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"La nueva plataforma de mensajería de Facebook integra Office Web Apps para que los usuarios de Facebook puedan ver documentos de Microsoft Word, Excel y PowerPoint con un solo clic".
Nick SimonsDirector de programas, Office Web Apps
Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en Office + Facebook = Easily share your ideas and documents with friends
Serie de blogs sobre la vista de lista de SharePoint 2010: parte 1, introducción a la nueva vista de lista
Hola. Soy Greg Chan, director de programas del equipo de SharePoint. Me complace lanzar una nueva serie de blogs que tratará un amplio espectro de temas relacionados con la nueva vista de lista en SharePoint 2010.
¿Qué es una vista de lista?
Básicamente, una vista de lista es una vista para mostrar datos de lista de SharePoint. El concepto de vista de lista ha estado presente desde la versión 2 de SharePoint. Aunque existen otras tecnologías que se usan para visualizar datos de lista en distintas situaciones (por ejemplo, el elemento web Consulta de contenido), la vista de lista sigue siendo el componente predeterminado para mostrar datos de lista en SharePoint 2010.
Las vistas de lista se pueden encontrar en cualquier parte de SharePoint. Se usan para mostrar información como, por ejemplo, anuncios, tareas y programaciones de calendario.
Ejemplos de vistas de lista:
¿Cuál es el cambio importante con las vistas de lista en la versión 2010?
En la versión 2010, estamos presentando un componente denominado el elemento web Vista de lista Xslt (XLV) que actúa como la nueva tecnología predeterminada para mostrar datos de lista. Esta función pertenecía al elemento web Vista de lista (LVWP), que era el valor predeterminado de SharePoint 2 a 2007. (Nota: los elementos LVWP todavía se admiten en SharePoint 2010, pero no se usan tanto como el nuevo XLV).
El nuevo XLV aporta una gran cantidad de mejoras a la plataforma de SharePoint. El objetivo de esta serie de blogs es tratar la mayoría de estas áreas.
¿Cuáles son las ventajas más importantes para las nuevas vistas de lista (XLV)?
Para reemplazar la tecnología predeterminada de las vistas de lista se requirieron cambios fundamentales en la plataforma de SharePoint. Entonces, ¿por qué lo hicimos? Voy a destacar las ventajas de alto nivel del XLV:
¿Qué se publicará en la serie de blogs?
Muchas personas de diferentes equipos de la familia de SharePoint contribuyeron a la nueva vista de lista en SharePoint 2010. En esta serie de blogs, tendrán la oportunidad de leer a algunos de estos expertos de área que tratarán temas importantes sobre las vistas de lista.
Estos son los temas que se van a tratar:
El orden en que se publicarán estos temas puede cambiar. Es posible que también agreguemos o modifiquemos temas en la lista. Si hay otras áreas sobre las vistas de lista de las que quisieran obtener información y no se encuentran en esta lista, no duden en sugerirlas aquí.
Gracias por leer esta información. Espero que todos estén entusiasmados con las nuevas vistas de lista. Estén pendientes de las siguientes entradas.
Greg Chan
Esta entrada de blog es una traducción. Pueden consultar el artículo original en SharePoint 2010 List View Blog Series: Part 1 – Introduction to the new List View
El Service Pack 2 impide que un flujo de trabajo de cambio se inicie solo
Hola a todos. Soy Stephen, redactor técnico de SharePoint Designer. Me gustaría contarles sobre una revisión que se incluyó en el Service Pack 2 para Office SharePoint Server 2007 y Windows SharePoint Services 3.0. Esta revisión afecta a los flujos de trabajo diseñados en SharePoint Designer 2007. A continuación, mostraré cómo crear intencionadamente un bucle de flujo de trabajo mediante dos flujos de trabajo en lugar de uno.
Antes del Service Pack 2, era muy fácil diseñar sin darse cuenta un flujo de trabajo que se desencadenaba solo y creaba un bucle infinito. Por ejemplo, consideren esta situación:
1) Un flujo de trabajo se inicia cuando se cambia un elemento.
2) El flujo de trabajo actualiza (o cambia) el elemento actual (por ejemplo, mediante la acción Establecer campo en elemento actual).
3) Dado que el flujo de trabajo cambia el elemento, se desencadena solo.
Por lo tanto, si se tenía un flujo de trabajo de cambio que enviaba un correo electrónico y, a continuación, actualizaba el elemento actual, se podían recibir rápidamente varios cientos de mensajes de correo electrónico en la Bandeja de entrada.
Tras instalar el Service Pack 2 en el servidor, ya no es posible que un flujo de trabajo que se inicia al modificarse un elemento se desencadene solo mediante la modificación o actualización del elemento actual. Esta situación de bucle infinito no es posible:
Sin embargo, muchos usuarios han diseñado flujos de trabajo que realmente sacan provecho del bucle infinito. Por ejemplo, se puede diseñar un flujo de trabajo de cambio que se repita infinitamente en un elemento de tarea y que envíe un aviso diario hasta que esa tarea se marque como completada. El flujo de trabajo se desencadena solo mediante la actualización de una columna de contador que se agrega a la lista para este fin. Además, el flujo de trabajo tiene una regla que detiene el flujo de trabajo o crea un "cortocircuito" en él si se cumple alguna condición (en este caso, el flujo de trabajo se detiene sin cambiar el elemento actual si el Estado de la tarea = Completado). Después del Service Pack 2, se interrumpirá este flujo de trabajo ya que no se puede desencadenar solo.
