Artículo original publicado el viernes, 25 de enero de 2013

En esta entrada se describe cómo utilizar la nueva herramienta DocRecrypt y la clave pública y privada de la empresa para desbloquear archivos de Word, Excel o PowerPoint de Office 2010 o Office 2013 protegidos con contraseña.

Los archivos protegidos con contraseñas perdidas u olvidadas han tenido acorralados a los administradores de TI desde que se introdujo la característica de contraseña por primera vez en Office. Ahora puede utilizar la herramienta DocRecrypt para eliminar o restablecer la contraseña de los documentos protegidos con contraseña.

¿Cuáles son las ventajas de proteger con contraseña un documento?

Hay muchas razones válidas para proteger con contraseña un documento. Por ejemplo, cuando se aproxima la hora de presentar la declaración de la renta, recopilo los datos de deducción de impuestos y otros datos y protejo con contraseña la hoja de cálculo de Excel antes de enviarla a mi gestor. Tengo un amigo abogado que tiene que asegurarse de que los documentos solo lleguen al destinatario correcto; si no, su cargo podría estar en peligro. Por eso, protege sus documentos de Word con contraseña antes de enviarlos a los clientes. El sistema funcionaría de maravilla hasta que, por ejemplo, ese documento de repente se volviera crucial para un caso judicial y mi amigo se hubiera jubilado y se hubiera mudado a un rancho de Arizona con la contraseña.

DocRecrypt al rescate

La instalación única es sencilla: configure los ordenadores cliente, instale la nueva herramienta DocRecrypt en el ordenador de administración, asegúrese de que tenga acceso de administrador al par de claves privada/pública y al archivo protegido con contraseña en cuestión. Ya está listo.

Para ser más concreto, tiene que crear una o varias claves de registro EscrowCert en el registro del ordenador cliente, ya sea manualmente o a través de la directiva de grupo. Esta clave EscrowCert proporciona el vínculo entre la información de la clave pública que se agregará a los metadatos del archivo cuando se cree cualquier archivo OOXML de Word, Excel o PowerPoint y la información de la clave privada del almacén de certificados de la empresa. Si un usuario nunca protege con contraseña ese archivo, no hay problema, los metadatos no hacen nada. Si, por el contrario, el usuario protege el archivo con contraseña, puede usar los metadatos más adelante con ayuda de la nueva herramienta DocRecrypt, ya sea para eliminar o para restablecer la contraseña.

El usuario sigue tranquilamente con su trabajo: documenta los detalles de patente, crea una hoja de cálculo con cifras presupuestarias del segundo trimestre, escribe un comunicado de prensa importante... Y protege estos archivos con contraseña para que las palabras o los datos no aparezcan demasiado pronto.

Después, se olvidan de la contraseña. Se trasladan a otro departamento; dejan la empresa para "perseguir otras oportunidades". (Así es, no solo pasa en su empresa). Y se encuentra con que le han encargado desbloquear el trabajo importante que han dejado.
Para desbloquear el documento, abra la línea de comandos de la herramienta DocRecrypt y, antes de que pueda decir:

DocRecrypt -p <newpassword> -i <lockedfilename> -o <newfilename>

El archivo se ha desbloqueado o se ha protegido con una nueva contraseña (conocida) y puede volver al trabajo habitual.

Espere, aún hay más

Esto no solo concierne a archivos de Word 2013, Excel 2013 y PowerPoint 2013. Una vez configurados los ordenadores cliente de la empresa (por separado o a través de la directiva de grupo), cualquier archivo de Word 2013, Excel 2013 o PowerPoint 2013 futuro Y cualquier archivo de Word 2010, Excel 2010 o PowerPoint 2010 futuro que proteja con contraseña se pueden desbloquear o la contraseña se puede restablecer con la nueva herramienta DocRecrypt.

Para obtener todos los detalles, vea el nuevo artículo de TechNet sobre cómo eliminar o restablecer contraseñas de archivos en Office 2013 y descargue la herramienta DocRecrypt del Centro de descarga de Microsoft.

Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en Now you can reset or remove a password from a Word, Excel, or PowerPoint file—with Office 2013!.