Artículo original publicado el sábado, 23 de abril de 2011

Mi nombre es Alistair Speirs y soy Director de producto sénior en el equipo de Office. Mi filosofía personal es que hay dos importantes requisitos previos para ayudar a que las personas hagan bien su trabajo: a) un cargamento de café expreso, y b) un escritorio bien administrado con un moderno conjunto de aplicaciones de Office. La productividad de la organización se ve afectada tanto si faltan la condición a o la b (al menos en mi caso). Mientras que las bebidas permanecen bajo el control del departamento de mantenimiento, garantizar que los usuarios tengan un conjunto de aplicaciones de Office moderno y seguro es una competencia fundamental para nosotros como profesionales de TI. A continuación, presentamos dos preguntas comunes que suelo escuchar de los profesionales de TI:

P: ¿Quiero implementar Office 2010 en mi organización, pero ¿por dónde comienzo?

R: En primer lugar, trate de comprender su entorno.

Asegúrese de que tiene un buen conocimiento de su entorno: hardware, aplicaciones y compatibilidad de archivos. Office 2010 se diseñó para trabajar con el hardware que ya posee, pero los cambios subyacentes han hecho que Office 2010 se ejecute significativamente más rápido. Como ejemplo, compruebe la velocidad de recálculo de una de las hojas de cálculo de prueba, una simulación de Monte Carlo con más de un millón de filas de datos:

 Y no sería razonable hablar de rendimiento sin mencionar la aplicación de Office que probablemente se ejecuta por más tiempo de lo que su personal pasa despierto, Outlook. Office 2010 muestra importantes mejoras en las velocidades de inicio, sincronización y apagado:

 

Outlook 2010 RTM

Outlook 2007 SP2

% de mejora

Arranque (en frío)

7,6 s

10,3 s

26%

Arranque (en caliente)

0,53 s

0,77 s

31%

Sincronización de todo el buzón: 1 GB

12,7 m

18,6 m

32%

Sincronización de todo el buzón: 2 GB

26,8 m

28,3 m

5%

Flujo de trabajo de capacidad de respuesta (número de pausas)

27

41

34%

Apagado

0,64 s

1,17 s

45%

 Los requisitos del sistema Office 2010 son prácticamente los mismos que para Office 2007, por lo que cualquier equipo adquirido en los últimos 4 años debe ejecutar Office 2010 sin problemas (incluso los equipos ultraportátiles y las pizarras de Atom). En relación al software, es importante hacerse una idea de qué otras aplicaciones de escritorio se basan en Office. Muchos sistemas CRM se conectan a Outlook, las herramientas administrativas a Excel y los sistemas de administración de registros a Word. Probablemente el reto más grande sea tener una idea del inventario de documentos. ¿Dónde están almacenados? ¿A quién pertenecen? ¿Contienen macros? Comprender su inventario de documentos le permite tomar mejores decisiones acerca de la necesidad de convertir o no a nuevos formatos de archivo XML, identificar los usuarios que ocasionan problemas con las macros y elegir qué configuración aplicar, por ejemplo los formatos y las ubicaciones de almacenamiento predeterminadas.

Lo bueno es que hay herramientas que ayudan a comprender su entorno. La Herramienta de evaluación del entorno de Office (OEAT) examina los equipos cliente para detectar complementos y aplicaciones que interactúan con Office 97 a 2010. El Director de planeamiento de migración de Microsoft Office (OMPM) le ayuda a examinar archivos para detectar problemas de conversión, crear informes e incluso convertir documentos a los nuevos formatos de archivo de Open XML. Aquí, la respuesta ha sido no intentar examinar cada archivo de la empresa, sino solo un subconjunto o solo los archivos modificados en los últimos 12 meses. El Inspector de compatiblidad de códigos de Word 2010 (OCCI) examina la macro de VBA o el código VSTO para detectar problemas conocidos de compatibilidad, por ejemplo cambios en el modelo de objetos o problemas de compatibilidad con 64 bits. 

P: Estoy implementando Windows 7 de 64 bits, ¿debería implementar Office 2010 de 64 bits?

R: Use Windows 7 de 64 bits con Office 2010 de 32 bits.

Aunque los requisitos del sistema son similares a los de Office 2007, Office 2010 aprovecha el nuevo y sofisticado hardware con tarjetas gráficas avanzadas, procesadores de núcleos múltiples y dispositivos de factor de forma alternativa. La mayoría de estas cosas son mejoras automáticas, pero la implementación de Office de 64 bits o de 32 bits, es una decisión que los profesionales de TI deben tomar de antemano. Nuestra recomendación es implementar Office de 32 bits. Si bien la versión de 64 bits es útil si una instancia de la hoja de cálculo usa más de 2 GB de memoria, este no es un escenario común. La desventaja de la versión de 64 bits es que se deben actualizar todas las macros VBA (a menos que los programadores hayan tenido la previsión de declarar variables seguras del puntero... No, tampoco creo.) y los complementos que no son VSTO se deben volver a escribir. Es mucho trabajo para muy poco beneficio. Office 2010 de 32 bits se beneficia por lo tanto al ejecutarse en un sistema operativo de 64 bits ya que la cantidad máxima de memoria más grande le permite ejecutar más aplicaciones.

Esto es todo: su vida puede ser más fácil si comprende el entorno de Office con las herramientas que ofrecemos, implementa Office 2010 de 32 bits con Windows de 64 bits y toma café expreso. Hay más detalles sobre estos temas (sin café) y otras consideraciones de Office para profesionales de TI disponibles en nuestro sitio de Office Technet, www.officeitpro.com o nuestra aplicación Windows Phone 7 . ¡Disfrute de la implementación!

Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en Common questions when planning Office 2010 deployments