. После изменения поле обязательно нужно обновить, выбрав Обновить поле или нажав F9.

Примеры

Сочетания клавиш для работы с полями:

А теперь несколько примеров, когда это может пригодиться.

Нумерация страниц

При вставке номера страницы вставляется поле:

{PAGE \* MERGEFORMAT}, где

MERGEFORMAT — это способ вставки номера, при котором при изменении значения поля его форматирование сохраняется. Можно этот ключ не указывать. Одновременно можно ввести несколько нумераций страниц, например, сквозную и для каждой главы отдельно. При вставке номера в колонтитулы для разных разделов можно настраивать разные способы нумерации страниц.

Вместе с полем {PAGE} иногда используют поля {SECTION} (вставка номера текущего раздела) и {SECTIONPAGES} (вставка общего числа страниц в разделе).

Примеры

Обратите внимание, что при вводе поля, которое включает другие поля, как в последнем примере, надо повторно нажать CTRL+F9, чтобы появились «фигурные скобки».

Нумерация рисунков, таблиц, формул

Для создания числовых последовательностей используется поле {SEQ Название_последовательности}. Последовательность увеличивается на единицу каждый раз, когда встречается в тексте документа. У поля SEQ есть ключи, которые можно использовать для изменения значения, выводимого полем.

Последовательностей в документе может быть несколько. Предпочтительней для добавления новых использовать кнопку Создать, окна Название. В этом случае на новые последовательности можно будет ссылаться с использованием перекрестных ссылок.

Примеры

Перекрестные ссылки

Перекрестная ссылка — это поле, которое в месте вставки отображает значение, на которое ссылается. Перекрестная ссылка может отобразить ссылку на абзац, заголовок, закладку, рисунок, таблицу, формулу, сноску, перекрестную сноску и т.п. Команда Перекрестная ссылка для работы с перекрестными ссылками находится на вкладке Вставка в группе Ссылки. И продублирована на вкладке Ссылки в группе Названия.

При вызове команды появляется диалоговое окно Перекрестные ссылки, показанное ниже. В нем можно выбрать тип вставляемой ссылки, вид ссылки: название целиком, только текстовая часть названия, слова выше/ниже и т.п. В списке  выбирается название объекта. Если ссылку Вставить как гиперссылку, то, нажав клавишу CTRL и щелкнув, можно будет перейти к объекту, на который она ссылается.

Рисунок 2 — Диалоговое окно Перекрестные ссылки

Перекрестных ссылок на один элемент может быть несколько.

Выбор поля для создания перекрестной ссылки зависит от ее типа. Используются поля REF, PAGEREF, NOTEREF, а в качестве номера _Refххх берется внутренний номер объекта в Word, поэтому удобнее с помощью диалогового окна сначала вставить перекрестную ссылку, а затем изменить ее внешний вид, если это необходимо, с использованием дополнительных ключей.

Очень удобно использовать перекрестные ссылки на Закладки. Создаем закладку: вкладка Вставка, группа Ссылки, команда Закладка, а затем используем перекрестную ссылку на эту закладку в тексте документа. В результате вводим один раз, например, название проекта, а затем на него только ссылаемся. В этом случае изменять название в тексте документа придется только один раз!

Примеры

Оглавление

Хотя в Word 2010 существует удобная возможность для автоматического создания оглавления на основании структуры документа, можно вмешаться и в этот процесс, используя поля. Собирать оглавление из полей вида: {ТС "Название главы"}, которые надо расставить самостоятельно.

Поле оглавления обычно создается автоматически, хотя можно его ввести и вручную. Ниже приведены примеры использования поля.

Примеры

Приведенные выше примеры использования полей показывают, что с их помощью можно облегчить работу при использовании Word 2010 для создания документов.

Попробуйте, и у вас все получится!

И снова публикую конкурсную статью Чернякова Михаила. На этот раз он рассказывает о способах защиты данных в Excel. Сразу оговорюсь, что в статье не рассматривается защита с помощью IRM (ограничения прав).

В Excel 2010 предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к данным Excel и их изменением:

1. Ограничить доступ к файлу (несанкционированное открытие файла и/или сохранение в нем изменений).

2. Применить защиту к элементам книги (ограничить просмотр отдельных листов и/или изменение данных на листе).

3. Защитить элементы листа (ячейки с формулами, запретив доступ к ним или предоставить доступ к определенным диапазонам).

Все уровни защиты являются не взаимоисключающими, а взаимодополняющими.

Ограничить доступ к файлу

Паролями можно ограничить доступ к файлу, внесение изменений в книгу и отдельные листы. В каждом из этих случаев требуется использовать пароль. Это может быть один и тот же пароль. Можно в каждом случае использовать разные пароли.

В качестве пароля можно использовать любой набор символов. В паролях можно использовать как русские, так и английские буквы. Однако, пароли, содержащие русские буквы, не могут быть правильно распознаны при использовании Excel на компьютерах Macintosh. При вводе пароля учитывается регистр букв.

Используйте надежные пароли, представляющие собой сочетание прописных и строчных букв, цифр и символов.

При вводе пароля он никогда не отображается на экране. Вместо каждого символа вводимого пароля отображается точка.

После ввода пароля и нажатия кнопки ОК всегда появляется окно подтверждения пароля, в котором необходимо пароль ввести еще раз. Это сделано во избежание случайного неправильного ввода пароля.

В Excel не существует стандартных средств восстановления забытых паролей. Так как при утере пароля доступ к защищенной книге или элементам листа невозможен, во избежание проблем рекомендуется держать в надежном месте список всех паролей и соответствующих им книг и листов.

При снятии защиты выводится окно для ввода пароля, в котором необходимо ввести пароль. Пароль при вводе не отображается на экране. Вместо каждого символа вводимого пароля отображается точка.

Можно защищать от изменений структуру книги и окно книги.

Под защитой структуры книги от изменений понимается запрещение действий с листами книги.

Под защитой окна книги понимается запрет перемещения, изменения размеров, скрытие, показ и закрытие окон.

1. В группе Изменения вкладки Рецензирование нажмите кнопку Защитить книгу и выберите команду Защита структуры и окон.

2. В окне Защита книги установите флажок структуру для защиты структуры книги и флажок окна для защиты окон книги. В поле Пароль введите пароль и нажмите кнопку ОК.

3. В окне подтверждения пароля введите его еще раз.

При попытке выполнить с книгой недопустимое действие выйдет соответствующее сообщение.

Аналогично осуществляется снятие защиты книги:

1. В группе Изменения вкладки Рецензирование нажмите кнопку Защитить книгу и выберите команду Защита структуры и окон.

2. В окне Снять защиту книги введите пароль и нажмите кнопку ОК.

Защита от несанкционированного просмотра

Пароль для защиты файла от несанкционированного открытия устанавливают при сохранении файла.

1. Нажмите вкладку Файл, а затем выберите команду Сохранить как.

2. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис выберите команду Общие параметры.

