Использование Project 2010 для составления повестки дня для деловой встречи

Использование Project 2010 для составления повестки дня для деловой встречи

  • Comments 2
  • Likes

Не кажется ли вам, что деловые встречи во многом похожи на проекты? И то и другое подразумевает необходимость определенных затрат времени на то, чтобы получить законченный результат. Все хорошо организованные деловые встречи проходят по четко спланированной повестке дня, также, как все успешные проекты, имеют в основе детально разработанный план. Если можно использовать Project для составления рабочих графиков, почему бы не использовать его для создания повестки дня?

Возможно, при планировании часовой встречи с тремя пунктами в повестке дня Project окажется лишним. Однако если вы работаете над составлением плана многочасовой встречи, на которой будет выступать большое число докладчиков, и вам нужно придерживаться временных рамок — Project, безусловно, будет вам полезен.

Недавно я была вынуждена разрабатывать план одной непростой встречи, и Project помог мне сэкономить время. В распоряжении организаторов встречи было четыре часа, в которые нужно было вместить семь презентаций, а также вступительную и заключительную части. Я принялась сокращать время выступлений, при этом отводя докладчикам одинаковое количество времени. После чего одни докладчики захотели увеличить отведенное им время для презентации, а другие, напротив, сообщили о том, что могут обойтись гораздо меньшим количеством времени. Если бы я составляла план встречи в Excel или Word, мне бы пришлось вручную вносить изменения в каждый временной сегмент, а затем много раз все проверять и перепроверять, дабы удостовериться в том, что все сходится. Но я работала в Project, поэтому смогла автоматизировать процесс, используя ссылки и временные ограничители. Особенно удобно было пользоваться средством еще и вот почему. Уже после того, как я закончила работу над составлением графика, кто-то обратил внимание на то, что неплохо бы добавить перерывы между выступлениями, — ведь встреча длилась целых четыре часа. Как же я могла об этом забыть!

Ниже приведен получившийся в результате график времени, ставший частью графика повестки дня в моем запросе на встречу.

Как я это сделала.

1. Создайте проект.

2. Откройте вкладку «Проект» — «Сведения о проекте» и укажите в поле «Дата начала» точную дату и время начала встречи. Например: 23.04.2011 13:00.

2.1. Если встреча затягивается до обеда или выходит за рамки обычного рабочего времени, не забудьте установить в поле «Календарь» значение «24 часа», чтобы не создавать путаницы в повестке дня.

3. Откройте вкладку «Файл» — «Параметры».

3.1. На вкладке «Общие» установите дату в формате ЧЧ:ММ.

3.2. На вкладке «Расписание» в поле «Длительность вводится в» установите значение «минутах» (или «часах», если вам так удобнее).

4. Теперь вносите пункты повестки дня в нужном порядке. Не стесняйтесь пользоваться конспектами выступлений для формирования тематических разделов — я пользовалась.

5. Выберите последний пункт повестки, откройте диалоговое окно «Сведения о задаче» и перейдите на вкладку «Дополнительно». Задайте временные границы в соответствии со временем окончания встречи. Тогда в случае превышения лимита времени вы получите уведомление.

6. Теперь объедините все задачи, отметив их и нажав на кнопку «Связать задачи» на вкладке «Задачи».

7. Теперь вы можете начать распределять время для каждого пункта повестки дня. Не забывайте оставлять время на перерывы!

8. По окончании работы вы можете создать временной график повестки дня, нажав правой кнопкой на задачи и выбрав команду «Добавить на временную шкалу».

Здесь находится график, который получился в итоге.

Удачного планирования!

Your comment has been posted.   Close
Thank you, your comment requires moderation so it may take a while to appear.   Close
Leave a Comment
  • Спасибо за ресурс, думается будет очень полезным.

    Существуют ли в проджекте примеры? Вроде как в Аксессе.

    Хочу перевести свой сайт гражданской организации на проектную основу.

    Спасибо.

  • Андрей, спасибо за отзыв. Не могли бы Вы конкретизировать свой вопрос насчет примеров?

    Спасибо!