Service Pack 2 no impide los bucles infinitos, que pueden resultar útiles, pero para volver a crear lo que funcionaba antes, es necesario diseñar dos (o más) flujos de trabajo de cambio que se desencadenen entre sí. Dos flujos de trabajo de cambio que se desencadenen entre sí mediante la actualización o modificación del elemento actual constituyen un escenario de "co-recursión":
Además, es muy común implementar un flujo de trabajo basado en estado mediante varios flujos de trabajo más cortos que se desencadenan entre sí. Por ejemplo, se puede tener una lista con un campo de estado y varios flujos de trabajo de cambio asociados a ella. Todos esos flujos de trabajo incluyen un paso al final que actualiza el campo de estado. Por tanto, un flujo de trabajo desencadena varios otros mediante la actualización del estado y, a continuación, esos flujos de trabajo buscan el valor en el campo de estado para determinar si deben seguir ejecutándose o detenerse. Este flujo de trabajo basado en estado también es un escenario de "co-recursión" porque un flujo de trabajo inicia muchos otros flujos de trabajo de cambio mediante la modificación o actualización del elemento actual. Service Pack 2 no bloquea este tipo de flujo de trabajo basado en estado que depende de la co-recursión.
· Antes del Service Pack 2, un solo flujo de trabajo de cambio podía entrar en un bucle infinito al actualizar el elemento actual, lo que hacía que se desencadenara solo.
· Después del Service Pack 2, un flujo de trabajo de cambio puede desencadenar otros flujos de trabajo de cambio mediante la actualización del elemento actual, pero un flujo de trabajo de cambio no se puede desencadenar solo. Por lo tanto, no se bloquearán los escenarios de co-recursión, incluido cualquier escenario que implemente un flujo de trabajo basado en estado mediante muchos flujos de trabajo de cambio más pequeños.
· Como recordatorio, nunca ha sido posible crear un bucle infinito de forma que un flujo de trabajo de cambio cree un elemento en la lista actual. Cada flujo de trabajo tiene una propiedad que contiene los "flujos de trabajo que no se pueden iniciar". Esta propiedad se usa para evitar bucles en flujos de trabajo que se inician cuando se crea un elemento.
· Como último recordatorio, todos los escenarios anteriores implican únicamente flujos de trabajo asociados a una sola lista o biblioteca. Nunca se han bloqueado los bucles infinitos en escenarios de varias listas para flujos de trabajo de cambio o de creación.
En esta sección se presenta un ejemplo de cómo un solo flujo de trabajo de cambio podía sacar provecho de un bucle infinito antes del Service Pack 2. Después del Service Pack 2, este flujo de trabajo no se desencadenará solo, por lo que en la siguiente sección se presenta un ejemplo de cómo crear un bucle mediante dos flujos de trabajo independientes.
Supongamos que tienen una lista de tareas denominada Tareas de equipo y desean diseñar un flujo de trabajo que va a enviar un aviso diario hasta que la tarea se marque como completada.
Primero, agreguen una columna denominada Contador (Counter) a la lista con un valor predeterminado de 0.
Es necesario ocultar las columnas Contador (Counter) de los formularios de lista (Nuevo elemento, Editar elemento) para que solamente el flujo de trabajo pueda obtener acceso a estas o actualizarlas. Primero, en la página de configuración de la lista, hagan clic en Configuración avanzada y, a continuación, permitan la administración de tipos de contenido.
En la página de configuración de la lista, hagan clic en cada tipo de contenido y, en la siguiente página, hagan clic en la columna Contador (Counter). Oculten la columna Contador (Counter). Hagan esto para cada tipo de contenido en la lista.
Tras crear y ocultar la columna Contador (Counter) para que no aparezca en los formularios, ya se puede diseñar el flujo de trabajo.
El flujo de trabajo de aviso diario debe iniciarse cada vez que se crea o modifica un elemento.
En el primer paso se comprueban dos cosas: (1) si la tarea ya se marcó como completada, se detiene el flujo de trabajo. Esta regla crea un "cortocircuito" en el bucle cada vez que la tarea se marca como completada. (2) Si la tarea no está completada, el flujo de trabajo comprueba si la fecha de vencimiento se encuentra en el futuro (posterior a la fecha actual). Si es así, el flujo de trabajo se interrumpe hasta la fecha de vencimiento, porque no es conveniente enviar avisos hasta que la fecha de vencimiento haya llegado.
En el segundo paso se comprueba de nuevo si la tarea está completada (en caso de que el flujo de trabajo se haya interrumpido hasta una fecha de vencimiento en el paso anterior y la tarea se haya completado entretanto). Si aún no se ha completado la tarea, el flujo de trabajo se interrumpe por un día.
En el tercer paso se comprueba de nuevo si la tarea se completó mientras el flujo de trabajo estaba en pausa; si es así, se detiene el flujo de trabajo.
Si no se ha completado la tarea, el flujo de trabajo (1) envía el aviso por correo electrónico; (2) establece la variable CurrentCount mediante una búsqueda en el campo Contador o Elemento actual; (3) suma 1 a CurrentCount y almacena este valor en una variable NewCount; y (4) establece la columna Contador (Counter) en el valor almacenado en la variable NewCount.
Básicamente, este paso incrementa la columna Contador (Counter) en 1 cada vez que se ejecuta el flujo de trabajo, por lo que se puede examinar la columna Contador (Counter) para ver cuántos avisos se han enviado. Y lo más importante es que la acción "Establecer campo en elemento actual" al final de este paso es lo que "cambia" el elemento actual, de forma que el flujo de trabajo se desencadena solo y crea el bucle.
Después del Service Pack 2, todavía es posible conseguir este efecto de bucle, pero es necesario diseñar dos flujos de trabajo que se desencadenen entre sí (co-recursión) en lugar de un solo flujo de trabajo que se desencadene solo.
Aquí se usa un (1) flujo de trabajo de contador que aumente el recuento y un (2) flujo de trabajo de trabajador que envíe el aviso por correo electrónico.
