Bem, depois de algum tempo envolvido com uma justificativa de negócio para um grande cliente, me veio a ideia de colocar aqui no blog o que é um Caso de Negócio e o que deveria conter… Isso é importantíssimo para qualquer projeto a ser avaliado pela diretoria ou mesmo na justificativa de um grande movimento na direção de Gerenciamento de Serviços e Governança de TI.
O motivo mais óbvio de escrever um caso de negócio é para formalizar os recursos, o capital necessário de investimento e o retorno esperado com o projeto. Entretanto, isso implica em que o caso de negócio seja um documento financeiro principalmente. Logicamente todos os casos de negócio precisam ter a justificativa financeira, mas não deve ser o único propósito do documento.
Um caso de negócio deve ser o local a armazenar todas as informações relevantes sobre a “dor de negócio” e o projeto a ser implantado. Deve possuir justificativa de negócio, financeira, de satisfação de cliente e qualquer outra que seja necessário ser documentada. Esse documento deve “contar a história” de porque, o que, como, quando e aonde.
A escrita de um caso de negócio força a equipe a parar, sentar e refletir sobre todo o trabalho de análise de problemas e estudo de soluções. É muito fácil para todos simplesmente continuar trabalhando, sem documentar o que foi atingido. Eu chamo isso de “Método Nike(*1) – Just Do It”.
O processo de documentação é muito importante e exerce papel essencial no que eu chamo de “Consolidar o Conhecimento”. Muitas pessoas usam um termo amplamente difundido como “Captura do Conhecimento”, mas eu acho o processo de documentar algo de forma estruturada não apenas captura, mas consolida e difunde o conhecimento entre o time e também para as partes interessadas externamente ao time de trabalho.
A segunda função do Caso de Negócio é verificar que a solução proposta endereça as necessidades de negócio e se torna o veículo para receber investimentos internos e aprovação para passar para a próxima fase. Por isso é tão importante para o time de trabalho documentar também o que pode ocorrer se o projeto não for aprovado. Não apenas os problemas de negócio indentificados vão continuar como o cenário pode evoluir e essa evolução deve ser projetada e documentada, a fim de prover essa informação a alta administração para que a decisão seja bem embasada.
Tendo tudo consolidade em um único documento, é fácil ligar os problemas, solução e benefícios esperados. O desenvolvimento do caso de negócio com todos esses itens facilita o desenvolvimento da justificativa financeira e pode comumente também identificar falhas e problemas não endereçados pela solução proposta. Nesse ponto, a solução deve sder revista e verificada que endereça todos os pontos identificados durante a fase de estudo e análise.
Isso possibilita também a alta administração priorizar os projetos, já que os problemas identificados, benefícios esperados, investimento necessário, ROI e custo de não implantar a solução estão identificados e podem ser comparados com outros projetos/casos de negócio.
A outra função importante do caso de negócio é enviar uma mensagem consistente e única para todas as partes interessadas (stakeholders). O caso de negócio é possui uma visão de alto nível sobre o problema, solução proposta e benefícios esperados, também documentando as partes afetadas da organização – clientes, gerência, operação, pesquisa e desenvolvimento, vendas, etc…). Assim todos podem tomar conhecimento sobre o projeto.
O Caso de Negócio deve ser visto como uma história. Logo, todos os participantes do time de trabalho devem contribuir com o seu desenvolvimento. Não sdignifica que cada um terá que escrever um parágrafo ou um capítulo. Simplesmente significa que o time de trabalho é responsável pelo documento e deve refletir o pensamento, as soluções propostas e o conhecimento adquirido por todo o time.
Para que o documento tenha um formato e estrutura consistente e coerente, apenas uma ou duas pessoas devem efetivamente escrever o documento, mas, de acordo com a forma de trabalho, todos podem revisá-lo e sugerir alterações no mesmo.
O ciclo de vida de um projeto, de acordo com a metodologia MSF – Microsoft Solutions Framework possui 5 fases, a saber:
O MSF atualmente está inserido no MOF – Microsoft Operations Framework, como a Fase Entregar (Deliver Phase). Para mais detalhes e explicações sobre a Fase Entregar do MOF, veja o documento MOF 4.0 Overview.
O Caso de Negócio precisa da Fase de Visão e Escopo concluída para que possa ser feito. Assim, todas as necessidades, problemas e cronograma estimado já estão concluídos e podem ser inseridos no documento de Caso de Negócio. Em alguns casos, dependendo do nível de análise necessário e exigido pela alta administração, um pouco da fase de Especificação pode ser necessário também para que a solução seja mais clara e possa dar uma maior garantia aos aprovadores do projeto.
Enquanto um dos seus principais objetivos possa ser (e deve ser!) conseguir investimento para o desenvolvimento e implantação do projeto, suas chances de sucesso podem ser maiores se os seguintes objetivos também estiverem em mente:
Os benefícios esperados em escrever (documentar) um Caso de Negócio podem ser vários, mas posso citar, no mínimo:
Bem, espero que o texto tenha sido útil.
Abraços e até o próximo post.
Ronaldo Smith Jr.