Cet article présente 5 cas d’études d’opportunités de croissance dans le domaine de la Business Intelligence (BI) mis en œuvre par les consultants de l’équipe Data Insight de Microsoft Consulting Services (MCS) chez ses clients.

L’objectif de cet article est de montrer comment chacun de ces cas d’études permet d’être un véritable accélérateur de croissance, d’améliorer la productivité et d’accroitre la compétitivité de l’entreprise, à travers l'accompagnement de deux clients grands comptes MCS : un groupe multinational dans le secteur de la gestion de l’environnement et un grand groupe de BTP et de concessions français.

Problématique

Angle métier

  • Décalage entre les besoins décisionnels métiers et les solutions BI mises en œuvre
  • Manque de confiance (doute) dans les données, du fait d’une multitude de solutions BI d’accès aux données mises à disposition des utilisateurs
    • Portail BI actuel : développement spécifique
    • Outillage BI dédié
    • Extractions Excel « statiques » dédiées

Angle IT

  • Fonctionnalités d’analyse des données métier quasi inexistantes
    • Personnalisation des indicateurs de performance impossible et non prévu
    • Fonctionnalité BI de « Drill » très limité et non personnalisable : développement spécifique qui ne répond pas aux besoins
  • Portail BI actuel (portail IIS, développement spécifique avec JavaScript)
    • Beaucoup de fonctionnalités, peu approfondies et ne couvrant pas l’ensemble des besoins métier
    • Fonctionnalités de gestion documentaire et recherche très limitées
    • Évolution des fonctionnalités du portail BI faibles ou quasi-nulles
  • Multiples ruptures technologiques dans la chaîne BI
    • Entre l’outillage BI actuel (utilisé communément au sein du groupe et par l’IT) et les restitutions sur Excel (utilisées par les utilisateurs finaux)
    • Entre l’outillage BI actuel et le portail BI actuel
    • Entre les maquettes de la MOA (cahier des charges) et l’outillage BI actuel

 

Bénéfices

  • Gains substantiels en productivité
  • Meilleur « time-to-market » et compétitivité
  • Gains qualitatifs (et meilleure adéquation aux besoins des utilisateurs)
  • Satisfaction des utilisateurs métier des outils BI mis à disposition dans l’entreprise

 

C’est à travers les 5 différentes opportunités présentées dans cet article que nous illustrerons les bénéfices en termes de croissance et gains tant qualitatifs que quantitatifs engendrés par l’accompagnement, l’expertise et le savoir-faire de MCS.

 

 

Opportunité #1 : Optimisation du processus de livraison et meilleure adéquation avec les besoins métiers

Problématique :

La mise en œuvre des rapports de restitution (dont le format cible est Excel) est réalisée dans un processus dont la durée est comprise entre 15 jours et 3 semaines (dans le meilleurs des cas, lorsque l’expression de besoin est qualifiée de « mature »).

Ce processus est illustré par le schéma ci-dessous :

 

Processus métier actuel

 

Les principales problématiques rencontrées :

  • Les charges sont deux à quatre fois plus importantes

    • Au moment des développements et de la recette : entre l’IT et la MOA

      • Les développements se basent sur une expression de besoin et des maquettes Excel

      • Ces dernières sont traduites par l’IT en rapports BI (outillage BI du groupe)

      • Ces rapports BI sont recettés (et comparés aux Excel) par la MOA

      • De nombreuses itérations sont effectuées entre l’IT et la MOA pour parvenir à une restitution qui répond au mieux à l’expression de besoin

    • Au moment de la livraison : entre l’IT et la MOA

      • La MOA communique au métier les rapports BI validés

      • Les utilisateurs métiers ont déjà travaillés et fait évoluer les maquettes Excel (évolution de l’expression de besoin)

      • Les utilisateurs métiers convertissent les rapports BI en Rapports Excel

  • Apparition de régressions fonctionnelles :

    • Non-respect des mises en forme conditionnelles

    • Non-respect du look & feel des graphiques Excel

 

La solution mise en œuvre est une optimisation du processus métier, comme illustré ci-dessous :

Processus métier optimisé

 

Cette solution consiste à utiliser la puissance des fonctionnalités BI d’Excel (PowerPivot) et de SQL Server (SSAS Tabulaire) pour répondre aux besoins des utilisateurs.

 

Gains :

Voici l’estimation des gains de cette solution :

  • Meilleur satisfaction des utilisateurs métiers

  • 10 JH par nouveau rapport

  • Estimation d’un total de ~100 nouveaux rapports par an

    • Gain total de ~1000 JH par an

    • Gain total de ~500 K€ par an (sur une base moyenne de 500 €/JH)

 

 

Opportunité #2 : Mise à disposition des rapports BI sur un portail d'entreprise d'accès unique à la BI, évolutif et cohérent avec la chaîne décisionnelle

Problématique :

La mise à disposition des rapports BI sur le portail BI actuel de l’entreprise (développement spécifique) soulève de nombreuses problématiques présentées ci-dessous :

  • Mise à disposition des rapports BI sur le portail BI actuel (développement spécifique)