Como antes, se tiene que crear una columna Contador (Counter) en la lista con un valor predeterminado de 0, permitir la administración de tipos de contenido y hacer que el campo esté oculto para cada tipo de contenido de la lista.
Este diseño de dos flujos de trabajo requiere una segunda columna, SendMail, que actuará como marca para el flujo de trabajo de trabajador. El valor predeterminado debe ser No; de lo contrario, los cambios realizados en un elemento de tarea provocarían que se envíe aviso por correo electrónico.
El flujo de trabajo de contador se iniciará cuando se cree o modifique un elemento.
En el primer paso se comprueba el estado de la tarea: si la tarea está completada, el flujo de trabajo de contador se detiene.
Si la fecha de vencimiento de la tarea está en el futuro (posterior a la fecha actual), el segundo paso se interrumpe hasta la fecha de vencimiento, ya que no es conveniente enviar avisos hasta después del vencimiento de la tarea.
En el tercer paso se comprueba otra vez si la tarea se ha completado, en caso de que la tarea se haya completado mientras el flujo de trabajo estaba en pausa en el paso anterior. Si aún no se ha completado la tarea, el flujo de trabajo se interrumpe por un día.
En el último paso se comprueba de nuevo el estado para ver si la tarea se completó durante la pausa anterior de un día. En caso contrario, el flujo de trabajo actualiza el elemento actual; para ello, (1) aumenta el valor de la columna Contador (Counter) en uno y (2) establece la marca SendMail en Sí (el valor predeterminado es No).
El flujo de trabajo de contador anterior finaliza con la actualización (modificación) del elemento actual. Estas actualizaciones desencadenan el flujo de trabajo de trabajador, que está configurado para iniciarse cuando se cambia un elemento.
El flujo de trabajo de trabajador simplemente comprueba si la marca SendMail está establecida en Sí; si es así, el flujo de trabajo envía el mensaje de aviso y vuelve a establecer la marca en No.
El establecimiento de la marca SendMail en No es el cambio que desencadena el flujo de trabajo de contador anterior. Los flujos de trabajo de contador y trabajador se desencadenarán entre sí y enviarán avisos diarios hasta que la tarea se marque como completada.
Como alternativa, en lugar de un bucle infinito, se puede hacer que el flujo de trabajo de trabajador remita la notificación de tarea cuando la columna de contador alcance un determinado valor, por ejemplo, cinco avisos. En el siguiente paso se ejecutan distintas ramas según el número de avisos. Cuando el número llega a 5, el flujo de trabajo envía un mensaje a un administrador, cuya dirección de correo electrónico se puede "codificar de forma rígida" en la acción Enviar correo electrónico, o bien recuperar de una lista mediante una búsqueda de flujo de trabajo.
También se puede hacer que el flujo de trabajo de trabajador reasigne la tarea a otra persona o grupo después de haber enviado un determinado número de avisos. En este paso, el flujo de trabajo reasigna la tarea a un grupo de SharePoint que consta de los integrantes del grupo responsables de realizar un seguimiento de ese tipo de tareas remitidas.
Si desean terminar el bucle cuando el recuento llega a un número determinado, asegúrense también de que agregan una rama para el primer paso del flujo de trabajo de contador, no del flujo de trabajo de trabajador. Esta rama detiene el bucle cuando la columna de contador llega a 6.
Espero que esta información les resulte útil.
—Stephen
Esta entrada de blog es una traducción. Pueden consultar el artículo original en Service Pack 2 prevents an on-change workflow from starting itself
Bloqueo de SharePoint Designer
Hola a todos, soy Stephen otra vez, redactor técnico de SharePoint Designer. Como ya sabrá, SharePoint Designer 2007 es una herramienta eficaz para la edición de sitios de SharePoint. De hecho, es tan eficaz que probablemente haya escenarios en su organización en los que desee controlar dónde y el modo en que las personas pueden usar SharePoint Designer 2007.
Con esta entrada de blog, intentaré responder a una pregunta muy común: “¿cómo puedo bloquear SharePoint Designer en mi organización?” E intentaré responder a la otra cara de esta pregunta, que surge en un entorno en el que se ha bloqueado SharePoint Designer y el usuario pregunta: “¿por qué aparece este mensaje cuando intento editar un sitio en SharePoint Designer?”
En la siguiente tabla se incluyen los distintos modos en que puede bloquear SharePoint Designer en la organización. Parte de esta información ya se ha publicado anteriormente en diversos sitios (Office Online, TechNet, MSDN, Knowledge Base, etc.), pero pensé que sería de utilidad reunirla en una sola entrada de blog.
(no es una característica de seguridad)
Para dar un vistazo general a los diversos niveles, vea el tema de MSDN sobre arquitectura de servidor y sitio: introducción al modelo de objetos.
Para las opciones anteriores que usan permisos, ya sea en el nivel del sitio o en Administración central, debe tener en cuenta tres permisos.
Si le preocupa que los usuarios editen los archivos de un sitio, puede desactivar la casilla de verificación Agregar y personalizar páginas (Add and Customize Pages). Al hacerlo, también se desactivará la casilla de verificación de un permiso dependiente, Administrar sitio web (Manage Web Site).
Al quitar estos permisos, los usuarios aún podrán abrir un sitio en SharePoint Designer, así como abrir y editar las páginas que puedan estar en la raíz del sitio, como default.aspx. Pero al intentar guardar estos cambios, verán el siguiente mensaje.
