Articolo originale pubblicato sabato 14 gennaio 2012

Articolo offerto dal nostro esperto in problematiche di compatibilità Curtis Sawin.

Panoramica

L'utilizzo principale di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office è fornire dettagli sui problemi di conversione dei documenti e individuare il rischio della conversione di file di Office binari al formato Open XML. Tuttavia abbiamo rilevato che molte persone utilizzano Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office per individuare il rischio dell'apertura di file di Office binari in un'applicazione Office 2010. Molte persone, quindi, utilizzano Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office per scopi non corretti e, pertanto, impiegano tempo, risorse e denaro utilizzando un valido strumento per ottenere informazioni errate.

Identificazione dei problemi pre-distribuzione e post-distribuzione

Per qualsiasi progetto di compatibilità, indipendentemente dalla piattaforma, è necessario separare le attività tra pre-distribuzione e post-distribuzione. Prima della migrazione alla nuova piattaforma (ad esempio Office 2010, Windows 7 o Internet Explorer 9), è opportuno concentrarsi sulle attività che permettono la migrazione. Tali attività hanno un impatto chiaro e diretto sulla possibilità di distribuire la piattaforma. Questo è il motivo per cui le attività pre-distribuzione sono considerate attività volte alla distribuzione.

Le attività post-distribuzione sono quelle che consentono di realizzare i vantaggi della nuova piattaforma che possono includere maggiore produttività (come la funzione citata di anteprima incolla) e minori costi. Inoltre, le attività post-distribuzione possono consentire future migrazioni di piattaforma. Questa attività sono considerate attività di ottimizzazione dell'ambiente.

Ad esempio, l'aggiornamento di codice di macro deprecato è un'attività post-distribuzione poiché gli elementi del modello a oggetti identificati come deprecati da versioni precedenti di Office vengono comunque compilati ma potrebbero non essere disponibili nelle versioni future di Office. In altre parole, il codice di macro deprecato non blocca effettivamente le distribuzioni di Office. Pertanto dopo aver distribuito Office 2010, l'aggiornamento del codice deprecato consente la migrazione a versioni future di Office.

Anche la conversione dei documenti è un'attività post-distribuzione poiché consente di ridurre le esigenze di archiviazione di rete e di ottimizzare l'ambiente.

Uso appropriato di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office

Come precedentemente illustrato, Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office consente di identificare i problemi di conversione dei documenti, non i problemi dei documenti. Ossia, Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office può indicare se un documento specifico verrà convertirlo al formato di file più recente ma non indicare se tale documento funziona in Office 2010.

L'utilizzo di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office come attività di pre-distribuzione per individuare se i documenti funzioneranno se vengono aperti in Office 2010 rappresenta un uso improprio comune di questo strumento. Ciò è dovuto a diverse cause:

  • Il nome di questo strumento include le parole "pianificazione" e "migrazione" e ciò può indurre a pensare che debba essere utilizzato per la pianificazione della migrazione, ma non è così
  • Questo strumento fornisce risultati che identificano problemi "rossi", "gialli" e "verdi". Il significato di questi è semplice da comprendere: verde = problemi non gravi, rosso = problemi gravi, giallo = problemi intermedi.
  • Fatto più importante, lo strumento fornisce dati di cui altrimenti le organizzazioni non disporrebbero. Consente di analizzare l'intero ambiente e fornisce informazioni di facile comprensione sullo stato di tutti i documenti trovati. Molte organizzazioni IT ritengono che avere qualcosa sia meglio di niente.

L'ultimo punto è il più problematico. Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office fornisce dati su cui i professionisti IT tendono a basarsi. Spesso, rileviamo che i clienti utilizzano Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office per trovare i problemi di conversione dei documenti e quindi concentrano il loro test solo sui documenti con problemi "rossi".  Si tratta di un facile modo per trasformare un volume enorme di dati in una quantità più gestibile. I documenti con problemi "rossi" rappresentano spesso il 5-20% dell'inventario totale. Ridurre l'inventario solo al 5% di quanto rilevato appare un modo eccellente per utilizzare il processo di rilevamento.