    • Frein des évolutions fonctionnelles

    • Chaîne BI « rompue » : expérience différente en fonction de l’outil BI utilisé (base agrégée vs base détaillée)

  • Multiples versions d’Excel dans le Parc du groupe (Excel 2000, 2003 et 2010) :

      • Très difficile à gérer (solution « maison » possible mais pose d’autres problématiques : coûts, délais, performance)

      • Disposer d’un portail SharePoint permettrait de s’affranchir de difficultés techniques autour de la migration de l’ensemble du Parc

      • Outils : Quelques versions Excel 2013 (pour les Power Users) / SharePoint Enterprise 2013 / SQL Server 2012 avec SSAS Tabulaire

 

Cette problématique actuelle est illustrée dans le schéma ci-dessous :

 

Portail BI actuel et problématiques

 

La solution proposée est la mise en œuvre d’une solution « Collaborative Cockpit » qui se base sur une solution standard et du paramétrage (pas de développement spécifique).

Elle offre alors une bien meilleure expérience aux utilisateurs métier.

 

Voici l’illustration de l’évolution du portail BI de l’entreprise ainsi que ses bénéfices :

 

Futur Portail BI et évolutions


 

 

Gains :

Voici l’estimation des gains de cette solution :

  • Gain sur la confiance des utilisateurs (confiance dans les données)

  • Gain sur le temps de développement et de maintenance entre le portail BI actuel et un portail SharePoint natif

    • Estimation de gain de 33% (de maintenance et d’évolution en moins)

    • Maintenance actuelle de ~60 JH / an

    • Gain de ~40 JH / an

 

 

Opportunité #3 : Mise à l'échelle & Performance des solutions de Business Intelligence

Problématique :

Le modèle de licence de la base de données actuellement utilisée par le client empêche l’utilisation de fonctionnalités devenues essentielles pour le département BI.

Voici la liste des problématiques rencontrées :

  • Actuellement bloqué par le modèle de licence de la base de données actuelle du client

    • Fonctionnalité de partitionnement non utilisable (incidence importante sur le coût)

  • Fonctionnalités de montée en charge et performances non bloquées sur les solutions Microsoft SQL

    • Offre MCS Data Insight industrialisée de Migration Oracle vers Microsoft SQL/BI

       

 

La solution proposée ici est l’accompagnement par MCS de migrer les bases actuelles vers SQL Server.

 

Accompagnement MCS dans la migration des bases de données vers SQL Server


 

Gains :

Voici l’estimation des gains de cette solution :

  • Gain en performance (compression, partitionnement, …) avec SQL Server Enterprise (vs la base de données du Client)

  • Gain économique avec SQL Server (vs la base de données du Client)

 

 

Opportunité #4 : Temps de mise à disposition des environnements de Business Intelligence

Problématique :

Une problématique récurrente est la mise à disposition d’environnements de Business Intelligence.

Le choix d’une plateforme BI peut se faire dans le catalogue de service proposé par le groupe : cela constitue aujourd’hui une grande contrainte du fait des délais et des coûts engendrés.

 

Une solution proposée par MCS Data Insight est l’analyse de la mise en œuvre d’une architecture « On Premise » et/ou « IaaS » (ou une autre offre de service comme « SQLaaS »), afin de répondre aux problématiques de délais de mise à disposition (et d’un meilleur « time-to-market ») mais aussi de coûts de mise en œuvre.

Le choix des machines virtuelles, en constante évolution, permet de disposer d’une machine adaptée aux besoins de l’entreprise.

Besoins qui peuvent évoluer et dont Microsoft Azure peut répondre.

 

Le tableau ci-dessous liste les tailles de machines virtuelles disponibles sur Windows Azure :

Tailles de machines virtuelles et services cloud pour Windows Azure

 

Pour plus d’informations sur les tailles de machines virtuelles et les services cloud pour Windows Azure, veuillez suivre ce lien : http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/azure/dn197896.aspx

 


Un exemple de proposition d'architecture évolutive de type "On Premise"

 

 

 

Un exemple de proposition d'architecture évolutive de type "IaaS"

 

 

Gains :

Voici l’estimation des gains de cette solution :

  • Temps de mise à disposition des environnements (« Azure » vs « On Premise »)

 

 

Opportunité #5 : Miser sur des "quick-wins", à travers la réalisation rapide de maquettes

La réalisation de maquettes, ou pilotes, est un mode d’engagement qui permet de mettre en œuvre une solution rapide sur les technologies Microsoft SQL/BI tout en répondant à de véritables besoins et enjeux métiers.

Les exemples de « quick-win » présentés ci-dessous montrent à travers quelques illustrations les restitutions obtenues dans le cadre de la réalisation de maquettes.