Sin el permiso Agregar y personalizar páginas, los usuarios no pueden guardar la página editada en la raíz del sitio ni en las carpetas del sitio. Por ejemplo, no pueden guardar los cambios efectuados en default.aspx en la raíz del sitio. Pero pueden guardar la página editada en cualquier biblioteca del sitio en la que tengan permisos o en una ubicación fuera del sitio actual. Recuerde que los permisos de lista son independientes de los permisos de sitio; de hecho, estos dos conjuntos de permisos tienen secciones independientes en la lista de permisos. Por lo tanto, al impedir que los usuarios guarden los cambios en archivos que residen fuera de listas o bibliotecas, no se les impide abrir el sitio en SharePoint Designer ni realizar tareas como eliminar flujos de trabajo de la biblioteca de documentos de flujos de trabajo o eliminar una lista completa. Los permisos de estas listas y bibliotecas se administran por separado (vea la siguiente sección).
Este es otro punto que debe tener en cuenta: si dispone de todos los permisos (el nivel de permisos Control total predeterminado), verá todas las opciones en la página Configuración del sitio (a continuación, la imagen de arriba). Si no dispone de permisos Administrar sitio web (dependiente de Agregar y personalizar páginas), varias opciones de la página Configuración del sitio estarán recortadas (a continuación, la imagen de abajo). Debe tener esto en cuenta al administrar los permisos de usuario, especialmente en el nivel de Administración central, ya que es posible que impida que varias personas realicen tareas administrativas importantes en el sitio.
Como se mencionó anteriormente, si los usuarios pueden abrir un sitio en SharePoint Designer, podrán, en función de sus permisos de lista, eliminar el contenido de listas y bibliotecas como flujos de trabajo, formularios de lista o incluso listas completas. Para evitar esto, debe deshabilitar el permiso Administrar listas (Manage Lists).
Después de quitar este permiso, cuando un usuario abre un sitio en SharePoint Designer e intenta eliminar una lista (o un archivo de la lista) que hereda permisos del sitio, se muestra el mensaje de advertencia “Acceso denegado” (Access denied) habitual.
Tenga en cuenta que este permiso se puede invalidar en el nivel de una lista o biblioteca específicas si dicha lista o biblioteca interrumpe la herencia. Por ejemplo, la biblioteca de documentos de flujos de trabajo es una biblioteca oculta en el sitio que no hereda permisos del sitio de manera predeterminada. Al crear un sitio, la biblioteca de flujos de trabajo obtiene la misma configuración de permisos que el sitio, pero los cambios en los permisos que se realicen posteriormente en el nivel del sitio, como la deshabilitación de Administrar listas, no se aplicarán automáticamente a la biblioteca de flujos de trabajo.
Para administrar los permisos de la biblioteca de flujos de trabajo, abra el sitio en SharePoint Designer >> haga clic con el botón secundario en la biblioteca de flujos de trabajo >> haga clic en Propiedades >> haga clic en la pestaña Seguridad (Security) >> haga clic en el vínculo “Administrar permisos usando el explorador” (Manage permissions using the browser).
Tenga en cuenta que al deshabilitar Administrar listas para los usuarios, también se les impide agregar columnas a una lista o crear vistas públicas.
Las opciones anteriores impiden que los usuarios editen o eliminen objetos de un sitio una vez abierto el sitio en SharePoint Designer. También puede impedir que los usuarios abran un sitio en SharePoint Designer desde un comienzo si deshabilita el permiso Examinar directorios (Browse Directories).
Al deshabilitar este permiso, también se deshabilitan cuatro permisos dependientes: dos descritos anteriormente, Agregar y personalizar páginas (Add and Customize Pages) y Administrar sitio web (Manage Web Site), más otros dos, Administrar permisos (Manage Permissions) y Enumerar permisos (Enumerate Permissions).
Cuando un usuario que no dispone del permiso Examinar directorios en un sitio (o aplicación web) intenta usar SharePoint Designer para abrir dicho sitio (o cualquier sitio de esa aplicación web), verá el siguiente mensaje.
A continuación, se presenta al usuario el aviso que le pedirá las nuevas credenciales de inicio de sesión. Si se produce un error en las nuevas credenciales, aparecerá el siguiente mensaje.
Al examinar la lista de permisos, es posible que sienta la tentación de deshabilitar el permiso Utilizar interfaces remotas (Use Remote Interfaces) debido a que menciona el uso de “interfaces de SharePoint Designer para obtener acceso al sitio web”; es una conclusión razonable. ¡Pero no lo haga! Este permiso tiene un permiso dependiente, Usar características de integración de clientes (Use Client Integration Features), y si quita este permiso, se deshabilitará toda integración de SharePoint con programas de Office como Word, Excel y PowerPoint.
Por ejemplo, si deshabilita Utilizar interfaces remotas (Use Remote Interfaces), observará que la opción Editar en Microsoft Office Word desaparecerá del menú de elementos de una lista o biblioteca.
O bien, al intentar ver el historial de versiones de un documento en Word (botón de Office >> menú Servidor >> Ver historial de versiones), verá el siguiente mensaje.
Además, se deshabilita todo tipo de características interesantes, como la integración de flujos de trabajo; por ello, deshabilitar Utilizar interfaces remotas (Use Remote Interfaces) no es el modo de controlar el acceso con SharePoint Designer.
Si es administrador del servidor, puede impedir que los usuarios abran sitios en SharePoint Designer 2007 si modifica el archivo ONET.XML en el servidor. Cada definición de sitio incluye un archivo ONET.XML cuya modificación afecta a todos los sitios basados en dicha definición de sitio. Por ejemplo, puede modificar ONET.XML para la definición de sitio “sts”, lo cual impedirá que los usuarios abran en SharePoint Designer todos los sitios de grupo creados a partir de esta definición de sitio. No existe un archivo “uber-ONET.XML” que controle todas las definiciones de sitio.
La modificación de ONET.XML es un cambio global que afecta a todos los sitios del servidor.