3. В окне Параметры сохранения введите пароль в поле Пароль для открытия, Пароль для изменения и нажмите кнопку ОК.

4. В окне подтверждения пароля введите его еще раз.

5. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сохранить. Если файл сохраняется под существующим именем в исходную папку, подтвердите замену существующего файла.

6. При открытии файла выйдет окно запроса пароля, в котором необходимо ввести пароль и нажать кнопку ОК.

Снять пароль можно только после открытия файла.

1. Нажмите вкладку Файл, а затем выберите команду Сохранить как.

2. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис выберите команду Общие параметры.

3. В окне Параметры сохранения очистите поле Пароль для открытия, Пароль для изменения и нажмите кнопку ОК.

4. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сохранить. Если файл сохраняется под существующим именем в исходную папку, подтвердите замену существующего файла.

Применить защиту к элементам книги

Листы книги можно скрывать от просмотра. Скрыть можно как один лист, так и сразу несколько. Во втором случае необходимо сгруппировать листы:

1. Щелкните по ярлыку скрываемого листа правой кнопкой мыши.

2. В контекстном меню выберите команду Скрыть.

3. После этого обязательно необходимо защитить структуру книги.

Нельзя скрыть все листы книги. Хотя бы один лист всегда должен отображаться. Данные, находящиеся на скрытых листах, остаются доступны для вычислений и прочих действий. Аналогично осуществляется отображение листов:

1. Перед отображением скрытых листов необходимо снять защиту книги.

2. Щелкните по ярлыку любого листа правой кнопкой мыши.

3. В контекстном меню выберите команду Отобразить.

4. В окне Вывод на экран скрытого листа дважды щелкните по имени отображаемого листа или выберите лист и нажмите кнопку ОК.

Столбцы и строки листа тоже можно скрыть. Однако, этого недостаточно для защиты этих диапазонов от просмотра. После скрытия столбцов и/или строк необходимо защитить лист от изменений. Среди защищаемых параметров обязательно должны быть указаны:

· выделение заблокированных ячеек;

· выделение незаблокированных ячеек;

· форматирование столбцов;

· форматирование строк.

Данные, находящиеся в скрытых столбцах и строках, остаются доступны для вычислений.

Перед отображением скрытых столбцов или строк необходимо снять защиту листа. Далее скрытые столбцы/строки отображаются обычным порядком.

Защитить элементы листа

Скрытие формул подразумевает скрытие не только собственно формул, а вообще отображения любого содержимого ячеек в строке формул.

1. Выделите ячейки со скрываемыми формулами.

2. Нажмите кнопку Формат в группе Ячейки вкладки Главная и выберите команду Формат ячейки или щелкните правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам и в контекстном меню выберите команду Формат ячеек.

3. Во вкладке Защита окна Формат ячеек установите флажок Скрыть формулы.

Однако реально скрыты от просмотра формулы будут только на листе, защищенном от изменений. Уровень защиты листа значения не имеет.

Для отображения формул достаточно снять защиту листа от изменений.

По умолчанию все ячейки листа являются защищаемыми. Однако перед установкой защиты следует проверить защищаемость ячеек:

1. Выделите все ячейки листа.

2. Нажмите кнопку Формат в группе Ячейки вкладки Главная и выберите команду Формат ячейки или щелкните правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам и в контекстном меню выберите команду Формат ячеек.

3. Во вкладке Защита окна Формат ячеек должен быть установлен флажок Защищаемая ячейка.

Можно защитить как данные на листе, так и структуру листа.

1. В группе Изменения вкладки Рецензирование нажмите кнопку Защитить лист.

2. В окне Защита листа в поле Пароль для отключения защиты листа введите пароль, а в списке Разрешить всем пользователям этого листа установите флажки, разрешающие определенные действия. Перед установкой разрешений необходимо установить флажок Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек и нажмите кнопку ОК.

3. В окне подтверждения пароля введите его еще раз.

При попытке выполнения на листе неразрешенных действий, появится окно сообщения.

В некоторых случаях возникает необходимость защитить только часть ячеек листа, оставив возможность вводить данные в остальные ячейки защищенного листа.

1. Выделите ячейки, не подлежащие защите.

2. Нажмите кнопку Формат в группе Ячейки вкладки Главная и выберите команду Формат ячейки или щелкните правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам и в контекстном меню выберите команду Формат ячеек.

3. Во вкладке Защита окна Формат ячеек снимите флажок Защищаемая ячейка.

4. Установите защиту листа обычным порядком.

Снятие защиты листа

1. В группе Изменения вкладки Рецензирование нажмите кнопку Снять защиту листа.

2. В окне Снять защиту листа введите пароль и нажмите кнопку ОК.

Рис.10.  Снятие защиты листа

Ключевые моменты

§ Защитить паролем можно: от просмотра и от изменений рабочую книгу, а также структуру и окно книги.

§ Листы книги можно скрывать от просмотра.

§ Можно защитить все ячейки или только часть ячеек листа, оставив возможность вводить данные в остальные ячейки защищенного листа.

Буквально на днях несколько человек спросили меня, как сделать, чтобы в Lync или Outlook 2010 показывались фотографии контактов. Механизм там, в принципе, один.

И буквально сегодня попалась очень хорошая статья Николая Муравлянникова о том, как это можно сделать.

Делюсь ссылкой

Вы наверняка иногда получаете электронные письма со сбитой кодировкой - странными символами вместо нормального текста. Возможно даже, что вы умеете исправлять кодировку писем в предыдущих версиях Outlook.

Как изменить кодировку письма в Outlook 2007?

Для того, чтобы изменить кодировку полученного письма, откройте само письмо. Выберите группу команд Действия, иконку Другие действия.

В выпадающем меню выберите пункт Кодировка, и выберите ту, в которой непонятные символы превратятся в осмысленный текст.

Готово!

До недавнего времени я использовала Сводные таблицы исключительно для анализа данных, но меня не оставляло ощущение, что этим возможности инструмента не ограничиваются. И как-то само собой получилось, что я начала использовать возможности Сводных таблиц для планирования мероприятий и отчетности по ним.

Project, как инструмент для ведения проектов, конечно, незаменим, но мне было нужно немного другое. Мне была нужна такая форма документа, которая позволила бы мне в любой момент получать информацию по нужным мне разрезам, включая и исключая какие-то блоки.

И я решила, что надо это сделать хорошо и правильно один раз, и потом весь год просто обновлять (3 минуты раз в 2 недели) и пользоваться плодами этой работы.

Для начала я создала из своих проектов что-то вроде базы, постаравшись предусмотреть все нужные мне параметры:

Чтобы было легче работать, нажимаем ctrl+T, и ячейки превращаются в таблицу.

Заполняется довольно легко, повторяющиеся поля просто копирую. После этого ставлю курсор на одну из ячеек таблицы, иду во вкладку Вставка и вставляю Сводную таблицу (она же Pivot table - пивот или пайвот).

