Introducción al flujo de trabajo de usuarios en SharePoint 2010

SeanHola a todos, soy Sean Gabriel, administrador de programas del equipo de flujo de trabajo de SPD. Recientemente presenté una sesión sobre flujos de trabajo de usuarios en SPC y quise compartir la parte central de la discusión con un público más amplio. También vamos a analizar detalladamente los principios básicos del diseño de flujos de trabajo en SharePoint 2010, así que estén pendientes de las próximas entradas. El equipo del producto ha trabajado un montón en las nuevas y mejoradas funciones de los flujos de trabajo de la versión 2010. ¡Esperamos que estén tan entusiasmados como nosotros sobre el próximo lanzamiento!

Para ayudar a establecer la fase, vamos a echar un vistazo al funcionamiento de los flujos de trabajo (haga clic para obtener una vista más grande):

Espectro de soluciones de flujo de trabajo

Uno de nuestros mensajes más importantes para esta versión es proporcionar un continuo amplio para las soluciones de flujo de trabajo que se crean; la intención de esta diapositiva de tipo gráfico es reflejarlo. El eje horizontal cubre las herramientas con las que se puede trabajar y el eje vertical es una escala aproximada de las funciones de flujo de trabajo disponibles en ese nivel. Cuanto más se aleja uno en la curva, más sofisticada se vuelve la solución.

Empezando a la izquierda, seguimos distribuyendo flujos de trabajo basados en aprobación integrados en la versión 2010, listos para asociarse. Están diseñados para ayudarle a dar un seguimiento a los procesos de principio a fin mediante la asignación de tareas de flujo de trabajo de la forma especificada, y se configuran fácilmente con opciones como fechas de vencimiento mediante la interfaz de usuario del explorador. Pero esta vez los hemos creado mediante el uso de la pila de flujo de trabajo declarativo, y usan una serie de mejoras de plataforma como la reusabilidad, los formularios de InfoPath, las visualizaciones y el diseñador de procesos de tarea.

¿Qué significa esto? En esencia, la aprobación integrada ya no es una caja negra en lo que respecta a las personalizaciones; ahora puede usar SharePoint Designer 2010 en el flujo de trabajo directamente para adaptarse a sus necesidades empresariales. (También puede crear fácilmente una copia para editar o usar el proceso de tarea subyacente en otro flujo de trabajo. Encontrará más información al respecto más adelante). Entre los ejemplos de personalizaciones que tendrá muy a mano se incluyen un cambio en la forma en que se asignan las tareas, la edición de las notificaciones por correo electrónico que se envían o la modificación del conjunto de campos de cualquiera de los formularios de flujo de trabajo. Busque futuras entradas para conocer con más detalle la experiencia del nuevo diseñador de flujo de trabajo en SPD.

Al empezar a echar mano de los flujos de trabajo integrados mediante SPD, observará que el cuerpo de cada uno es una variante de una actividad “empezar un proceso de aprobación”. Esto se debe a que en el centro de cada flujo de trabajo de aprobación hay una nueva actividad declarativa que internamente hemos denominado ‘tarea de Office’, e incluye la lógica de enrutamiento central para cada proceso. Nos dimos cuenta de que muchos procesos, desde revisiones informales de contenido a informes de gastos estructurados, siguen modelos de enrutamiento similares pero con una gran variedad de comportamientos específicos a las diferentes fases del proceso. De esta forma, diseñamos una actividad mejorada con estos puntos de extensibilidad clave en mente, a la vez que conservamos un flujo común entre las fases.

A continuación encontrará un diagrama simplificado de lo que está bajo la lupa:

Tarea de Office

Sin entrar en demasiados detalles, es posible cambiar los comportamientos que se aplican a toda la jerarquía de tareas o simplemente a tareas individuales que se asignan, así como administrar las transiciones entre éstas. Cada parte del proceso resaltado anteriormente es, a la vez, un diseñador independiente en miniatura dentro del flujo de trabajo completo. Asimismo, ofrecemos información sobre algunas acciones específicas de tarea cuando se trabaja en las diversas regiones (algunas de nuestras preferidas son la adición de nuevas tareas sobre la marcha, la delegación de una tarea a otra persona o la remisión de ésta a un administrador). La mejor forma de aprender es intentarlo. Dado que el flujo de trabajo de aprobación usa esta misma infraestructura, puede inspeccionar su lógica en SPD y ver cómo hemos implementado comportamientos comunes con los que ya está familiarizado.

Cabe hacer también una aclaración sobre las herramientas: mientras que SharePoint Designer sigue usando una experiencia de diseño basada en reglas para crear y personalizar flujos de trabajo, ahora es posible hacer idas y vueltas del trabajo a través de Visio y sacar provecho de las ventajas de un diseñador gráfico (completo con una galería de símbolos para todas las acciones de flujo de trabajo de SharePoint) para visualizar mejor el flujo completo. Y cuando el usuario se debe mover a una solución codificada y personalizada, no es necesario que pierda todo el trabajo con el que inició en SPD; Visual Studio ahora importa los flujos de trabajo declarativos generados por SPD y es posible retomarlos donde se dejaron.

Además, hemos trabajado mucho para integrar la infraestructura de solución de espacio aislado en SharePoint para que, si puede incluir sus necesidades de código en una actividad sencilla, pueda implementar y ejecutar dicho código como de confianza parcial dentro de un flujo de trabajo declarativo más grande. Nuestros compañeros del equipo de Servicios de conectividad empresarial empezaron a escribir en los blogs sobre éste y otros puntos atractivos de extensibilidad para el flujo de trabajo, como la integración de listas externas. Si tiene ganas de aprender más ahora, consulte algunas de sus entradas aquí, aquí y aquí.

Lo anterior es una visión general; sin embargo, hay muchos temas que tratar y también quisiéramos obtener sus comentarios sobre qué tema le interesa más que escribamos aquí. No dude en publicar sus preguntas en los comentarios. Esperamos poder seguir la conversación.

Saludos,
Sean

Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en Overview of Human Workflow in SharePoint 2010