1) En el servidor, abra el Explorador de Windows y busque la carpeta que contiene la definición de sitio:
<Unidad:>\Archivos de programa\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\12\TEMPLATE\SiteTemplates\<tipo_de_sitio>\XML
Estas son las plantillas de sitio para un servidor que ejecuta SharePoint Server 2007. Windows SharePoint Services cuenta con menos plantillas de sitio. Cada plantilla de sitio tiene su propio archivo ONET.xml.
Algunos de los nombres de carpeta son un poco difíciles de descifrar. Para obtener una referencia rápida, vea esta tabla donde se asignan a los nombres del sitio.
2) Haga clic con el botón secundario en el archivo ONET.XML de la definición de sitio y ábralo con el Bloc de notas.
3) Agregue la siguiente línea dentro de la etiqueta Project de apertura:DisableWebDesignFeatures=wdfopensite
4) Guarde el archivo y cierre el Bloc de notas.
5) En el servidor, ejecute iisreset.(Haga clic en Inicio, en Ejecutar, escriba cmd y haga clic en Aceptar. En el símbolo del sistema, escriba iisreset nombre_de_equipo /restart y, a continuación, presione ENTRAR).
6) Si tiene un sitio de este tipo abierto en SharePoint Designer, cierre SharePoint Designer.Al intentar abrir el sitio en SharePoint Designer, debería ver el siguiente mensaje.
Artículo 940958 de Knowledge Base sobre cómo impedir que los usuarios de SharePoint Designer 2007 modifiquen un sitio de Windows SharePoint Services 3.0 o de SharePoint Server 2007
TechNet: directorios y ubicaciones de almacenamiento especiales (Office SharePoint Server)
MSDN: configuraciones y definiciones de sitio
MSDN: elemento Project
En Administración central, puede habilitar o deshabilitar los permisos para todos los usuarios y grupos de una aplicación web. Esta modificación de permisos de modo centralizado puede resultar conveniente, ya que una aplicación web puede contener 150.000 colecciones de sitios. Al desactivar la casilla de verificación de un permiso en una aplicación web, dicho permiso no podrá asignarse a ningún usuario o grupo de ningún sitio de ninguna colección de sitios de la aplicación web.
Navegue al sitio de Administración central (Central Administration). En la ficha Administración de aplicaciones (Application Management), haga clic en Permisos de usuario para aplicación web (User Permissions for Web Application).
En la siguiente página, verá la misma lista de permisos que ve al administrar los niveles de permisos de un sitio individual (con una excepción: hay un permiso adicional en Administración central denominado Utilizar la creación de sitios sin intervención del administrador (SSC)).
Las consecuencias de deshabilitar permisos específicos se describieron anteriormente, pero en Administración central, la forma más sencilla de impedir que los usuarios editen los sitios en SharePoint Designer consiste en deshabilitar el permiso Examinar directorios para que no puedan abrir ningún sitio en SharePoint Designer (pero recuerde que estas personas no podrán obtener acceso en el explorador a todas las opciones de las páginas Configuración del sitio y no podrán administrar los permisos de ningún sitio de la aplicación web).
TechNet: administración de permisos de una aplicación web (Office SharePoint Server)
La opción que se describe en la sección anterior, los permisos de la aplicación web, es una opción general que engloba a todos los usuarios y grupos de todas las colecciones de sitios de una aplicación web. Si necesita una granularidad más fina, puede establecer permisos para usuarios o grupos específicos en una aplicación web. Para ello, debe crear una directiva para la aplicación web. En el blog de Joel Olson puede encontrar algunos buenos ejemplos de cuándo resulta útil una directiva de aplicación web.
Y como menciona Joel, la directiva de una aplicación web es una forma de administrar los permisos de forma centralizada y es diferente de una directiva de administración de la información (auditoría, caducidad, etiquetas, códigos de barras) que se usa para administrar los datos de una lista o biblioteca.
Navegue al sitio de Administración central (Central Administration). En la ficha Administración de aplicaciones (Application Management), haga clic en Directiva de aplicación web (Policy for Web Application).
La administración de directivas de permisos en Administración central es muy similar a la administración de permisos en un sitio de grupo de SharePoint. Puede agregar usuarios, configurar los niveles de permisos y, a continuación, asignar a los usuarios un nivel de permisos.
La diferencia al establecer permisos en una directiva es que hay dos casillas de verificación para cada permiso: Conceder (Grant) y Denegar (Deny). Si deja las dos casillas de verificación desactivadas, la directiva no concede ni deniega explícitamente el permiso, por lo que quedará a discreción de los propietarios del sitio de la aplicación web conceder este permiso a los usuarios. Si concede un permiso de forma explícita como parte de una directiva de la aplicación web, el usuario dispondrá del permiso y esta decisión no podrá invalidarla ningún propietario del sitio en el nivel del sitio. Del mismo modo, si deniega un permiso de forma explícita, impedirá que los usuarios dispongan de dicho permiso.
En este caso, sus opciones con respecto al uso de permisos para bloquear SharePoint Designer son las mismas que se describieron anteriormente. Para obtener una referencia rápida, vea esta tabla que muestra qué niveles de permisos de directivas predeterminados conceden o deniegan estos permisos. La ruta más sencilla para bloquear SharePoint Designer consiste en agregar un nuevo nivel de directiva de permisos que deniegue de forma explícita el permiso Examinar directorios (recuerde las dependencias mencionadas anteriormente) y, a continuación, asignar dicha directiva a usuarios o grupos específicos.
TechNet: administración de permisos mediante directiva (Office SharePoint Server)
Un propietario del sitio puede establecer permisos por usuario y por sitio.