Со всем соглашаюсь, и попадаю на новый лист, где мне предлагают построить сводную таблицу. В одном документе, на основе одной базы я потом построю несколько сводных таблиц, которые будут содержать основные отчеты.

Я выбрала несколько полей, и у меня образовалась таблица, которая показывает, сколько и в рамках какого проекта я планирую потратить на каждую из аудиторий.

Теперь мне нужно узнать, сколько и на какую аудиторию я трачу в каждом месяце. Перетаскиваю несколько полей.

А теперь я дам ответ на вопрос руководителя сколько, на какие проекты и на какие типы активностей уже было потрачено денег.

Иногда нужно добавить вычисляемые поля. Например, мне нужно узнать разницу в процентах между запланированным и потраченным. Для этого я добавлю в таблицу вычисляемое поле. Его непросто отыскать в первый раз.

Итак, я создаю Сводную таблицу-заготовку, и ставлю курсор на какую-нибудь из её ячеек. Появляется вкладка с настройками таблицы.

Вкладка Параметры, группа команд Вычисления, в выпадающем списке – Поля, элементы и наборы.

В очередном выпадающем списке выбираем Вычисляемое поле.

В появившемся окне делаем нужные вычисления

Теперь нажимаем Ок, переназываем столбец именяем формат столбца на процентный.

Нужен график? Кликните по вкладке Параметры Сводной таблицы и выберите график. Также, буквально одним кликом убираются заголовки и список полей.

Уже несколько месяцев, как я наслаждаюсь результатами этого подхода.

Мне нравится. )

Что делать, если файл, над которым вы работали, случайно закрылся? Как сделать так, чтобы не нужно было постоянно сохранять документ? Как восстановить файл после сбоя – например, отключения электричества?

На эти и другие вопросы мы ответим в сегодняшней статье, а вы внимательно читайте, запоминайте и настраивайте свой новый Office так, чтобы никогда не потерять и толики важной информации.

Настройка функции автосохранения

Для того чтобы документы, над которым вы работаете, сохранялись автоматически каждый предопределённый промежуток времени, а также чтобы не потерять всю свою работу после сбоя, отключения электропитания или случайного закрытия файла без сохранения, включите функцию автосохранения.

Выберите пункт Сохранение в меню Параметры вкладки Файл.

Установите флажок Автосохранение каждые x мин. Вместо х установите желаемый промежуток автосохранения. Чем меньшее число вы установите, тем чаще документ будет сохраняться и тем выше шанс всегда иметь под рукой последнюю версию файла.

В Word, Excel и PowerPoint установите флажок Сохранять последнюю автосохраненную версию при закрытии без сохранения.

Что же делать, если автосохранение не было настроено, а документ, над которым вы работали, закрылся? Главное – не паниковать) Чудесная функция нового Office Автовосстановление поможет сохранить ваши нервы.

Восстановление предыдущих версий файлов Office

В Word, Excel и PowerPoint функция автовосстановления обеспечивает дополнительное преимущество. С ее помощью можно восстанавливать более ранние версии файлов.

Восстановить файл можно по-разному в разных сценариях:

Если документ сохранен

Откройте файл, с которым вы работали.

Откройте меню Сведения на вкладке Файл (этот пункт отрывается первым по умолчанию) и в разделе Версии выберите файл с отметкой (при закрытии без сохранения).

На желтой панели в верхней части файла выберите команду Восстановить, чтобы перезаписать сохраненные ранее версии.

Кроме того, в Word можно сравнивать версии, нажав Сравнить вместо Восстановить. Это очень удобно, если вам нужно знать отличия последней сохраненной версии и исходного документа.

Если файл не сохранен

На вкладке Файл в группе Сведения  нажмите кнопку  Управление версиями и выберите команду Восстановить несохраненные документы в Word, Восстановить несохраненные книги в Excel или Восстановить несохраненные презентации в PowerPoint.

Выберите файл и нажмите кнопку Открыть.

На желтой панели в верхней части файла выберите команду Сохранить как, чтобы сохранить файл.

Надеемся, наша статья поможет вам сохранить время и силы, и, конечно, всю вашу полезную информацию.

Вы ведь помните о том, что весной у нас проходил конкурс статей? И о том, что я обещала опубликовать то, что сразу не получилось? И сегодня я вытаскиваю из архивов очень полезную статью от Михаила Чернякова.

Статья будет про импорт и экспорт данных в Excel 2010.

Импорт данных из файлов других форматов

Если у вас имеются данные в совместимом формате (например, в виде текстового файла, таблиц баз данных, Интернет и других источников), можно импортировать эти данные в Ехсеl 2010 (рис.1).

1. Чтобы импортировать данные из текстового файла, на вкладке Данные в разделе Получить внешние данные щелкните на кнопке Из текста (рис.2).

2. В результате отобра­зиться диалоговое окно Импорт текстового файла (рис.3).

3. С помощью этого диалогового окна (рис.3) можно перейти в папку, со­держащую файл, который нужно импортировать. Двойной щел­чок на файле или по кнопке Импорт запускает Мастер импорта текста (рис.4).

4. Первая страница мастера позволяет указать формат данных: с разделителем или с фиксированной шириной. Фиксированная ширина означает, что поля имеют заданную ширину. Необходимо также указать место начала импорта и Формат файла, например, Кириллица. Если щелк­нуть на кнопке Далее, мастер примет заданный по умолча­нию параметр и перейдет к следующей странице (рис.5).

5. На второй странице мастера (рис.5) можно выбрать разделитель (в данном случае Ехсеl обнаружил в файле символ табуляции и вы­делил соответствующий флажок) и просмотреть образец разбора данных. При предварительном просмотре в качестве символа разделения была использована запятая (рис.4), поэтому необходимо вы­делить флажком символ-разделителя Запятая. Щелкнув на кнопке Далее, можно перейти к пос­ледней странице мастера (рис.6).

6. 3-я страница позволяет указать формат данных для каждого столбца. Поскольку числовые форматы и экспресс-стили можно присвоить после создания сводной таблицы, можно щелкнуть на кнопке Готово, чтобы указать место куда импортировать данные в рабочий лист и настройке свойств внешнего диапазона (рис.7).

7. Нажав кнопку ОК завершается процесс импорта данных и они появляются на рабочем столе (рис.8).

Аналогично можно импортировать эти данные в Ехсеl 2010 и из других источников (рис.9).

Экспорт данных в файл

Чтобы осуществить Экспорт данных в файл необходимо перейти на вкладку Файл и воспользоваться командой Сохранить и отправить.

Команда Изменить тип файла позволяет изменять тип файла на другие Типы файлов книг и Другие типы файлов, включая текстовые, а также воспользоваться командой Сохранить как.

1. Выполните команду: Файл ðСохранить и отправить ð Изменить тип файла ð Другие типы файлов ð Текстовой формат с разделителями табуляции (рис.11).