Questo approccio, tuttavia, presenta vari difetti. Innanzitutto, come abbiamo notato, Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office segnala i problemi di conversione, non fornisce informazioni che possano consentire di determinare se un documento "rosso" funziona in Office 2010. Inoltre, concentrandosi solo sui documenti "rossi" si ignora l'importanza del documento specifico e si trattano tutti i documenti rossi come se fossero di pari importanza (ossia che debbano essere testati). Pertanto, mentre si pensa di risparmiare tempo, in realtà si spreca tempo poiché potenzialmente ci si concentra su documenti che presentano problemi di conversione ma che non offrono valore all'azienda.  Infine, questo tipo di utilizzo di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office offre un falso senso di sicurezza poiché dopo aver concentrato le operazioni di test sui documenti per i quali sono stati segnalati solo problemi rossi non si sono ottenute informazioni sul fatto che i documenti funzioneranno in Office 2010.

Abbiamo rilevato che alcune società impiegano 12-18 mesi per prepararsi a distribuire Office 2010. Ossia, dopo aver deciso di effettuare la distribuzione può essere necessario fino a un anno e mezzo prima che gli utenti finali utilizzino la nuova versione di Office. La maggior parte di questo tempo è consumato da lunghe e costose valutazioni dei documenti mediante Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office. In realtà, abbiamo notato che le persone che NON utilizzano Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office prima dell'aggiornamento a Office 2010, effettuano la distribuzione in modo più veloce, più economico e senza rischi aggiuntivi.

Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office e problemi di macro

Una nuova funzionalità della versione 2010 di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office è costituita dallo strumento che identifica i "problemi di macro".” In breve, fornisce due dati: un conteggio dei potenziali problemi del modello a oggetti e un conteggio di tutti i potenziali problemi di compatibilità a 64 bit.

I problemi del modello a oggetti, elencati come Functionality Issue Count nello strumento di reporting di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office riepilogano il numero totale di elementi nel codice delle macro rimossi, modificati o deprecati rispetto alle versioni precedenti di Office.  I problemi a 64 bit, elencati come x64 Compatibility Issue Count, indicano la somma di tutte le dichiarazioni di codice delle macro non esplicitamente indicate come sicuri per Office a 64 bit.

In relazione a questi miglioramenti di funzionalità, molte persone ritengono che queste informazioni dettagliate siano essenziali e debbano essere ottenute prima della distribuzione. Ad esempio, utilizzereste un documento in Office 2010 che ha avuto 88 problemi di funzionalità e 3 problemi di compatibilità con la versione a 64 bit? La risposta dipende da quanto segue:

  • State distribuendo Office 2010 a 64 bit?
  • I problemi hanno un forte impatto o meno?
  • Fatto più importante, il documento è essenziale per l'azienda?

Se non state distribuendo Office 2010 a 64 bit, potete ignorare tutti i dati nella colonna x64 Compatibility Issue Count dello strumento di reporting di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office. In questa situazione non fornisce informazioni utili.

I dati riportati in Functionality Issue Count rappresentano un riepilogo di elementi del modello a oggetti rimossi, modificati o deprecati. La maggior parte di questi elementi non ha impatto ma alcuni di questi possono averne. Sfortunatamente Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office non consente di distinguere tra questi pertanto i dati non forniscono informazioni molto utili. Per ulteriori dettagli sulle modifiche del modello a oggetti che possono avere impatto sulle macro, consultate l'articolo Understanding potentially impactful changes in the Office 2010 object model.

Infine, Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office può consentire di individuare quali documenti presentano più problemi di macro x64 o di funzionalità ma non consente di sapere se tale documento o macro è importante per l'azienda.  Sarebbe una perdita di tempo effettuare test e cicli di correzione su documenti che non offrono valore aziendale. Pertanto, l'utilizzo del volume dei problemi di macro per individuare quali documenti testare porta spesso a inefficienze.

