Nietechniczne aspekty technologii SharePoint

Nietechniczne aspekty technologii SharePoint

  • Comments 1
  • Likes

Kynologiczna metafora, jako wprowadzenie

Typowa polska rodzina dojrzewa do decyzji i postanawia kupić sobie psa. Dumny tata, wybiera zwierzę najlepszej rasy, z pięknym rodowodem. Cała rodzina wyczekuje nowego członka domu z niecierpliwością i lekkim niepokojem. Przygotowują mu małe pomieszczenie z legowiskiem. Powitanie jest radosne i pełne pozytywnych emocji. Piesek jest miły, ładny, posłuszny i uroczo merda ogonkiem. Szybko adoptuje się do nowego środowiska. Po pierwszym tygodniu dzieci, rodzice, dziadkowie, a nawet sąsiedzi, nie wyobrażają sobie dnia bez nowego członka rodziny. Puchate zwierzątko zupełnie odmieniło ich dotychczasowe życie.


 

Mijają tygodnie i miesiące, piesek rośnie i zmienia się…

 

Czworonóg przybrał na masie, jest już kilka razy większy, ma długie pazury i duże zęby. Zaczął rozrabiać. Trzeba było go przenieść do innego pomieszczenia, bo w poprzednim pogryzł meble i podrapał drzwi. Pies głośno szczeka, gdy w domu robi się tłoczno. Regularnie sika do kwiatów oraz wyjada jedzenie ze śmietnika. Warczy na dziadka i przewrócił kilka razy babcię.

Rodzina jest przerażona… I zastanawia się, gdzie i kiedy popełniła błąd…
Piesek od początku był bardzo rozpieszczany. Każdy robił z nim to co chciał, brakowało jednolitych reguł przy wychowywaniu oraz konsekwencji w nadzorze. Błędy na samym początku sprawiły, że teraz rodzina nie może zapanować nad niepokornym stworzeniem. Ponadto wszyscy tak się do niego przywiązali, że nie dopuszczają do siebie myśli, że mogliby go oddać do schroniska.

Czy tak już musi zostać? Oczywiście nie, ale na tym etapie wprowadzenie zmian w wychowywaniu psa, jest bardzo trudne. Wymaga miesięcy ciężkich i kosztownych dla całej rodziny działań stabilizujących sytuację…

Co ta historia ma wspólnego z technologią? Ten piesek bardzo przypomina niektóre systemy informatyczne.

 

Przejdźmy do rzeczy…

SharePoint Server jest jednym z najbardziej złożonych produktów Microsoft. Technologia jest bardzo rozbudowana, elastyczna w konfiguracji oraz użytkowaniu. Po wdrożeniu, zarówno bardzo duże jak i małe przedsiębiorstwa przenoszą swoich pracowników w inny wymiar zarządzania informacją. Adopcja systemu dość szybko powoduje, że jest on szeroko używany w obszarach współpracy, publikacji treści, analizy biznesowej, czy wyszukiwania.


SharePoint to usługa, która ma wielu właścicieli. Należą do nich oficjalni właściciele usługi ofertowanej przez dział IT, administratorzy zarządzający farmą serwerów, właściciele aplikacji usług, kolekcji witryn, witryn, list oraz bibliotek dokumentów. W praktyce, w dużych przedsiębiorstwach, upewnienia administracyjne na różnych poziomach mogą posiadać setki lub tysiące osób. Dziesiątki tysięcy osób, może natomiast modyfikować dane przechowywane w systemie. Zespół zajmujący się rozwojem tej technologii może łatwo dostosowywać platformę do kolejnych wymagań biznesowych przedsiębiorstwa. Również dostawcy zewnętrzni są wykorzystywani do budowy dużych rozwiązań, które działają na platformie SharePoint.


W przeciągu miesięcy i lat, sposób użycia usług SharePoint przez pracowników przedsiębiorstwa zwykle ulega znaczącym zmianom. Np. zwiększa się ilość danych przechowywanych w systemie oraz liczba niestandardowych rozwiązań stworzonych przez wewnętrzne lub zewnętrzne zespoły programistów.


