Rodrigo Dias

Gerente de TI - Microsoft Brasil

Caso de Sucesso: Uma implementação de SharePoint que fez a diferença!

Caso de Sucesso: Uma implementação de SharePoint que fez a diferença!

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Enquanto esperamos a nova fase do IT Hero, prevista para os próximos dias, gostaria de aproveitar esse canal para divulgar um caso super interessante de um dos membros da comunidade Technet - Rafael Carneiro Machado, que utilizou o Office SharePoint server 2007 para gestão de conhecimento da sua empresa.

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Fizemos algumas perguntas ao Rafael sobre o projeto, e achei interessante compartilhar os principais trechos do texto com vocês. Vale a pena conferir como utilização de ferramentas que já temos nas nossas empresas podemos agregar valor aos negócios, realmente um grande projeto desse profissional.

[Equipe Technet] Poderia nos descrever brevemente o cenário envolvido na solução acima ?

[Rafael] A grande dificuldade de qualquer empresa, não está em armazenar informações, mas sim encontrá-las quando necessário. Essa afirmação resume o principal motivo pelo qual a empresa optou por adotar a tecnologia do Sharepoint. A demanda era por uma forma de centralizar e facilitar o acesso a informações corporativas, integrar equipes, gerenciar recursos e definir processos, tudo isso de forma simples e intuitiva e que pudesse acompanhar o projeto de reestruturação que o grupo estava passando.

[TN] Quais requisitos de negócios envolvidos levaram sua empresa a optar por tal solução ?

[R] Os servidores de arquivos já não eram suficientes para atender as demandas que ultrapassavam a simples funcionalidade de armazenar arquivos e gerir permissões de acesso. Solicitações chegavam ao departamento de TI vindas de todos os setores, cada qual com a sua necessidade específica, itens como pesquisas on-line de clima organizacional, área para publicação de fotos de aniversariantes, blog de notícias, lista de contatos, controle de versões de documentos, busca na rede corporativa, workflow de aprovação de documentos e processos, base de conhecimentos, indicadores de desempenho, formulários eletrônicos e até demandas vindas do próprio setor de TI, como relatórios de indisponibilidade, planejamento de mudanças, controle de inventário, wiki de procedimentos e vários outros. Verificamos que o MOSS atenderia todas estas necessidades além de outras que com certeza surgiram durante o processo de reestruturação da instituição.

[TN] Quais as características técnicas desta solução lhe ajudaram a endereçar os requisitos descritos acima ?

[R] O Sharepoint provê desde itens básicos até soluções avançadas de apoio ao negócio, com ele poderíamos criar uma simples lista de aniversariantes do mês, porém automatiza - lá utilizando as funções de conexão e integração com outras soluções da Microsoft como SQL Server e Active Directory. Um bom exemplo é a disponibilização de uma área específica para controle de indicadores de desempenho, buscando informações armazenadas no ERP e no sistema acadêmico da empresa, hospedados em SQL Server, sendo exibida através de uma interface amigável acessível pelo browser de qualquer computador do domínio.

Formulários eletrônicos em conjunto com workflows substituiriam o papel e a assinatura manual, agilizando processos e reduzindo custos com insumos e até mesmo com folha de pagamento. Documentos seriam armazenados, e as próprias equipes fariam a gestão de acesso além de garantir que a informação acessada é com certeza a mais atualizada através do controle de versões.

Tudo isso aliado à arquitetura robusta e confiável que a ferramenta provê, integrada com as demais soluções Microsoft já implantadas no grupo como correio (Exchange 2007), segurança (ISA 2006 e ForeFront), armazenamento de dados (Sql Server 2005), monitoração e controle (System Center/ MOM+SMS).

[TN] Poderia nos descrever brevemente quais os componentes de software envolvidos nesta solução (servidores, cliente, etc) ?

Windows Server 2003 Standart Edition x64, IIS 6.0, Microsoft Office Sharepoint Server 2007 Enterprise Edition, SQL Server 2005 Standart Edition x64 e Exchange Server 2007.

