Articolo originale pubblicato venerdì 25 gennaio 2013

In questo post viene descritto come utilizzare il nuovo strumento DocRecrypt e le chiavi pubbliche e private aziendali per sbloccare file di Office Word, Excel o PowerPoint 2010 o 2013 protetti da password.

I file protetti da password che vanno perdute o vengono dimenticate hanno ossessionato gli amministratori IT sin dal momento in cui è stata introdotta la funzionalità della password in Office. È ora possibile utilizzare lo strumento DocRecrypt per rimuovere o reimpostare la password nei documenti protetti da password.

Perché proteggere un documento con una password?

Esistono molte buone ragioni per proteggere un documento con una password. Quando ad esempio si avvicina il momento della dichiarazione dei redditi e raccolgo le informazioni per le detrazioni e altri dati, proteggo il foglio di calcolo di Excel tramite password prima di inviarlo al commercialista. Un mio amico avvocato invece, che ha l'esigenza di assicurarsi che i documenti vengano letti effettivamente dai destinatari, altrimenti corre il rischio che il suo lavoro possa essere accessibile online, protegge i suoi documenti di Word tramite password prima di inviarli ai clienti. Questo sistema funziona splendidamente finché il documento non diventa improvvisamente fondamentale per una causa legale e il mio amico è andato in pensione in un condominio in Arizona portando con sé la sua password.

DocRecrypt in soccorso

La procedura è semplice: è sufficiente configurare i computer client, installare il nuovo strumento DocRecrypt nel computer dell'amministratore e infine verificare di disporre dell'accesso di amministratore alla coppia di chiavi privata/pubblica e al file protetto da password in questione. Questo è tutto.

Entrando maggiormente nei dettagli, è necessario creare una o più chiavi EscrowCert del Registro di sistema nei computer client procedendo manualmente oppure tramite Criteri di gruppo. Con la chiave EscrowCert viene fornito il collegamento tra le informazioni della chiave pubblica, che verranno aggiunte ai metadati dei file al momento della creazione di un nuovo file OOXML di Word, Excel o PowerPoint, e le informazioni della chiave privata incluse nell'archivio certificati dell'organizzazione. Se un utente non protegge mai tramite password tale file, i metadati non verranno utilizzati.
Se invece il file viene protetto tramite password, sarà possibile utilizzare successivamente i metadati con l'aiuto del nuovo strumento DocRecrypt per rimuovere o reimpostare la password.

L'utente procede tranquillamente nel suo lavoro, ad esempio documentando dettagli di brevetti, creando un foglio di calcolo con cifre relative al budget del secondo trimestre oppure scrivendo un'importante rassegna stampa, quindi protegge i file tramite password in modo che le frasi o i dati non siano disponibili troppo presto.

Successivamente l'utente dimentica la password, passa a un altro reparto, lascia la società per "perseguire nuove opportunità" (sì, questo non succede solo nella vostra società) e vi trovate nella situazione di dover sbloccare l'importante lavoro che si è lasciato alle spalle.
Per sbloccare il documento, aprite lo strumento da riga di comando DocRecrypt e verrà immediatamente visualizzato il prompt seguente :

DocRecrypt -p <newpassword> -i <lockedfilename> -o <newfilename>

Il file verrà sbloccato o protetto con una nuova password (conosciuta) e potrete riprendere il vostro consueto lavoro.

Ma non è tutto!

Questa soluzione non si applica solo ai file di Word 2013, Excel 2013 e PowerPoint 2013. Dopo aver configurato i computer client dell'organizzazione (singolarmente oppure tramite Criteri di gruppo), tutti i futuri file di Word 2013, Excel 2013 o PowerPoint 2013 E di Word 2010, Excel 2010 o PowerPoint 2010 che verranno protetti tramite password potranno essere sbloccati oppure protetti con una nuova password utilizzando il nuovo strumento DocRecrypt.

Per informazioni dettagliate, fate riferimento al nuovo articolo TechNet Rimuovere o reimpostare le password dei file in Office 2013 e scaricate lo strumento DocRecrypt dall'Area download Microsoft.

Questo è un post di blog localizzato. L'articolo originale è disponibile in Now you can reset or remove a password from a Word, Excel, or PowerPoint file—with Office 2013!