2. В диалоговом окне Сохранение документа нажмите кнопку Сохранить (рис.11). Нажмите ОК, чтобы подтвердить, что желаете сохранить текущий лист (рис.12).

3. В результате будет создан текстовой файл, в котором данные книги будет разделены знаками табуляции (рис.13).

Аналогично можно импортировать эти данные из Ехсеl 2010 и в другие источники, воспользоваться командой Сохранить как, например, как MHTML-документ (рис.14).

Выводы и рекомендации

1. Импортировать данные в Ехсеl 2010 можно из совместимых форматов в виде текстового файла, таблиц баз данных, Интернет и других источников.

2. Экспорт данных в файл необходимо осуществлять с вкладки Файл, воспользоваться командами Сохранить и отправить или Сохранить как.

Другие статьи про Office с блога автора.

Сегодня я снова представляю вашему вниманию статью Чернякова Михаила Константинович, который расскажет о работе с макросами.

 Поработав с документами Ехсеl 2010, вы можете обнаружить, что часто выполняете одни и те же задачи. Некоторые из них (такие как сохранение и закрытие файлов) выполняются достаточно бы­стро, другие включают последовательность шагов, что требует определенного времени и усилий. Вместо того чтобы каждый раз выполнять одни и те же действия вручную, можно создать МАКРО­СЫ, которые представляют собой программы, автоматизирующие выполнение заданной последовательности действий.

Прежде чем приступать к созданию макроса, нужно тщательно продумать процедуру, которую он должен автоматизировать. По­скольку современные компьютеры отличаются высоким быстро­действием, лишние шаги практически не влияют на результат, однако пропуск нужных шагов потребует перезаписи макроса. Спланировав все шаги, которые должен выполнить макрос, щелк­ните на стрелке кнопки Макросы в разделе Макросы на вкладке Вид, а затем щелкните на команде За­пись макроса. Появится диалоговое окно

Создание макросов

1. Введите имя макроса, например, Таблица Умножения в предназначенное для этого поле.

2. Добавьте в сочетание клавиш букву «у».

3. В описание добавьте текст «Таблица умножения до 100»

4. Щелк­ните на кнопке ОК.

5. Теперь можно выполнить действия, которые нужно записать в виде макроса, например, создайте таблицу умножения на 10.

6. В ячейку А2 введите 1, выделите эту ячейку и протяните на 9 ячеек вниз. При необходимости укажите в параметрах автозаполнения флажок Заполнить.

7. В ячейку В1 введите 1, выделите эту ячейку и протяните на 9 ячеек вправо. При необходимости укажите в параметрах автозаполнения флажок Заполнить.

8. Введите в ячейку В2 формулу: =$A2*B$1. Выделите ее и протяните сначала на 9 ячеек вниз, а затем выделенный столбец на 9 колонок вправо. Закончив, щелкните на стрелке кнопки Макросы на вкладке Вид, а затем щелк­ните на команде Остановить запись

Аналогично можно создать и другие макросы, например, для очистки рабочего листа:

1. Щелк­ните на стрелке кнопки Удалить в разделе Ячейки на вкладке Вид, а затем щелкните на команде За­пись макроса.

2. Введите имя макроса, например, Очистка в предназначенное для этого поле и добавьте в сочетание клавиш букву «о».

3. Выделите диапазон ячеек А1:К11.

4. Щелк­ните на стрелке кнопки Макросы в разделе Макросы на вкладке Главная, а затем щелкните на команде Удалить ячейки – Удалить со сдвигом вверх.

5. Щелкните на стрелке кнопки Макросы на вкладке Вид, а затем щелк­ните на команде Остановить запись.

Запуск, изменение и удаление макроса

Щелк­ните на стрелке кнопки Макросы в разделе Макросы на вкладке Вид, а затем щелкните на команде Макросы. Появится диалоговое окно Макрос .

1. Чтобы запустить макрос, достаточно выде­лить его в диалоговом окне Макрос и щелкнуть на кнопке Выполнить.

2. Чтобы изменить существующий макрос, можно просто удалить его и записать снова.

3. Если же требуется незначительное измене­ние, можно открыть макрос в редакторе VBA и внести изменения в код макроса. Для этого достаточно выде­лить его в диалоговом окне Макрос и щелкнуть на кнопке Изменить.

4. Чтобы удалить макрос, достаточно выде­лить его в диалоговом окне Макрос и щелкнуть на кнопке Удалить.

Редактирование макросов

Редактирование макросов осуществляется средствами Microsoft Visual Basic for Applications (VBA). Редактор можно запустить командой Visual Basic в группе Код вкладки Разработчик или нажатием клавиш Alt+F11.

Добавление кнопок макросов на вкладки

Новый пользовательский интерфейс Ехсеl 2010 позволяет создавать и добавлять пользовательские вкладки, группы, а также команды, включая макросы.

1. Для этого необходимо правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню любой вкладки, например, Разработчик, и выбрать команду Настройка ленты.

2. Выделить вкладку, например, Разработчик, и нажать кнопку Добавить группу.

3. Нажать кнопку Переименовать и ввести в поле Отображаемое имя название новой группы, например, Макросы, выбрать символ и нажать кнопку ОК.

4. Из списка Выбрать команды щелкнуть Макросы.

5. Найти макрос ТаблицаУмножения и кнопкой Добавить включить его в созданную группу Макросы.

6. Нажать кнопку Переименовать и ввести в поле Отображаемое имя название новой команды, например, ТаблицаУмножения, выбрать символ и нажать кнопку ОК.

7. Найти макрос Очистить и кнопкой Добавить включить его в созданную группу Макросы.

8. Нажать кнопку Переименовать и ввести в поле Отображаемое имя название новой команды, например, Очистить, выбрать символ и нажать кнопку ОК.

9. После нажатия кнопки ОК диалогового окна Параметры Excel на вкладке Разработчик появиться группа Макросы с командами Таблица умножения и Очистить.

Рис. 4. Добавление кнопок макросов на вкладку Разработчик

Добавление кнопки макросов на панель быстрого доступа

Новый пользовательский интерфейс Ехсеl 2010 позволяет быстро находить встроенные команды, однако потребуется несколько се­кунд, чтобы запустить макрос с помощью диалогового окна Мак­рос. В Ехсеl 2010 имеется несколько способов сде­лать макросы более доступными.

Можно упростить доступ к диалоговому окну Мак­рос, добавив кнопку Макросы на панель быстрого доступа.

1. Для этого правой кнопкой щелк­ните на стрелке кнопки Макросы в разделе Макросы на вкладке Вид.

2. В контекстном меню щелкните на команде Добавить на панель быстрого доступа.

3. На панели быстрого доступа появится кнопка Макросы, щелчок на которой открывает диалоговое окно Макрос.

