Artículo original publicado el viernes, 14 de septiembre de 2012.

Hola, usuarios de SharePoint Designer:

Soy Chong Youn (John) Choe, director de programas del equipo de SharePoint Designer. Me alegra mucho publicar un artículo sobre un nuevo tema. 

Antecedentes

La aprobación es una de las aplicaciones clave del flujo de trabajo. En SharePoint Designer 2013 se proporcionan un par de acciones para recibir la respuesta de un participante. En SharePoint Designer 2013, los formularios de tareas se generan automáticamente según un tipo de contenido determinado, así que merece la pena saber cómo personalizar el tipo de contenido si lo que se desea es personalizar el formulario de tareas de los flujos de trabajo. 

Escenario de ejemplo

Chris Bryant, un diseñador de Contoso, desea recibir comentarios sobre el nuevo diseño del modelo de producto que presentó la noche anterior. La acción Iniciar un proceso de tarea predeterminada solo es adecuada para obtener una respuesta de aprobación o de rechazo de los participantes que seleccione y, por lo tanto, decide modificar el formulario de tareas para que se adapte mejor a la necesidad de recopilar comentarios. 

Creación del tipo de contenido personalizado

En primer lugar, un tipo de contenido personalizado se debe crear en el sitio. Puede hacerlo en el lado del servidor de SharePoint o en lado del cliente de SharePoint Designer.

Para hacerlo desde el lado del servidor, haga lo siguiente:

1. Vaya a la página Tipo de contenido del sitio

Vaya a Configuración del sitio y seleccione Tipos de contenido del sitio en la sección Galerías del diseñador web. En la página Tipos de contenido del sitio, seleccione Tarea del flujo de trabajo (SharePoint 2013) en Tipos de contenido de lista.

Figura 1 Menú de configuración del sitio

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Figura 2 Tarea del flujo de trabajo (SharePoint 2013)

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2. Cree un tipo de contenido del sitio que herede el tipo de contenido Tarea del flujo de trabajo (SharePoint 2013).

Vuelva a la página Tipos de contenido del sitio y presione el vínculo Crear. Defina el nombre, la descripción y, a continuación, defina el Tipo de contenido principal como el tipo de contenido Tarea del flujo de trabajo (SharePoint 2013). La configuración del tipo de contenido principal para el tipo de contenido Tarea del flujo de trabajo (SharePoint 2013) es un paso necesario para poder utilizar el nuevo tipo de contenido personalizado. Seleccione o introduzca un tipo de contenido Grupo y presione Aceptar.

Figura 3 Definir el tipo de contenido principal

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3. Agregue el nuevo tipo de contenido a la lista Tareas.

Haga clic en Configuración y, a continuación, haga clic para volver a la página de inicio y vaya a la opción Contenidos del sitio y haga clic en la lista Tareas.

Figura 4 Botón Tareas

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Seleccione la pestaña Lista de la cinta y haga clic en Configuración de lista. Desplácese hacia abajo para encontrar la sección Tipos de contenido y presione la opción Agregar a partir de tipos de contenido de sitio para agregar el tipo de contenido creado recientemente.

Figura 5 Sesión Tipos de contenido en Configuración de lista

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Se puede hacer el mismo trabajo de forma mucho más sencilla en SharePoint Designer,

1. Vaya al menú Tipo de contenido de la pestaña Objetos del sitio en el panel Navegación. Se mostrarán todos los tipos de contenido del sitio. Presione el botón Tipo de contenido para crear un tipo de contenido del sitio.

Figura 6 Menú Tipos de contenido en SharePoint Designer

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2. Seleccione el nombre para el nuevo tipo de contenido y seleccione un grupo de ordenación. Asegúrese de que el tipo de contenido principal es el tipo de contenido Tarea del flujo de trabajo (SharePoint 2013), tal y como se muestra en la figura 7.

Figura 7 Cuadro de diálogo Crear un tipo de contenido

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3. A continuación, agregue el tipo de contenido a la lista Tareas, esto es necesario para poder utilizarlo en las Acciones de tarea. Vaya a la lista Tareas en Lista y bibliotecas de Objetos del sitio de la pestaña Navegación. A continuación, agregue el tipo de contenido creado recientemente a la lista Tareas.

Figura 8 Selector de tipos de contenido en SharePoint Designer

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Si no se agrega el tipo de contenido a la lista Tareas, se produce el siguiente error de tiempo de ejecución.

Figura 9 Error de tiempo de ejecución

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Utilizar cualquiera de los métodos para crear el tipo de contenido personalizado hará que esté disponible en el flujo de trabajo.

La columna Opción de resultado es la columna que conservará todas las respuestas posibles que puedan seleccionar los participantes. Todo el tipo de contenido personalizado creado con los pasos anteriores se mostrará en las acciones Iniciar un proceso de tarea y Asignar una tarea

Modificación del tipo de contenido personalizado

Al agregar una acción Iniciar un proceso de tarea o Asignar una tarea, el nuevo tipo de contenido se mostrará en el tipo de diseñador de la acción Tarea.

Una vez confirmado que el tipo de contenido personalizado se ha creado y que el flujo de trabajo lo puede utilizar, empezaremos a trabajar en la personalización del formulario.

En la figura 10 se muestra un flujo de trabajo muy sencillo para recopilar comentarios.

Figura 10 Flujo de trabajo Recopilar comentarios

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Chris, un diseñador de Contoso, desea recibir comentarios de un grupo interno de expertos, por lo que el formulario se debe modificar para almacenar los comentarios de cada participante.

