우리나라 기업과 개인 사용자는 흔히 웹브라우저 안에서 웹 기반 UI를 통해 메일을 쓰지만 Exchange Server를 메일 서버(또는 협업 서버)로 많이 쓰는 미국계 회사는 클라이언트로 Outlook을 사용합니다. 저는 당연히 마이크로소프트 제품인 Outlook을 쓰고 있습니다.

그런데 많은 Outlook 사용자가 부재 중 알림에 대해 잘못 알고 있습니다. Outlook 2007에서는 부재 중 알림 화면(Out of Office Assistant)이 두 개의 탭으로 구분돼 있는데 이 중 두 번째 탭에서 별도로 체크를 하지 않으면 조직 외부에서 보낸 메일에는 부재 중 알림(OOF)을 보내지 않습니다. OOF 내용에 외부 고객을 위한 안내까지 쓰는 경우가 있는데 내부/외부 내용은 명확하게 구분되며 외부용은 사용자가 별도로 켜야 메일이 보내진다는 점에 주의해야겠어요.

보안 관점에서 보자면, 외부로 OOF를 안내하는 것은 바람직하지 않습니다. 직원 누가 언제까지 미국에 출장 중이다 이런 정보를 외부에서 알고 있다는 것은 회사로서는 보안 위협이 됩니다. 그 사람의 부재를 악용해 각종 속임수가 발생할 소지가 크거든요. 부득이한 경우, 불특정 다수에게는 OOF로 답하지 않고 자신의 주소록에 있는 발송자에게만 OOF를 보내는 것은 사용할 만 합니다. 보안에서 가장 중요한 '신뢰'의 범위를 어디까지로 볼 것인가의 문제가 되겠네요.

참, 마이크로소프트 직원들은 부재 중 알림, Out of Office를 줄여서 OOF라고 부릅니다. 왜 OOO가 아니고 OOF라고 할까요? Exchange 팀 블로그의 2004년 포스팅에 OOF에 대한 이야기가 있군요.