Рис. 5. Добавление кнопки макросов на панель быстрого доступа

Если вы предпочитаете выполнять макрос, не открывая диало­говое окно Макрос, можно добавить кнопку, запускающую макрос, на панель быстрого доступа. Это особенно удобно, если мак­рос автоматизирует задачу, которая часто выполняется. Чтобы до­бавить кнопку для макроса на панель быстрого доступа:

1. Щелкните на кнопке Настройка напели быстрого доступа в конце панели быстрого доступа.

2. Щелкните на Другие команды, чтобы отобразить страницу Настройка диалогового окна Параметры Ехсеl.

3. Щелкните на стрелке поля Выбрать команды из.

4. Щелкните на категории Макросы, чтобы отобразить список всех доступных макросов.

5. Щелкните на макросе, для которого нужно создать кнопку.

6. Щелкните на кнопке Добавить.

7. Щелкните на кнопке ОК.

Другим способом добавления кнопки макроса Очистить на панель быстрого доступа является возможность ее установки с вкладки.

Щелкните на команде Очистить группы Макросы вкладки Разработчик правой кнопкой мыши и из контекстного меню выберите Добавить на панель быстрого доступа.

Создание объектов для выполнения макросов

Назначение макросов фигурам позволяет создавать «кнопки» более сложной формы, чем те, которые отображаются на панели быстрого доступа. При желании можно даже разрабо­тать собственные макеты кнопок для различных объектов. Чтобы назначить макрос фигуре, щелкните на ней правой кнопкой мыши, а затем щелкните на команде Назначить макрос в контекстном меню. В диалоговом окне, которое появится, щелкни­те на нужном макросе, а затем щелкните на кнопке ОК.

При назначении макросов фигурам не следует из­менять имя макроса, которое отображается в диалоговом окне Назна­чить макрос объекту, поскольку оно содержит ссылку на объект. Изменение имени макроса разрывает эту связь и препятству­ет выполнению макроса.

Для запуска макроса ТаблицаУмножения можно создать фигуру в виде прямоугольника, а для Очистить – в виде элипса:

1. Щелк­ните на стрелке кнопки Фигуры в разделе Иллюстрации на вкладке Вставка, а затем щелкните на команде Скругленный прямоугольник.

2. Впишите фигуру Скругленный прямоугольник в диапазон ячеек М2:Р4. Введите текст «Таблица умножения». Установите размер шрифта введенного текста 18.

3. Щелкните на прямоугольнике правой кнопкой мыши, а затем щелкните на команде Назначить макрос в контекстном меню. В диалоговом окне, которое появится, щелкни­те на макросе ТаблицаУмножения, а затем щелкните на кнопке ОК.

4. Щелк­ните на стрелке кнопки Фигуры в разделе Иллюстрации на вкладке Вставка, а затем щелкните на команде Овал.

5. Впишите фигуру Овал в диапазон ячеек М7:Р10. Введите текст «Очистка». Установите размер шрифта введенного текста 18. Выровняйте надпись по центру. Измените цвет заливки фигуры на красный.

6. Щелкните на овале правой кнопкой мыши, а затем щелкните на команде Назначить макрос в контекстном меню. В диалоговом окне, которое появится, щелкни­те на макросе Очистить, а затем щелкните на кнопке ОК.

Теперь для запуска макроса достаточно щелчка по фигуре. Щелкните по фигуре Овал и с листа исчезнет таблица. Щелкните по фигуре Скругленный прямоугольник и таблица умножения вновь появиться на листе.

Выводы и рекомендации

1. Макросы целесообразно создавать для рутинных многократно повторяющихся действий. Для создания макросов не требуется знания языков программирования.

2. Макросы можно запускать, изменять, редактировать и удалять по мере необходимости. Для редактирования макросов необходимы знания алгоритмического языка Basic, оптимально Visual Basic for Applications. Последний позволяет управлять диалоговыми окнами и решать нестандартные задачи.

3. Кнопки запуска макросов можно располагать на вкладках, панели быстрого запуска или фигурах любых типов.

Сегодня я приготовила вам подборку из 8 бесплатных надстроек и дополнений к Office 2010, о которых вы скорее всего не знаете, либо могли забыть. Часть собранных здесь надстроек - концепт-тесты, не локализованные на русский.  

1. PowerPivot - надстройка для анализа данных в Excel 2010.
Появляется в виде отдельной вкладки в меню, с его помощью можно строить нечто похожее на сводные таблицы, но быстрее и удобнее. Позволяет работать с гигантскими объёмами данных.

скачать PowerPivot

2. Outlook social connector - на настоящий момент это 4 дополнения, которые дают возможность общаться в социальных сетях непосредствено из Outlook 2010.  В момент написания этого поста можно подключить LinkedIn, MySpace, Facebook, Windows Live.

Скачать Outlook Social connector для LinkedIn, MySpace, Facebook, Windows Live

3. Mouse Mischief - надстройка позволяет добавлять в презентации PowerPoint 2010 опросы, тестовые задания и поля для рисования. Благодаря ей презентация превращается в интерактивный инструмент. Не забудьте посмотреть примеры уроков, выложенные на сайте

Скачать Mouse Mischief

4. Community Clips - надстройка для офисных приложений, позволяющая записывать с экрана видео и звук. Именно с её помощью записана большая часть наших видео-демонстраций. В одном из прошлых постов есть её подробный обзор.

Скачать Community Clips

5. Помощник по печати календарей для Outlook - это уже отдельное приложение, которое установится в папку Office tools. В Office 2010 печать календарей устроена достаточно удобно, но это приложение дает несколько дополнителльных возможностей настройки того, как именно выводится календарь на печать.

Скачать помощник по печати календарей для Outlook

6.  pptPlex - надстройка для PowerPoint, позволяющая увеличивать и уменьшать слайды в процессе их показа. Для увеличения или уменьшения достаточно просто кликнуть мышью.

Скачать pptPlex.

7. Ribbon Hero - надстройка-игра, помогающая обучиться работе с офисными программами. Поверьте, вы узнаете много нового. В одном из предыдущих постов я делала подробный обзор.

Скачать Ribon Hero.

8. Forgotten Attachments Detector  - забавное приложение, которое проверяет, не собирались ли вы что-то вложить в письмо, и, если вы забыли вложение, FAD вам об этом напоминает

Скачать FAD

Пробуйте и пользуйтесь!

Сделать красивую презентацию - это искусство. Сделать красивую презентацию быстро - это сэкономить 2 дня времени и кучу нервов.

Как обычно вы начинаете делать презентацию? Находите документ в корпоративном или понравившемся шаблоне, удаляете лишние слайды, и начинаете подгонять презентацию под свой вкус. Например, меняете шрифт и размер заголовка, цвета, устанавливаете отступы, добавляете новые логотипы. И потом копируете и вставляете слайд... А теперь о том, как это можно сделать проще.

1. Создайте новую презентацию. Во вкладке Дизайн выберите встроенный стиль, или импортируйте его из любой понравившейся презентации.
   
   
2. Любой стиль существует в разных вариациях цветовой гаммы и цвета фона. Вы также можете сразу задать основной шрифт и эффекты для фигур по умолчанию. Вкладка Дизайн.
   
