Eine Studie der Gartner Group kommt zum Schluss, dass schon rund 75% des Wissens eines Unternehmens in E-Mails und deren Anhängen lagert, also mit herkömmlichen Technologien nur schwer auffindbar ist. 2006 flitzten laut dem Marktforscher IDC rund 22 Billionen E-Mails durch die Netze. Dazu kommt die neue Flut an Instant Messages, die gerade in der unternehmensinternen Kommunikation dem E-Mail den Rang ablaufen.

Die Frage, die ich neulich auch Marcus Izmir, CEO der mii ag stellte, ist: Was tun wir mit der Information in unserer Inbox (wo die unterschiedlichsten Formate zusammenlaufen - Stichwort: Unified Communications), die auch für andere interessant ist? Heißt die Standard-Lösung immer noch „Public Folder“?

mi-miiMarcus Izmir: Dazu gibt es eine gute und ein schlechte Nachricht. Die schlechte ist die, dass wir uns immer noch in klassischen, hierarchisch aufgebauten Systemen bewegen. Was die Sache schwierig macht, wenn die Nachrichten der Inbox zu mehr als einem Ordnungsbegriff gehören. Also darin zB 2 Kunden und 3 Projekte vorkommen. Wenn Sie Ihre Public Folder nun nach Projekten gliedern, stehen Sie vor einem Problem. Sie werden ein Mail vielleicht noch finden, wenn Sie es brauchen, aber wonach suchen Ihre Mitarbeiter? Und das Mail kopieren und zweimal ablegen, ist auch nicht die Lösung. Ähnliches passiert, wenn Sie Projekte haben mit mehreren Partnern und Ihre Public Folder nach Unternehmen gliedern.

Die gute Nachricht ist, dass die Exchange-Ablage mit Public Folder eigentlich zu mehr fähig ist. Wenn wir jedoch mehr tun wollen, als Mails hierarchisch abzulegen, brauchen wir auch ein bisschen mehr an Struktur, Kultur, Organisation und Werkzeugen.

Wenn ich Sie richtig verstehe, kreisen wir eigentlich immer nur um das eine Problem von Suchen und Finden. Wenn das Finden kein Problem sein würde, dann müssten wir uns auch nicht um die Ablage kümmern. Ist das nicht auch der Ansatz der SharePoint-Technologie?

MI: Genau – zumindest teilweise. Denn unter dem Gesichtspunkt einer Event-getriebenen Ablauforganisation ist SharePoint wirklich eine feine Sache. Er eignet sich perfekt dazu, in Projekten zusammen zu arbeiten und im Projektzeitraum alles sehr gut fokussiert und strukturiert zugänglich zu machen. Aber was tun Sie, wenn Sie ein Informationsobjekt haben, das 2 Ereignissen/Projekten angehört?

Zweimal ablegen?

MI: Das ist der Punkt. Die Information wird redundant. Und das tut dem Strukturalisten im Dschungel der Informationsobjekte natürlich weh. (Lacht). Auf der anderen Seite zeigt Microsoft mit seinem SharePoint-Ansatz, dass es nicht darum geht, welche Doktrin die richtige ist, sondern wie das Ergebnis aussieht. Und hier müssen wir sehr realistisch sagen, dass ein Zuviel an Struktur, Logik und Planung auch hemmen kann. Was hier entscheidend ist, ist Anwendungsneutralität und, dass die Daten richtig liegen. Es muss möglich sein, dass zB alle Mails an einen bestimmten Kunden sowohl in Outlook als auch im CRM-System angezeigt werden können, ohne die Informationseinheiten anzutasten.

Da scheint es ja um viel mehr zu gehen, als um Personal Information Management?

MI: Die Komplexität besteht darin, dass dahinter mit Microsoft Exchange und dem Sharepoint Server ein sehr universelles Werkzeug für den Informationsaustausch zum Einsatz kommt, das für den Transport von unstrukturierten (Dokumente), teilstrukturierten (Mails, Termine) und strukturierten Informationseinheiten (Lagerstand) aber auch rein zur Benachrichtigung verwendet werden kann. Weil das Messaging System als Drehscheibe für die gesamte Unternehmenskommunikation fungiert, kann es in der Praxis entscheidend zur Effizienz des Unternehmens beitragen. Vorausgesetzt, es wird intelligent in die Organisation integriert.

Und diese Intelligenz garantiert auch, dass es trotz aller Komplexität für den Anwender einfach bleibt.

MI: Nicht nur für den Anwender bleibt es einfach, auch für den Administrator – wenn sich beide Seiten an die Spielregeln halten.

Danke für das Gespräch.

Die Fragen stellte Wolfgang Tonninger