Brak reguł oraz procesów zdefiniowanych podczas wdrożenia produktu SharePoint Server powoduje, że przy pewnej skali danych lub użycia, zespół utrzymujący środowisko oraz właściciele usług mogą mieć spory kłopot. Do przykładowych problemów, które zdarza mi się obserwować w niektórych dużych środowiskach należą:
• Problemy wydajnościowe
• Niestabilnie działające standardowe usługi
• Stale zwiększająca się ilość nieużywanych lub nieaktualnych danych
• Niestandardowe rozwiązanie lub dodatek destabilizuje usługi działające w farmie
• W organizacji nie ma wiedzy na temat właścicieli usług oraz danych
• Brak wiedzy o tym, co działa i jest używane w farmie SharePoint

Tego typu problemy nie wynikają z braku kompetencji administratorów farmy SharePoint, czy programistów tworzących rozwiązania. Wynikają głownie z tego, że wśród osób zarządzających działem IT panuje przekonanie, że produkt SharePoint Server wystarczy zainstalować, skonfigurować i monitorować jego wydajność. Często zapominamy, że platforma intranetowa przedsiębiorstwa to tylko w kilkudziesięciu procentach technologia. Satysfakcja użytkowników oraz właściwa realizacja potrzeb biznesowych przedsiębiorstwa to pochodna: jasno zdefiniowanych reguł i procesów, szkoleń, właściwej komunikacji, pełnej dokumentacji, itd.

W praktyce, wspomniane wyżej problemy z usługą SharePoint wynikają m.in. z braku:
• Jasno zdefiniowanych właścicieli, ról oraz odpowiedzialności
• Architektury informacyjnej przedsiębiorstwa
• Reguł lub polityk dotyczących tego jak pracownicy firmy mogą i powinni korzystać z usługi SharePoint
• Zdefiniowanych wymagań ze strony przedsiębiorstwa, dotyczących tego jak powinno być tworzone i dokumentowane niestandardowe rozwiązanie wdrażane na platformie SharePoint
• Reguł walidujących niestandardowe rozwiązanie przed wdrożeniem ich w środowisku SharePoint
• Szkoleń dla zaawansowanych użytkowników usługi
• Procedur operacyjnych stworzonych na potrzeby administratorów SharePoint zarządzających usługą
• Proaktywnego monitorowania wydajności oraz użycia usługi.

 

Podsumowanie

Nie twierdzę, że każde przedsiębiorstwo korzystające z technologii SharePoint potrzebuje definiować kilkadziesiąt procesów oraz reguł, budować skomplikowane struktury organizacyjne i drastycznie formalizować proces zarządzania usługą. Jestem jednak pewien, że zrozumienie i uwzględnienie nietechnicznych zagadnień przed lub podczas wdrażania produktu SharePoint Server spowoduje, że platforma SharePoint nie stanie się usługą, nad którą przedsiębiorstwo na pewnym etapie przestaje panować.
Zdefiniowanie reguł dotyczących budowy oraz walidacji niestandardowych rozwiązań, to element niezbędny we wszystkich przedsiębiorstwach, które używają technologii SharePoint, jako platformy aplikacyjnej.


SharePoint Governance jest bardzo zalecany, gdy SharePoint jest wykorzystywany, jako platforma intranetowa firmy.

A przede wszystkim ważne jest to, że tresowanie i wychowywanie naszego zwierzaka powinniśmy zacząć jak najwcześniej. Jeśli przegapimy właściwy moment, oduczenie czworonoga, aby nie sikał do kwiatków, może wymagać od nas wielu miesięcy ciężkiej pracy.

 

Dalsza lektura

Zainteresowanym tematem polecam dalszą lekturę:


Governance in SharePoint Server 2010
http://technet.microsoft.com/en-us/sharepoint/ff800826.aspx

Essential SharePoint 2010: Overview, Governance, and Planning
http://www.amazon.com/Essential-SharePoint-2010-Governance-Addison-Wesley/dp/0321700759

Practical SharePoint 2013 Governance
http://www.apress.com/9781430248873

 

 

Comments
  • Dobry artykuł ... skąd ja to znam ? Co ? Np nieobecność słynnego SP-governance po wdrożeniu Intranetu na platformie SharePoint

Your comment has been posted.   Close
Thank you, your comment requires moderation so it may take a while to appear.   Close
Leave a Comment