Si el sitio no hereda los permisos:
· Haga clic en el menú Acciones del sitio >> Configuración del sitio >> Permisos avanzados >> menú Configuración >> Niveles de permisos
Si el sitio hereda los permisos:
· Haga clic en el menú Acciones del sitio >> Configuración del sitio >> Permisos avanzados >> menú Acciones >> Editar permisos >> haga clic en Aceptar >> menú Configuración >> Niveles de permisos
En el nivel del sitio, están disponibles los mismos permisos y tienen las mismas dependencias que se han mencionado anteriormente. Para obtener una referencia rápida, vea la tabla siguiente que muestra qué niveles de permisos predeterminados de SharePoint Server 2007 incluyen estos permisos.
Las instrucciones más sencillas son:
· Para impedir que los usuarios abran un sitio en SharePoint Designer, agréguelos al grupo Visitantes. Tenga en cuenta que los visitantes tampoco pueden editar los elementos o archivos de listas o bibliotecas en el explorador.
· Para impedir que los usuarios editen un sitio en SharePoint Designer, agréguelos al grupo Integrantes. Los integrantes pueden editar los elementos o archivos de las listas o bibliotecas en el explorador. También pueden abrir (pero no editar) un sitio en SharePoint Designer.
· Para permitir que los usuarios editen un sitio en SharePoint Designer pero sin la posibilidad de realizar tareas de tipo de propietarios del sitio (como la administración de permisos), cree un grupo Diseñadores y asigne a dicho grupo el nivel de permisos Diseño. Los usuarios que tengan el nivel de permisos Diseño pueden abrir y editar un sitio en SharePoint Designer, pero no tienen el permiso Administrar permisos.
Recuerde que los permisos en el nivel del sitio se invalidan por los permisos en el nivel de la aplicación web. Aunque asigne a un usuario el nivel de permisos Control total para el sitio, se denegará el acceso a dicho usuario si se han quitado o denegado los permisos necesarios en Administración central.
Office Online: permisos y niveles de permisos
Office Online: administración de niveles de permisos
Puede usar la característica de configuración de colaborador para habilitar y configurar el modo Colaborador, que es un modo de acceso limitado de SharePoint Designer 2007. Los usuarios que abren un sitio para editarlo en SharePoint Designer 2007 tienen acceso a diferentes comandos o características, en función del grupo Colaborador al que pertenecen y las restricciones de edición asignadas a dicho grupo Colaborador.
En el menú Sitio, haga clic en Configuración de colaborador (Contributor Settings).
La configuración de colaborador permite controlar de un modo más preciso qué usuarios pueden llevar a cabo cada tarea en SharePoint Designer 2007. Pero debe tener en cuenta dos puntos importantes:
· A diferencia de los permisos, la configuración de colaborador no es una característica de seguridad. El modo Colaborador está diseñado para usarse en un entorno donde los propietarios del sitio confían en las intenciones de los usuarios. El modo Colaborador ayuda a guiar a los usuarios en una dirección particular al llevar a cabo sus tareas y esta orientación evita cambios accidentales en el sitio web.
· La configuración de colaborador de un usuario no puede invalidar lo que los permisos le permiten hacer. Los permisos son una característica de seguridad; la configuración de colaborador no lo es. Si ambos entran en conflicto, los permisos siempre triunfarán sobre la configuración de colaborador.
Para activar o desactivar la configuración de colaborador, debe tener el permiso Administrar permisos. En SharePoint Server 2007, de manera predeterminada solo los niveles de permisos Control total y Administrar la jerarquía incluyen este permiso. Por lo que de manera predeterminada, solo los usuarios del grupo Propietarios pueden desactivar la configuración de colaborador.
Por último, si un usuario intenta guardar un archivo en una ubicación que no está permitida por su configuración de colaborador, se mostrará el mensaje “Acceso denegado” (Access denied) habitual.
La configuración de colaborador solo se puede establecer por sitio y se almacena en un archivo .htm. Sin embargo, puede establecer esta configuración en un sitio temporal, guardar el archivo .htm y, a continuación, incluirlo en una definición de sitio mediante el elemento File. De este modo, todos los sitios creados a partir de esta definición de sitio comparten la misma configuración de colaborador.
Office Online: introducción a la configuración de colaborador
Office Online: uso de la configuración de colaborador como administrador del sitio
En una red basada en Windows, los administradores pueden usar la configuración de directiva de grupo para controlar cómo trabajan los usuarios con 2007 Microsoft Office system, incluido SharePoint Designer 2007. Los administradores pueden usar la configuración de directiva de grupo para definir y mantener una configuración de Office en los equipos de los usuarios. A diferencia de otras personalizaciones, como la configuración predeterminada distribuida en un archivo de personalización del programa de instalación, la configuración de directiva se exige y se puede usar para crear configuraciones altamente o ligeramente administradas. Por ejemplo, los administradores pueden usar la configuración de directiva para deshabilitar comandos de menú de la interfaz de usuario y sus botones de la barra de herramientas correspondientes, así como métodos abreviados de teclado.
Puede crear una configuración de directiva que se aplique al equipo local y a todos los usuarios de ese equipo, o que se aplique solo a usuarios individuales:
· La configuración de directiva por equipo se aplica la primera vez que un usuario inicia sesión en la red desde el equipo.
· La configuración de directiva por usuario se aplica cuando el usuario especificado inicia sesión en la red desde cualquier equipo.
La directiva de grupo es totalmente independiente de una directiva de permisos en Administración central y de una directiva de administración de la información aplicada a una lista o biblioteca. La directiva de grupo no controla el acceso a objetos como sitios o colecciones de sitios de una implementación de SharePoint. En su lugar, la directiva de grupo puede deshabilitar comandos y botones de la interfaz de usuario de SharePoint Designer 2007. Por ejemplo, si no desea que los usuarios realicen tareas que requieren un uso intensivo de recursos, como la copia de seguridad de sitios, durante horas punta de trabajo, puede usar la directiva de grupo para deshabilitar el comando Realizar copia de seguridad de sitio web en SharePoint Designer para determinados equipos o usuarios.