 


Quick-Win #1 : Rapports de pilotage RH des objectifs « groupe » des taux de charge des collaborateurs et du suivi des temps de travail

 

Exemple de matrice des usages projetés sur les outils Microsoft BI

 

Etape #1 : Analyse des taux de charge sur l’ensemble des établissements du groupe :

 

Etape #2 : Analyse des taux de charge sur l’ensemble des centres de l’établissement « Toulouse »

 

Etape #3 : Analyse des taux de charge sur l’ensemble des matricules (collaborateurs) du centre « Toulouse Nord »

 

Rapport Ressource Humaine : Évolution du Temps de travail

 

Rapport Ressource Humaine : Benchmark des évolutions de temps de travail

 

Quick-Win #2 : Rapport de suivi de la localisation de la flotte des véhicules de l'entreprise par type

 

Rapport Pilotage Flotte : Localisation de la flotte par type de véhicule

 

Quick-Win #3 : Rapports de suivi des projets et des prestations de la DSI

Problématique :

Besoin de suivre et piloter les projets de la DSI au travers des indicateurs suivants :

  • Suivi des projets en € et en J/H

  • Consommé / Reste à Faire (RAF) / Estimé fin de projet

  • Écarts vs Budget: écarts cumulés + écarts estimés fin de projet

  • Suivi du taux de charge facturable

  • Jours facturables vs jours non facturables

  • Taux de charge facturable mensuel et cumulé calculés pour chaque direction, département et collaborateur

  • Écarts vs Années et Mois précédents / Écarts vs Objectifs annuels

 

La solution mise en œuvre est la mise en œuvre d’une bibliothèque d’indicateurs et d’axes d’analyses (réalisée avec le moteur d’analyse « SSAS Tabular ») et une restitution réalisée avec Microsoft Excel et Power View, le tout déposer sur un portail SharePoint, largement utilisé au sein de cette entreprise.

L’illustration suivante montre le tableau de bord réalisé pour répondre à l’ensemble des besoins métier :

 

 

 Cockpit de pilotage de la DSI

 

Gains :

Voici l’estimation des gains de ce dernier « quick-win » pour la Direction Financière :

  • Gain qualitatif

    • Publication journalière (versus mensuelle) + réduction des délais de production

    • Taux de charge : délai optimisé de -1,5 jours

    • Suivi Projets : délai optimisé de -3,5 jours

  • Gain quantitatif

    • Gain de productivité de -60 jours/an (-0,3 ETP) sur la base de 2 Rapports

    • Rapport « Taux de charge » : gain de -18 JH/an

    • Rapport « Suivi Projets » : gain de -42 JH/an


 

 

 

L'expertise et le conseil de Microsoft Consulting Services au service de ses clients

L’équipe MCS Data Insight vous accompagne donc dans toutes les phases de vos projets décisionnels en sécurisant et en s’assurant que les technologies Microsoft BI soient utilisées à bon escient et au service de vos besoins métiers tout en formant vos utilisateurs aux outils Microsoft BI. Ces formations intègrent systématiquement la dimension « contextuelle » des données client.

Cette démarche d’accompagnement nous permet d’atteindre, avec succès, l’ensemble des jalons permettant la réussite des projets BI, comme cela a été mise en œuvre chez bon nombre de nos clients, dont voici quelques exemples :

  • Filiale d’un groupe de services financiers spécialisée dans la gestion de patrimoine et la banque privée pour les particuliers, ainsi que l'assurance collective pour les entreprises

  • Groupe multinational français dans la gestion de l’environnement

  • Grand groupe bancaire français

  • Grand groupe mondial dans le domaine de l'énergie (producteur d'énergie)

Elle peut être mis en œuvre dans le cadre d’un projet géré intégralement par Microsoft Services tout comme dans le cadre d’une assistance sur certaines phases du projet (choix d’outils, architecture, formation…).

 

Voici d’autres sujets d’accompagnement associés et d’autres atouts :

  • Expertise sur les projets Business Mission Critical, avec de nombreux retours d’expérience

  • MCS vous accompagne sur toutes les phases de vos projets BI (lire l’article « Une démarche décisionnelle maîtrisée et sécurisée »)

  • Offre MCS Data Insight de Transformation SAP Business Objects vers Microsoft SQL/BI

  • Mise en œuvre d’un catalogue de service SQL BI (lire l’article « SQL as a Service »)

  • Offre MCS Data Insight de Migration Oracle vers Microsoft SQL/BI

  • Offre MCS Data Insight de Migration Sybase vers Microsoft SQL/BI

  • Offre MCS Data Insight de Rationalisation Microsoft Access vers Microsoft SQL/BI

  • Offre MCS « Collaborative Cockpit »

 

Pour plus d’informations sur les offres packagées Microsoft Consulting Services, rendez-vous sur http://www.microsoft.com/france/services

Plus d’informations sur les blogs « SQL Server chez les clients ».

 

Bruno Bornil, Consultant Senior Data Insight, Microsoft Consulting Services

Au cœur des problématiques BI depuis l’année 2001, j’accompagne nos clients dans la mise en œuvre de leurs projets décisionnels implémentés avec les solutions et technologies Microsoft Business Intelligence (MS BI). Qu’il s’agisse de clients effectuant leur premier projet décisionnel ou ceux désirant transformer leurs investissements BI actuels, j’ai la chance, au sein de l'équipe Data Insight MCS, de les accompagner sur l’ensemble des phases de leurs projets BI.