Usted pregunta y nosotros respondemos: ¿Qué es la co-autoría?

Últimamente hemos recibido varios correos electrónicos que nos preguntan acerca de la co-autoría, qué productos admiten esta característica y las causas que podrían ocasionar que no funcione "automágicamente".

En términos técnicos:

La funcionalidad de co-autoría simplifica la colaboración, ya que permite que varios usuarios trabajen de manera productiva con el mismo documento sin interferir en el trabajo del otro ni bloquearse entre sí.

Dicho de otro modo:

La co-autoría consiste en editar simultáneamente un documento: dos o más personas pueden trabajar con distintas partes de un documento.  Mientras una persona trabaja en una sección del documento, la otra persona puede trabajar en otra sección del documento, sin interrumpir el trabajo del otro.  Imagine que retrocede en el tiempo y se encuentra en la misma sala donde el comité político estaba redactando la Declaración de la Independencia americana, con pluma, tinta y pergamino.  Lamentablemente solo disponían de una pluma, por lo que su dilema no era bloquearse entre sí durante la redacción del archivo o el documento, sino tener que esperar su turno para compartir la pluma y la tinta.

Cuando varias personas están editando un documento, se muestra una ventana emergente con una imagen como la siguiente:

Microsoft Office 2010 ofrece la funcionalidad de co-autoría para documentos de Microsoft PowerPoint 2010, Microsoft Word 2010 y Microsoft OneNote 2010 en SharePoint Server 2010. La nueva funcionalidad de co-autoría también es compatible con Excel Web App y OneNote Web App.  La funcionalidad de co-autoría requiere SharePoint Foundation 2010 o una cuenta de Windows Live SkyDrive. 

Dentro de cada aplicación, la co-autoría se aplica de una manera determinada.  En Word, solamente se bloquea el párrafo en el que está trabajando la persona.  En PowerPoint, se bloquea la diapositiva específica y en Excel se bloquea la celda específica.

La co-autoría es el comportamiento predeterminado para Word 2010 cuando accede a los servidores de SharePoint 2010. Sin embargo, algunas circunstancias pueden impedir la co-autoría:

·         Todos los co-autores deben usar Office 14.

·         Actualmente en Word, el único tipo de documento disponible para la co-autoría es .docx.

·         También es posible que el documento tenga características no compatibles con la co-autoría, como IRM/DRM, macros, cifrado, documento marcado como final, etc. 

·         Los documentos almacenados en la biblioteca de documentos de SharePoint que tengan activada la desprotección requerida también impedirán la co-autoría.

 

Con la co-autoría ya no es necesario seguir los métodos anteriores, como enviar un documento para realizar varias revisiones y posteriormente intentar compilarlas todas en una “revisión final”.   Si aún no probó esta funcionalidad, pruebe con un compañero a abrir un mismo archivo los dos a la vez para ver cómo funciona. 

¡Que lo disfrute!

Para obtener más detalles:  Introducción a la co-autoría (SharePoint 2010)

Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en You Asked… We Answered...What is Co-Authoring?