Para deshabilitar la interfaz de usuario, debe especificar el identificador de control de la barra de herramientas (TCID) de los controles de 2007 Office system. Para los programas de Office 2007 que usan la cinta de opciones, esta descarga proporciona una lista de los TCID.
En SharePoint Designer 2007, puede obtener identificadores de control mediante el mismo VBA que funcionaba en Office 2003. Puede obtener pasos y fragmentos de código de VBA en Office Online: administración de las configuraciones de los usuarios por directiva.
Para obtener una referencia rápida, vea la hoja de cálculo adjunta a esta entrada de blog que enumera los TCID de todos los menús y comandos de SharePoint Designer 2007.
TechNet: Aplicación de la configuración mediante la directiva de grupo de 2007 Office system
TechNet: Deshabilitación de teclas de método abreviado y elementos de la interfaz de usuario
Administración empresarial con la Consola de administración de directivas de grupo
Office Online: Administración de las configuraciones de los usuarios por directiva
Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en Locking Down SharePoint Designer
Uso de Office Web Apps para el informe anual 2010 de MSFT
Siempre nos entusiasma ver las nuevas formas en que la gente usa Office Web Apps para compartir documentos. Hace unas semanas, Microsoft publicó su informe anual 2010 y, por primera vez, todos pueden verlo directamente en un explorador web mediante Word Web App (o descargarlo al escritorio si así lo prefieren).
Ahora los inversores pueden leer los documentos 10-K, las cartas a los accionistas o los informes anuales, aun cuando usen un equipo que no tenga instalado Office. Además, gracias a la experiencia de visualización de alta fidelidad en Office Web Apps, todos obtienen una excepcional vista del contenido con todas las imágenes, gráficos, notas al pie y formato en el explorador web.
Con Office Web Apps y SkyDrive, cualquier usuario puede agregar fácilmente un vínculo de Web Apps a un documento en su sitio web o blog de forma gratuita. Por ejemplo, en una entrada de blog se puede incluir un vínculo a su currículum vítae, una lista de alimentos (en Excel, por supuesto) o una presentación de PowerPoint humorística. Las empresas podrían incluir en su sitio web vínculos a material de apoyo, presentaciones o listas de precios (como Dane Creek Folios). (En el caso de las presentaciones de PowerPoint y hojas de cálculo de Excel, también se pueden insertar versiones mínimas de los documentos directamente en el sitio).
De esta forma, cualquier usuario que vea el sitio podrá hacer clic en el documento y verlo en su explorador. No es necesario preocuparse por la versión de Office que tienen los visitantes del sitio, o incluso si tienen instalado Office. Tampoco hay que traducir el contenido del documento en HTML o convertirlo a formato PDF: simplemente se usan los documentos originales de Office.
A continuación, veremos cómo hacer esto en unos cuantos pasos:
Esperamos que esto le dé algunas ideas de cómo usar Office Web Apps para mejorar su sitio web o blog. Nos encantaría escuchar sus comentarios sobre cómo está usando el producto.
Evan LewDirector de producto, Office Web Apps
Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en Using Office Web Apps for the MSFT 2010 Annual Report
Uso de Office Web Apps para crear nuevos archivos
Se puede instalar Office Web Apps como parte de una implementación de SharePoint. Además, Office Web Apps estará disponible en Windows Live SkyDrive. Una de las diferencias entre Office Web Apps en estos dos entornos es la forma en que se crean los archivos nuevos.
En SkyDrive podrá crear un nuevo documento, libro, presentación o bloc de notas de OneNote mediante el uso de Office Web Apps. La interfaz de usuario tiene el siguiente aspecto:
Cuando se crea un nuevo archivo con esta interfaz de usuario, el archivo se abre en la aplicación adecuada de Office Web App. SkyDrive usa una plantilla en blanco simple para crear estos nuevos archivos.
Desde luego, también puede cargar archivos en SkyDrive y modificarlos en Office Web Apps. Y si tiene Office 2010, podrá guardar archivos de aplicaciones como Word y PowerPoint directamente en SkyDrive.
En SharePoint, si tiene Office instalado en el equipo, la nueva experiencia con archivos siempre usará el cliente para equipo de escritorio de Office apropiado. No se usará Office Web Apps. Sin embargo, si no dispone de Office en el escritorio, SharePoint usará la aplicación adecuada de Office Web Apps (si está disponible) para crear un nuevo archivo.
Office Web Apps solo puede crear nuevos archivos en función de los formatos Office Open XML (por ejemplo, .docx o .xlsx) y el formato de archivo de OneNote 2010. Cuando Office Web Apps crea nuevos archivos de Word, PowerPoint y Excel, la plantilla debe ser compatible con la aplicación web. Todas las plantillas que se incluyen en SharePoint son compatibles con Office Web Apps. OneNote Web App es un poco diferente: siempre crea un bloc de notas de OneNote 2010 en blanco.
Quiero decir algo más acerca de la personalización de la nueva experiencia con archivos en SharePoint. Tenga en cuenta que esto se aplica a los clientes de escritorio de Office, así como a Office Web Apps.
El valor predeterminado de la interfaz de usuario de SharePoint para crear nuevos archivos en una biblioteca de documentos es similar a esta:
De manera predeterminada se ofrecerá la posibilidad de crear un nuevo documento de Word. Este documento se basa en una plantilla predeterminada de Word en blanco. Sin embargo, esta interfaz de usuario es personalizable.