   
   
3. Если вам нужно внести изменения в шаблон - используйте режим образца слайдов. С его помощью вы измените слайд один раз, да и презентации ваши будут занимать меньше места. Вид - образец слайдов.
   
   
   
4. Если вам нужно слайд нового типа (например, с 2-мя текстовыми полями) - создайте этот слайд в образце слайдов, и впоследствии выбирайте его, когда он понадобится. Выбрать нужный образец можно на вкладке Главная.
   
5. Используйте SmartArts для изображения процессов, связей, да и просто для красивого отображения нумерованных списков. Вставка - SmartArt
6. Если вам нужно поменять любые параметры любого элемента: текстового поля, картинки, видео, таблицы, схемы - просто кликните на них. В этот момент у вас появится дополнительная вкладка в меню с командами для работы с этим элементом.
   
7. Добавьте или поменяйте эффекты отображения картинок и смарт артов одной кнопкой. Те же самые эффекты вы можете применить к таблицам.
   
8. Если вам нужно добавить анимацию - выделите элементы и выберите нужный эффект на вкладке анимация. Поменять порядок их появления и другие настройки можно на появившейся справа панели анимации.
   
9. Не спешите удалять ненужные слайды. Нажмите правую кнопку на миниатюре и выберите "Скрыть". Слайды не появятся при просмотре, но их можно будет вернуть и использовать снова.
   
10. Используйте режим докладчика. Вкладка Показ Слайдов, галочка на Режиме докладчика. Теперь на своем экране во время презентации вы будете видеть заметки и время презентации.

 Во втоой части этого поста, в пятницу, я расскажу о неочевидных, но полезных возможностях PowerPoint, которые пригодятся вам для создания презентаций :)
To be continued...

Как вы знаете, Office 365 для учебных заведений предоставляет учащимся, преподавателям и другим сотрудникам учебных заведений возможность бесплатно пользоваться электронной почтой, создавать веб-сайты, редактировать и хранить документы в Интернете, обмениваться мгновенными сообщениями и проводить веб-конференции.

И это еще не полный список всех возможностей Office 365 для учебных заведений.

В этой статье мы детально рассмотрим весь процесс регистрации вашего учебного заведения в Office 365, а так же подключение его к бесплатному тарифному плану E1.

Итак, ваше учебное заведение решило подключиться к Оffice 365. Администрация учебного заведения поручила вам пройти процедуру регистрации и предварительной настройки в Office 365. И теперь вас мучают вопросы: «Что делать? С чего начать? У кого спросить?»

Не волнуйтесь!

Вот последовательность действий, которые вам следует выполн��ть:

1. Перейдите на сайт «Office 365 для учебных заведений» используя ссылку http://office.microsoft.com/ru-ru/academic/

Рисунок 1

2. На этой странице перейдите по ссылке «Ознакомиться с БЕСПЛАТНОЙ версией» или нажмите зеленую кнопку «Попробовать сейчас», чтобы перейти к форме регистрации.

Рисунок 2

3. Заполните все необходимые данные регистрационной формы, которые отмечены красной звездочкой.

Рисунок 3

Обращаем ваше внимание, что при заполнении данной формы вы получаете доступ к 30-дневной бесплатной версии тарифного плана E3 в Microsoft Office 365 Образование.

Рисунок 4

Тарифный план E3 не является бесплатным. После истечения 30-дневного срока вы сможете или купить необходимое количество лицензий платного плана E3, или отказаться от использования данного плана.

Кроме этого в течении 30-дневного периода вы сможете начать использовать бесплатный тарифный план E1 в Microsoft Office 365 Образование.

Рисунок 5

Сравнения планов можно посмотреть по ссылке http://office.microsoft.com/ru-ru/academic/FX103045755.aspx.

 4. В разделе «Создание нового ИД пользователя» регистрационной формы введите необходимые данные.

Придумайте и введите в поле 1 (см.рисунок 6) идентификатор пользователя для доступа к сервисам Office 365.

Идентификатором пользователя может быть ваша фамилия и имя в латинице (например, fedorov_sergey или fedorovsv, и т.п.)  или любое другое название, которое вы не забудете (например, «administrator», «adminOffice365» и т.п.).

В поле 2 (см.рисунок 6) вам нужно ввести уникальное значение, по которому ваше учебное заведение будет зарегистрировано в Office 365.

Например, если вы введете «myschool1254», то ваш первоначальный адрес электронной почты будет заканчиваться на «@myschool1254.onmicrosoft.com».

Если значение в поле 2 не уникально, система попросить изменить это значение.

Рисунок 6

Если все значения уникальны, то поле 3 (см. рисунок 6) система покажет ваш новый идентификатор пользователя.

Придумайте и введите в поле 4 (см.рисунок 6.) пароль для доступа к сервисам Office 365.

5. В следующем разделе вам необходимо подтвердить свой номер телефона.

Для этого свой номер телефона и выберите способ получения кода:

• Отправить текстовое сообщение
  На ваш мобильный телефон будет оправлено текстовое сообщение (SMS) с кодом подтверждения.

Рисунок 7

• Позвонить мне
  Система позвонит на указанный вами телефон и продиктует вам код подтверждения

Рисунок 8

После получения кода подтверждения впишите его в поле «Проверочный код».

Рисунок 9

6. После завершения заполнения всех полей регистрационной формы и проверки номера телефона нажмите кнопку «Создать учетную запись».

Рисунок 10

В Office 365 будет создан раздел вашего учебного заведения.

7. Мастер настройки поможет вам провести проверку права на использование Microsoft Office 365 Образование.

Для получение доступа к тарифным планам Microsoft Office 365 Образование (в том числе и к бесплатному тарифному плану E1) вам потребуется указать домен вашего учебного заведения и подтвердить владение им.

Домен (или доменное имя) - это идентификационные данные вашего учебного заведения (например, school1254.ru) в Интернет. Оно может использоваться для веб-сайта вашей школы (например, www.school1254.ru) или адресов электронной почты преподавателей и школьников (например, ivanovpa@school1254.ru).

Если у вашего учебного заведения уже есть домен, то нажимайте кнопку «Далее», чтобы выполнить проверку. Это позволит вам сразу получить доступ к бесплатному тарифному плану E1 и платным планам E3, E4 Microsoft Office 365 Образование.

Рисунок 11

Если у вашего учебного заведения еще не куплен домен, то вы можете пропустить проверку нажав ссылку «Проверить позже» и сразу начать пользоваться пробной версией.  

После приобретения домена вы сможете вернуться к этой проверке и подтвердить владение доменом для получения доступа тарифным планам Microsoft Office 365 Образование.

Для этого зайдите по ссылке https://portal.microsoftonline.com в Центр администрирования вашего Office 365 под вашим идентификатором пользователя (например, fedorodsv@myschool1254.onmicrosoft.com).
Выберите пункт меню «Настройка», или оповещение со ссылкой на проверку домена.