1) Vaya a la página Configuración del sitio y abra Tipos de contenido del sitio en Galerías del diseñador web

2) Haga clic en Tipo de contenido personalizado en Tipos de contenido de la lista

Figura 11 Tipo de contenido de Contoso

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En este punto, el aspecto del formulario de tareas será el mismo que el del formulario de tareas predeterminado. Tiene el aspecto de la figura 11.

En este escenario, muchos de los campos del formulario predeterminado son innecesarios. Para Chris, los siguientes campos se podrían modificar en el tipo de contenido.

Figura 12 Tarea del tipo de contenido de Contoso

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Veamos todos los campos de la figura 11, tipo de contenido de Contoso, para decidir si son necesarios en nuestro formulario de tareas.

1) Nombre de tarea es un campo necesario

2) Fecha de inicio/Fecha de vencimiento puede ser importante pero no es algo que necesitemos en nuestro formulario

3) Asignado al campo no es necesario para el formulario ya que los participantes editarán su formulario asignado

4) % completado no es necesario ya que los comentarios se envían normalmente a la vez

5) El campo Cuerpo se utilizará para recopilar los comentarios

6) Predecesores no es necesario

7) Prioridad no tiene nada que ver con los comentarios

8) Estado de tarea es un campo básico que realiza el seguimiento del estado

9) Elementos relacionados no es necesario en este formulario

10) Resultado de la tarea es una selección de resultados, en este caso, todo lo que se necesita es una sencilla opción "Enviar" para finalizar el proceso de comentarios.

Todas las páginas de manipulación de columnas se parecen. A continuación, se ofrece una imagen de ejemplo.

Cuando se define un campo en Obligatorio, se tiene que llenar la columna para poder cerrar el formulario de tareas, mientras que las columnas Opcional se muestran pero se pueden quedar en blanco. Definir la configuración Oculto o quitar la columna mediante el botón Quitar ocultará la columna del formulario de tareas. Por ejemplo, si se presiona el botón Quitar se borrará el campo Asignado a del Tipo de contenido de Contoso.

Figura 13 Cambiar la columna Tipo de contenido

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Chris ha modificado el tipo de contenido de Contoso, de modo que solo se utilizará para los comentarios.

Los resultados se muestran en la figura 14. La columna Elementos relacionados se oculta, ya que no se puede eliminar.

Figura 14 Tipo de contenido de Contoso modificado

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Además, la columna de sitio Resultado de la tarea se utiliza en el tipo de contenido Tarea del flujo de trabajo (SharePoint 2013). Es mejor eliminar la columna Resultado de la tarea y crear una nueva columna de sitio de tipo Elección de resultado al hacer clic en Agregar de una nueva columna de sitio.

Figura 15 Tarea del tipo de contenido de Contoso modificada

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Cuando los participantes reciben una tarea basada en el formulario anterior, la revisión se puede escribir en el campo de descripción y la tarea se puede completar presionando el botón Enviar. Las columnas restantes, como Fecha de inicio, también se pueden ocultar.

Al finalizar, Chris puede cambiar el nombre de los campos según le convenga. Por ejemplo, para poder cambiar el nombre del campo de resultados Enviar, seleccione la columna Enviar y presione el vínculo Editar columna de Información de columna de sitio. El nombre de columna se puede cambiar ahí, tal y como se muestra en la figura 17. Tenga en cuenta que el nuevo nombre de la columna puede estar basado en caracteres que no sean ascii, como “テスト”.

Figura 16 Editar columna

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Figura 17 Información de la columna de sitio

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Limitaciones

Los flujos de trabajo de SharePoint 2013 con SharePoint Designer 2013 generarán formularios de tarea mediante el análisis del tipo de contenido asociado. Tenga en cuenta que no se admite InfoPath para los flujos de trabajo de SharePoint 2013. Esto significa que, para poder modificar el diseño, los usuarios tendrán que manipular directamente el formato .aspx.

Independientemente de las modificaciones que se han explicado, los botones Guardar y Cancelar no se pueden modificar en SharePoint o SharePoint Designer. Además, las columnas de tipo Estado de tarea y Resultado de tarea tienen que existir en un tipo de contenido para que aparezcan los botones de resultado personalizados. El orden de los botones siguen el orden de los valores elegidos en las columnas de tipo Resultado de tarea que se incluyen en el tipo de contenido. Las columnas de tipo Resultado de tarea se definen como columnas de sitio en la configuración del sitio.

Figura 18 Ejemplo de configuración de columna adicional para la columna de tipo Resultado de tarea

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Resumen

En los flujos de trabajo de SharePoint 2013 se introducen dos nuevas acciones. El formulario de tarea para las acciones se puede modificar desde los sitios de SharePoint y desde el cliente de SharePoint Designer sin necesidad de tener conocimientos a nivel de desarrollador. Cree un nuevo tipo de contenido personalizado que herede el tipo de contenido Tarea del flujo de trabajo (SharePoint 2013), agréguelo a la lista Tareas, utilice el nuevo tipo de contenido en el flujo de trabajo y modifique el tipo de contenido personalizado según sea necesario.

Al modificar el formato .aspx, se pueden obtener personalizaciones adicionales del formulario, pero esto no entra en este blog.

Espero que con esta sencilla técnica pueda habilitar los escenarios del flujo de trabajo de que disponga.

¡Nos vemos en la próxima publicación!

Chong Youn (John) Choe

Esta publicación de blog está localizada. Puede consultar el artículo original en How to manipulate the Task Form with SharePoint Designer for new task actions?