Artículo original publicado el viernes 20 de mayo de 2011

Un consultor nos preguntó recientemente si OMPM admite el uso de caracteres comodín para examinar archivos. Pues resulta que no, OMPM no lo admite. Pero según Curtis Sawin, nuestro especialista en OMPM, en su lugar es mejor examinar todos los archivos y después filtrar los resultados. A continuación comparte sus sugerencias sobre algunas técnicas de filtrado avanzadas con filtros de SQL.

¿OMPM admite el uso de caracteres comodín al examinar documentos?
En cierto modo, pero en realidad no lo hace.

Es decir, al examinar documentos (mediante offscan.exe), puede definir:

  • carpetas que se incluirán y se excluirán
  • extensiones de archivo que se incluirán
  • si se examinarán o no archivos que no se han modificado o a los que no se ha accedido desde "hace algún tiempo"

Eso es todo.

Esta configuración se define en el archivo offscan.ini. Sin embargo, la estrategia recomendada para examinar y evaluar los documentos consiste en usar offscan.exe para examinar las unidades local o de red y después usar la herramienta de informes de OMPM (OMPM.accdr) para filtrar los resultados. En otras palabras, use offscan.exe para determinar lo que tiene y, a continuación, use OMPM.accdr para determinar lo que necesita.

Para ello, cree un filtro de SQL personalizado en OMPM.accdr, que es simplemente una cláusula WHERE de SQL.

Por ejemplo, si deseara excluir todos los archivos que comienzan con caracteres específicos, agregaría una cláusula WHERE en OMPM.accdr que excluya estos archivos. La siguiente captura de pantalla muestra el cuadro Selected Filter SQL en OMPM.accdr con una cláusula WHERE que incluye solo los archivos que comienzan con "pr".

Después de seleccionar el botón Aplicar filtro (Apply Filter), la captura de pantalla anterior muestra que solo el 7% de los archivos examinados cumplen los criterios de filtro.

Nota: para que esta consulta funcione, deberá tener abierta la ficha Scanned Files en OMPM.accdr.

Un ejemplo un poco más útil es excluir todos los "archivos de propietarios". Es decir, los documentos que comienzan con una tilde (~) seguida por un signo de dólar ($), seguido por el resto del nombre del documento (por ejemplo, “~$ombre de archivo.doc”). Estos archivos se crean al abrir un archivo guardado y se eliminan al cerrar el archivo. Si examina una unidad de red, es posible que obtenga miles de estos archivos, lo que indica que los clientes tienen miles de documentos abiertos actualmente. La siguiente consulta excluye este tipo de archivos:

Con este filtro, pude reducir el número de archivos que necesito evaluar.

En resumen, puede realizar un filtrado muy detallado mediante la herramienta de informes de OMPM. De este modo, aunque no puede usar caracteres comodín para examinar los archivos, sí puede usarlos para filtrar. Este método que "examina lo que tiene e informa de lo que necesita" también reduce las posibilidades de examinar la misma ubicación más de una vez.

Curtis

 

 

Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en Tips for using SQL filters with OMPM