Im Mai 2012 ging eine lange Ära der elektronischen Dokumentenarbeit in Behörden, die durch das DOMEA-Konzept
geprägt wurde, zu Ende. Das Bundesministerium des Inneren veröffentlichte die ersten Teile des neuen Organisationskonzeptes elektronische Verwaltungsarbeit
(E-Verwaltung). Von nun an geht es um bedarfsgerechte Lösungen, neue (eigentlich schon gewohnte) Technologien wie eMail werden akzeptiert und
moderne Arbeitsweisen finden Berücksichtigung. Kann ein Mitzeichnungsprozess durch eMail abgebildet werden? Die Antwort lautet jetzt: „Warum nicht, wenn
alle Schritte sauber in der elektronischen Akte dokumentiert sind?“

Ist seit diesem Tag alles anders? Sicherlich nicht alles: Die zugrundeliegenden Normen wurden nicht verändert, hier setzt erst das kommende eGovernment-Gesetz an. Aber
doch sehr viel: Die Herangehensweise an derartige Projekte hat sich grundlegend geändert. Motiviert und unterstützt durch das neue Konzept lauten die ersten
Fragen nun eher „Was brauchen wir in unserer Organisation?“ als „Welches DOMEA-zertifizierte Produkt wollen wir einsetzen?“. Und so wird sehr genau
analysiert, warum in der Vergangenheit derartige Projekte nicht den gewünschten Erfolg gebracht haben und wie man es mithilfe des neuen Konzeptes besser machen
kann.

Ein wesentlicher Punkt in diesen Überlegungen ist immer noch die Frage, wie man dem Anwender einen Mehrwert bieten kann und die Akzeptanz solcher Systeme fördert. Betrachtet man die Projekte oder Vorüberlegungen zu Projekten in den letzten 12 Monaten, so hat diese eine Frage enorme Auswirkungen auf die Einführungsszenarien. Es wird überlegt, ob neben der reinen eAkte eine Vorgangsbearbeitung zwingend erforderlich ist oder
auch, ob vielleicht eher die Einführung einer Plattform der Zusammenarbeit einer elektronischen Akte vorausgehen sollte. Gerade die Zusammenarbeit, die
erstmals mit dem neuen Organisationskonzept Berücksichtigung findet, nimmt immer mehr an Bedeutung zu. Sie ermöglicht es, dem Anwender neue Technologien
in einem Umfeld näher zu bringen, in dem es um Erleichterungen in der alltäglichen Arbeit geht. Werkzeuge und Funktionen, die man nutzen kann,
wenn man sie wirklich braucht und die einem nicht im Weg stehen, wenn man sie nicht benötigt. Es werden neue Möglichkeiten geboten, wie zum Beispiel das zeitgleiche Bearbeiten von Dokumenten, die schnelle Vorschau auf ein Dokument
im Browser, eine sehr leistungsstarke Suche und vieles mehr. Durch die Nutzung dieser neuen Möglichkeiten erschließen sich die Vorteile für den Anwender von
selbst und er gewöhnt sich leicht an die neuen Arbeitsweisen. Dies erleichtert und beschleunigt gerade die Einführung formaler Anwendungsfälle auf gleicher technologischer Basis erheblich.

Sicherlich wäre es etwas vermessen, die Wirkung des neuen Organisationskonzeptes allein auf die Einführung der E-Zusammenarbeit zu beschränken. Aber genau dieses Beispiel
zeigt auf, wie die Anleitung zur eigenen, rechtskonformen Konzeption von Systemen ganz neue Denkansätze hervorbringt. Allein diese Möglichkeiten ebnen
den Weg Systeme zu etablieren, von deren Mehrwerte Anwender nicht länger mühsam überzeugt werden müssen.

 Nachdem durch das Organisationskonzept der Weg für neue Lösungsansätze in Bezug auf die Arbeitsweisen geebnet wurde, stehen der durchgängigen elektronischen Dokumentenarbeit in
Behörden heute im Wesentlichen noch vielfach Regelungen zu Schriftformerfordernis entgegen. Diese werden durch das kommende
eGovernment-Gesetz in vielen Bereichen überarbeitet und abgebaut. Somit stellt das eGovernment-Gesetz einen wichtigen Katalysator für die Beseitigung von
Medienbrüchen, für die Einführung elektronischer Akten und Vorgangsbearbeitungssysteme und somit für die konsequente Weiterführung der
Gedankens des Organisationskonzeptes elektronische Verwaltungsarbeit dar.

Wie sich derartige Ansätze auf Basis der Microsoft Technologien Microsoft Office und SharePoint Server
realisieren lassen, können Sie unter www.microsoft.de/e-verwaltungnachlesen oder mit Ihrem Microsoft Ansprechpartner gerne diskutieren.

Posted by Markus Schorn, Business Development Manager Public Sector