Рисунок 12

На странице «Выбора домена» выберите раздел «Использование собственного домена». В этом разделе выберите пункт меню «Добавление нового домена» и нажмите кнопку «Далее».

Рисунок 13

На странице «Базовая настройка» выберите пункт «Указание имени домена и подтверждение владельца».

Рисунок 14

8. Введите название домена вашей организации и нажмите кнопку «Далее».

Рисунок 15

9. На шаге «Подтверждение владельца» в выпадающем списке с пошаговыми инструкциями выберите «Общие инструкции».

Рисунок 16

Следуя предложенным инструкциям создайте проверочную запись у поставщика услуг размещения DNS.

Рисунок 17

После внесения необходимых изменений в DNS подождите ��е менее 15 минут, чтобы изменения вступили в силу и нажмите кнопку «Готово, можно проверять».

10. Появится всплывающее окно, в котором вас попросят ввести URL-адрес веб-сайта вашей организации.

URL-адрес веб-сайта - это запись вида «www.ваш_домен». В нашем примере URL-адрес будет «www.school1254.ru».

После ввода URL-адреса нажмите кнопку «Продолжить».

Рисунок 18

Если система не смогла проверить ваш домен вы увидите следующее сообщение.

Рисунок 19

В этом случае, еще раз проверьте правильность внесения проверочных записей в DNS и повторите проверку позже.

11. В случае удачного прохождения проверки подтверждения права собственности на домен система проинформирует вас об этом следующим сообщением.

Рисунок 20

После этого система Office 365 автоматически сформирует и отправить запрос в команду поддержки Office 365 с просьбой проверить ваш домен на соответствие требованиям Майкрософт, предъявляемым к образовательным учреждениям.

Команда поддержки Office 365 течении 3-5 дней рассмотрит этот запрос и примет решение о том, имеет ли ваша организация право на использование тарифных планов Office 365 Образование.

По истечении периода проверки вы получите уведомление о принятом решении по электронной почте.

Рисунок 21

12. В Центре администрирования Office 365 перейдите в пункт меню «Приобретение служб»

Рисунок 22

13. Выберите тарифный план «Office 365 для образовательных заведений E1 для преподавателей» и нажмите «Добавить», чтобы добавьте необходимое количество лицензий плана E1 для преподавателей.

После этого выберите тарифный план «Office 365 для образовательных заведений E1 для студентов» и нажмите «Добавить», чтобы добавьте необходимое количество лицензий плана E1 для студентов.

Рисунок 23

Совет: Добавляйте только то количество лицензий плана E1, которое действительно требуется для работы.

Например, если в вашем Office 365 сейчас работает только 10 человек, то закажите 10 лицензий плана E1. По мере добавления новых пользователей вы сможете добавлять для них новые лицензии.

Не рекомендуется сразу делать заказ на всех преподавателей и студентов учебного заведения, если вы понимаете, что они не будут работать с вашим Office 365 в ближайшее время.

14. После добавления требуемого количества лицензий вы можете назначить пользователям вашей организации необходимые им лицензии.

Для этого перейдите в пункт «пользователи и группы» и выберите конкретного пользователя (см. рисунок 23). Более подробную информацию о том, как добавлять новых пользователей в систему Office 365 можно найти по ссылке http://office.microsoft.com/ru-ru/office365-suite-help/HA103567261.aspx?CTT=1.

Рисунок 24

В свойствах пользователя перейдите в пункт «Лицензии» и поставьте галочки в разделе «Назначение лицензий»

Рисунок 25

Повторите данную операцию для остальных пользователей.

Вы наверняка иногда получаете электронные письма со сбитой кодировкой - странными символами вместо нормального текста. Возможно даже, что вы умеете исправлять кодировку писем в предыдущих версиях Outlook.

Как изменить кодировку письма в Outlook 2010?

Для того, чтобы изменить кодировку полученного письма, откройте само письмо. Вам понадобится правая нижняя иконка в группе Переместить.

Нажмите на нее, в выпадающем меню выберите Другие действия, в следующем выпадающем меню - Кодировка.

Теперь осталось только выбрать новую кодировку для письма.

Excel — невероятно эффективное средство для анализа больших объемов данных, но оно также прекрасно подходит для простых вычислений и отслеживания практически любых сведений. В основе всех возможностей Excel лежит использование сетки ячеек, которые могут содержать числа, текст или формулы. Вы указываете данные в ячейках и группируете их в строках и столбцах. После этого данные можно вычислять, сортировать и фильтровать, а также помещать в таблицы и создавать профессионально оформленные диаграммы.

Учебные курсы по Excel2013, которыми мы делимся с вами сегодня, позволят научиться работать с макросами, создавать раскрывающиеся списки, использовать ссылки на ячейки, условное форматирование, производить вычисления и многому другому. Подробные описания курсов - в таблице ниже.

Учебные курсы, посвященные Outlook 2013, которыми мы делимся с вами сегодня, помогут вам перейти на Outlook 2013, освоить основы работы с календарем, экономить время с помощью списков рассылки, отслеживать отправляемые вами сообщения, создавать подписи и защищать свой почтовый ящик.

Сведения о каждом курсе представлены в таблице ниже - выберите наиболее интересный вам или ознакомьтесь со всеми сразу.

Несколько месяцев назад мне пришел вопрос о том, как я сама использую OneNote. С большим запозданием, но все же публикую здесь список из 10 ситуаций, в которых я чаще всего обращаюсь к OneNote

1) В нем очень удобно делать коррективы к сайтам. Делаю вырезку экрана, url вставляется автоматически, обвожу нужные куски, ставлю стрелочки.

2) Мы часто используем общие записные книжки OneNote. Создается книжка с многочисленными разделами, содержащая различные документы по теме, и выкладывается на портал SharePoint. Удобно, потому что в том же файле могут содержаться десятки документов – вся информация по теме – в одном месте. Такую общую записную книжку я всегда могу просматривать с собственного компьютера, не тратя время на вспоминание нужной ссылки.

3) Списки дел на сегодня. Мне безумно нравится написать список, добавить к элементам чекбоксы, и в течение дня ставить галочки.

4) Брейншторминг, списки любых идей, темы для блога. Даже через очень большой промежуток времени, их можно быстро найти.

5) Любые заметки, которые нужно сделать очень быстро. Просто открываю программу и записываю в первое попавшееся место. Я перезагружаю компьютер в лучшем случае раз в пару недель, поэтому ситуации с выключением кнопкой, и полной разрядкой батареи нередки. OneNote автоматически сохраняет все заметки.

6) Периодически на встречах, если звучит много новой и важной информации, я включаю запись аудио. Особенно удобно записывать звук одновременно с текстовыми заметками.

7) Если не хочется перепечатывать текст с картинки, а текст нужен – я вставляю картинку в OneNote и делаю распознавание.

8) В OneNote я складирую все нужные скриншоты. Очень удобно, они никуда не теряются.