Approccio consigliato al rilevamento di documenti di Office

Nella maggior parte di questo articolo abbiamo descritto cosa non fare e questo, di per sé, non è così utile. Quindi, se non è indicato l'utilizzo di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office per rilevare documenti e macro, vediamo ora come procedere Partite dagli utenti finali. Inquadrate i vostri clienti. Uno dei vantaggi principali di Office è costituito dal fatto che gli utenti finali possono creare le proprie soluzioni personali e che tali soluzioni di Office non sono gestite dall'organizzazione IT. Inoltre, molte società non hanno organizzazioni IT che gestiscono i loro documenti di Office pertanto il reparto IT non dispone di molte informazioni su quali documenti di Office sono importanti ai fini della gestione dell'azienda.

Troverete che risulta un'operazione MOLTO più veloce collaborare con manager di progetto, manager di relazioni o responsabili aziendali designati per identificare quali documenti sono essenziali per l'azienda piuttosto che utilizzare Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office per analizzare l'intero ambiente e concentrarsi su dati potenzialmente inutili. Questa collaborazione può inoltre essere sfruttata per altre iniziative e altri progetti IT e consente di rendere più agile l'attuazione di modifiche nell'ambiente.

La maggior parte dei progetti di compatibilità, indipendentemente dalla piattaforma, utilizza il flusso "inventario, razionalizzazione, test e correzione" e, con Office, sembra logico utilizzare Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office per il rilevamento, la razionalizzazione mediante il filtro di problemi "gialli" o "rossi" e quindi il test e la correzione di un sottogruppo ridotto. Il problema consiste nel fatto che la razionalizzazione dell'elenco viene basata sui criteri sbagliati. È come acquistare un'auto basandosi innanzitutto sul colore. Concentrando il test e la correzione sull'insieme di dati sbagliato, non riducete il rischio viceversa lo aumentate.

La collaborazione preventiva con le aree aziendali per identificare i documenti e le soluzioni consente di eseguire contemporaneamente rilevamento e razionalizzazione poiché l'azienda convalida i dati nel momento in cui vengono generati. Il risultato è maggiore efficienza (con riduzione di tempo e costi) e minore rischio (poiché ci si concentra sui dati giusti). 

Riepilogo

Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office è uno strumento eccellente per eseguire un'attività specifica. L'utilizzo di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office per individuare i problemi di conversione dei documenti e l'utilizzo dei dati per determinare se è conveniente a livello aziendale convertire i documenti dopo la distribuzione di Office 2010 è un ottimo modo per ottenere il valore dell'investimento e realizzare potenziali risparmi. L'utilizzo di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office per lo scopo sbagliato può portare a un progetto di aggiornamento costoso e inefficiente in grado di ostacolare l'agilità aziendale e di ridurre i vantaggi in termini di produttività che Office 2010 offre ai clienti.

Per ulteriori informazioni

I concetti di questo articolo sono illustrati più dettagliatamente in questo video di un'oraSolving Office Compatibility to Accelerate Office Deployments, registrato dalla conferenza su Microsoft SharePoint tenuta ad Anaheim, CA. Di seguito è riportata un'introduzione al video:

La compatibilità di file e soluzioni di Office è fonte di preoccupazioni per le organizzazioni che pianificano l'aggiornamento di Office. Ciò in genere porta all'aumento dei tempi dei progetti di distribuzione con conseguente ritardo nella monetizzazione del valore della nuova versione. La chiave per tenere il progetto di distribuzione entro i tempi previsti consiste nell'adozione di un processo adeguato e nell'utilizzo appropriato degli strumenti per comprendere i rischi potenziali. In questa sessione verrà illustrato come l'approccio corretto consenta di fare fronte a estese e costose valutazioni, alla paura dell'ignoto e all'aumento dei costi. Seguite il team di Office Compat e apprendete come sfruttare programmi e risorse per accelerare le distribuzioni di Office 2010 o del client Office 365.

Collegamenti

Using OMPM Part 1 - Identifying Document Conversion Candidates and Estimating Storage Savings
Using OMPM Part 2 – Performing Bulk Conversion

Questo è un post di blog localizzato. Consultate l'articolo originale: Using OMPM Part 3 – Are there other uses for OMPM?