Руководители проектов иногда используют затраты по ресурсам как средство оценки хода выполнения и отклонений в проекте. Однако информация о затратах на ресурсы также может служить и другим людям и для других целей. Для многих организаций затраты на ресурсы – это основные или даже единственные затраты, используемые в ходе выполнения проектов, поэтому пристальное внимание к затратам на ресурсы может иметь прямое отношение к финансовому здоровью организации. Следить за ними может не руководитель проекта, а исполнительный директор, бухгалтер по учету затрат, или менеджер ресурсов, который больше всего заинтересован в затратах на ресурсы по проектам, поскольку они связаны с затратами организации.

Ознакомьтесь на примере, как можно использовать различные представления, таблицы и сортировки для просмотра отклонений по затратам на ресурсы.

На вкладке Вид в группе Представления ресурсов щелкнем на кнопке Лист ресурсов.

 

Отобразится представление Лист ресурсов.

На вкладке Вид в группе Данные щелкнем на кнопке Таблицы и выберем таблицу Затраты.

Отобразится таблица Затраты.

В таблице Затраты для каждого ресурса указываются затраты, базовые затраты и другие связанные с ними значения затрат. В большинстве случаев значения затрат для трудовых ресурсов получаются путем умножения ставки оплаты ресурса на трудозатраты по его назначениям в плане проекта.

В данный момент лист ресурсов отсортирован по идентификаторам ресурсов. Далее мы отсортируем его по затратам.

Щелкнем на стрелке автофильтра в заголовке столбца затраты и в открывшемся меню выберем команду От больших к маленьким.

Project отсортирует ресурсы по затратам от наибольших к наименьшим. Обратите внимание на то, что ресурсы сортируются по значениям в столбце Затраты, которые являются суммой фактических (уже начисленных) и оставшихся (или ожидаемых) затрат.

Такая сортировка позволяет быстро увидеть самый затратный и самый дешевый ресурсы. Однако она не позволяет увидеть картину отклонений. Мы сделаем это далее

Щелкнем на стрелке автофильтра в заголовке столбца Отклонение и в открывшемся меню выберем команду От больших к маленьким.

Project отсортирует ресурсы по величине отклонения по затратам от наибольших значений к наименьшим.

Такая сортировка списка ресурсов позволяет быстро увидеть ресурсы с наибольшим отклонением – в данном случае это ресурс Литературные редакторы.

Далее мы приведем несколько советов по работе с затратами на ресурсы.

  • Чтобы сформировать список ресурсов с превышением бюджета, используйте отчет Ресурсы с превышением бюджета. Для этого на вкладке Отчет щелкните на кнопке Затраты, а затем выберите отчет Превышение затрат.
  • Вы можете также просмотреть повременные значения затрат в представлении использования. Например, в представлении Использование ресурсов на вкладке Формат в группе Подробности щелкните на кнопке Добавить подробности. В диалоговом окне Стили подробных данных включите показ полей Базовые затраты и Затраты. Это также можно сделать и в представлении Использование задач.
  • Если у вас установлена программа Excel, используйте Сводный отчет о затратах ресурсов. Для этого на вкладке Отчет щелкните на кнопке Наглядные отчеты. На вкладке Использование ресурсов выберите Сводный отчет о затратах ресурсов и щелкните на кнопке Просмотреть.