Cuando se crea una nueva biblioteca de documentos, se ofrece la posibilidad de seleccionar una plantilla de documento. Estas plantillas incluyen los tipos de archivo compatibles con Office Web Apps. La interfaz de usuario se parece a esta:
Las plantillas elegidas en esta interfaz de usuario siguen siendo las plantillas predeterminadas en blanco; sin embargo, en la Configuración avanzada de una biblioteca de documentos puede modificar la plantilla de documentos de cualquier archivo que desee. Por ejemplo, puede usar una plantilla que contiene fuentes personalizadas, texto reutilizable o el logotipo de una empresa. La interfaz de usuario para seleccionar una plantilla personalizada se parece a esta:
De manera predeterminada, cada biblioteca de documentos admite una sola plantilla. En muchos casos, es todo lo que se necesita y es posible detenerse aquí.
¿Sigue leyendo? Bien. Si desea crear archivos de PowerPoint y Word en la misma biblioteca de documentos, por ejemplo, debe asociar varias plantillas con esa biblioteca.
SharePoint permite asociar varias plantillas con una biblioteca de documentos mediante una característica denominada Tipos de contenido. Si siguió adelante, seguramente vio que la característica Tipos de contenido hace mucho más que simplemente permitir varias plantillas en la misma biblioteca de documentos. Pero en este momento solo voy a hablar de eso.
Para usar Tipos de contenido es necesario:
Ahora veremos cómo hacerlo.
Para empezar, es necesario crear un tipo de contenido para cada tipo de archivo deseado. Para ello, vaya a Configuración del sitio y seleccione Tipo de contenido de sitio. Haga clic en Crear. Asigne un nombre al tipo de contenido (como Mi documento de Word). Establezca Tipo de contenido primario en Documento en la lista Tipos de contenido de documento. En la página Configuración avanzada del tipo de contenido, seleccione la plantilla que desee usar.
Una vez realizado lo anterior, active Tipos de contenido en la biblioteca de documentos. Puede hacerlo en Configuración de la biblioteca de documentos>Configuración avanzada.
Ahora, vuelva a Configuración de la biblioteca de documentos. En la sección Tipos de contenido, seleccione Agregar a partir de tipos de contenido de sitio. Desde aquí podrá seleccionar el tipo de contenido personalizado.
Si desea configurar todo el sitio de SharePoint para que use el mismo conjunto de tipos de contenido en cada biblioteca de documentos nueva, puede crear una plantilla de biblioteca de documentos (no igual a las plantillas de las que hemos hablado hasta ahora) y establecerla como predeterminada para nuevas bibliotecas de documentos. En este momento, se especifica el dominio de XML personalizado e incluso el código. Pero si va a administrar un sitio grande de SharePoint, quizá valga la pena especificar ese dominio.
Nick Simons Director de programas, Office Web Apps
Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en Using Office Web Apps to Create New Files
Office Web Apps adora el explorador
En mis últimas vacaciones visité a mi familia. Como todos los que trabajan en el sector de tecnología ya se imaginarán, en seguida me convertí en el responsable de soporte técnico de sus equipos. Así que pasé parte de mis vacaciones instalando revisiones y software, y reparando equipos, a la vez que aprendí las diferencias en cuanto a configuración de los equipos de mi familia.
Mi madre usa Vista con Internet Explorer 7, mis hermanos usan equipos Mac con Safari (y sabiamente no me dejaron tocarlos), mi padre usa Windows XP y mis cuñadas usan Vista con Firefox. Esta experiencia me hizo apreciar a nivel personal lo valioso que es poder trabajar desde cualquier lugar, independientemente de la configuración del equipo.
Cuando desarrollamos Office Web Apps, nos propusimos ofrecer una experiencia de calidad de Office, independientemente de la plataforma y el explorador que se usen. Sabemos que nuestros clientes tendrán diferentes configuraciones y, en algunos casos (por ejemplo, cuando se trabaja desde una biblioteca o un aeropuerto), no es posible instalar un explorador distinto.
Office Web Apps funciona con algunos de los exploradores más usados. Los siguientes son oficialmente compatibles:
Si prefiere usar otro explorador, aun así debería probar Web Apps. Aunque no se pueden admitir oficialmente todos los exploradores, no se impide que los clientes los usen. El objetivo de Web Apps es tener un amplio alcance y compatibilidad.
Si bien nos esforzamos por hacer que la experiencia sea coherente en todos los exploradores compatibles, en ocasiones esto no es posible. Puede que un explorador no ofrezca el mismo nivel de extensibilidad para ciertos escenarios. Un ejemplo de esto es cuando se copia texto presionando el botón 'Copiar' de la cinta de opciones. Esto funcionará en Internet Explorer (tras un aviso), pero en Firefox no se puede copiar al Portapapeles mediante acciones del mouse, por lo que aparecerá un cuadro de diálogo de Office Web Apps similar al siguiente.
Microsoft acaba de lanzar Silverlight 3, un complemento de explorador gratuito que permite a los programadores crear experiencias web más completas para varios exploradores y plataformas. Office Web Apps funcionará correctamente sin instalar complementos, pero la experiencia es mucho mejor si se cuenta con Silverlight.
Quizá se dé cuenta de que al ver un documento de Word o una presentación de PowerPoint se le pide que instale Silverlight. Esto se debe a que la experiencia de visualización de archivos en Word y PowerPoint mejora con Silverlight.
Existen algunas ventajas automáticas de tener instalado Silverlight cuando se ejecuta PowerPoint Web App. Por ejemplo, las animaciones fluirán un poco más y la escala de la diapositiva se ajustará al tamaño de ventana del explorador. Sin embargo, Silverlight no es necesario para la representación o animación.
Si desea obtener las ventajas mencionadas al usar Office Web Apps, instale Silverlight. Si prefiere no instalar Silverlight, Office Web Apps seguirá funcionando correctamente en el explorador que elija usar y podrá trabajar desde cualquier lugar, independientemente de la configuración de equipo que tenga.
Gareth Howell Director de programas, Office Web Apps
Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en The Office Web Apps Love Your Browser