9) И, наконец, ситуация, в которой OneNote всерьез пригодился мне в первый раз. Я писала диплом для второго высшего, и в One Note оказалось очень удобно собирать, структурировать, и, главное, держать перед глазами большие объемы информации.

По каким-то непонятным причинам, остальные возможности я использую слишком редко. Но, я надеюсь, вы заполните этот пробел. )

Впервые о полезности этой функции я услышала год назад, делая опрос использования возможностей Outlook. Двое коллег сказали, что делают 15-минутную задерку отправки. И долгое время я думала, что эта функция не для меня.

Но 3 дня назад, на встрече, мое мнение поменялось. Я люблю отправлять письма, приглашения и запросы, которые обсуждаются - сразу, не дожидаясь окончания встречи. На этот раз я отправила письмо, и буквально через 10 секунд поняла, что отправлять его было рано.

Мне повезло - я успела отключить интернет и задержать письмо до того, как оно отправилось. Если бы оно отправилось - единственное, что я смогла бы сделать - отозвать его. Но в случае отзыва адресат все равно может прочитать письмо.

И сейчас вместе с вами я буду настраивать 15-минутную задержку отправки сообщений.

Заходим на вклажку Файл, нажимаем Управление правилами и оповещениями.

Выбираю Новое правило, и строчку Применение нового правила к отправленным мной сообщениям

Нажимаю кнопку Далее.

Нажимаю кнопку Далее ещё раз, ничего не нажимая. Соглашаюсь с тем, что правило будет применено ко всем отправленным сообщениям.

В следующем окне ставлю галочку на задержать отправку

И теперь ставлю нужное мне число минут

Нет, что-то не позволяет мне задерживать отправку на целых 15 минут. ))

Готово. И напоследок:

Задача:
разослать 90 людям письмо с  именным обращением и уникальной информацией, в едином симпатичном шаблоне. Задача появилась недавно, специального софта у меня не было, руками копипастить не хотелось (помимо лени, это на порядок увеличивает число ошибок).

Вам потребуется:
Word 2010 (в Word 2007 такая возможность была, но создать рассылку у меня так и не получилось), настроенный почтовый клиент (в моем случае Outlook 2010, с другим не тестировала, заработает – добавляйте мне в комментарии), подготовленный список переменных полей.

Смешать, но не взбалтывать.
Открываем вкладку Рассылки и выбираем из выпадающего поля, какую рассылку хотим создать.

Вставляем понравившийся шаблон (как совет – делайте максимально простой шаблон, разные клиенты по-разному обрабатывают).

И подключаем данные из подготовленного excel-файла.

Если не все поля подцепились автоматически – делаем подбор полей.

Теперь добавляем variable fields. В моем случае это обращение и специальный код.

После того, как все собрано, я проверяю вид письма у конкретных адресатов.

Если мне все понравилось – я отправляю письма.

Сообщений об отправке мне не выводится, но все 90 адресных писем я увижу в папке Sent.

Надеюсь, что вам пригодится это знание.  =)

Рассылка индивидуальных писем с вложениями

Всвязи с праздниками, публикация конкурсных статей задержалась – но никто не забыт и ничто не забыто. Поприветствуем следующего участника конкурса.

Черняков Михаил Константинович прислал целую серию статей, первой из которых я и делюсь сегодня.

Многие задачи, решаемые с помощью табличного процесса, требуют анализа данных для прогнозирования и принятия решений, в частности бюджетирование. Автоматизировать процесс выполнения анализа позволяет средство Диспетчер сценариев. Сценарий — это набор значений, которые сохраняются в приложении Excel и могут автоматически подставляться в ячейки листа. Можно создать и сохранить различные группы значений на листе и затем переключаться на любые их этих новых сценариев для просмотра различных результатов.

1. Активировать Диспетчер сценариев можно с помощью команды Данные - Работа с данными - Анализ «Что если» - Сценарии. После выполнения этой команды раскроется диалоговое окно Диспетчер сценариев.

2. В диалоговом окне Диспетчер сценариев нажмите кнопку Изменить. После выполнения этой команды раскроется диалоговое окно Изменение сценария.

3. В поле Название сценария можно изменить имя сценария. В поле Изменяемые ячейки можно изменить адреса либо имена ячеек, в которых находятся исходные данные для сценария (эти ячейки не обя­зательно должны быть смежными; если ячейки не смежные, их адреса или имена нужно вводить через точку с запятой). Для одного сценария допускается задавать не более 32 изменяемых ячеек. В нашем примере в качестве изменяемых заданы ячейки В2:В6.

4. В поле Примечание автоматически появляются сведения об авторе и дате создания сценария. При необходимости сюда можно ввести дополнительную информацию.

5. Выбрав нужные параметры в диалоговом окне Изменение сценария, щелкните на кнопке ОК. В результате раскроется диалоговое окно Значения ячеек сценария, где отобразятся поля для всех изменяемых ячеек, заданных в предыдущем окне.

6. Заполните эти поля и щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к диалоговому ок­ну Диспетчер сценариев (рис.1). В нем отобразится имя созданного сценария.

7. Если вы хотите отобразить на экране результаты рас­четов для какого-либо одного сценария, выберите его название в диалоговом окне Диспетчер сценариев и щелкните на кнопке Вывести.

8. Для того чтобы внести изменения в сценарий, щелк­ните на кнопке Изменить и отредактируйте значения изменяемых ячеек.

9. Если требуется создать итоговый отчет по сценариям, щелкните на кнопке Отчет и в раскрывшемся диалого­вом окне Отчет по сценарию укажите тип отчета (структурированный список либо сводная таблица), а также задайте ячейки результата. Ячейки результата - это ячейки, в которых находятся формулы, результаты которых вам нужно проанализировать. Для нашего примера зададим ячейку В7.

10. После щелчка на кнопке Отчет в диалоговом окне Диспетчер сценариев программа вставит в рабочую книгу новый лист и отобразит на нем итоговый отчет для созданных сценариев.

В этом отчете будут представлены изменяемые значе­ния для разных сценариев (область Изменяемые), а также значения формул, вычисленные на основе изменяемых значений (область Результат).

Так как предварительно были присвоены имена изменяе­мым ячейкам и ячейкам результата, то при создании сце­нариев вводятся не адреса этих ячеек, а их имена, и итоговый отчет выглядит более на­глядным и понятным, так как вместо адресов ячеек отображены имена.

Сценарный подход позволяет анализировать любое количество вариантов. Если несколько пользователей хранят определенные сведения в отдельных книгах, которые необходимо использовать в сценариях, можно собрать эти книги и объединить их сценарии. После создания или сбора всех необходимых сценариев можно создать итоговый отчет по сценариям, включающий сведения из них. В отчете по сценариям все сведения сценариев отображаются в одной сводной таблице на новом листе.

Сценарный подход позволяет принимать управленческие решения путем просмотра различных результатов и выбора наиболее эффективного.