Para atender a demanda inicial, foi adquirido um servidor Dual Core com 6Gb de memória e 150Gb de disco executando todos os papéis da solução. Esta configuração básica foi baseada no piloto realizado com o Sharepoint Services 3.0. Acreditávamos que a aderência da solução seria gradativa, e o equipamento poderia ser redimensionado de acordo com a implantação das necessidades demandadas por cada área no decorrer do primeiro ano, porém a ferramenta foi tão bem aceita, que, com 3 meses em produção já estávamos com mais de 100Gb de dados armazenados no portal e quase 100% dos colaboradores utilizando de alguma forma a aplicação. Com isso já foi necessário prever o upgrade do hardware, além de futuramente separar a base de dados em um servidor dedicado.

[TN] Houve alguma dificuldade na implementação da solução ? Em caso afirmativo, quais recursos você utilizou para solucioná-los ? Algum recurso do Technet Brasil, tais como artigos online, webcasts, documentação, etc ? (fique à vontade para indicar links)

[R] Apesar de ter feito o treinamento oficial na solução, algumas dúvidas surgiram durante a implantação, porém, todas puderam ser sanadas através da documentação do produto disponibilizada no Technet, o próprio material oficial do treinamento, sites dos MVPs e fóruns da comunidade na Internet.

[TN] Quais os principais benefícios foram percebidos após a implementação da solução, tanto a nível de usuários como do profissional de TI ?

[R] Na primeira fase publicamos apenas conteúdos básicos, porém algumas horas depois do envio do comunicado oficial de liberação do portal, vários usuários me ligaram simplesmente para parabenizar pelo layout e apresentação do portal, com o passar de alguns dias, o retorno positivo foi se estendendo às funcionalidades da ferramenta, os colaboradores passaram a utilizar a lista de contatos internos, e cada um começou a criar o seu próprio site dentro do MOSS, inserindo dados de telefone, e-mail, foto, preferências, etc. Além disso, programamos o sistema de busca da ferramenta para indexar os arquivos armazenados nos servidores de arquivos, vários gestores nos retornaram informando que a produtividade aumentou com esta funcionalidade, pois agora estavam conseguindo encontrar informações importantes em pouco tempo, podendo pesquisar inclusive por trechos do conteúdo do próprio documento.

Para as equipes das Centrais de Atendimento aos alunos, criamos uma área para publicação de informativos, documentos, avisos, calendário, etc. Desta forma as informações necessárias para o atendimento correto aos alunos estariam sempre disponíveis e com a última versão, acessível até mesmo por colaboradores fisicamente separados, e a alimentação destes dados seria feita pelos próprios colaboradores, não havendo demanda operacional para a equipe de TI.

Criamos um sistema completo de Service Desk, transferindo as solicitações que antes eram enviadas por e-mail para equipe suporte para uma área centralizada, onde os usuários abriam os chamados através de um formulário eletrônico, e o mesmo era automaticamente direcionado para a equipe solucionadora. Com isso poderíamos extrair dados reais sobre os atendimentos, podendo trabalhar em melhorias como redimensionamento das equipes, níveis de serviço, tempo de atendimento, soluções pró-ativas e preventivas.

A equipe de TI recebeu uma área exclusiva, contando agora com uma base de conhecimento, Wiki de procedimentos, relatórios de indisponibilidade, planejamento de mudanças, blog de backup dentre outros recursos.

Outros itens foram criados e cada vez mais demandas foram chegando, Blog de Notícias para endomarketing, indicados de desempenho, fotos de aniversariantes, comitê de gestão, etc.

Atualmente a equipe de TI em conjunto com o corpo acadêmico estuda a possibilidade de estender as funcionalidades do portal para os alunos da instituição, criando blogs de interação entre professor e aluno, formulários eletrônicos, controle de laboratórios, bibliotecas virtuais, dentre várias outras idéias.

Para conhecer mais casos de sucesso da comunidade Technet acesse a página do IT Hero.

Um abraço,

Rodrigo Dias

Comments
  • Parabéns Rafael pelo caso de sucesso!

    A Microsoft Press publicou um livro muito interessante que recomendo a leitura chamado "Microsoft Office SharePoint Server 2007 Best Practices", de Ben Curry e Bill English.

  • Olá rodrigo , já faz um bom tempo essa sua postagem e muito boa . Gostaria de solicitar um novo caso com a versão 2010, estou para o segundo fornecedor /parceiro para tentar emplacar o meu projeto, tentei indicações diretas com a MS , mas sem sucesso ate o momento. tenho um grande projeto , mas nao to afim de me frustrar novamente. Acredito na ferramenta so preciso de gente com profissionalismo sério e comprometido com a Entrega.

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